2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức
(Nguồn: P. Hành chính nhân sự)
Về đội ngũ CBCNV, Công ty cổ phần chế tạo Điện cơ Hà nội có ban lãnh đạo bao gồm các kỹ sƣ chuyên ngành, có trình độ, năng lực, phẩm chất đạo đức tốt, năng động và nhiệt huyết với công việc. Ban lãnh đạo chủ chốt đều đã có thời gian và kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và chế tạo động cơ
Đại hội đồng cổ đông :có quyền thảo luận và thông qua các vấn đề : - Báo cáo tài chính kiểm toán hàng năm;
- Báo cáo của Ban kiểm soát; - Báo cáo của Hội đồng quản trị;
- Kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của Công ty.
Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
35
Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
- Quyết định chiến lƣợc, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
- Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần đƣợc quyền chào bán của từng loại;
- Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần đƣợc quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;
- Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty;
- Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật này; - Quyết định phƣơng án đầu tƣ và dự án đầu tƣ trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty;
- Quyết định giải pháp phát triển thị trƣờng, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản đƣợc ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và ngƣời quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định mức lƣơng và lợi ích khác của những ngƣời quản lý đó; cử ngƣời đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những ngƣời đó;
- Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và ngƣời quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;
- Duyệt chƣơng trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định;
36
- Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông; - Kiến nghị mức cổ tức đƣợc trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
- Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty; - Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.
Ban kiểm soát
- Ban kiểm soát có nhiệm vụ thay mặt Đại hội đồng Cổ đông giám sát, đánh giá công tác điều hành, quản lí của Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc theo đúng các qui định trong Điều lệ Công ty, các Nghị quyết, Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông;
- Có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc cung cấp mọi Hồ sơ và thông tin cần thiết liên quan đến công tác điều hành quản lí Công ty
- Mọi Thông báo, Báo cáo, Phiếu xin ý kiến đều phải đƣợc gửi đến Ban kiểm soát cùng thời điểm gửi đến các thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban Tổng giám đốc
- Thông tin phải trung thực, chính xác và kịp thời theo yêu cầu;
- Kiểm tra, thẩm định tính trung thực, chính xác, hợp lí và sự cẩn trọng từ các số liệu trong Báo cáo tài chính cũng nhƣ các Báo cáo cần thiết khác;
Ban tổng giám đốc :
+Chịu trách nhiệm chung về các mặt hoạt động của công ty. +Chuyên sâu.
-Chiến lƣợc phát triển chung của công ty. -Bố chí nhân sự.
-Công tác tài chính. -Công tác kế hoạch.
37
Các phòng ban cấp dƣới
Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ hoạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong công ty, cung cấp thông tin cần thiết cho ban giám đốc, quản lý nguồn vốn tiền mặt.
Phòng hành chính nhân sự phụ trách quản lý cán bộ , tuyển dụng, đào tạo nhân lực , lập kế hoạch tiền lƣơng , phân phối tiền lƣơng ,tiền thƣởng, giải quyết công việc hành chính văn thƣ.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất , kế hoạch cung ứng vật tƣ, đảm bảo việc mua sắm bảo quản cung cáp vật tƣ theo yêu cầu.
Phòng quản lý chất lượng : Phụ trách theo dõi , kiểm tra chất lƣợng sản phẩm , theo dõi thực hiện hệ thống tiêu chuẩn chất lƣợng ISO 9001 2000 , chịu trách nhiệm đăng ký chất lƣợng sản phẩm với nhà nƣớc.
Trung tâm khuôn mẫu và thiết bị quản lý sửa chữa đột xuất trung đại tu máy móc thiết bị, nhà xƣởng chế tạo khuôn mẫu.
Phòng thiết kế: thiết kế các khuôn mẫu cho sản phẩm trên công nghệ đã chọn của công ty, đồ họa cho mô hình sản phẩm
Phòng kế hoạch : có nhiệm vụ lên kế hoạch về nguyên vật liệu, kế hoạch trong ngắn hạn, dài hạn , dự báo nhu cầu cho công ty.
