Nhằm đảm bảo tính khoa học hơn trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng như làm tròn nghĩa vụ của kế toán là cung cấp và xử lý thông tin, hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần đáp ứng các yêu cầu sau:
• Kiến nghị thứ nhất, về khoản công nợ phải thu của khách hàng:
* Đối với các khoản nợ phải thu của khách hàng, kế toán nên tiến hành phân loạị các khoản nợ theo mối quan hệ với từng khách hàng, trên cơ sở đó có được chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý.
- Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên, thân thiết, thời hạn chiết khấu thanh toán thường dài hơn từ 45 – 50 ngày.
- Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch không thường xuyên, thời hạn chiết khấu thanh toán là 15 ngày.
* Số tiền chiết khấu thanh toán được trích theo tỷ lệ 1 % trên tổng giá thanh toán.
* Về hạch toán chiết khấu thanh toán: Khi phát sinh chiết khấu thanh toán, kế toán sử dụng TK 635 – Chi phí tài chính để hạch toán.
• Kiến nghị thứ hai, về sổ và hình thức sổ:
Các phiếu kế toán kết chuyển cuối kỳ nên đánh số thứ tự để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu.
Thiết kế thêm một số mẫu sổ chi tiết hơn để phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty.
• Kiến nghị thứ ba, về việc tổ chức công tác kế toán quản trị:
Để thực hiện các giải pháp tổ chức thông tin KTQT phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý dễ dàng trong việc ra quyết định một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác thì công ty cần tổ chức bộ máy kế toán quản trị. Theo quy mô và điều kiện thực tế của công ty, công ty có thể lựa chọn mô hình kết hợp giữa KTTC và KTQT là phù hợp nhất. Tổ chức kết hợp KTTC và KTQT theo từng phần hành kế toán, kế toán viên theo dõi phần hành nào thì sẽ tổng hợp cả KTTC và KTQT phần hành đó. Công ty cần chú trọng công tác quản trị doanh nghiệp:
Tổ chức sắp xếp, điều chỉnh và hoàn thiện tổ chức quản lý kinh doanh của công ty phù hợp với điều kiện mới.
Tổ chức bồi dưỡng kiến thức về KTQT cho các cán bộ kế toán cũng như các cán bộ quản lý.
Thiết lập và xây dựng mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng của công ty trong thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin liên quan đến KTQT.
Công ty cần quản lý chuyên sâu số liệu theo các hoạt động: bán hàng, doanh thu, chi phí, lãi lỗ, khách hàng... phục vụ hiệu quả nhất cho công tác quản trị tài chính doanh nghiệp.
Công ty cần phải tổ chức kế toán chi tiết theo từng khoản doanh thu, từng đối tượng khách hàng, từng nhóm mặt hàng... Ngoài ra có thể lập một số loại báo cáo phục vụ cho yêu cầu quản trị:
- Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng
- Báo cáo kết quả kinh doanh từng mặt hàng
- Phân tích bán hàng theo thời gian
- Báo cáo tổng hợp đơn hàng
- Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, nhóm khách hàng, hoạt động.
• Kiến nghị thứ tư, về phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho:
Việc tính trị giá TP, HH xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ tức là đến cuối tháng mới có số liệu ghi chép giá trị TP,HH xuất kho. Theo phương pháp này thì đơn giản nhưng độ chính xác không cao, hơn nữa,
công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng công việc quyết toán nói chung. Mặt khác do công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nên để phù hợp với điều kiện hiện tại và để theo dõi chặt chẽ hơn tình hình biến động TP,HH cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị thì công ty nên sử dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Theo phương pháp này, với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán cho phép tính được đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập (hay đơn giá bình quân trước mỗi lần xuất kho), như vậy khắc phục được nhược điểm của phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Hơn nữa, công ty đang sản xuất theo đơn đặt hàng nên khi áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn có thể tính được giá TP ngay khi đơn đặt hàng hoàn thành mà không chờ đến cuối tháng.
• Kiến nghị thứ năm, về việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Để đảm bảo hoạt động một cách tốt nhất thì công ty nên lập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, sử dụng tài khoản 139 - Dự phòng nợ phải thu khó đòi. Do vậy, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là cần thiết, tránh những tổn thất có thể xảy ra, đảm bảo tình hình tài chính của công ty.
Mặt khác, việc sử dụng tài khoản 139 - Dự phòng nợ phải thu khó đòi là việc công ty đang quán triệt nguyên tắc thận trọng. Phải thu khó đòi là các khoản phải thu là vì lý do nào đó mà khách hàng nợ không có khả năng thanh toán đúng thời hạn, đầy đủ như: Khách hàng nợ bị phá sản, thiên tai, mất khả năng thanh toán...trong kỳ kế hoạch.
Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính như các khoản dự phòng khác. Lập dự phòng phải theo đúng cơ chế TC hiện hành (TT228 ngày 7/12/2009) và quy định của Pháp luật.
Đối tượng lập dự phòng:
+ Các khoản nợ phải có chứng từ gốc, đối chiếu về số tiền còn nợ. + Có đủ căn cứ xác nhận là khoản nợ phải thu khó đòi
Nợ phải thu quá hạn ghi trên HĐ kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ
Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể
Theo quy định mới tại Thông tư 13 về mức trích lập dự phòng đối với nợ phải thu khó đòi:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn dưới 1 năm
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 đến dưới 3 năm Các khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên thì xử lý như nợ phải thu không có khả năng đòi được.
Sơ đồ 3.1: Trình tự kế toán TK 139
Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
TK 642 (2) (1) TK 139 TK 642 TK 131, 138
(1) Dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, số chênh lệch được hoàn nhập.
(2) Cuối kỳ, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi. Nếu số dự phòng cần trích lập năm nay lớn hơn số đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch là số dự phòng cần trích lập thêm.
(3) Xoá nợ khi xác định các khoản nợ phải thu thực sự không đòi được Như vậy, nếu công ty tiếp tục phát huy được những ưu điểm vốn có và có những biện pháp khắc phục được những tồn tại trên thì công tác kế toán nói chung của công ty sẽ thực sự phát huy được những vai trò vốn có của mình, góp phần vào sự phát triển và thành công của toàn công ty.
Ví dụ: Dựa theo hóa đơn bán hàng số 000640 ngày 1/12/2010 Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tân Á bán hàng cho Công ty T:
+ Bồn inox 1500Đ : số lượng 15 cái, đơn giá: 3triệu, thành tiền: 45triệu. + Bình nước nóng R20: số lượng: 10 cái, đơn giá: 1.5 triệu, thành tiền: 15 triệu.
Cộng tiền hàng : 60triệu, thuế suất GTGT: 10%, tiền thuế GTGT: 6triệu. Tổng cộng tiền thanh toán: 66 triệu
Công ty T chưa trả tiền và cam kết sẽ trả nợ vào ngày 1/4 /2011. Nhưng đến 2/10/2011 Công ty T vẫn chưa trả nợ tiền hàng cho Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tân Á. Như vậy thời gian quá hạn là 6 tháng.
Kế toán phải căn cứ vào giấy ghi nợ, thời hạn nợ và tính khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Đồng thời kế toán thực hiện bút toán:
Nợ TK 642 19.8
Có TK 139 19.8
• Kiến nghị thứ sáu, về khoản chiết khấu thương mại:
Khoản chiết khấu thương mại nên tách riêng ra khỏi giá và hạch toán riêng để khách hàng thấy được chính sách khuyến khích bán hàng của công ty. Từ đó thúc đẩy quá trình bán hàng nhanh hơn.
• Kiến nghị thứ bảy, về phần mềm kế toán áp dụng:
Để khắc phục những mặt hạn chế của phần mềm kế toán Fast cũng như khắc phục các hạn chế trong công tác kế toán của doanh nghiệp, Công ty có thể nghiên cứu để áp dụng một phần mềm kế toán tốt hơn như phần mềm ERP. ”ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ, giúp doanh nghiệp hay các tổ chức có thể quản lý các nguồn lực và tác nghiệp một cách hiệu quả nhất.Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự - tiền lương, quản trị sản xuất...song song, độc lập nhau thì ERP gộp tất cả phần mềm vào một gói phần mềm duy nhất và giữa các chức năng có sự liên thông với nhau”. Phần mềm này đã được áp dụng thành công ở một số đơn vị như: Tổng công ty bia rượu nước giải khát Hà Nội, Công ty Xi măng hoàng thạch, Tổng công ty phân đạm và hóa chất dầu khí...
Ưu điểm của phần mềm ERP: ngoài những ưu điểm giống các phần mềm kế toán như Fast, Misa, Effect, Cads,...phần mềm này còn có những tính năng vượt trội như: độ chính xác cao, nhập xuất dữ liệu linh hoạt, giao diện thân thiện dễ sử dụng, hệ thống tài khoản linh hoạt, tính bảo mật cao, có tính năng kết nối online với các chi nhánh, có thể hợp nhất báo cáo của các
đơn vị thành viên, tự động hóa các quy trình quản lý, cung cấp thông tin kịp thời cho các lãnh đạo cấp cao của công ty....
