Chƣơng 2 : Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu
3.3. Tình hình nhân sự
3.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp GIÁM ĐỐC TỔ TRƢỞNG TỔ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN KHO HÀNG KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỶ NV BẢO VỆ PHÓ GIÁM ĐỐC TỔ TRƢỞNG TỔ SẢN XUẤT TỔ TRƢỞNG TỔ KIỂM PHẨM NV KIỂM PHẨM CN CƠ ĐIỆN CƠNG NHÂN GẰN PHĨ GIÁM ĐỐC TỔ TRƢỞNG TỔ KHO THỦ KHO NGUYÊN LIỆU THỦ KHO THÀNH PHẨM
17
3.3.2. Tình hình nhân sự
- Giám đốc XN: phụ trách chung các công việc trong XN, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc công ty về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Trực tiếp duyệt giá thu mua nguyên liệu, giá bán phụ phẩm và kiểm soát đƣợc giá thành tại XN. Cải tiến bộ máy tổ chức sản xuất, tổ chức lao động; cải tiến thủ tục, cách thức làm việc tại đơn vị. Chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tƣ xây dựng cơ bản…Ký kết các hợp đồng mua, bán lƣơng thực với cá nhân, đơn vị bên ngoài theo ủy quyền của Giám đốc cơng ty.
- Phó Giám đốc XN (kiêm Tổ trƣởng tổ kho): phụ trách công tác nhập, xuất hàng, bảo quản hàng hóa. Điều động phân cơng thủ kho; các tổ công nhân nhập, xuất hàng theo chỉ đạo chung. Giám sát, kiểm tra xác nhận lƣơng công nhân…. Là ngƣời thứ hai duyệt giá thu mua nguyên liệu và thay mặt Giám đốc XN xử lý các nghiệp vụ phát sinh khi vắng Giám đốc XN.
- Phó Giám đốc XN (kiêm tổ trƣởng tổ kiểm phẩm): giám sát quá trình sản xuất, chế biến, xuất hàng và kiểm tra cơng tác sửa chữa, bảo trì máy móc, thiết bị tại đơn vị. Chịu trách nhiệm chung về chất lƣợng hàng hóa nhập, xuất, bảo quản tại XN. Phụ trách công tác an ninh trật tự, an toàn vệ sinh lao động, PCCC, phịng chống lụt bão. Đƣợc quyền đề nghị cơng ty sửa chữa nâng cấp kho tàng, nhà xƣởng, máy móc, thiết bị; cải tiến bộ máy tổ chức sản xuất và đƣợc quyền ký duyệt các đề nghị sửa chữa nhỏ tại đơn vị; chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất, chế biến tại đơn vị.
- Tổ trƣởng tổ nghiệp vụ: tham mƣu cho Ban Giám đốc XN về tình hình sản xuất kinh doanh (SXKD), phân tích đánh giá hoạt động kinh tế, tính tốn hiệu quả SXKD của đơn vị. Lập phƣơng án SXKD, kế hoạch hoạt động trình giám đốc xem xét. Chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác hạch tốn kinh tế của XN. Hƣớng dẫn thi hành các chế độ, thể lệ về tài chính, kế toán kịp thời cho các bộ phận và cá nhân liên quan của đơn vị. Tổng hợp lập báo cáo kế toán, thống kê tài sản hàng kỳ, báo cáo quyết toán đầy đủ, đúng hạn theo chế độ quy định của công ty, đảm bảo các thủ tục, tài liệu, tỷ lệ hao hụt, mất mát để trình giám đốc xử lý. Tổ chức bảo quản hồ sơ chứng từ kế toán, giữ gìn bí mật các tài liệu, số liệu kế tốn thuộc bí mật của Nhà nƣớc. Kiểm tra tồn bộ tính hợp lý của chứng từ kế tốn, hóa đơn, và toàn bộ các báo cáo của phần hành Kế toán trong XN….