Phòng kỹ thuật: chuyên khâu kỹ thuật cho các thiết bị công nghệ máy móc của công ty
Phòng R&D: nghiên cứu thực tiễn quy trình sử dụng máy, các công đoạn vận hành đảm bảo… Chịu trách nhiệm nghiên cứu, đề xuất và khai triển chế tạo sản phẩm mới hợp với nhu cầu thị trƣờng và năng lực của Công ty.
- Nghiên cứu, thiết kế sản xuất dãy động cơ mới có hiệu suất cao.
- Nghiên cứu, thiết kế máy biến áp, nâng cao chỉ tiêu chất lƣợng, đạt tiêu chuẩn tối thiểu.
38
- Thực hiện một số chủ trƣơng phát triển chiến lƣợc của Công ty theo sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám Đốc.
Xưởng cơ khí: chuyên gia công cơ khí: mạ, phay, hàn gắn sản phẩm của công ty Gia công các chi tiết cơ khí của động cơ.
Gia công các sản phẩm cơ khí theo yêu cầu khách hàng
Xưởng lắp ráp: chuyên nhận khâu lắp ráp và hoàn chỉnh sản phẩm cho công ty
Xưởng chế tạo biến thế: chuyên thực hiện việc chế tạo, xử lý máy biến thế. Sản xuất máy biến áp.
Sản xuất máy biến dòng
2.1.2.2 Cơ cấu lao động
Xét trên nhiều khía cạnh thì vấn đề về nhân sự của một Công ty là rất lớn nó bao gồm rất nhiều các mối quan hệ chồng chéo nhƣng lại có mối quan hệ khăng khít liên hệ mật thiết với nhau. Trong quá trình tuyển dụng nhân sự của Công ty cổ phần chế tạo Điện cơ Hà nội không chỉ là nhiệm vụ của phòng hành chinh-nhân sự mà nó còn là nhiệm vụ của các phòng ban khác. Vì việc sử dụng lao động của các phòng ban là khác nhau cho nên khi các phòng ban cần ngƣời thì phải nêu rõ yêu cầu cần tuyển nhƣ thế nào, từ đó phòng nhân sự ra yêu cầu tuyển dụng với các ứng viên. Chính từ đây mà Công ty có thể tuyển dụng đƣợc những ngƣời thích hợp.
Cho đến năm 2014 số lƣợng của cán bộ công nhân viên trong công ty tăng lên đáng kể cụ thể ta có thể thấy ở bảng số liệu sau:
39
Bảng 2.1 Cơ cấu lao động
Đơn vị tính: Ngƣời
STT Mã số phòng ban
Tên đơn vị Tổng số lao
động Lao động trực tiếp Lao động gián tiếp 2013 2014 2013 2014 2013 2014 1 PB001 Ban TGĐ, TC CĐ 5 5 - - 5 5 2 PB002 Phòng hành chính nhân sự 17 18 6 6 11 12 3 PB003 Phòng tài chính kế toán 12 12 - - 12 12 4 PB004 Phòng kinh doanh 42 37 9 10 33 27 5 PB005 Phòng kỹ thuật 12 12 - - 12 12 6 PB006 Phòng thiết kế 13 12 - - 13 12 7 PB007 Phòng R&D 9 9 - - 17 9 8 PB008 Phòng kế hoạch 6 6 1 1 5 5 9 PB009 Phòng quản lý chất lƣợng 21 21 16 16 5 5 10 SX001 Xƣởng cơ điện và dịch vụ 32 45 28 40 4 5 11 SX002 Xƣởng chế tạo biến thế 76 57 69 51 7 6 12 SX003 Xƣởng cơ khí 48 47 42 41 6 6 13 SX004 Xƣởng lắp ráp 53 51 47 47 6 4
14 SX005 Xƣởng gia công Gang 27 27 13 13 14 14
Tổng cộng 373 359 231 225 140 134
% 100 100 62 63 38 37
(Nguồn: phòng hành chính-nhân sự)
