kiện áp dụng kế toán máy
Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện kế toán máy.
* Tổ chức mã hoá thông tin các đối tượng quản lý.
Để tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính, một trong các công việc quan trọng là tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý theo ngôn ngữ máy.
Máy vi tính là một công cụ hiện đại, ứng dụng được trong hầu hết các lĩnh vực, tuy nhiên máy vi tính chỉ xử lý được các thông tin theo một chương trình đã cài đặt sẵn trong máy (đó là phần mềm). Vì vậy khi ứng dụng phần mềm sử dụng cho công tác kế toán cần thiết phải mã hoá các đối tượng quản lý như: bộ phận, phân xưởng, vật tư, sản phẩm, hàng hoá…Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Mã hoá các đối tượng cần quản lý cho phép phần mềm nhận diện chính xác, phản ánh trung thực tình hình biến động về tài sản, nguồn vốn và lao động của doanh nghiệp.
* Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.
Hạch toán ban đầu là công tác quan sát, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị đảm bảo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc phản ánh, kiểm tra thông tin kế toán.
Để đảm bảo việc hạnh toán ban đầu được chính xác, kịp thời thì việc tổ chức hệ thống chứng từ và luôn chuyển chứng từ phải được thực hiện tốt và đúng trình tự. Nó bao gồm các vấn đề sau:
- Hoàn thiện việc lập chứng từ ban đầu - Phân loại và mã hoá chứng từ
- Kiểm tra chứng từ sử dụng cho máy vi tính
- Tổ chức luân chuyển, xử lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Tài khoản kế toán là cách thức phân loại các đối tượng kế toán theo các tiêu thức nhất định nhằm ghi chép, phản ánh, và kiểm tra thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể.
Hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp là bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong toàn bộ hệ thống kế toán doanh nghiệp. Tất cả doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế đều phải thực hiện thống nhất việc áp dụng hệ thống tài khoản này. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp việc sử dụng hệ thống tài khoản này là chưa đủ doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống (danh mục) các tài khoản kế toán chi tiết để đáp ứng nhu cầu quản lý riêng có của từng doanh nghiệp.
* Lựa chọn vận dụng hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán.
Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm: loại sổ, kết cấu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ để ghi chép các chứng từ kế toán theo một trình tự nhất định nhằm thực hiện một cách tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của kế toán.Trong các doanh nghiệp hiện nay có 4 hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán: Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung.
- Hình thức kế toán được lựa chọn không bao gồm các mẫu sổ quá phức tạp.
- Hình thức kế toán được lựa chọn phải thuận lợi với việc lập trình và việc phân quyền sử dụng.
- Hình thức kế toán được lựa chọn phải hạn chế được các hiện tượng trùng lặp trong việc nhập số liệu.
* Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Sản phẩm cuối cùng của quy trình xử lý thông tin kế toán trên máy vi tính là các báo cáo kế toán. Các báo kế toán có được bởi thao tác in ấn các báo cáo kế toán sau khi đã thực hiện việc xử lý dữ liệu, kết chuyển và phân bổ.
* Tổ chức tốt công tác kiểm tra kế toán.
Để đảm bảo công tác kế toán cho doanh nghiệp thực hiện đúng các yêu cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình nhằm cung cấp thông tin một cách chính xác trung thực, minh bạch, công khai và chấp hành tốt chính sách chế độ của Nhà Nước thì cần thiết phải tổ chức tốt công tác kiểm tra kế toán ở các doanh nghiệp và thực hiện theo các nội dung sau:
- Kiểm tra phần cứng thiết vị máy tính và phát hiện lỗi có thể xảy ra - Kiểm tra quyền thâm nhập hệ thống.
CHƯƠNG 2.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG
TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TÂN Á 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH sản xuất và thương mại Tân Á
2.1.1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của đơn vị
Tên đơn vị : Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Tân Á Tên giao dịch: Tan A Trade and Production Co., Ltd
Giám đốc: Nguyễn Thị Mai Phương. Mã số thuế: 0100366248
Điện thoại: +84-04-36535496 Số máy Fax: +84-04-36435496
Địa chỉ: Số 4 Bích Câu - Đống Đa - Hà Nội
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Hình thức sở hữu vốn: Tư nhân
Lĩnh vực kinh doanh: sản xuất kinh doanh hàng tiêu dùng bằng Inox Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Tân Á được chính thức thành lập từ 28/11/1992, với tổng số vốn điều lệ là 760 tỷ đồng. Trải qua 20 năm xây dựng và phát triển từ một công ty chỉ có 30 lao động,trang thiết bị nghèo nàn, sản xuất đơn chiếc. Nhưng qua quá trình xây dựng và phát triển đến nay công ty đã trở thành một tập đoàn lớn có tầm cỡ với 7 nhà máy ở Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hưng
Bồn chứa nước bằng INOX, bồn chứa nước bằng nhựa, ống thép các loại, chậu rửa bằng Inox, đồ gia dụng bằng nhựa, bồn tắm, bình nước nóng, sen vòi và thiết bị phòng tắm. Ngoài ra còn sản xuất và kinh doanh vật liệu, sơn trang trí nội thất, ngoại thất với những sản phẩm kỹ thuật cao và đồng bộ để phục vụ cho các ngành xây dựng, các ngành công nghiệp, và trang trí nội thất chung cư nhà ở....với dây truyền sản xuất hiện đại cho ra đời những sản phẩm có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, giá thành hợp lý luôn được người tiêu dùng bình chọn là sản phẩm có chất lượng cao.
