Hiện nay, cỏc thủ tục hành chớnh được thực hiện theo quy định tại 4045/QĐ-UBND, ngày 31 thỏng 8 năm 2011 của UBND thành phố Hà Nội về
việc quyết định cụng bố thủ tục hành chớnh đang thực hiện tại cấp huyện trờn địa bàn thành phố Hà Nội. Trong danh mục cỏc thủ tục hành chớnh nờu trờn thuộc lĩnh vực Tài nguyờn và Mụi trường cú tới 52 thủ tục trong đú Văn phũng Đăng ký quền sử dụng đất thực hiện 30 thủ tục, phũng Tài nguyờn và Mụi trường thực hiện 22 thủ tục. Việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 63
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 64
3.3.2.1. Trỡnh tự, thủ tục đăng ký cấp giấy chứng nhận lần đầu
* Trỡnh tự thực hiện (trường hợp nộp hồ sơ tại UBND cấp xó):
Hỡnh 3.3. Quy trỡnh cấp GCN lần đầu
Bước 1: Hộ gia đỡnh, cỏ nhõn nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp xó nơi cú đất. Cỏn bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, viết phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả, vào sổ tiếp nhận, chuyển hồ sơ cho cụng chức chuyờn mụn để xử lý.
Bước 2: Ủy ban nhõn dõn xó, thị trấn cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc cụng việc sau đõy:
a) Kiểm tra, xỏc nhận vào đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận về tỡnh trạng tranh chấp quyền sử dụng đất; trường hợp khụng cú giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại cỏc khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai thỡ kiểm tra, xỏc nhận về nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất, tỡnh trạng tranh chấp sử dụng đất, sự phự hợp với quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch xõy dựng đó được xột duyệt.
Trả GCN cho cụng dõn sau khi thực hiện nghĩa vụ tài hớnh UBND XÃ, THỊ TRẤN - Tiếp nhận hồ sơ; - Xỏc định nguồn gốc, tranh chấp, phự hợp quy hoạch, xỏc nhận đơn; - Niờm yết cụng khai. Bộ phận một cửa của VPĐKQSDĐ kiểm tra hồ sơ, vào số LĐ VĂN PHềNG ĐKQSDĐ GIAO - Thẩm định hồ sơ; - Trớch đo, trớch lục, xỏc nhận đơn; Cơ quan thuế PHềNG TN&MT Kiểm tra, lập tờ trỡnh Văn phũng UBND huyện kiểm tra, thảo quyết định Lónh đạo UBND huyện ký quyết định Người nộp HS
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 65
Trường hợp chưa cú bản đồ địa chớnh thỡ trước khi thực hiện cỏc cụng việc tại điểm này, Ủy ban nhõn dõn cấp xó phải thụng bỏo cho Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện thực hiện trớch đo địa chớnh thửa đất;
b) Cụng bố cụng khai kết quả kiểm tra tại trụ sởỦy ban nhõn dõn cấp xó trong thời hạn 15 ngày; xem xột giải quyết cỏc ý kiến phản ỏnh về nội dung cụng khai;
c) Gửi hồ sơ hoặc nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả của UBND cấp huyện để chuyển cho Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện nơi cú đất để thực hiện cỏc cụng việc tiếp theo.
Bước 3: Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc nội dung cụng việc sau:
a) Kiểm tra hồ sơ, xỏc minh thực địa trong trường hợp cần thiết; xỏc nhận
đủđiều kiện hay khụng đủđiều kiện được chứng nhận về quyền sử dụng đất vào
đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận. Trường hợp phải trớch đo địa chớnh thửa đất khi thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận thỡ vệc thực hiện trớch đo địa chớnh phải được làm đồng thời với quỏ trỡnh kiểm tra, thẩm định hồ sơ.
c) Chuẩn bị hồ sơ kốm theo trớch lục bản đồ địa chớnh hoặc trớch đo địa chớnh thửa đất (đối với nơi chưa cú bản đồ địa chớnh) để Phũng Tài nguyờn và Mụi trường trỡnh Ủy ban nhõn dõn cựng cấp ký Giấy chứng nhận; Giấy chứng nhận được chuyển đến Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp huyện.
Bước 4: Cỏn bộ cấp xó nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại Bộ
phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp huyện. Khi nhận kết quả phải xuất trỡnh phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả.
Bước 5: Hộ gia đỡnh, cỏ nhõn nhận kết quả tại Bộ phận Tiếp nhận và trả
kết quả của UBND cấp xó. Khi nhận kết quả phải xuất trỡnh phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả.
* Thời hạn giải quyết:
- 33 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (khụng kể thời gian cụng khai kết quả thẩm tra, thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chớnh, thời gian trớch
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 66
+ Thời gian thực hiện cỏc cụng việc tại Ủy ban nhõn dõn xó, phường, thị
trấn (sau đõy gọi là cấp xó) là khụng quỏ mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, khụng kể thời gian cụng khai kết quả thẩm tra;
+ Thời gian thực hiện cỏc cụng việc tại Văn phũng đăng ký quyền sử dụng
đất là khụng quỏ mười lăm (15) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. + Thời gian thực hiện cỏc cụng việc tại cơ quan quản lý Nhà nước về nhà
ở, xõy dựng, cơ quan quản lý nụng nghiệp là khụng quỏ năm (05) ngày làm việc kể từ ngày nhận được phiếu lấy ý kiến của Văn phũng đăng ký QSD đất gửi đến.
+ Thời gian thực hiện việc ký Giấy chứng nhận của Ủy ban nhõn dõn cấp huyện là khụng quỏ ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Trường hợp trớch đo địa chớnh thửa đất khi thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận thỡ thời gian thực hiện trớch đo địa chớnh là khụng quỏ bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Đối với địa phương thuộc khu vực miền nỳi, hải đảo, vựng sõu, vựng xa và trường hợp phải trớch đo địa chớnh nhiều thửa đất thỡ thời gian thực hiện khụng quỏ mười (10) ngày làm việc.
3.3.2.2. Trỡnh tự, thủ tục đăng ký biến động (chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất)
* Trỡnh tự thực hiện:
Bước 1: Hộ gia đỡnh, cỏ nhõn nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và trả
kết quả của UBND cấp huyện. Cỏn bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, viết phiếu tiếp nhận và trả kết quả, chuyển hồ sơđến Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất;
Bước 2: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Văn phũng đăng ký quyền sử dụng
đất cú trỏch nhiệm thