Phân tích công việc có vai trò vô cùng quan trọng trong hệ thống quản lý nguồn nhân lực, nó là cơ sở nên tảng và căn cứ cho các công tác khác như công tác tuyển dụng, đào tạo, công tác đánh giá thực hiện công việc và thực hiện chế độ lương thưởng. Phân tích thực tế cho thấy công tác phân tích công việc tại Tổng công ty còn nhiều hạn chế cần phải có giải pháp hoàn thiện như sau:
* Phân định trách nhiệm của các cá nhân trong hoạt động phân tích công
việc
Hoạt động phân tích công việc là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự tham gia phối hợp của người lao động, người quản lý các bộ phận và Phòng Tổ chức lao động để thực hiện. Tuy nhiên, tại các công ty trong Tổng công ty hiện nay như đã phân tích ở chương II, hoạt động phân tích công việc chủ yếu do người trưởng bộ phận các đơn vị tự xây dựng và sau đó nộp cho phòng Tổ chức lao động. Chính vì vậy, trước hết cần phải phân định trách nhiệm của mỗi cá nhân trong hoạt động phân tích công việc.
- Trong đó, Phòng Tổ chức lao động có vai trò chính với các nhiệm vụ sau: + Xác định mục đích phân tích công việc, lập kế hoạch và tổ chức điều hành toàn bộ các hệ thống, quá trình liên quan, các bước tiến hành phân tích công việc.
+ Xây dựng và chuẩn bị các văn bản, thủ tục cần thiết
+ Tổ chức, bố trí nhân lực vào hoạt động phân tích công việc.
+ Nhân viên chuyên môn nguồn nhân lực có thể trực tiếp viết các bản mô tả công việc và yêu cầu của công việc dưới sự phối hợp của người lao động và cán bộ quản lý đơn vị.
hiện công việc.
-Trách nhiệm của người quản lý đơn vị:
+ Cung cấp các thông tin, các điều kiện và phối hợp với cán bộ phân tích công việc xây dựng bản mô tả công việc, các bản yêu cầu của công việc.
+ Trực tiếp xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
* Xây dựng và hoàn thiện bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc đối với người thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Như đã phân tích ở chương II, các nội dung chính của phân tích công việc còn sơ sài, thiếu nhiều nội dung và được lưu trữ ở nhiều tài liệu do đó gây khó khăn trong việc sử dụng. Do đó, Tổng công ty và các công ty thành viên phải nghiên cứu xây dựng lại hệ thống các văn bản phân tích công cho từng chức danh công việc một cách đầy đủ và hợp lý hơn. Trong đó:
- Bản mô tả công việc phải bao gồm các nội dung sau:
+ Phần xác định công việc: bao gồm các thông tin liên quan đến công việc như chức danh công việc, mã số của công việc, nơi thực hiện công việc, chức danh của người lãnh đạo trực tiếp, số nhân viên dưới quyền... Ngoài ra có thể tóm tắt mục đích và chức năng của công việc
+ Phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: bao gồm các nội dung các nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ trong công việc.
+ Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường, máy móc trang thiết bị cần phải sử dụng, thời gian làm việc, các điều kiện vệ sinh an toàn lao động và các điều kiện khác.
- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: Phải liệt kê đầy đủ các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện trên các khía cạnh, kiến thức, kỹ năng , kinh nghiệm, trình độ giáo dục, đào tạo, các yêu cầu về sức khỏe, phẩm chất...
Các yêu câu về chuyên môn đòi hỏi phải có liên quan rõ ràng tới việc thực hiện công việc và ở mức chấp nhận được và không nên yêu cầu quá cao mà không cần thiết để thực hiện công việc.
yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ qui định trong bản mô tả công việc.
Tổng công ty cần phải khẩn trương xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng chức danh công việc một cách cụ thể và qui định trong văn bản.
Học viên đề xuất mẫu bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc theo mẫu ở Phụ lục 6 để Tổng công ty xem xét, áp dụng.
* Tiến hành rà soát lại và tiến hành phân tích công việc đối với tất cả các công việc theo chu kỳ 3 năm một lần nhằm sửa đổi bổ sung nội dung các công việc cho phù hợp với tình hình thực tế.