Dựa vào bảng 2.1, ta dễ dàng nhận thấy, do đặc thù là sản xuất chế tạo động cơ điện, nên tỷ lệ lao động trực tiếp thƣờng chiếm nhiều hơn so với lao động gián tiếp. Năm 2014, tuy số lƣợng lao động giảm đi là 14 ngƣời nhƣng vẫn giữ đƣợc tỷ lệ lao động trực tiếp khoảng 62 – 63 %. Trong đó , lao động gián tiếp bao gồm công nhân trực tiếp sản xuất, vận chuyển, VSCN, lái xe tải, lái xe nâng, công nhân KCS, thủ kho
40
Bảng 2.2 : Cơ cấu lao động theo giới tính
ĐVT: Ngƣời
STT Mã số phòng ban
Tên đơn vị Tổng số lao
động Nam Nữ 2013 2014 2013 2014 2013 2014 1 PB001 Ban TGĐ, TC CĐ 5 5 4 4 1 1 2 PB002 Phòng hành chính nhân sự 17 18 9 10 8 8 3 PB003 Phòng tài chính kế toán 12 12 4 4 8 8 4 PB004 Phòng kinh doanh 42 37 33 28 9 9 5 PB005 Phòng kỹ thuật 12 12 10 10 2 2 6 PB006 Phòng thiết kế 13 12 7 6 6 6 7 PB007 Phòng R&D 9 9 7 7 2 2 8 PB008 Phòng kế hoạch 6 6 4 4 2 2 9 PB009 Phòng quản lý chất lƣợng 21 21 19 19 2 2 10 SX001 Xƣởng cơ điện và dịch vụ 32 45 29 38 3 7 11 SX002 Xƣởng chế tạo biến thế 76 57 58 46 18 11 12 SX003 Xƣởng cơ khí 48 47 41 41 7 6 13 SX004 Xƣởng lắp ráp 53 51 31 30 22 21
14 SX005 Xƣởng gia công Gang 27 27 21 21 6 6
Tổng cộng 373 359 277 268 96 91
% 100 100 74 75 26 25
(Nguồn: phòng hành chính-nhân sự)
Dựa vào bảng 2.2, ta dễ dàng nhận thấy cơ cấu lao động theo giới tính của công ty chủ yếu là lao động nam giới. Điều này đƣợc giải thích bởi đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp. doanh nghiệp hiện là công ty sản xuất, công việc mang tính chất nặng nhọc nên lao động nam chiếm tỷ lệ thƣờng lên đến ¾ trong tổng số lao động. Tuy nhiên lực lƣợng lao động nam này không chỉ chủ yếu ở các xƣởng sản xuất, mà thậm chí còn chiếm tỷ lệ lớn ở các phòng ban. Duy chỉ có phòng kế toán tài chính và hành chính nhân sự là có tỷ lệ nam nữ tƣơng đối đồng đều
41
Bảng 2.3 Cơ cấu lao động theo trình độ
ĐVT: Ngƣời STT Trình độ Năm 2013 Năm 2014 Số lƣợng % Số lƣợng % 1 Trên Đại học 3 1 3 1 2 Đại học 104 28 99 28 3 CĐ, Trung học CN 87 23 94 26 4 CNKT 122 33 112 31 5 Khác 57 15 51 14 Tổng 359 100 373 100 (Nguồn: phòng hành chính-nhân sự)
Bảng 2.3 cho thấy, số lƣợng lao động có trình độ đại học và trên đại học của công ty chỉ chiếm khoảng 30%, chủ yếu ở các phòng ban và ban giám đốc. Tỷ lệ lớn lao động (thƣờng trên 55%) là lao động ở trình độ cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp, trung cấp kỹ thuật, tập trung chủ yếu ở các phân xƣởng sản xuất. Thực tế, công việc sản xuất cũng chỉ yêu cầu trình độ trung cấp trở lên, do đó, chất lƣợng lao động nhƣ hiện nay là tƣơng đối thỏa mãn yêu cầu công việc đề ra
2.2 Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty cổ phần chế tạo Điện cơ Hà nội
Tình hình lao động của công ty trong 2 năm gần đây đƣợc thể hiện trong bảng 2.4:
Bảng 2.4 Tình hình biến động lao động trong doanh nghiệp
STT Tình hình biến động lao động Năm 2013 Năm 2014 Chênh lệch (+/-)
1 Tổng số lao động 373 359 (14)
2 Số lao động nghỉ hƣu 6 4 (2)
3 Số lao động chấm dứt hợp đồng 60 20 (40)
