Chƣơng 2 : Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu
3.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Xí nghiệp
3.2.1. Chức năng
- Xí nghiệp có chức năng mua, bán, tổ chức sản xuất xay xát, chế biến, bảo quản, dự trữ lƣơng thực theo chỉ tiêu nhiệm vụ của Công ty giao.
- Thực hiện nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch của Công ty giao, tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của đơn vị trƣớc công ty và pháp luật.
3.2.2. Nhiệm vụ
- Xí nghiệp tổ chức thu mua, chế biến, bảo quản, dự trữ lƣơng thực theo chỉ tiêu của Công ty giao.
- Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thơng tin về thị trƣờng giúp Cơng ty có cơ sở nhận định, đánh giá tình hình để có phƣơng án chỉ đạo và điều chỉnh phù hợp.
- Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả các nguồn lực của Công ty giao, thực hiện đúng các chế độ, quy định về quản lý kinh tế tài chính của Cơng ty và luật doanh nghiệp.
- Quản lý và phân công lao động hợp lý, chăm lo tốt đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị.
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, định kỳ theo quy định của Công ty và Nhà nƣớc.
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh phải phù hợp với tình hình thực tế của Xí nghiệp, nhu cầu thị trƣờng và kế hoạch của Công ty.
- Tất cả các phƣơng án, kế hoạch kinh doanh và các hợp đồng kinh tế phải đƣợc sự phê duyệt ủy quyền của Cơng ty.
3.2.3. Quyền hạn
- Xí nghiệp có quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai và các nguồn lực khác của
15
- Xí nghiệp đƣợc quyền mua bán lƣơng thực với các cá nhân, hộ gia đình khơng có đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật và đƣợc ký kết hợp đồng mua bán với các doanh nghiệp trên cơ sở ủy quyền của Giám đốc Công ty trong phạm vi số tiền Cơng ty tạm ứng cho Xí nghiệp theo từng đợt giao chỉ tiêu, nhiệm vụ.
- Xí nghiệp đƣợc quyền thuê mƣớn lao động, đƣợc quyền đề xuất Công ty ký kết hợp đồng lao động có thời hạn và hợp đồng khơng xác định thời hạn.
- Xí nghiệp đƣợc quyền tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với biên chế, mục tiêu, nhiệm vụ đƣợc Công ty phê duyệt.
16
3.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp GIÁM ĐỐC TỔ TRƢỞNG TỔ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN KHO HÀNG KẾ TỐN THANH TỐN THỦ QUỶ NV BẢO VỆ PHĨ GIÁM ĐỐC TỔ TRƢỞNG TỔ SẢN XUẤT TỔ TRƢỞNG TỔ KIỂM PHẨM NV KIỂM PHẨM CN CƠ ĐIỆN CÔNG NHÂN GẰN PHÓ GIÁM ĐỐC TỔ TRƢỞNG TỔ KHO THỦ KHO NGUYÊN LIỆU THỦ KHO THÀNH PHẨM
17
3.3.2. Tình hình nhân sự
- Giám đốc XN: phụ trách chung các công việc trong XN, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc công ty về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Trực tiếp duyệt giá thu mua nguyên liệu, giá bán phụ phẩm và kiểm soát đƣợc giá thành tại XN. Cải tiến bộ máy tổ chức sản xuất, tổ chức lao động; cải tiến thủ tục, cách thức làm việc tại đơn vị. Chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tƣ xây dựng cơ bản…Ký kết các hợp đồng mua, bán lƣơng thực với cá nhân, đơn vị bên ngoài theo ủy quyền của Giám đốc cơng ty.
- Phó Giám đốc XN (kiêm Tổ trƣởng tổ kho): phụ trách công tác nhập, xuất hàng, bảo quản hàng hóa. Điều động phân cơng thủ kho; các tổ công nhân nhập, xuất hàng theo chỉ đạo chung. Giám sát, kiểm tra xác nhận lƣơng công nhân…. Là ngƣời thứ hai duyệt giá thu mua nguyên liệu và thay mặt Giám đốc XN xử lý các nghiệp vụ phát sinh khi vắng Giám đốc XN.
- Phó Giám đốc XN (kiêm tổ trƣởng tổ kiểm phẩm): giám sát quá trình sản xuất, chế biến, xuất hàng và kiểm tra cơng tác sửa chữa, bảo trì máy móc, thiết bị tại đơn vị. Chịu trách nhiệm chung về chất lƣợng hàng hóa nhập, xuất, bảo quản tại XN. Phụ trách công tác an ninh trật tự, an toàn vệ sinh lao động, PCCC, phòng chống lụt bão. Đƣợc quyền đề nghị công ty sửa chữa nâng cấp kho tàng, nhà xƣởng, máy móc, thiết bị; cải tiến bộ máy tổ chức sản xuất và đƣợc quyền ký duyệt các đề nghị sửa chữa nhỏ tại đơn vị; chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất, chế biến tại đơn vị.
