- Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Tiếp nhận: khách hàng căn cứ vào Hợp đồng thương mại đã kí kết với nhà xuất khẩu nước ngoài, lập thư xin mở L/C và xuất trình cho NHCTCT với các tài liệu gồm: Hồ sơ pháp lí; Hồ sơ tài liệu về tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng tài chính của khách hàng; Hồ sơ xin mở L/C; Hồ sơ đảm bảo cho nghĩa vụ thanh toán L/C của khách hàng.
Kiểm tra hồ sơ:
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ mà khách hàng xuất trình, phù hợp với chính sách quản lí xuất nhập khẩu hiện hành. Thẩm định tư cách, năng lực pháp lí, xác minh quyền hạn của người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy quyền được kí kết các văn bản liên quan đến giao dịch mở L/C của khách hàng là hợp pháp.
Có giấy đề nghị mở L/C phù hợp với yêu cầu và quy định của NHCTVN, phù hợp với thông lệ quốc tế và tập quán quốc tế, nội dung L/C hạn chế rủi ro cho Ngân hàng phát hành và hạn chế rủi ro cho người yêu cầu phát hành L/C. Trường hợp các điều khoản L/C không rõ ràng, có sự mâu thuẫn và tiềm ẩn rủi ro có thể mang đến những thiệt hại nghiêm trọng cho Ngân hàng phát hành, thanh toán viên hướng dẫn và yêu cầu khách hàng sửa đổi giấy đề nghị mở L/C, hoặc có quyền từ chối không phát hành L/C. Thanh toán viên không được tự động sửa đổi hoặc bổ sung các chi tiết thay cho khách hàng.
- Bước 2: đăng kí phát hành L/C nhập khẩu
Khi hồ sơ phát hành L/C nhập khẩu của khách hàng đã hội đủ các điều kiện theo quy định thì các thanh toán viên đăng kí phát hành L/C nhập khẩu cho khách hàng vào hệ thống máy tính theo quy định. Xem xét nội dung của
31
L/C, nếu có điều kiện nào bất lợi cho người yêu cầu mở L/C và Ngân hàng phát hành hoặc không phù hợp với thông lệ quốc tế thì thanh toán viên thông báo cho khách hàng, đề nghị sửa đổi lại đơn xin mở L/C để làm căn cứ phát hành L/C nhằm giảm bớt rủi ro. Nếu khách hàng không sửa đổi, thanh toán viên yêu cầu khách hàng làm cam kết chịu hoàn toàn rủi ro và bồi thường những thiệt hại cho Ngân hàng phát hành. Đồng thời chi nhánh có biện pháp bảo vệ mình trước những rủi ro đó bằng cách yêu cầu khách hàng tăng mức kí quỹ, tăng tài sản đảm bảo,…
Nếu L/C không mâu thuẫn với hợp đồng ngoại thương, phù hợp với giấy đề nghị mở L/C của khách hàng và phù hợp với thông lệ quốc tế, các điều khoản của L/C và Ngân hàng phát hành thì sẽ được phê duyệt như sau:
Kiểm soát viên cấp 1: Trưởng hay phó phòng khách hàng doanh nghiệp Kiểm soát viên cấp 2: Giám Đốc hoặc phó Giám Đốc chi nhánh NHCTCT hoặc người được ủy quyền.
Cuối cùng, toàn bộ hồ sơ L/C được chuyển lại cho thanh toán viên lưu giữ và xử lí như sau: Lưu hồ sơ L/C, chứng từ trả cho khách hàng và lưu chứng từ kế toán.
- Bước 3: Sửa đổi L/C Tạo điều kiện sửa đổi:
Thanh toán viên có trách nhiệm nhận yêu cầu sửa đổi của khách hàng, kiểm tra các điều khoản sửa đổi, nếu thấy hợp lí thì tiến hành lập điện sửa đổi L/C.
Nếu sửa đổi tăng tiền (trừ trường hợp kí quỹ 100% giá trị tăng tiền) hoặc kéo dài thời gian hiệu lực của L/C, khách hàng phải tiếp xúc với phòng khách hàng doanh nghiệp để xem xét ra quyết định sửa đổi L/C bằng văn bản được phê duyệt. Phòng khách hàng doanh nghiệp thẩm định bổ sung hạn mức phát hành L/C (trong trường hợp hạn mức không đủ), bổ sung tiền kí quỹ và tài sản đảm bảo tương ứng để đảm bảo khả năng thanh toán L/C đó.