Với những thành quả và cung cách sản xuất phục vụ khách hàng. Công ty TNHH SX & TM Tân Á sản xuất nhiều mặt hàng đạt chất lượng vượt trội để phục vụ người tiêu dùng ngày càng tốt hơn nhất là thị trường có nhu cầu chất lượng càng cao như hiện nay
Năm 1993 : DN bắt đầu đi vào sản xuất ổn định các sản phẩm chính: Bồn chứa nước bằng INOX và Bồn nhựa đa chức năng.
Năm 2001: Nghiên cứu sản phẩm ống INOX, Bình nước nóng năng lượng mặt trời và đầu tư máy móc, thiết bị xây dựng nhà xưởng tại khu công nghiệp Vĩnh Tuy và trụ sở chính của công ty.
Năm 2002: DN cho ra đời sản phẩm ống INOX.
Năm 2003: DN đầu tư xây dựng nhà máy tịa tỉnh Hưng Yên để mở rộng sản xuất, cho ra đời sản phẩm mới.
Năm 2004: Chế tạo thành công sản phẩm mới: Bình nước nóng năng lượng mặt trời mang nhãn hiệu Sunflower- Hoa Hướng Dương.
Năm 2005: Nhà máy Tân Á – Hưng Yên chính thức đi vào sản xuất và sản xuất thành công hai sản phẩm mới là Chậu rửa Inox Rossi và Bình nước nóng Rossi sản xuất theo tiêu chuẩn công nghệ Italy.
Năm 2006 công ty đầu tư mở rộng nhà máy Tân Á- Đà Nẵng sẽ là nguồn cung cấp sản phẩm Tân Á cho toàn bộ khu vực Miền Trung, đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của khách hàng tại khu vực này.
Năm 2007 đầu tư vào khu vực Đăkông và nhà máy sản xuất sơn ở Hưng Yên.
Qua 20 năm đi vào sản xuất kinh doanh và phát triển, công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Tân Á đã cho ra thị trường nhiều sản phẩm mang tính xã hội cao, được nhiều người tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao nhiều năm liên tục
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sxkd tại đơn vịSơ đồ 2.1 : Sơ đồ bộ máy hoạt động kinh doanh Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ bộ máy hoạt động kinh doanh
Phân xưởng sx sơn Phân xưởng sx bồn Phân xưởng sx chậu Phân xưởng sx sen vòi Phân xưởng sx năng lượng Phân xưởng sx bình Công ty TNHH SX và TM Tân Á Nhà máy sản xuất Đà Nẵng Nhà máy sản xuất Hưng Yên Nhà máy sản xuất TPHCM Nhà máy sản xuất Đăknông
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Hội đồng thành viên công ty Tân Á (chủ tịch hội đồng thành viên) Tổng giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính Phòng vật tư
Trung tâm phân phối hàng hóa
Giám đốc sx Giám đốc kinh
doanh Nhà máy SX bồn chứa Phân xưởng SX bồn Nhà máy SX đồ gia dụng Phân xưởng SX đồ gia dụng nhà máy SX sơn Phân xưởng SX sơn Phó giám đốc kinh doanh bồn Phó giám đốc kinh doanh đồ giadụng Phó giám đốc kinh doanh sơn Bộ phận kinh doanh sp Bộ phận kinh doanh sp Bộ phận kinh doanh sp Phòng bảo hành Phòng marketing
Hội đồng thành viên công ty Tân Á (Chủ tịch hội đồng thành viên) là hội đồng cao nhất trong công ty có quyết định đến vấn quan trọng đối với công ty như: quyết định đến vấn đề sáp nhập, giải thể công ty.
Tổng Giám đốc: Có quyền lực cao nhất trong công ty là người đại diện hợp pháp của công ty. Giám đốc và các phòng ban là người giúp việc trực tiếp cho tổng giám đốc.
Giám đốc sản xuất: Có trách nhiệm điều hành hoạt đồng sản xuất của công ty và là người chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về kết quả sản xuất của công ty.
Giám đốc kinh doanh: Có trách nhiệm điều hành hoạt động kinh doanh của công ty và là người chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về kết quả kinh doanh của công ty.
Phòng tài chính kế toán: Có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc quản lý và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán, hạch toán thống nhất và phòng tài chính kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc công ty.