- Tổ trƣởng tổ nghiệp vụ: tham mƣu cho Ban Giám đốc XN về tình hình sản xuất kinh doanh (SXKD), phân tích đánh giá hoạt động kinh tế, tính tốn hiệu quả SXKD của đơn vị. Lập phƣơng án SXKD, kế hoạch hoạt động trình giám đốc xem xét. Chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác hạch tốn kinh tế của XN. Hƣớng dẫn thi hành các chế độ, thể lệ về tài chính, kế tốn kịp thời cho các bộ phận và cá nhân liên quan của đơn vị. Tổng hợp lập báo cáo kế toán, thống kê tài sản hàng kỳ, báo cáo quyết toán đầy đủ, đúng hạn theo chế độ quy định của công ty, đảm bảo các thủ tục, tài liệu, tỷ lệ hao hụt, mất mát để trình giám đốc xử lý. Tổ chức bảo quản hồ sơ chứng từ kế tốn, giữ gìn bí mật các tài liệu, số liệu kế tốn thuộc bí mật của Nhà nƣớc. Kiểm tra tồn bộ tính hợp lý của chứng từ kế tốn, hóa đơn, và tồn bộ các báo cáo của phần hành Kế toán trong XN….
- Kế toán kho hàng: kiểm tra, cập nhật hàng ngày toàn bộ chứng từ gốc mua hàng, bán hàng, sản xuất, phơi, sấy lúa gạo của các kho thuộc XN. Lập phiếu nhập kho các loại phát sinh, lập phiếu nhập, phiếu xuất trong hoạt động thu mua, sản xuất
18
của XN. Chịu trách nhiệm trực tiếp về toàn bộ chứng từ, mẫu báo cáo và tính chính xác của những số liệu báo cáo… Đƣợc quyền yêu cầu các bộ phận và cá nhân trong XN cung cấp đầy đủ các chứng từ, tài liệu pháp quy cần thiết cho công tác báo cáo kho hàng.
- Kế toán thanh toán: lập phiếu xuất kho các loại phát sinh, lập phiếu thu, phiếu chi trong hoạt động thu mua, sản xuất, xuất bán của XN. Kiểm tra toàn bộ chứng từ gốc thu, chi đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Lập phiếu thu, chi và toàn bộ chứng từ phát sinh của XN và các kho; lƣu trữ bảo quản chứng từ gốc. Hạch tốn định khoản chính xác, chịu trách nhiệm trực tiếp về toàn bộ chứng từ, mẫu báo cáo và tính chính xác của những số liệu báo cáo. Đƣợc quyền từ chối thanh toán, khi chứng từ không hợp lệ hoặc chƣa đầy đủ chữ ký của ngƣời có thẩm quyền phê duyệt.
- Thủ quỹ: thực hiện thu chi, bảo quản tiền, phát lƣơng, thƣởng cho cán bộ công nhân viên. Lập báo cáo quỹ hàng ngày, đi giao dịch với ngân hàng để gửi tiền hoặc rút tiền. Đƣợc quyền từ chối thanh tốn, khi chứng từ khơng hợp lệ hoặc chƣa đầy đủ chữ ký của ngƣời có thẩm quyền phê duyệt.
- Nhân viên bảo vệ: tuần tra kiểm sốt, giữ gìn an ninh trật tự, vệ sinh an toàn lao động, PCCC, phịng chống bão lụt tồn bộ vùng kho và bến bãi trong khu vực thuộc XN. Sắp xếp, điều động phƣơng tiện sà lan, ghe, xe vào bến hoặc kho để nhập, xuất hàng theo yêu cầu. Đƣợc quyền kiểm tra hàng hóa đang nhập, xuất kho tại tất cả các kho thuộc XN; quyết định ngƣng nhập, xuất kho nếu hàng hóa đang nhập, xuất kho khơng đúng yêu cầu về số lƣợng và chất lƣợng thể hiện trên phiếu mua hàng hoặc trên lệnh nhập, xuất kho và trình ban giám đốc XN xử lý.
- Tổ trƣởng tổ kiểm phẩm: thƣờng xuyên kiểm tra về tình hình chất lƣợng hàng hóa mua vào, tỷ lệ thu hồi qua sản phẩm, chế biến, chất lƣợng hàng hóa lƣu kho, dự trữ và hàng hóa xuất bán. Lên kế hoạch chế biến, xây dựng mẫu cho từng ca, từng máy; kiểm tra phân tích chất lƣợng sản xuất ra, nhằm cải tiến phƣơng pháp đạt chất lƣợng cao, hạ giá thành sản phẩm. Phân tích, đánh giá đặc điểm, chủng loại từng loại nguyên liệu đƣa vào sản xuất, phù hợp với những máy móc thiết bị hiện có. Đề xuất xử lý kịp thời các lơ hàng lƣu kho có hiện tƣợng xuống cấp. Trực tiếp quản lý, điều hành, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các nhân viên thuộc tổ kiểm phẩm.
