- Ban Giám Đốc: hiện nay gồm 1 Giám Đốc và 4 phó Giám Đốc
Giám Đốc có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của ngân hàng, hướng dẫn giám sát việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nội dung hoạt động cấp trên đã giao. Được quyền quyết định các vấn đề liên quan đến việc tổ chức, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỉ luật đối với cán bộ của đơn vị. Các phó Giám Đốc hỗ trợ Giám Đốc trong việc điều hành mọi hoạt động của chi nhánh, giám sát tình hình hoạt động các đơn vị, phòng ban do giám đốc phân công và ủy quyền. Phụ trách 2 phòng giao dịch và các nghiệp vụ liên quan.
- Phòng tổ chức hành chính: thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, bố
trí cán bộ phù hợp với năng lực và nhu cầu công việc quản lí toàn bộ văn thư tài liệu mật đúng quy định, thực hiện công tác chính trị, giải quyết các vấn đề liên quan đến đời sống cán bộ và vấn đề xã hội.
- Phòng kế toán: thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng, các
công việc liên quan đến tái quản lí tài chính, chỉ tiêu nội bộ tại chi nhánh. Thực hiện vai trò và nhiệm vụ của công tác hạch toán kế toán, ghi chép và phản ảnh đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của khách hàng cũng như tài sản của đơn vị, phân tích tình hình tài chính của đơn vị, giúp cho ban lãnh đạo có cơ sở điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu kế hoạch cũng như điều hành công tác hoạt động kinh doanh của toàn chi nhánh.
- Phòng khách hàng doanh nghiệp: là bộ phận quan trọng chịu sự điều
hành trực tiếp của Giám Đốc về chiến lược hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Bộ phận này có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng là các doanh nghiệp, hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn, tiến hành thẩm định, kiểm tra, giám sát việc sử dụng vốn vay của khách hàng sau khi cho vay, định giá giá trị tài sản đảm bảo khoản vay, tính toán số tiền gốc và lãi phải thu khách hàng vào mỗi kì hạn, thu hồi nợ cho vay khi phát hiện khách hàng sử dụng vốn sai mục đích.
- Phòng bán lẻ: cũng có chức năng như phòng khách hàng doanh nghiệp
nhưng khách hàng ở đây là các cá nhân. Ngoài ra, còn thực hiện chức năng huy động tiền gửi từ việc phát hành thẻ Visa/Master.
- Phòng tiền tệ kho quỹ: thực hiện các khoản thu chi bằng tiền mặt khi
28
ngân quỹ, kiểm tra số tiền khách hàng gửi tiền vào ngân hàng, kiều hối,… Ngoài ra còn bảo quản các tài sản có giá trị trong kho cũng như giấy tờ thế chấp tài sản của khách hàng.
- Phòng tổng hợp: thực hiện công tác quản lí, duy trì thông tin điện toán tại chi nhánh, bảo trì, bão dưỡng thông suốt hoạt động máy tính của chi nhánh. Có trách nhiệm báo cáo sổ sách của chi nhánh, ngoài ra còn phục vụ thanh toán giữa các ngân hàng.
- Các phòng giao dịch: thực hiện các nghiệp vụ huy động vốn, đầu tư
tín dụng và thanh toán,… giống như hội sở chính nhưng hoạt động trong phạm vi hẹp theo sự ủy quyền của Giám Đốc.
3.3 GIỚI THIỆU QUY TRÌNH THANH TOÁN QUỐC TẾ THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI VIETINBANK CẦN THƠ
3.3.1 Quy trình thanh toán thư tín dụng xuất khẩu
- Bước 1: Nhận L/C hoặc sửa đổi L/C
Thanh toán viên tiếp nhận L/C hoặc sửa đổi L/C của khách hàng bằng các phương thức sau: Truyền qua SWIFT, nhận qua TELEX, được chuyển đến bằng thư. Nếu bức điện bị lỗi, thư bị mờ hoặc bị rách thì thông báo ngay cho Ngân hàng phát hành yêu cầu chuyển phát lại. Trường hợp L/C và sửa đổi L/C đã đầy đủ nội dung nhưng Ngân hàng mới gửi điện gửi tiếp thư xác nhận thì chi nhánh chuyển bản xác nhận đó cho khách hàng mà không chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung.