Các trường hợp sửa đổi khác (kể cả trường hợp kí quỹ 100% giá trị sửa đổi tăng tiền), khách hành tiếp xúc trực tiếp với bộ phận thanh toán xuất nhập khẩu để xem xét và trình Giám Đốc hoặc phó Giám Đốc chi nhánh phê duyệt sửa đổi L/C. Các phòng khách hàng phải thực hiện xong việc cấp hạn mức bổ sung cho việc phát hành L/C trên mạng máy tính.
32
Sau khi hoàn thành cấp hạn mức tài trợ thương mại cho khách hàng trên mạng máy tính, các phòng khách hàng chuyển hồ sơ sửa đổi L/C sang bộ phận thanh toán XNK để xử lí tiếp.
Kiểm soát sửa đổi L/C: Kiểm soát viên cấp 1 kiểm soát điện sửa đổi và hồ sơ sửa đổi. Sau đó, kiểm soát viên cấp 1 in mỗi loại chứng từ 1 bản gốc và 1 bản dành cho khách hàng đồng thời kí trên các chứng từ. Hồ sơ sửa đổi L/C được chuyển lại thanh toán viên để lưu trữ, chuyển cho khách hàng, lưu chứng từ kế toán. Trường hợp sửa đổi tăng tiền L/C hoặc gia hạn L/C sẽ phải thêm một bước phê duyệt nữa của kiểm soát viên cấp 2 là Giám Đốc hoặc phó Giám Đốc chi nhánh.
- Bước 4: Nhận, kiểm tra và xử lí chứng từ, thanh toán
Nhận, kiểm tra chứng từ: Sau khi nhận được L/C và sửa đổi liên quan phù hợp với khả năng đáp ứng của mình, người bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến ngân hàng thương lượng có trách nhiệm kiểm tra và gửi chứng từ đến chi nhánh. Các chi nhánh có trách nhiệm nhận kiểm tra, thanh toán và giao chứng từ cho khách hàng (người mua) theo quy định.
Xử lí chứng từ
Trường hợp chứng từ không có sai sót:
Sau khi kiểm tra xong bộ chứng từ, thanh toán viên tạo thông báo kết quả kiểm tra chứng từ gửi cho khách hàng. Trong giấy thông báo chứng từ đến kiểm phiếu kiểm tra chứng từ phải ghi rõ ngày thanh toán và ngày cuối cùng khách hàng phải đưa ra ý kiến về bộ chứng từ.
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ mà chi nhánh không nhận được bất kì ý kiến nào của hàng nhập khẩu thì thanh toán viên lập điện MT202/MT799 để thanh toán theo chỉ dẫn trong thư đòi tiền của ngân hàng gửi chứng từ. Cuối cùng, kiểm soát viên sẽ kiểm tra tất cả các giấy tờ và điện tín có liên quan đến phát hành L/C nhập khẩu để hoàn tất thủ tục.
Trường hợp chứng từ có sai sót:
Trong khoảng thời gian 4 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ nếu kiểm tra thấy sự sai sót về số lượng hoặc nội dung chứng từ phải lập điện MT999 thông báo sai sót chứng từ và từ chối thanh toán với NH thương lượng. Khoản phí sai sót sẽ trừ vào số tiền thanh toán L/C (nếu khách hàng chấp nhận chứng từ sai sót) được thông báo cho ngân hàng thương lượng biết.
33
Sau khi hoàn tất công việc, kiểm soát viên cấp 1 phải kiểm soát toàn bộ nội dung của bức điện từ chối thanh toán, thông báo sai sót và phiếu kiểm tra chứng từ, đối chiếu với chứng từ gốc, xem xét lí do từ chối thanh toán có phù hợp với thông lệ quốc tế hay không. Nếu đúng và phù hợp thì kí trên bức điện và phiếu thông báo sai sót đồng thời chuyển cho kiểm soát viên cấp 2 kí duyệt. Trong vòng 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận thông báo sai sót chứng từ của ngân hàng, khách hàng phải thông báo ngay quyết định của mình hoặc chấp nhận sai sót và thanh toán L/C hoặc không chấp nhận sai sót ngay trên bản thông báo sai sót chứng từ của ngân hàng.
