Công tác tuyển dụng của công ty đƣợc giao cho phòng Tổ chức phụ trách. Bộ phận này sẽ tiến hành tổ chức, bố trí, sắp xếp, thực hiện công việc tuyển chọn sao cho có hiệu quả nhất
Trƣớc hết, bộ phận này tiến hành theo dõi các hoạt động của công ty, theo dõi bản phân tích công việc để có thể đánh giá công việc, phát hiện kịp thời những công việc, những bộ phận cần phải bổ sung nhân viên để đáp ứng đƣợc mục tiêu của từng giai đoạn của công ty. Ngoài ra, phòng Tổ chức cũng luôn thông qua các bộ phận, các phiếu yêu cầu của các bộ phận về việc thuyên giảm hay điều động hoặc nhu cầu tăng nhân sự cuả các bộ phận đó. Nhƣ vậy, công việc này rất sát với yêu cầu của công việc vì các bộ phận đó
46
trực tiếp điều hành nên họ sẽ là những ngƣời hiểu rõ hơn ai hết cần tăng hay giảm nhân viên.Các đơn vị căn cứ khối lƣợng, hiệu quả công việc và kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm trƣớc liền kề cũng nhƣ yêu cầu công việc và nhu cầu sử dụng lao động thực thế của đơn vị tại từng thời điểm, thủ trƣởng các đơn vị lập phiếu yêu cầu tuyển dụng lao động của năm theo biểu HEM/BT.18.01 gửi về phòng Tổ chức.
Từ việc phân tích công việc và theo đề xuất của trƣởng các đơn vị, phòng Tổ chức tổng hợp, báo cáo Ban tổng giám đốc công ty xem xét phê duyệt. Ban tổng giám đốc công ty xem xét phê duyệt:
- Nếu thấy yêu cầu tuyển dụng của các đơn vị không cần thiết thì dừng lại. - Nếu thấy yêu cầu tuyển dụng chƣa đủ nội dung thì đề nghị phòng Tổ chức làm lại
- Nếu thấy yêu cầu tuyển dụng phù hợp thì phê duyệt.
Phòng tổ chức xem xét để đƣa ra các tiêu chuẩn cụ thể về kinh nghiệm, về đạo đức, trình độ, vóc dáng, độ tuổi của ứng viên cần tuyển dụng chuẩn bị các nội dung thông báo tuyển dụng. Tùy từng yêu cầu của công việc, sự cấp bách của công việc, vị trí của công việc mà phòng Tổ chức tiến hành lựa chọn thời gian tiến hành tuyển dụng, địa điểm tuyển dụng cũng nhƣ nguồn tuyển dụng goạn cụ thể hay yêu cầu công việc mà tiến hành tuyển dụng trên hai nguồn đó là nguồn điều động nội bộ và nguồn từ bên ngoài.
Khi tuyển dụng ở nguồn nội bộ thì đối với công ty, công tác tuyển dụng đƣợc rút ngắn lại, không phải tiến hành thứ tự nhƣ quy trình tuyển dụng đã nêu ở chƣơng 1. Nếu trong quá trình làm việc phát sinh ra một vị trí nào đó, hoặc một số vị trí vẫn còn thiếu hay ngƣời cũ đã thuyên chuyển đi nơi khác hoặc đã đƣợc xin nghỉ; căn cứ vào yêu cầu riêng của công việc, trƣởng bộ phận đó tiến hành xem xét, sàng lọc các nhân viên trong công ty. Nếu thấy trong bộ phận đó đƣợc ngƣời có đầy đủ các điều kiện phù hợp với yêu cầu công việc thì trƣởng bộ phận
47
có yêu cầu cất nhắc trình phòng Tổ chức. Bộ phận này sẽ lập phiếu tiếp nhận, điều động để trình Tổng Giám đốc ký duyệt. Trong trƣờng hợp bộ phận này có nhu cầu giảm nhân sự và đƣợc ký duyệt, bộ phận khác đang có nhu cầu tăng nhân sự và thấy nhân viên bị thuyên giảm kia phù hợp với yêu cầu công việc bộ phận mình thì cũng sẽ đề xuất để phòng Tổ chức lập phiếu tiếp nhận, điều động để chuyển nhân viên đó về bộ phận của mình.
Khi ký quyết định bổ nhiệm sẽ ký ngay quyết định lƣơng cho chức vụ đƣợc bổ nhiệm. Nhƣ vậy việc tuyển dụng nội bộ của công ty đƣợc tiến hành rất chặt chẽ nhƣng cũng hết sức nhanh gọn; việc bổ nhiệm chức vụ nhƣ vậy sẽ bỏ qua các bƣớc phỏng vấn và tiết kiệm rất nhiều chi phí tuyển dụng cho công ty, cho phép công ty sử dụng có hiệu hơn nguồn lực hiện có.
Khi phiếu đề xuất tăng nhân sự đƣợc duyệt mà qua quá trình xem xét, phân tích không chọn đƣợc nhân viên thích hợp để điều động, bổ nhiệm vào chức vụ đang khiếm khuyết, phòng Tổ chức quyết định tiến hành công việc tuyển dụng mới. Căn cứ vào bản mô tả công việc, xác định đƣợc yêu cầu của công việc, bộ phận này sẽ lập kế hoạch tuyển dụng và công bố tuyển dụng. Kế hoạch tuyển dụng nêu rõ số lƣợng, chất lƣợng nhân viên cần tuyển, thời gian tuyển, công bố trên phƣơng tiện nào, nội dung, số hồ sơ cần tiếp nhận và cả chi phí dự trừ cho việc tuyển dụng; sau đó trình Tổng giám đốc ký duyệt. Sau khi đƣợc ký duyệt, trƣởng phòng Tổ chức cho tiến hành thông báo tuyển dụng
2.2.2 Thông báo tuyển dụng
Thông thƣờng, công ty thƣờng thông báo tuyển dụng trên một số các phƣơng tiện thông tin đại chúng nhƣ: báo chí ( báo Lao động, báo Hà nội mới), internet (diễn đàn chuyên ngành, trang web của công ty), qua phát thanh hoặc qua các trung tâm dịch vụ lao động nhƣng chủ yếu là thông qua báo chí. Thông báo tuyển dụng đƣợc phát hành ít nhất 07 ngày trƣớc khi thi tuyển
48
Trong nội dung của thông báo có ghi tóm tắt các điều kiện đối với ứng viên, nêu rõ số lƣợng ứng viên, thời hạn tiếp nhận hồ sơ cũng nhƣ nội dung một hồ sơ hoàn chỉnh và địa điểm, lịch phỏng vấn.
Công ty tiến hành công việc thông báo tuyển dụng với chi phí thấp nhất có thể nhƣng vẫn bảo đảm đƣợc nhu cầu tuyển ngƣời của công ty. Với việc thông qua báo chí, phát thanh, internet, công ty hoàn toàn có thể thu nhận đƣợc rất nhiều hồ sơ đạt yêu cầu với nhiều ứng viên có năng lực với thị trƣờng rộng lớn và có điều kiện sàng lọc để chọn đƣợc những ngƣời ƣu tú nhất, phù hợp nhất.