- Bước 2: Thông báo L/C, sửa đổi L/C, L/C từ chối thông báo
Thông báo L/C, thông báo sửa đổi L/C: Kiểm soát viên kiểm tra nội dung L/C hoặc nội dung sửa đổi đối chiếu với bản thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C do thanh toán viên lập. Đồng thời xem xét các điều khoản của L/C hoặc sửa đổi L/C, tư vấn cho khách các điều khoản khó thực hiện hoặc có thể mang rủi ro cho người hưởng hoặc cho ngân hàng tài trợ để yêu cầu sửa đổi L/C kịp thời.
Từ chối thông báo: NH từ chối thông báo những L/C không xác định được tính chân thực bề ngoài hoặc NHCT từ chối thông báo sửa chữa.
- Bước 3: Kiểm tra, gửi chứng từ đi đòi tiền
Kiểm tra chứng từ: thanh toán viên cần kiểm tra chứng từ sau:
Kiểm tra để đảm bảo rằng L/C bản gốc và các bản gốc sửa đổi liên quan đã được xác thực.
Kiểm tra số lượng, loại chứng từ đối chiếu với phiếu xuất trình chứng từ kiêm bảng kê chứng từ của khách hàng và quy định trong L/C.
29
Kiểm tra nội dung trên từng loại chứng từ bảo đảm phù hợp với các điều khoản và điều kiện quy định trong L/C.
Kiểm tra sự thống nhất của các chứng từ.
Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP 600 của ICC. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nếu L/C thanh toán nhiều lần thì mỗi lần khách hàng xuất trình chứng từ, thanh toán viên phải ghi rõ từng lần thanh toán trên mặt của bản gốc thông báo L/C và bản gốc L/C, ghi số tham chiếu của NH.
Gửi chứng từ đi đòi tiền: trước khi gửi chứng từ đi đòi tiền, thanh toán
viên phải thực hiện một số công việc sau: thư đòi tiền kiêm bảng kê chứng từ
của chi nhánh; Bộ chứng từ xuất trình theo L/C;Photo bộ chứng từ hoặc Scan
chứng từ để lưu trữ.
Trường hợp chứng từ thất lạc trên đường đi thì NH không chịu trách nhiệm mà chỉ cung cấp những thông tin liên quan đến việc gửi chứng từ. Trường hợp khách hàng yêu cầu NH hỗ trợ, NH có thể thông báo cho ngân hàng được chỉ định trả tiền việc mất chứng từ và các thông tin khác tùy theo yêu cầu của khách hàng (có thể đề nghị thanh toán bằng bộ chứng từ bản sao).
- Bước 4: Theo dõi và tra soát việc thanh toán chứng từ hàng xuất
Trường hợp đòi tiền bằng điện: sau 3-5 ngày, nếu chi nhánh không nhận được báo có phải tra soát Ngân hàng nhận điện. Trường hợp bộ chứng từ gửi đi đòi tiền sau 10 ngày mà không có hồi âm, chi nhánh có trách nhiệm lập điện tra soát gửi Ngân hàng nhận chứng từ (Điện MT799 nếu ngân hàng nhận điện có SWIFT KEY với NHCTVN), sau đó không có câu trả lời thì liên tiếp 3-5 ngày một lần điện tra soát cho đến khi nhận được trả lời tư Ngân hàng nước ngoài.
- Bước 5: Thanh toán L/C xuất khẩu
Kiểm soát viên in các Điện báo có MT202 về thanh toán L/C xuất khẩu và chuyển cho thanh toán viên. Thanh toán viên thực hiện báo có cho khách hàng, thu phí dịch vụ, phí gửi chứng từ, thu nợ, thu lãi chiết khấu và thuế VAT. Cuối cùng, toàn bộ hồ sơ L/C được chuyển lại cho thanh toán viên lưu giữ và xử lí như sau: Lưu hồ sơ L/C, chứng từ trả cho khách hàng và lưu chứng từ kế toán.
- Bước 6: Đóng hồ sơ bộ chứng từ L/C xuất
Phải ghi rõ một trong các lí do để đóng hồ sơ như sau: + Bộ chứng từ đã được thanh toán
30
+ Chuyển sang hình thức thanh toán khác.
Hủy L/C khi nhận được chỉ thị hủy L/C đã được sự chấp thuận của các bên tham gia.
- Bước 7: Lưu trữ chứng từ L/C hàng xuất khẩu
Lưu hồ sơ L/C bao gồm:
+ Hồ sơ sửa đổi L/C của khách hàng.
+ Các bức điện giao dịch và các giấy tờ khác có liên quan.