- Kế toán kho hàng: kiểm tra, cập nhật hàng ngày toàn bộ chứng từ gốc mua hàng, bán hàng, sản xuất, phơi, sấy lúa gạo của các kho thuộc XN. Lập phiếu nhập kho các loại phát sinh, lập phiếu nhập, phiếu xuất trong hoạt động thu mua, sản xuất
18
của XN. Chịu trách nhiệm trực tiếp về toàn bộ chứng từ, mẫu báo cáo và tính chính xác của những số liệu báo cáo… Đƣợc quyền yêu cầu các bộ phận và cá nhân trong XN cung cấp đầy đủ các chứng từ, tài liệu pháp quy cần thiết cho công tác báo cáo kho hàng.
- Kế toán thanh toán: lập phiếu xuất kho các loại phát sinh, lập phiếu thu, phiếu chi trong hoạt động thu mua, sản xuất, xuất bán của XN. Kiểm tra toàn bộ chứng từ gốc thu, chi đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Lập phiếu thu, chi và toàn bộ chứng từ phát sinh của XN và các kho; lƣu trữ bảo quản chứng từ gốc. Hạch tốn định khoản chính xác, chịu trách nhiệm trực tiếp về toàn bộ chứng từ, mẫu báo cáo và tính chính xác của những số liệu báo cáo. Đƣợc quyền từ chối thanh tốn, khi chứng từ khơng hợp lệ hoặc chƣa đầy đủ chữ ký của ngƣời có thẩm quyền phê duyệt.
- Thủ quỹ: thực hiện thu chi, bảo quản tiền, phát lƣơng, thƣởng cho cán bộ công nhân viên. Lập báo cáo quỹ hàng ngày, đi giao dịch với ngân hàng để gửi tiền hoặc rút tiền. Đƣợc quyền từ chối thanh tốn, khi chứng từ khơng hợp lệ hoặc chƣa đầy đủ chữ ký của ngƣời có thẩm quyền phê duyệt.
- Nhân viên bảo vệ: tuần tra kiểm sốt, giữ gìn an ninh trật tự, vệ sinh an toàn lao động, PCCC, phịng chống bão lụt tồn bộ vùng kho và bến bãi trong khu vực thuộc XN. Sắp xếp, điều động phƣơng tiện sà lan, ghe, xe vào bến hoặc kho để nhập, xuất hàng theo yêu cầu. Đƣợc quyền kiểm tra hàng hóa đang nhập, xuất kho tại tất cả các kho thuộc XN; quyết định ngƣng nhập, xuất kho nếu hàng hóa đang nhập, xuất kho không đúng yêu cầu về số lƣợng và chất lƣợng thể hiện trên phiếu mua hàng hoặc trên lệnh nhập, xuất kho và trình ban giám đốc XN xử lý.
- Tổ trƣởng tổ kiểm phẩm: thƣờng xun kiểm tra về tình hình chất lƣợng hàng hóa mua vào, tỷ lệ thu hồi qua sản phẩm, chế biến, chất lƣợng hàng hóa lƣu kho, dự trữ và hàng hóa xuất bán. Lên kế hoạch chế biến, xây dựng mẫu cho từng ca, từng máy; kiểm tra phân tích chất lƣợng sản xuất ra, nhằm cải tiến phƣơng pháp đạt chất lƣợng cao, hạ giá thành sản phẩm. Phân tích, đánh giá đặc điểm, chủng loại từng loại nguyên liệu đƣa vào sản xuất, phù hợp với những máy móc thiết bị hiện có. Đề xuất xử lý kịp thời các lơ hàng lƣu kho có hiện tƣợng xuống cấp. Trực tiếp quản lý, điều hành, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các nhân viên thuộc tổ kiểm phẩm.
- Nhân viên kiểm phẩm: phân tích, đánh giá đặc điểm, chủng loại từng loại nguyên liệu đƣa vào sản xuất, phù hợp với những máy móc thiết bị hiện có tại đơn vị. Nắm rõ tiêu chuẩn chất lƣợng hàng hóa xuất khẩu để cân đối chính xác tỷ lệ pha chế hợp lý, nhằm đảm bảo chất lƣợng theo yêu cầu tạo uy tín với khách hàng.
19
Nghiên cứu các biện pháp đấu trộn, xuất, nhập sao cho hợp lý tiết kiệm đƣợc vật tƣ, chi phí bốc xếp mang lại hiệu quả kinh tế cao.