Nếu thanh toán L/C dựa trên điện đòi tiền thì khi thanh toán viên đã nhận được điện đòi tiền phải kiểm tra tính xác thực của bức điện thông qua trụ sở chính. Sau đó, thanh toán viên lập điện MT202 để thanh toán cho ngân hàng thương lượng. Nếu chứng từ có sai sót, trong vòng 3 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ, thanh toán viên gửi điện từ chối thanh toán cho ngân hàng thương lượng.
- Bước 5: Kí hậu vận đơn/ bảo lãnh nhận hàng/ ủy quyền nhận
hàng/ giao chứng từ cho khách hàng
Khi khách hàng yêu cầu chi nhánh kí hậu vận đơn/ phát hành bảo lãnh/ nhận hàng/ phát hành giấy ủy quyền nhận hàng hoặc giao chứng từ cho khách hàng, khách hàng phải nộp giấy đề nghị cho phòng khách hàng doanh nghiệp. Phòng khách hàng doanh ngiệp có trách nhiệm lập tờ trình Giám đốc hoặc phó Giám đốc chi nhánh phê duyệt ngay trên giấy đề nghị của khách hàng.
Trường hợp chi nhánh đã nhận được chứng từ:
Chi nhánh kí hậu vận đơn (trường hợp vận đơn lập theo lệnh của chi nhánh) hoặc ủy quyền của khách hàng đi nhận hàng (trường hợp vận đơn giao đích danh chỉ ra chi nhánh là người nhận hàng) hoặc giao chứng từ cho khách hàng sau khi khách hàng đã làm đủ các thủ tục nộp tiền thanh toán hoặc kí giấy nợ (kí giấy nợ trong trường hợp vay vốn NHCT hoặc chưa nộp đủ tiền thanh toán bộ chứng từ). Việc hạch toán tiền vay có tính lãi được thực hiện kể từ ngày thanh toán cho ngân hàng thương lượng.
Trường hợp chi nhánh chưa nhận được chứng từ:
Đối với L/C trả ngay: trước khi chi nhánh kí hậu vận đơn hoặc ủy quyền cho khách hàng đi nhận hàng hoặc phát hành bảo lãnh nhận hàng, khách hàng phải nộp đủ khoản tiền tương đương với trị giá lô hàng phải thanh toán hoặc kí giấy nợ với ngân hàng (trường hợp khách hàng vay vốn ngân hàng hoặc không
34
nộp đủ tiền thanh toán cho bộ chứng từ), hạch toán và tính lãi kể từ ngày thanh toán cho ngân hàng thương lượng.
Đối với L/C trả chậm: bộ phận thanh toán xuất nhập khẩu chỉ kí hậu vận đơn hoặc ủy quyền nhận hàng khi nhận được giấy đề nghị kí hậu vận đơn hoặc ủy quyền nhận hàng hoặc phát hành bảo lãnh nhận hàng kiêm giấy chấp nhận thanh toán và cam kết thanh toán vào ngày đáo hạn của khách hàng đã được phòng khách hàng kí đồng ý và được giám đốc chi nhánh hoặc người được ủy quyền phê duyệt.
Trường hợp chi nhánh đã phát hành bảo lãnh nhận hàng khi chưa có vận đơn, khi nhận được chứng từ, chi nhánh chỉ trao bản gốc vận đơn cho khách hàng với điều kiện khách hàng phải cam kết bằng văn bản về việc trả lại bản gốc thư bảo lãnh nhận hàng và bồi thường cho ngân hàng những thiệt hại phát sinh từ việc ngân hàng trao trả bản gốc vận đơn cho khách hàng, sau khi đã lấy lại bản gốc thư bảo lãnh cho ngân hàng và lấy lại cam kết.