Phần mềm ERP có nhiều mặt ưu điểm so với các phần mềm kế toán khác. Tuy nhiên, để có thể áp dụng được phần mềm này thì còn nhiều mặt khó khăn như: Do đây là phần mềm của nước ngoài nên khi áp dụng vào các Công ty của Việt Nam sẽ gặp khó khăn trong việc chuyển đổi ngôn ngữ, chi phí quản lý cao, đòi hỏi đội ngũ nhân viên có năng lực cao và giỏi ngoại ngữ.
• Kiến nghị thứ tám, về một số biện pháp nhằm thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa:
Không ngừng cải tiến mẫu mã, chất lượng sản phẩm, làm tăng sức canh tranh của sản phẩm.
Công ty nên có các phương án marketing hợp lý như các chiến lược quảng cáo, tiếp thị phù hợp giúp cho mọi người biết đến công ty và tạo uy tín, thương hiệu cho công ty. Đặc biệt nên có các chiến lược quảng cáo cho những sản phẩm có tính vượt trội, mang tính công nghệ cao như bình NLMT để nhiều người biết đến.Từ đó, Công ty có thể bán được nhiều sản phẩm hơn, mang lại doanh thu cho công ty
Công ty cần quan tâm, chú trọng hơn nữa đến các hoạt động sau bán hàng, các dịch vụ chăm sóc khách hàng như bảo hành sản phẩm miễn phí định kỳ, thành lập hội các khách hàng quen thuộc và các lợi ích của các khách hàng này, xây dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững với các khách hàng có tiềm năng.
Như vậy, nếu công ty tiếp tục phát huy được những ưu điểm vốn có và có những biện pháp hạn chế, khắc phục được những tồn tại trên thì công tác
những vai trò vốn có của mình, góp phần vào sự phát triển và thành công của công ty.
Trên đây là một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà em rút ra được sau thời gian nghiên cứu thực tế tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Tân Á. Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán cần phát huy những ưu điểm đã đạt được đồng thời không ngừng khắc phục những thiếu sót. Điều này đòi hỏi không chỉ có sự cố gắng nỗ lực của phòng kế toán mà còn đòi hỏi sự quan tâm chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty.
KẾT LUẬN
Tổ chức công tác kế toán nói chung, tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng có ý nghĩa rất to lớn đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Đây là chỉ tiêu phản ánh chất lượng họat động của doanh nghiệp. Vì thế để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì việc không ngừng hoàn thiện công tác kế toán đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng không chỉ là mối quan tâm hàng đầu mà còn là yêu cầu cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.
Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tân Á, đi sâu tìm hiểu đề tài, được sự quan tâm, nhiệt tình giúp đỡ của thầy giáo, cô giáo trong bộ môn và các anh chị phòng Kế toán của công ty đã giúp em nắm bắt được thực tế, vận dụng được những kiến thức đã học ở trường vào thực tiễn. Trên cơ sở đó, em đã phân tích một số ưu nhược điểm và mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất với mong muốn góp phần nhỏ vào việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty.
Mặc dù đã đi sâu tìm hiểu nhưng do trình độ và kinh nghiệm thực tế của bản thân còn nhiều hạn chế, những ý kiến đề xuất chủ yếu dựa vào lý thuyết được học nên Luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các thầy giáo, cô giáo và các cán bộ phòng kế toán để em bổ sung và hoàn thiện hơn nữa cho Luận văn tốt nghiệp của mình.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn GS, TS, NGND NGÔ THẾ CHI, cùng toàn thể các anh chị phòng Kế toán ở Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tân Á đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành Luận văn tốt nghiệp này.
Nguyễn Thị Hoa Phượng
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Giáo trình kế toán tài chính – Nhà xuất bản tài chính năm 2010
Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/QĐ-BTC , Thông tư số 20/TT –BTC ,Thông tư số 21/TT – BTC ngày 20/03/2006 Chuẩn mực kế toán Việt Nam
Website: http:// www.hvtc.edu.vn
Website: http:// www.Webketoan.com
Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp.
Website: http:// www.Tailieu.vn
Các tài liệu, sổ sách báo cáo của Công Ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Á
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ tên giảng viên hướng dẫn: GS, TS, NGND NGÔ THẾ CHI Nhận xét luận văn tốt nghiệp
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoa Phượng
Lớp : CQ 46/ 21.01 Khoa kế toán
Đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty TNHH Sản Xuất và Thương Mại Tân Á.
NHẬN XÉT ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… Điểm: - Bằng số Bằng chữ Người nhận xét ( Ký và ghi rõ họ tên )
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN
Họ tên giảng viên phản biện:
Nhận xét luận văn tốt nghiệp
Sinh viên: Nguyễn Thị Hoa Phượng
Lớp : CQ 46/ 21.01 Khoa kế toán
Đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả