Quá trình tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc để tìm ra những ngƣời phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những ngƣời đã thu hút đƣợc trong quá trình tuyển mộ. Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhằm giúp các nhà quản trị nhân lực đƣa ra đƣợc các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn.
Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lƣợc kinh doanh và đối với tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp tổ chức có đƣợc những con ngƣời có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tƣơng lai.
Tuyển chọn tốt cũng giúp tổ chức giảm đƣợc các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng nhƣ tránh đƣợc các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc. Để tuyển chọn đạt kết quả cao thì cần phải có các bƣớc tuyển chọn phù hợp, các phƣơng pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá các thông tin một cách khoa học.
Quá trình tuyển chọn bao gồm các bƣớc sau:
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đây là bƣớc đầu tiên trong quá trình tuyển chọn. Là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa nhà tuyển dụng với các ứng viên nhằm xác lập mối quan hệ giữa ngƣời xin việc với ngƣời sử dụng lao động, đồng thời cũng xác định đƣợc những cá nhân có tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không để từ đó ra quyết định có tiếp tục mối quan hệ với các ứng viên hay không. Quá trình phỏng vấn nếu phát hiện đƣợc những ngƣời có không có khả năng phù hợp thì cần loại bỏ ngay, tuy nhiên để ra đƣợc quyết định này thì các tiêu chuẩn cần đƣợc xây dựng một cách kỹ lƣỡng. Bởi vì khi phỏng vấn thì chủ
22
quan của ngƣời phỏng vấn là có tính chất quyết định nhất do đó các tiêu chuẩn có tính chất độc đoán thì không nên dùng nó để loại ngƣời xin việc.
Không nên dùng các yếu tố tuổi tác, giới, chủng tộc,.. để loại bỏ. Nhƣng lý do chính để loại bỏ là chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu về giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc
Trong các tổ chức, các cá nhân muốn có việc làm thì đều phải nộp đơn xin việc. Đơn xin việc là nội dung quan trọng của quá trình tuyển chọn Thông qua nội dung của mẫu đơn xin việc, các nhà tuyển chọn sẽ có cơ sở để tuyển chọn tiếp các bƣớc sau hay chấm dứt quá trình tuyển chọn.
Tất cả hồ sơ đều phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để cho tiện sử dụng sau này. Hồ sơ bao gồm:
Đơn xin việc: thƣờng đƣợc thiết kế theo mẫu doanh nghiệp, ngƣời xin việc tự điền vào đơn xin việc theo yêu cầu của nhà tuyển dụng đề ra.
Các văn bằng chứng chỉ tốt nghiệp
Sơ yếu lí lịch cá nhân, tóm tắt lí lịch, hoàn cảnh cá nhân, gia đình
Bƣớc tiếp theo khi nhà tuyển dụng đã thu thập xong hồ sơ xin việc đó là sàng lọc hồ sơ. Muốn vậy phải nghiên cứu hồ sơ để ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên.
Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn
Trong đơn xin việc mới cho doanh nghiệp thấy hiện trạng theo kiểu mô tả mà nó chƣa cho ta biết đƣợc “nhƣ thế nào” hoặc “tại sao”, vì vậy, bƣớc này giúp cho nhà tuyển chọn nắm đƣợc các tố chất tâm lý, kỹ năng và những khả năng đặc biệt khác của các ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự khác không cho doanh nghiệp biết đƣợc một cách chính xác và đầy đủ. Các trắc nghiệm nhân sự mang lại cho doanh nghiệp những kết quả khách quan về các đặc trƣng tâm lý của con ngƣời nhƣ khả năng bẩm sinh, sở thích, cá tính của cá nhân này so với cá nhân khác. Các
23
trắc nghiệm giúp cho việc tìm hiểu đƣợc các đặc trƣng đặc biệt trong thực hiện công việc của từng cá nhân, các công việc có tính đặc thù.
Là phƣơng pháp áp dụng các kĩ thuật tâm lý khác nhau để xét đoán, đo lƣờng, đánh giá về các năng khiếu, sự hiểu biết, sự khéo léo, cá tính của mỗi ngƣời.
Trong trắc nghiệm nhân sự có nhiều cách phân loại khác nhau. Ngƣời ta có thể phân loại dựa vào các nóm hay cá nhân, dựa vào cơ cấu hay kết quả đánh giá để phân loại.
Phân loại trắc nghiệm:
- Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng
Trắc nghiệm năng khiếu khả năng đƣợc dùng chủ yếu để chỉ ra cá nhân nào đã học tốt trong đào tạo sẽ thực hiện tốt công việc trong tƣơng lai, tiếp thu tốt các kiến thức mới, loại trắc nghiệm này đƣợc chia làm ba loại là: khả năng tri thức, khả năng thuộc bản thân và khả năng vận động tâm lý.
Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng thƣờng đƣợc kết hợp thành các trắc nghiệm và sau đó đƣợc sử dụng để dự đoán các công việc trong tổ chức.
- Trắc nghiệm về thành tích.