- Tổ trƣởng tổ kho: tổ chức lực lƣợng cân nhập mua, xuất hàng, bốc xếp hàng hóa theo kế hoạch và tiến độ của từng thời vụ đƣợc XN giao. Tổ chức xử lý, phơi sấy lúa gạo; phối hợp với tổ sản xuất để bố trí ca sản xuất, chế biến đấu trộn, xuất hàng hóa theo kế hoạch của đơn vị và cơng ty giao đạt chỉ tiêu sản lƣợng và có hiệu quả. Cập nhật đúng số liệu, báo cáo đúng mẫu biểu, đúng quy định và kịp thời gian về tổ nghiệp vụ XN. Chịu trách nhiệm liên đới về tồn bộ số lƣợng hàng hóa, tài sản thuộc XN trƣớc công ty và pháp luật. Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp đấu trộn, xuất, nhập sao cho hợp lý tiết kiệm đƣợc vật tƣ, chi phí bốc xếp mang lại hiệu quả kinh tế cao.
- Thủ kho nguyên liệu: trực tiếp cân nhập kho nguyên liệu theo tiến độ mua của XN; chịu trách nhiệm chính về số lƣợng và sự chính xác của các mã cân nhập xuất nguyên liệu. Vào sổ nhập mua và lên bảng kê mua hàng mỗi ngày theo quy định của XN và công ty. Vào số kho, thẻ kho, số lô cây nguyên liệu thuộc phạm vi đƣợc giao. Đƣợc quyền từ chối nhập hàng hóa kém chất lƣợng, khơng đảm bảo u cầu của kiểm phẩm XN.
- Thủ kho thành phẩm: chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát việc cân nhập, xuất kho thành phẩm, phụ phẩm theo kế hoạch và sự phân công của tổ trƣởng tổ kho. Vào sổ kho, thẻ kho, số lô cây nguyên liệu thuộc phạm vi đƣợc giao. Kiểm tra bảo quản tốt sản phẩm đã nhập kho và chịu trách nhiệm trực tiếp về số lƣợng hàng hóa cho đến khi xuất kho. Đƣợc quyền từ chối nhập hàng hóa kém chất lƣợng, khơng đảm bảo u cầu của kiểm phẩm XN.
- Tổ trƣởng tổ sản xuất: trực tiếp nhận kế hoạch và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch sản xuất của XN giao. Bố trí, điều hành cơng nhân gằn, công nhân điện theo các ca sản xuất của từng dây máy. Trực tiếp vận hành máy lau, máy xay xát trong hệ thống dây chuyền sản xuất. Lập dự trù bảo dƣỡng sửa chữa định kỳ cho từng dây máy của XN. Kiểm tra việc thực hiện các quy định về vận hành máy móc, an tồn lao động, vệ sinh cơng nghiệp, phịng chống cháy nổ trong sản xuất. Đề xuất các biện pháp cải tiến kỹ thuật, cải tiến thiết bị để sản xuất có giá thành hạ.
- Cơng nhân điện: trực tiếp theo dõi, lắp đặt, sửa chữa các hệ thống điện, nƣớc phục vụ sản xuất, sinh hoạt tại XN và công ty. Kiểm tra các đồng hồ điện trong từng dây chuyền máy. Theo dõi ghi các chỉ số sử dụng điện của từng đồng hồ tổng để thanh toán tiền điện cho nhà cung cấp điện. Đề nghị thay thế những thiết bị điện hƣ,
20
khơng an tồn trong dây chuyền máy và sinh hoạt; sửa chữa thay thế những động cơ chƣa phù hợp cho từng thiết bị.
- Công nhân gằn: trực tiếp vận hành đúng quy trình máy lau, máy xay xát trong hệ thống dây chuyền sản xuất theo sự phân công của tổ trƣởng tổ sản xuất khi đi ca. Điều chỉnh máy móc cho phù hợp theo từng loại nguyên liệu, đảm bảo tỷ lệ thu hồi thành phẩm cao, đạt chất lƣợng sản phẩm theo yêu cầu. Cuối ca báo cáo kết quả sản xuất và bàn giao toàn bộ thành, phụ phẩm cho thủ kho. Đề nghị sửa chữa và thay thế những thiết bị máy móc hƣ hỏng hoặc chƣa phù hợp trong dây chuyền sản xuất lên lãnh đạo.