Hiện nay, các văn bản phân tích công việc tại Tổng công ty bao gồm Bản phân công nhiệm vụ cho các chức danh công việc trong phòng ban, Bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ và bản tiêu chuẩn công nhân kỹ thuật.
* Nội dung các văn bản phân tích công việc đang áp dụng tại Tổng công ty
chức danh công việc của nhân viên đơn vị. Trong đó qui định các nhiệm vụ chính của mỗi chức danh.
Ví dụ về nội các nhiệm vụ của chuyên viên đào tạo được thuộc phòng Tổ chức lao động – Công ty xi măng Hoàng Thạch được qui định trong bản phân công nhiệm vụ như sau:
“Chuyên viên đào tạo: Là công tác đào tạo theo dõi các lớp học nâng bậc. Hướng dẫn học sinh, sinh viên đến cơ quản thực tập và làm một số công tác khác được lãnh đạo phòng giao”
- Bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ và bản tiêu chuẩn công nhân kỹ thuật qui định về các nội dung liên quan đến công việc của mỗi chức danh theo 4 nội dung:
+ Chức trách: Qui định các trách nhiệm phải thực hiện của mỗi chức danh. + Hiểu được: Qui định những nội dung kiến thức mà người lao động cần phải nắm được khi đảm nhiệm chức vụ
+ Làm được: Qui định một cách cụ thể hơn các nhiệm vụ người lao động phải thực hiện
+ Yêu cầu trình độ: Qui định các yêu cầu về trình độ đào tạo; ngoại ngữ, vi tính. Ví dụ về tiêu chuẩn đối với chức danh chuyên viên đào tạo – nâng bậc được trích dẫn ở (phụ lục 4)
Qua việc nghiên cứu công tác phân tích công việc tại Tổng công ty Xi măng Việt Nam và cụ thể là ở 3 công ty thành viên tác giả thấy rút ra một số nhận xét sau:
- Công ty đã có quan tâm đến công tác phân tích công việc, đã tiến hành phân tích công việc cho mỗi chức danh tuy nhiên còn thực hiện một cách giản đơn sơ sài.
+ Bản mô tả công việc tại công ty được gọi là bản phân công nhiệm vụ mới chỉ thống kê nhiệm vụ chính của người lao động, chưa có các qui định về trách nhiệm của người lao động, các trang thiết bị máy móc, các mối quan hệ, các điều kiện làm việc của người lao động.
+ Các yêu cầu đối với người thực hiện công việc của mỗi chức danh được qui định trong bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ và bản tiêu chuẩn công
nhân kỹ thuật. Tuy nhiên các yêu cầu này còn rất đơn giản ở phạm vi hẹp bao gồm yêu cầu về trình độ đào tạo, ngoại ngữ, tin học mà chưa chi tiết cụ thể đòi hỏi các kiến thức, kỹ năng nào, kinh nghiệm làm việc ra sao....
+ Tiêu chuẩn thực hiện công việc của mỗi chức danh chưa được xác định rõ ràng, cụ thể mà lẫn lộn chung với phần nhiệm vụ trong mục “làm được” do đó sẽ gây khó khăn trong việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động .
- Công tác phân tích công việc và thiết kế công việc tại Tổng công ty không được tiến hành thường xuyên. Các công việc được thiết kế từ rất lâu và hầu như không có sự thay đổi, mà chỉ tiến hành xây dựng khi xuất hiện thêm một công việc mới trong khi các yêu cầu về nhiệm vụ, về trình độ của người lao động để đáp ứng yêu cầu công việc không ngừng thay đổi, phức tạp hơn.
