- Bước 1: Nhận L/C hoặc sửa đổi L/C
Thanh toán viên tiếp nhận L/C hoặc sửa đổi L/C của khách hàng bằng các phương thức sau: Truyền qua SWIFT, nhận qua TELEX, được chuyển đến bằng thư. Nếu bức điện bị lỗi, thư bị mờ hoặc bị rách thì thông báo ngay cho Ngân hàng phát hành yêu cầu chuyển phát lại. Trường hợp L/C và sửa đổi L/C đã đầy đủ nội dung nhưng Ngân hàng mới gửi điện gửi tiếp thư xác nhận thì chi nhánh chuyển bản xác nhận đó cho khách hàng mà không chịu trách nhiệm kiểm tra nội dung.
- Bước 2: Thông báo L/C, sửa đổi L/C, L/C từ chối thông báo
Thông báo L/C, thông báo sửa đổi L/C: Kiểm soát viên kiểm tra nội dung L/C hoặc nội dung sửa đổi đối chiếu với bản thông báo L/C hoặc thông báo sửa đổi L/C do thanh toán viên lập. Đồng thời xem xét các điều khoản của L/C hoặc sửa đổi L/C, tư vấn cho khách các điều khoản khó thực hiện hoặc có thể mang rủi ro cho người hưởng hoặc cho ngân hàng tài trợ để yêu cầu sửa đổi L/C kịp thời.
Từ chối thông báo: NH từ chối thông báo những L/C không xác định được tính chân thực bề ngoài hoặc NHCT từ chối thông báo sửa chữa.
- Bước 3: Kiểm tra, gửi chứng từ đi đòi tiền
Kiểm tra chứng từ: thanh toán viên cần kiểm tra chứng từ sau:
Kiểm tra để đảm bảo rằng L/C bản gốc và các bản gốc sửa đổi liên quan đã được xác thực.
Kiểm tra số lượng, loại chứng từ đối chiếu với phiếu xuất trình chứng từ kiêm bảng kê chứng từ của khách hàng và quy định trong L/C.
29
Kiểm tra nội dung trên từng loại chứng từ bảo đảm phù hợp với các điều khoản và điều kiện quy định trong L/C.
Kiểm tra sự thống nhất của các chứng từ.
Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP 600 của ICC.
Nếu L/C thanh toán nhiều lần thì mỗi lần khách hàng xuất trình chứng từ, thanh toán viên phải ghi rõ từng lần thanh toán trên mặt của bản gốc thông báo L/C và bản gốc L/C, ghi số tham chiếu của NH.
Gửi chứng từ đi đòi tiền: trước khi gửi chứng từ đi đòi tiền, thanh toán
viên phải thực hiện một số công việc sau: thư đòi tiền kiêm bảng kê chứng từ
của chi nhánh; Bộ chứng từ xuất trình theo L/C;Photo bộ chứng từ hoặc Scan
chứng từ để lưu trữ.
Trường hợp chứng từ thất lạc trên đường đi thì NH không chịu trách nhiệm mà chỉ cung cấp những thông tin liên quan đến việc gửi chứng từ. Trường hợp khách hàng yêu cầu NH hỗ trợ, NH có thể thông báo cho ngân hàng được chỉ định trả tiền việc mất chứng từ và các thông tin khác tùy theo yêu cầu của khách hàng (có thể đề nghị thanh toán bằng bộ chứng từ bản sao).
- Bước 4: Theo dõi và tra soát việc thanh toán chứng từ hàng xuất
Trường hợp đòi tiền bằng điện: sau 3-5 ngày, nếu chi nhánh không nhận được báo có phải tra soát Ngân hàng nhận điện. Trường hợp bộ chứng từ gửi đi đòi tiền sau 10 ngày mà không có hồi âm, chi nhánh có trách nhiệm lập điện tra soát gửi Ngân hàng nhận chứng từ (Điện MT799 nếu ngân hàng nhận điện có SWIFT KEY với NHCTVN), sau đó không có câu trả lời thì liên tiếp 3-5 ngày một lần điện tra soát cho đến khi nhận được trả lời tư Ngân hàng nước ngoài.
- Bước 5: Thanh toán L/C xuất khẩu
Kiểm soát viên in các Điện báo có MT202 về thanh toán L/C xuất khẩu và chuyển cho thanh toán viên. Thanh toán viên thực hiện báo có cho khách hàng, thu phí dịch vụ, phí gửi chứng từ, thu nợ, thu lãi chiết khấu và thuế VAT. Cuối cùng, toàn bộ hồ sơ L/C được chuyển lại cho thanh toán viên lưu giữ và xử lí như sau: Lưu hồ sơ L/C, chứng từ trả cho khách hàng và lưu chứng từ kế toán.
- Bước 6: Đóng hồ sơ bộ chứng từ L/C xuất
Phải ghi rõ một trong các lí do để đóng hồ sơ như sau: + Bộ chứng từ đã được thanh toán
30
+ Chuyển sang hình thức thanh toán khác.
Hủy L/C khi nhận được chỉ thị hủy L/C đã được sự chấp thuận của các bên tham gia.
- Bước 7: Lưu trữ chứng từ L/C hàng xuất khẩu
Lưu hồ sơ L/C bao gồm:
+ Hồ sơ sửa đổi L/C của khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Các bức điện giao dịch và các giấy tờ khác có liên quan.
Cuối cùng, toàn bộ hồ sơ L/C được chuyển lại cho thanh toán viên lưu giữ và xử lí như sau: Lưu hồ sơ L/C, chứng từ trả cho khách hàng và lưu chứng từ kế toán.