4 Số lao động tuyển mới 24 10 (14)
5 Số lao động biến động (5=4-3-2) (42) (14)
42
Nhìn vào bảng 2.4, có thể thấy hàng năm số lƣợng lao động của công ty biến động tƣơng đối lớn. Đặc biệt là số lao động chấm dứt hợp đồng. Năm 2013, có đến 60 lao động chấm dứt hợp đồng. Tình hình này đã đƣợc cải thiện trong anwm 2014, khi chỉ còn 20 lao động chấm dứt hợp đồng. Số lƣợng lao động chấm dứt hợp đồng lớn, cùng với số lao động nghỉ hƣu, dẫn đến tình trạng công ty bị thiếu hụt lao động, phải tuyển mới. Chính sự tăng lên, giảm đi của lao động đã gây tốn kém khá nhiều chi phí cho doanh nghiệp, làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh bị ảnh hƣởng. Có sự biến động tăng, giảm lao động nhƣ vậy là do nền kinh tế trong 3 năm trở lại đây có nhiều sự biến động, dẫn đến tình hình lao động nghỉ việc
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng lao động chấm dứt hợp đồng. Nguyên nhân có thể từ phía ngƣời lao động, cũng có thể từ phía doanh nghiệp. Các nghiên cứu đƣa ra 7 nguyên nhân dẫn đến ngƣời lao động có thể nghỉ việc nhƣ sau:
7 nguyên nhân tiềm ẩn khiến nhân viên bỏ việc
Khi nhận đơn xin nghỉ việc của nhân viên, nhà quản trị nhân sự thƣờng có xu hƣớng cho rằng nhân viên bỏ việc để đi tìm một công việc khác có mức lƣơng cao hơn. Thực tế không hẳn nhƣ vậy vì có tăng lƣơng thì kết quả lao động của nhân viên vẫn không thay đổi. Nghiên cứu cho thấy nhân viên bỏ việc vì mức lƣơng cao hơn chỉ chiếm khoảng 12%.
Theo những chuyên gia quản trị nguồn nhân lực thì vấn đề đƣợc quan tâm hàng đầu hiện nay là giữ chân nhân viên. Điều đó không có gì là đáng ngạc nhiên vì lý do chi phí và những khó khăn khi thay thế một ngƣời đã đƣợc đào tạo rất lớn. Hơn ai hết, nhà quản trị nhân sự cần hiểu đƣợc những nguyên nhân khiến nhân viên bỏ việc. Dƣới đây là bảy lý do tiềm ẩn đáng lƣu tâm.
1.Công việc không như mong đợi
Đây là lý do hàng đầu. Để tránh tình trạng này, nhà quản trị khi tuyển dụng nên cho các ứng viên thấy trƣớc những áp lực công việc mà họ sẽ phải đối mặt cũng nhƣ những yêu cầu về trách nhiệm mà họ phải cáng đáng.
43
2. Công việc không thích hợp với tài năng và sở thích
Một họa sĩ tài ba sẽ trở thành kẻ thất bại khi phải chứng tỏ trong môi trƣờng âm nhạc hay y khoa. Mỗi cá nhân đều có một năng lực riêng và họ cần môi trƣờng phù hợp để phát triển khả năng của mình. Công việc của nhà quản trị nhân sự là đặt đúng ngƣời đúng chỗ và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên cống hiến tài năng.
3. Ít hoặc không có thông tin phản hồi
Nhân viên ngày nay, đặc biệt là những nhân viên trẻ có nhu cầu nắm bắt thông tin từ cấp quản lý một cách thƣờng xuyên. Họ cần những đánh giá, góp ý chân thành và thẳng thắn để tự điều chỉnh cho phù hợp với công việc. Hãy xem nhân viên nhƣ là những đối tác của mình để giúp họ chủ động, có trách