Phòng tổ chức hành chính: có chức năng tham mưu cho tổng giám đốc về các lĩnh vực: tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, hành chính, đào tạo, phục vụ, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước và chăm sóc sức khỏe người lao động, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc.
Phòng kỹ thuật: có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc về tổ chức quản lý về các lĩnh vực khoa học- kỹ thuật, công nghệ và môi
Phòng marketing: có chức năng thực hiện việc giao nhận, tìm kiếm và khai thác thị trường.
Phòng vật tư: có nhiệm vụ mua và tiếp nhận nguyên, nhiên vật liệu để phục vụ quá trình sản xuất.
Phòng bảo hành: có nhiệm vụ bảo hành sản phẩm đối với khách hàng trong thời kỳ sản phẩm còn thời hạn được bảo hành.
Các phó giám đốc kinh doanh: Chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc kinh doanh.Các phó giám đốc kinh doanh sẽ trực tiếp quản lý các bộ phận kinh doanh sản phẩm tại các chi nhánh.
Các nhà máy sản xuất: gồm các phân xưởng sản xuất, sản xuất ra các mặt hàng của Công ty. Các nhà máy chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc sản xuất.
Các Chi nhánh tại các tỉnh thành: là đại diện cho Công ty tại địa phương. Có nhiệm vụ bán hàng, phát triển các sản phẩm của Công ty tại địa phương. Các chi nhánh chịu sự quản lý trực tiếp của các phó giám đốc
2.1.3. Đặc điểm chung tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ bộ máy kế toán tại đơn vị
Nhiệm vụ của từng phòng ban trong bộ máy kế toán
Kế toán trưởng là người giúp Tổng giám đốc giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, là người chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các thông tin kế toán hiện đang áp dụng tại công ty. Kế toán trưởng có chức năng tổ chức mọi hoạt động kế toán của công ty thuộc phạm vi và quyền hạn của mình, thu thập mọi tài liệu liên quan đến các tài liệu công tác kế toán để lập các báo cáo kế toán hàng năm, hàng quý.
Bộ phận kế toán công nợ phải trả Bộ phận kế toán vật tư Bộ phận kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Bộ phận kế toán công nợ phải thu Kế toán trưởng Bộ phận kế toán thuế Bộ phận kế toán bán hàng
Nhân viên thống kê tại các chi nhánh, các nhà máy trực thuộc
Bộ phận kế toán tổng hợp
Bộ phận kế toán tổng hợp có nhiệm vụ giúp việc, cố vấn cho kế toán trưởng chỉ đạo việc thực hiện hoạch toán và tổng hợp số liệu kế toán từ các phần hành kế toán chi tiết vào Sổ cái, lập các báo cáo tài chính.
Bộ phận kế toán bán hàng: Có trách nhiệm tập hợp, tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ và kịp thời các dữ liệu tại các chi nhánh từ nhập xuất hàng hóa, báo cáo bán hàng, công nợ phải trả. Từ đó kế toán bán hàng công nợ của công ty đối chiếu với số liệu để lên công nợi cho từng đối tượng khách hàng.
Bộ phận kế toán thuế: Có trách nhiệm tập hợp hóa đơn đầu vào và đầu ra của công ty để hoàn thành trách nhiệm nộp thuế với cơ quan Nhà nước.
Bộ phận kế toán công nợ phải thu: Có trách nhiệm theo dõi lượng hàng bán ra tại các chi nhánh để lên công nợ chi tiết cho từng đối tượng khách hàng giúp công ty thu hồi được vốn nhanh nhằm duy trì bộ máy tổ chức của công ty.
Bộ phận kế toán công nợ phải trả: Có trách nhiệm tập hợp các số liệu nhập vào trong công ty để có kế hoạch chi trả cho khách hàng.
Bộ phận kế toán vật tư: Theo dõi toàn bộ số nguyên, nhiên liệu, vật tư, công cụ dụng cụ nhằm hoàn thiện việc tính giá thành sản phẩm.
Bộ phận kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Theo dõi toàn bộ lượng tiền mặt thu, chi của công ty, cũng như toàn bộ lượng tiền vay, gửi của công ty tại ngân hàng.
Nhân viên thống kê tại các chi nhánh, các nhà máy trực thuộc: tổng hợp số liệu, chứng từ tại các chi nhánh, nhà máy để gửi về phòng kế toán Công ty hạch toán.
2.1.4. Chính sách, chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị
• Niên độ kế toán: Công ty áp dụng theo năm, năm kế toán trùng với năm dương lịch từ 1/1 đến 31/12
• Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong kế toán : Đồng Việt Nam
• Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: theo tỷ giá liên ngân hàng
• Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung • Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá gốc
• Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên
• Giá vốn vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước
• Giá vốn thành phẩm xuất kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền
• Phương pháp tính thuế GTGT: công ty TNHH SX và TM Tân Á áp dụng phương pháp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế
• Phương pháp khấu hao TSCĐ: công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng để tính và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ và chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
• Chế độ kế toán áp dụng: áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính về việc ban