Cuối cùng, toàn bộ hồ sơ L/C được chuyển lại cho thanh toán viên lưu giữ và xử lí như sau: Lưu hồ sơ L/C, chứng từ trả cho khách hàng và lưu chứng từ kế toán.
3.3.2 Quy trình thanh toán thư tín dụng nhập khẩu
- Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Tiếp nhận: khách hàng căn cứ vào Hợp đồng thương mại đã kí kết với nhà xuất khẩu nước ngoài, lập thư xin mở L/C và xuất trình cho NHCTCT với các tài liệu gồm: Hồ sơ pháp lí; Hồ sơ tài liệu về tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính của khách hàng; Hồ sơ xin mở L/C; Hồ sơ đảm bảo cho nghĩa vụ thanh toán L/C của khách hàng.
Kiểm tra hồ sơ:
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ mà khách hàng xuất trình, phù hợp với chính sách quản lí xuất nhập khẩu hiện hành. Thẩm định tư cách, năng lực pháp lí, xác minh quyền hạn của người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy quyền được kí kết các văn bản liên quan đến giao dịch mở L/C của khách hàng là hợp pháp.
Có giấy đề nghị mở L/C phù hợp với yêu cầu và quy định của NHCTVN, phù hợp với thông lệ quốc tế và tập quán quốc tế, nội dung L/C hạn chế rủi ro cho Ngân hàng phát hành và hạn chế rủi ro cho người yêu cầu phát hành L/C. Trường hợp các điều khoản L/C không rõ ràng, có sự mâu thuẫn và tiềm ẩn rủi ro có thể mang đến những thiệt hại nghiêm trọng cho Ngân hàng phát hành, thanh toán viên hướng dẫn và yêu cầu khách hàng sửa đổi giấy đề nghị mở L/C, hoặc có quyền từ chối không phát hành L/C. Thanh toán viên không được tự động sửa đổi hoặc bổ sung các chi tiết thay cho khách hàng.
- Bước 2: đăng kí phát hành L/C nhập khẩu
Khi hồ sơ phát hành L/C nhập khẩu của khách hàng đã hội đủ các điều kiện theo quy định thì các thanh toán viên đăng kí phát hành L/C nhập khẩu cho khách hàng vào hệ thống máy tính theo quy định. Xem xét nội dung của
31
L/C, nếu có điều kiện nào bất lợi cho người yêu cầu mở L/C và Ngân hàng phát hành hoặc không phù hợp với thông lệ quốc tế thì thanh toán viên thông báo cho khách hàng, đề nghị sửa đổi lại đơn xin mở L/C để làm căn cứ phát hành L/C nhằm giảm bớt rủi ro. Nếu khách hàng không sửa đổi, thanh toán viên yêu cầu khách hàng làm cam kết chịu hoàn toàn rủi ro và bồi thường những thiệt hại cho Ngân hàng phát hành. Đồng thời chi nhánh có biện pháp bảo vệ mình trước những rủi ro đó bằng cách yêu cầu khách hàng tăng mức kí quỹ, tăng tài sản đảm bảo,… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nếu L/C không mâu thuẫn với hợp đồng ngoại thương, phù hợp với giấy đề nghị mở L/C của khách hàng và phù hợp với thông lệ quốc tế, các điều khoản của L/C và Ngân hàng phát hành thì sẽ được phê duyệt như sau:
Kiểm soát viên cấp 1: Trưởng hay phó phòng khách hàng doanh nghiệp Kiểm soát viên cấp 2: Giám Đốc hoặc phó Giám Đốc chi nhánh NHCTCT hoặc người được ủy quyền.
Cuối cùng, toàn bộ hồ sơ L/C được chuyển lại cho thanh toán viên lưu giữ và xử lí như sau: Lưu hồ sơ L/C, chứng từ trả cho khách hàng và lưu chứng từ kế toán.
- Bước 3: Sửa đổi L/C Tạo điều kiện sửa đổi:
Thanh toán viên có trách nhiệm nhận yêu cầu sửa đổi của khách hàng, kiểm tra các điều khoản sửa đổi, nếu thấy hợp lí thì tiến hành lập điện sửa đổi L/C.