Trắc nghiệm thành tích là loại trắc nghiệm áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực nhƣ giáo dục thực hiện công việc ...để đánh giá ứng viên đã học hỏi tiếp thu đƣợc gì sau một thời gian đào tạo, áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực giáo dục. Tùy từng nghề , từng công việc mà xây dựng cho các bài trắc nghiệm đƣợc phù hợp.
- Trắc nghiệm về cá nhân và sở thích.
Đây là loại trắc nghiệm phát hiện ra đặc điểm tâm lý cá nhân ngƣời lao động nhƣ các loại khí chất những ƣớc mơ, nguyện vọng của các ứng viên, những ƣớc muốn, đề nghị ...Khả năng về thể lực và thần kinh thƣờng chƣa đủ để giải thích khả năng thực hiện công việc và có nhiều yếu tố khác tác động mạnh mẽ đến con ngƣời nhƣ ý chí, sở thích, nguyện vọng cá nhân, ...
24
Các trắc nghiệm cá nhân thờng đƣợc dùng để nghiên cứu, đánh giá các yếu tố tâm lý cá nhân của từng ứng viên nhƣ khí chất, tinh cách, sở thích,..
- Trắc nghiệm tính trung thực.
Tính trung thực là rất cần thiết trong việc sử dụng lao động và trong tất cả các công việc của công tác nhân sự. Ngƣời ta thƣờng dùng các trắc nghiệm tâm lý để đánh giá tính trung thực.Những trắc nghiệm này thƣờng gồm những câu hỏi đề cập đến khía cạnh khác nhau nhƣ việc chấp hành kỉ luật lao động khi không có giám sát của các nhà quản trị, thái độ của cá nhân đối với vấn đề ăn cắp, tham ô, không thật thà trong công việc...
- Trắc nghiệm khả năng thực hành và kinh nghiệm khả năng sẵn có.
Trắc nghiệm khả năng thực hành và kinh nghiệm khả năng sẵn có ngƣời ta giao cho ứng viên làm thử một số công việc nhất định hoặc đặt ứng viên vào một số hoàn cảnh cụ thể, yêu cầu ứng viên đó giải quyết.
Khi tiến hành kiểm tra trắc nghiệm không nên thực hiện riêng lẻ mà thực hiện thành một bài tổng hợp nhằm đánh giá nhân viên một cách trọn vẹn theo yêu cầu công việc.
Bước 4: Phỏng vấn lần một
Phỏng vấn lần một là quá trình giao tiếp bằng lời ( thông qua các câu hỏi và câu trả lời) giữa những ngƣời tuyển chọn và những ngƣời xin việc. Đây là một trong những phƣơng pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phƣơng pháp phỏng vấn trong tuyển chọn giúp chúng ta khắc phục đƣợc những nhƣợc điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc không nắm đƣợc. Hiện nay ngƣời ta thƣờng áp dụng nhiều loại phỏng vấn để thu thập thông tin của các ứng viên nhƣ: phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn theo tình huống, phỏng vấn theo mục tiêu, phỏng vấn hội đồng...
- Phỏng vấn theo mẫu
Phỏng vấn theo mẫu là hình thức phỏng vấn mà các câu hỏi đƣợc thiết kế sẵn theo yêu cầu của công việc, đã đƣợc hoạch định một cách tỷ mỉ và chính xác về các câu hỏi và câu trả lời của ứng viên.
25
Phỏng vấn theo mẫu có ƣu điểm là xác định đƣợc nội dung của các thông tin cần nắm nhƣng nhƣợc điểm của nó là tính phong phú của thông tin bị hạn chế.
- Phỏng vấn theo tình huống.
Là quá trình ngƣời hỏi yêu cầu các ứng viên phải trả lời về ứng xử hay cách thực hiện xử lý các công vic theo tình huống giả định hoặc các tình huống có thật trong thực tế mà ngƣời phỏng vấn đặt ra.
Đối với phƣơng pháp này thì vấn đề quan trọng đƣa ra là các tình huống đại diện và điển hình, phải dựa trên cơ sở phân tích công việc một cách chi tiết để xác định các đặc trƣng cơ bản và các kĩ năng chủ yếu khi thực hiện công việc
- Phỏng vấn theo mục tiêu.
Là cuộc phỏng vấn dựa vào công việc cụ thể mà yêu cầu các ứng viên phải trả lời theo những mục tiêu đã xác định từ trƣớc. Các câu hỏi cũng dựa trên sự phân tích công việc một cách kĩ lƣỡng để xác định các mục tiêu cho các vị trí việc làm.
Trong khi phỏng vấn, để cung cấp thông tin cho ngƣời xin việc, nên giải thích cho các ứng viên biết rõ tình hình công ty nhƣ mục tiêu công ty, cơ cấu bộ máy, ..
- Phỏng vấn không chỉ dẫn.
Đây là hình thức phỏng vấn mà ngƣời phỏng vấn đặt ra câu hỏi xuất hiện trong đầu theo sở thích, không có sự chuẩn bị trƣớc. Nội dung phỏng vấn có thể xa hơn theo chiều hƣớng khác nhau. Ngƣời phỏng vấn có thể có sẵn bản tiêu chuẩn công việc mà họ đặt ra những câu hỏi giống hoặc khác nhau với các ứng viên khác nhau. Thông thƣờng các cuộc phỏng vấn có thể khởi đầu giống nhau nhƣng do tính chất không chỉ dẫn có thể đi vào nhiều lĩnh vực khác nhau.
26 - Phỏng vấn căng thẳng.
Là hình thức phỏng vấn làm cho các ứng viên cảm thấy không thoải mái, bị căng thẳng tâm lý vì những câu hỏi có tính chất nặng nề, thô bạo. Loại phỏng vấn này thực hiện nhằm mục đích đánh giá mức độ nhạy cảm của tâm lý, lòng khoan dung độ lƣợng của ứng viên đối với sự căng thẳng trong công việc. Các cuộc phỏng vấn thƣờng điều tra những điểm yếu trong kiến thức và quá trình đào tạo của ứng viên. Khi hỏi vào những điểm yếu thƣờng làm cho ứng viên có tâm lý lo lắng, bối rối, mất bình tĩnh.
- Phỏng vấn hội đồng.
Là hình thức phỏng vấn của nhiều ngƣời đối với một ứng viên. Loại phỏng vấn này thích hợp với trƣờng hợp bố trí các ứng viên vào các vị trí quan trọng mà cần phải có sự tán đồng của nhiều ngƣời.
Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực
Để đảm bảo các ứng viên có đủ sức khỏe để làm việc lâu dài cho doanh nghiệp thì cần phải tiến hành khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên. Bƣớc này do các chuyên gia y tế đảm nhiệm. Phòng nguồn nhân lực cần cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực cho các vị trí làm việc để các chuyên gia y tế dựa vào đó tuyển chọn. Bƣớc này cần đƣợc xem xét và đánh giá một cách khách quan, tránh các hiện tƣợng hình thức, qua loa
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp (phỏng vấn lần hai)
Để đảm bảo sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho đến ngƣời phụ trách trực tiếp và sử dụng lao động thì cần phải có sự phỏng vấn trực tiếp của ngƣời phụ trách để đánh giá một cách cụ thể hơn các ứng viên
Bước 7: Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn
Để xác minh độ tin cậy của các thông tin thu đƣợc qua các bƣớc tuyển chọn, ta phải thực hiện thẩm tra lại xem mức độ chính xác của thông tin. Có nhiều cách để thẩm tra các thông tin nhƣ trao đổi với các tổ chức cũ mà ngƣời
27
lao động đã làm việc, hoặc là nơi đã cấp văn bằng, chứng chỉ, xác minh lại lý lịch... Các thông tin thẩm tra là những căn cứ chính xác để các nhà tuyển dụng đƣa ra quyết định cuối cùng
Bước 8: Ra quyết định tuyển chọn
Sau khi các thông tin tuyển dụng đã đƣợc đảm bảo theo đúng yêu cầu tuyển chọn đề ra thì hội đồng tuyển chọn sẽ tiến hành ra quyết định tuyển dụng đối với ngƣời xin việc. Cơ sở của việc ra quyết định này là dựa vào phƣơng pháp đánh giá chủ quan theo thủ tục loại trừ dần và theo kết quả đánh giá của phỏng vấn và trắc nghiệm. Khi đã có quyết định tuyển dụng thì ngƣời sử dụng lao động và ngƣời lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động hoặc thỏa ƣớc lao động. Những cơ sở pháp lý của hợp đồng lao động là Bộ luật lao động đã ban hành. Trong hợp đồng lao động nên chú ý một số điều khoản sau: thời gian thử việc, tiền công, thời gian làm thêm giờ, các loại bảo hiểm phải đóng cho ngƣời lao động.
Bước 9: Thử việc và ký hợp đồng tuyển dụng chính thức
Công tác thử việc đối với nhân viên mới là rất quan trọng. Thử việc tốt sẽ là bƣớc khởi đầu để nhân viên mới tạo đà phát triển sau này.
Một nhân viên thử việc không có nghĩa là đã đƣợc tuyển dụng chính thức. Nếu trong quá trình tuyển dụng, nhân viên đó đáp ứng đƣợc các yêu cầu của nhà tuyển dụng thì sẽ đƣợc ký hợp đồng lao đồng chính thức. Ngƣợc lại, nếu quá trình thử việc không tốt, nhân viên đó vẫn có thể bị từ chối tuyển dụng
Nhƣ vậy trong quá trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp, sẽ có rất nhiều yếu tố tác động và có thể làm cho quá trình tuyển dụng không đƣợc nhƣ mong muốn. Có thể tập hợp thành 2 nhóm yếu tố là nhóm yếu tố bên ngoài doanh nghiệp nhƣ môi trƣờng, hệ thống luật pháp; và nhóm các yếu tố bên trong doanh nghiệp nhƣ văn hóa doanh nghiệp, tính chất công việc, nhà quản lý và đặc biệt là quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Việc lập đƣợc kế hoạch nhân sự đúng đắn, triển khai quy trình tuyển dụng hợp lý sẽ góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lƣợng nguồn lao động
28
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO ĐIỆN CƠ HÀ NỘI