- Bước 6: theo dõi tài trợ cho L/C nhập khẩu:
Đối với L/C được tài trợ bằng vốn vay của NHCTCT khi phát hành L/C:
Trước khi kí hậu vận đơn/ủy quyền nhận hàng/phát hành bảo lãnh nhận hàng hoặc giao chứng từ cho khách hàng hoặc khi nhận được điện đòi tiền (trường hợp cho phép đòi tiền bằng điện), hoặc khi nhận được chứng từ phù hợp với L/C, bộ phận thanh toán xuất nhập khẩu phải thông báo ngay cho phòng khách hàng doanh nghiệp biết để yêu cầu khách hàng kí giấy nhận nợ vay, hạch toán tiền vay và tính lãi từ thời điểm thanh toán L/C, đảm bảo tài khoản trung gian giữa tài trợ thương mại và cho vay không được dư nợ cuối ngày làm việc.
Đối với L/C thanh toán bằng nguồn vốn vay của khách hàng:
Trước khi kí hậu vận đơn/ủy quyền nhận hàng/phát hành bảo lãnh nhận hàng hoặc giao chứng từ cho khách hàng hoặc khi nhận được điện đòi tiền (trường hợp cho phép đòi tiền bằng điện), hoặc khi nhận được chứng từ phù hợp với L/C, nếu khách hàng không có đủ tiền thanh toán, bộ phận thanh toán xuất nhập khẩu phải thông báo ngay cho phòng khách hàng doanh nghiệp biết để yêu cầu khách hàng kí giấy nhận nợ vay bắt buộc.
Trường hợp chứng từ phù hợp, chi nhánh phải thanh toán cho ngân hàng thương lượng nhưng khách hàng không nhận chứng từ và không kí giấy nợ, chi nhánh có quyền tự ghi nợ tài khoản tiền vay của khách hàng.
35
Phòng khách hàng có trách nhiệm thu nợ và theo dõi việc trả nợ của khách hàng.
- Bước 7: đóng hồ sơ và lưu hồ sơ L/C nhập khẩu:
Việc đóng hồ sơ L/C nhập khẩu được thực hiện như sau:
+ L/C nhập khẩu được hủy bỏ
+ L/C thanh toán, số dư còn lại ít và người bán không giao hàng tiếp. + L/C hết hiệu lực
+ Bị từ chối thanh toán và bộ chứng từ đã gửi trả lại ngân hàng thương lượng
Việc hủy bỏ L/C phải được các bên tham gia đồng ý và việc giải tỏa tiền kí quỹ chỉ được thực hiện sau khi L/C đã được các bên liên quan xác nhận đồng ý hủy và khách hàng cam kết với NHCT về các dịch vụ cung ứng liên quan đến L/C được hủy bỏ.
Lưu hồ sơ L/C:
+ Hồ sơ mở L/C hay sửa đổi L/C của khách hàng
+ Giấy đề nghị mở L/C hoặc giấy đề nghị mở kiêm cam kết sử dụng vốn vay hoặc giấy đề nghị mở L/C kiêm cam kết thanh toán, giấy đề nghị sửa đổi L/C.
+ Tờ trình mở L/C hay sửa đổi L/C đã được phê duyệt + Hợp đồng kinh tế
+ Hợp đồng ủy thác (nếu có)
+ Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu có)
+ Giấy nhận nợ (trường hợp cho vay bắt buộc)
+ Các bức điện giao dịch và các giấy tờ khác có liên quan.
Cuối cùng toàn bộ hồ sơ L/C được chuyển lại cho thanh toán viên lưu giữ và xử lí như sau: Lưu hồ sơ L/C, chứng từ trả cho khách hàng và lưu chứng từ kế toán.
Nhận xét:
Nhìn chung, quy trình thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tại ngân hàng Công thương Việt Nam chi nhánh Cần Thơ nêu trên là rất chặt chẽ và hợp lí, trong quá trình thanh toán các kiểm soát viên và thanh toán viên luôn tuân thủ, thực hiện đúng trình tự và quy định nên hạn chế được tối thiểu những rủi ro có thể xảy ra đối với ngân hàng và khách hàng. Đồng
36
thời cam kết cho nhà xuất khẩu sẽ được thanh toán tiền hàng và nhà nhập khẩu sẽ nhận được hàng hóa nếu nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu thực hiện đúng quy trình trên và xuất trình được đầy đủ và chính xác bộ chứng từ.