Bảng 2.17: Đánh giá về nội dung công việc được giao
Đơn vị tính: %
Câu hỏi 1 2 3 4 5 Tổng
Rất hài lòng với nội dung công việc 12,9 10,0 17,1 31,4 28,6 100
Nội dung công việc phong phú, đa dạng 8,6 10,0 20,4 34,3 26,8 100
Công việc đang làm có trách nhiệm
rõ ràng và hợp lý 11,8 6,5 18,3 28,7 34,8 100
Hứng thú với công việc 7,2 11,5 19,7 33,7 28,0 100
Nguồn: Kết quả khảo sát về động lực lao động của người lao động tại 3 công ty xi măng thành viên của Tổng công ty xi măng Việt Nam
Qua kết quả khảo sát người lao động về nội dung công việc (bảng 2.17) cho thấy có tới 24,7% số người được hỏi trả lời rằng công việc hiện nay họ đang làm có khối lượng công việc quá nhiều áp lực, họ phải làm việc trong trạng thái căng thẳng. 18,6% cho rằng công việc đơn giản lặp đi lặp lại, 18,7% trả lời rằng không thấy hứng thú với công việc đang làm. 18,3% trả lời rằng công việc họ đang làm không có trách nhiệm rõ ràng, có sự chồng chéo với nhiệm vụ của người khác.
Công tác phân tích công việc còn nhiều hạn chế, chưa chính xác có thể là do một số nguyên nhân sau:
- Công tác phân tích và thiết kế công việc chưa được lãnh đạo quan tâm đúng
mức, chưa thấy được tầm quan trọng của công tác phân tích công việc với các hoạt động quản trị nhân lực khác. Do vậy, các bản phân tích công việc hiện nay tại Tổng công ty chưa phát huy được tác dụng trong các hoạt động quản trị nhân lực mà chủ yếu mới chỉ là để làm căn cứ tuyển dụng lao động cũng như qui định nhiệm vụ của người lao động. Còn việc người lao động phải hoàn thành nhiệm vụ ở mức độ nào thì chưa có tiêu chuẩn cụ thể.
- Công tác phân tích công việc là công việc và sự phối hợp trách nhiệm giữa
phòng Tổ chức lao động và trưởng các bộ phận để cùng thực hiện trong đó phòng Tổ chức lao động có thể trực tiếp xây dựng bản mô tả công việc và yêu cầu đối với người thực hiện công việc trong sự phối hợp của người quản lý bộ phận và người lao động, còn người trưởng bộ phận có trách nhiệm xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc. Nhưng ở nhiều công ty thành viên thì hoạt động này được giao cho một mình người trưởng bộ phận thực hiện xây dựng sau đó nộp bản phân tích công việc về phòng Tổ chức lao động để lưu trữ. Vì hầu hết các trưởng bộ phận đều không được đào tạo các kiến thức cơ bản để thực hiện công tác phân tích công việc mà chủ yếu dựa vào sự quan sát, kinh nghiệm để xây dựng nên chắc chắn không thể tránh khỏi sai sót.
- Phương pháp phân tích công việc mới chỉ do người trưởng bộ phận căn cứ vào
bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn công nhân kỹ thuật đã có sẵn, căn cứ vào việc quan sát thực tế công việc trong bộ phận và kinh nghiệm bản thân để xây dựng các văn bản phân công nhiệm vụ. Trong khi đó những người trưởng các bộ phận thường không được đào tạo kiến thức về quản trị nhân lực do đó khi tiến hành phân tích công việc không khoa học dẫn đến kết quả phân tích chịu ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan. Ví dụ như người trưởng bộ phận có thể bỏ sót nhiệm vụ của người lao động hoặc không đánh giá đúng mức độ phức tạp của nhiệm vụ.
chế, điều này sẽ ảnh hưởng khó khăn đến công tác đánh giá thực hiện công việc, công tác bố trí nhân lực từ đó ảnh hưởng mức độ hài lòng đối với công việc và động lực làm việc của người lao động. Vì vậy, trong thời gian tới Tổng công ty phải hoàn thiện lại công tác phân tích công việc, tiến hành xây dựng đầy đủ các văn bản phân tích công việc cho từng chức danh công việc