- Nhân viên kiểm phẩm: phân tích, đánh giá đặc điểm, chủng loại từng loại nguyên liệu đƣa vào sản xuất, phù hợp với những máy móc thiết bị hiện có tại đơn vị. Nắm rõ tiêu chuẩn chất lƣợng hàng hóa xuất khẩu để cân đối chính xác tỷ lệ pha chế hợp lý, nhằm đảm bảo chất lƣợng theo yêu cầu tạo uy tín với khách hàng.
19
Nghiên cứu các biện pháp đấu trộn, xuất, nhập sao cho hợp lý tiết kiệm đƣợc vật tƣ, chi phí bốc xếp mang lại hiệu quả kinh tế cao.
- Tổ trƣởng tổ kho: tổ chức lực lƣợng cân nhập mua, xuất hàng, bốc xếp hàng hóa theo kế hoạch và tiến độ của từng thời vụ đƣợc XN giao. Tổ chức xử lý, phơi sấy lúa gạo; phối hợp với tổ sản xuất để bố trí ca sản xuất, chế biến đấu trộn, xuất hàng hóa theo kế hoạch của đơn vị và cơng ty giao đạt chỉ tiêu sản lƣợng và có hiệu quả. Cập nhật đúng số liệu, báo cáo đúng mẫu biểu, đúng quy định và kịp thời gian về tổ nghiệp vụ XN. Chịu trách nhiệm liên đới về toàn bộ số lƣợng hàng hóa, tài sản thuộc XN trƣớc cơng ty và pháp luật. Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp đấu trộn, xuất, nhập sao cho hợp lý tiết kiệm đƣợc vật tƣ, chi phí bốc xếp mang lại hiệu quả kinh tế cao.
- Thủ kho nguyên liệu: trực tiếp cân nhập kho nguyên liệu theo tiến độ mua của XN; chịu trách nhiệm chính về số lƣợng và sự chính xác của các mã cân nhập xuất nguyên liệu. Vào sổ nhập mua và lên bảng kê mua hàng mỗi ngày theo quy định của XN và công ty. Vào số kho, thẻ kho, số lô cây nguyên liệu thuộc phạm vi đƣợc giao. Đƣợc quyền từ chối nhập hàng hóa kém chất lƣợng, khơng đảm bảo u cầu của kiểm phẩm XN.
- Thủ kho thành phẩm: chịu trách nhiệm kiểm tra giám sát việc cân nhập, xuất kho thành phẩm, phụ phẩm theo kế hoạch và sự phân công của tổ trƣởng tổ kho. Vào sổ kho, thẻ kho, số lô cây nguyên liệu thuộc phạm vi đƣợc giao. Kiểm tra bảo quản tốt sản phẩm đã nhập kho và chịu trách nhiệm trực tiếp về số lƣợng hàng hóa cho đến khi xuất kho. Đƣợc quyền từ chối nhập hàng hóa kém chất lƣợng, không đảm bảo yêu cầu của kiểm phẩm XN.
- Tổ trƣởng tổ sản xuất: trực tiếp nhận kế hoạch và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch sản xuất của XN giao. Bố trí, điều hành cơng nhân gằn, cơng nhân điện theo các ca sản xuất của từng dây máy. Trực tiếp vận hành máy lau, máy xay xát trong hệ thống dây chuyền sản xuất. Lập dự trù bảo dƣỡng sửa chữa định kỳ cho từng dây máy của XN. Kiểm tra việc thực hiện các quy định về vận hành máy móc, an tồn lao động, vệ sinh cơng nghiệp, phịng chống cháy nổ trong sản xuất. Đề xuất các biện pháp cải tiến kỹ thuật, cải tiến thiết bị để sản xuất có giá thành hạ.
- Cơng nhân điện: trực tiếp theo dõi, lắp đặt, sửa chữa các hệ thống điện, nƣớc phục vụ sản xuất, sinh hoạt tại XN và công ty. Kiểm tra các đồng hồ điện trong từng dây chuyền máy. Theo dõi ghi các chỉ số sử dụng điện của từng đồng hồ tổng để thanh toán tiền điện cho nhà cung cấp điện. Đề nghị thay thế những thiết bị điện hƣ,
20
khơng an tồn trong dây chuyền máy và sinh hoạt; sửa chữa thay thế những động cơ chƣa phù hợp cho từng thiết bị.
- Công nhân gằn: trực tiếp vận hành đúng quy trình máy lau, máy xay xát trong hệ thống dây chuyền sản xuất theo sự phân công của tổ trƣởng tổ sản xuất khi đi ca. Điều chỉnh máy móc cho phù hợp theo từng loại nguyên liệu, đảm bảo tỷ lệ thu hồi thành phẩm cao, đạt chất lƣợng sản phẩm theo yêu cầu. Cuối ca báo cáo kết quả sản xuất và bàn giao toàn bộ thành, phụ phẩm cho thủ kho. Đề nghị sửa chữa và thay thế những thiết bị máy móc hƣ hỏng hoặc chƣa phù hợp trong dây chuyền sản xuất lên lãnh đạo.
3.4. KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA XÍ NGHIỆP QUA 3 NĂM 2011 – 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014 QUA 3 NĂM 2011 – 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014
Trƣớc khi đi sâu vào phân tích các yếu tố ảnh hƣởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp, để có cái nhìn tổng quan chúng ta sẽ phân tích tổng qt kết quả kinh doanh của Xí nghiệp qua 3 năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014.
Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Xí nghiệp qua 3 năm 2011- 2013 tăng đều qua các năm cụ thể: Doanh thu năm 2011 là 241.172 triệu đồng sang năm 2012 tăng lên 260.031 triệu đồng, tức doanh thu tăng 18.859 triệu đồng tƣơng ứng tăng 7,82%. Năm 2013 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Xí nghiệp đạt 287.011 triệu đồng so sánh với năm 2012 thì doanh thu đã tăng thêm 26.980 triệu đồng tức tăng 10,38%.
Cùng với sự tăng lên của doanh thu thì các khoản chi phí cũng tăng lên. Ta thấy đƣợc tổng chi phí của năm 2011 là 237.267 triệu đồng, năm 2012 tổng chi phí là 251.812 triệu đồng, sang năm 2013 chi phí tăng thêm 22.576 triệu đồng so với năm 2012 tức tổng chi phí năm 2013 là 274.388 triệu đồng.
21
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp qua 3 năm 2011-2013
Đơn vị tính: Triệu đồng Chênh lệch
2012/2011 2013/2012 CHỈ TIÊU 2011 2012 2013 Giá trị Tỷ lệ(%) Giá trị Tỷ lệ(%) 1. Doanh thu BH & CCDV 241.172 260.031 287.011 18.859 7,82 26.980 10,38 2. Các khoản giảm trừ DT
3. Doanh thu thuần 241.172 260.031 287.011 18.859 7,82 26.980 10,38 4. Giá vốn hàng bán 220.145 232.845 252.751 12.700 5,77 19.906 8,55 5. Lợi nhuận gộp 21.027 27.186 34.260 6.159 29,29 7.074 26,02 6. Doanh thu HĐTC - - - - - - - 7. Chi phí tài chính 99 120 134 21 21,21 14 11,67 8. Chi phí bán hàng 10.104 10.658 11.554 554 5,48 896 8,41 9. Chi phí QLDN 3.810 4.990 5.967 1.180 30,97 977 19,58 10. Lợi nhuận từ HĐKD 7.014 11.418 16.605 4.404 62,79 5.187 45,43 11. Doanh thu khác 4.296 4.472 5.007 176 4,10 535 11,96 12. Chi phí khác 3.109 3.199 3.982 90 2,89 783 24,48 13. Lợi nhuận khác 1.187 1.273 1.025 86 7,25 -248 -19,48
14. Lợi nhuận trƣớc thuế 8.201 12.691 17.630 4.490 54,75 4.939 38,92
15. Thuế TNDN 2.394 3.190 4.441 796 33,25 1.251 39,22
16. Lợi nhuận sau thuế 5.807 9.501 13.189 3.694 63,61 3.688 38,82
22
Trong 6 tháng đầu năm 2014 doanh thu tăng 4,26% so với 6 tháng đầu năm 2013, doanh thu đạt đƣợc của 6 tháng đầu năm 2014 là 156.744 triệu đồng. Doanh thu của Xí nghiệp tăng nhờ giá bán và sản lƣợng tăng lên qua 3 năm 2011-2013 và 6 tháng đầu năm 2014. 6 tháng đầu năm 2014, tổng chi phí từ hoạt động sản xuất và kinh doanh của Xí nghiệp là 142.869 triệu đồng, tổng chi phí tăng nhẹ so với 6 tháng đầu năm 2013 là 1.032 triệu đồng. Sự tăng lên của tổng chi phí qua các năm là do giá nguyên vật liệu đầu vào, giá xăng dầu, chi phí bảo hiểm, chi phí vận chuyển hàng hóa,.. ngày càng tăng đã ảnh hƣởng đến tổng chi phí của Xí nghiệp.
Bảng 3.2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp qua 6 tháng đầu năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014