Nếu sửa đổi tăng tiền (trừ trường hợp kí quỹ 100% giá trị tăng tiền) hoặc kéo dài thời gian hiệu lực của L/C, khách hàng phải tiếp xúc với phòng khách hàng doanh nghiệp để xem xét ra quyết định sửa đổi L/C bằng văn bản được phê duyệt. Phòng khách hàng doanh nghiệp thẩm định bổ sung hạn mức phát hành L/C (trong trường hợp hạn mức không đủ), bổ sung tiền kí quỹ và tài sản đảm bảo tương ứng để đảm bảo khả năng thanh toán L/C đó.
Các trường hợp sửa đổi khác (kể cả trường hợp kí quỹ 100% giá trị sửa đổi tăng tiền), khách hành tiếp xúc trực tiếp với bộ phận thanh toán xuất nhập khẩu để xem xét và trình Giám Đốc hoặc phó Giám Đốc chi nhánh phê duyệt sửa đổi L/C. Các phòng khách hàng phải thực hiện xong việc cấp hạn mức bổ sung cho việc phát hành L/C trên mạng máy tính.
32
Sau khi hoàn thành cấp hạn mức tài trợ thương mại cho khách hàng trên mạng máy tính, các phòng khách hàng chuyển hồ sơ sửa đổi L/C sang bộ phận thanh toán XNK để xử lí tiếp.
Kiểm soát sửa đổi L/C: Kiểm soát viên cấp 1 kiểm soát điện sửa đổi và hồ sơ sửa đổi. Sau đó, kiểm soát viên cấp 1 in mỗi loại chứng từ 1 bản gốc và 1 bản dành cho khách hàng đồng thời kí trên các chứng từ. Hồ sơ sửa đổi L/C được chuyển lại thanh toán viên để lưu trữ, chuyển cho khách hàng, lưu chứng từ kế toán. Trường hợp sửa đổi tăng tiền L/C hoặc gia hạn L/C sẽ phải thêm một bước phê duyệt nữa của kiểm soát viên cấp 2 là Giám Đốc hoặc phó Giám Đốc chi nhánh.
- Bước 4: Nhận, kiểm tra và xử lí chứng từ, thanh toán
Nhận, kiểm tra chứng từ: Sau khi nhận được L/C và sửa đổi liên quan phù hợp với khả năng đáp ứng của mình, người bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến ngân hàng thương lượng có trách nhiệm kiểm tra và gửi chứng từ đến chi nhánh. Các chi nhánh có trách nhiệm nhận kiểm tra, thanh toán và giao chứng từ cho khách hàng (người mua) theo quy định.
Xử lí chứng từ
Trường hợp chứng từ không có sai sót:
Sau khi kiểm tra xong bộ chứng từ, thanh toán viên tạo thông báo kết quả kiểm tra chứng từ gửi cho khách hàng. Trong giấy thông báo chứng từ đến kiểm phiếu kiểm tra chứng từ phải ghi rõ ngày thanh toán và ngày cuối cùng khách hàng phải đưa ra ý kiến về bộ chứng từ.
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ mà chi nhánh không nhận được bất kì ý kiến nào của hàng nhập khẩu thì thanh toán viên lập điện MT202/MT799 để thanh toán theo chỉ dẫn trong thư đòi tiền của ngân hàng gửi chứng từ. Cuối cùng, kiểm soát viên sẽ kiểm tra tất cả các giấy tờ và điện tín có liên quan đến phát hành L/C nhập khẩu để hoàn tất thủ tục.
Trường hợp chứng từ có sai sót:
Trong khoảng thời gian 4 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ nếu kiểm tra thấy sự sai sót về số lượng hoặc nội dung chứng từ phải lập điện MT999 thông báo sai sót chứng từ và từ chối thanh toán với NH thương lượng. Khoản phí sai sót sẽ trừ vào số tiền thanh toán L/C (nếu khách hàng chấp nhận chứng từ sai sót) được thông báo cho ngân hàng thương lượng biết.
33
Sau khi hoàn tất công việc, kiểm soát viên cấp 1 phải kiểm soát toàn bộ nội dung của bức điện từ chối thanh toán, thông báo sai sót và phiếu kiểm tra chứng từ, đối chiếu với chứng từ gốc, xem xét lí do từ chối thanh toán có phù hợp với thông lệ quốc tế hay không. Nếu đúng và phù hợp thì kí trên bức điện và phiếu thông báo sai sót đồng thời chuyển cho kiểm soát viên cấp 2 kí duyệt. Trong vòng 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận thông báo sai sót chứng từ của ngân hàng, khách hàng phải thông báo ngay quyết định của mình hoặc chấp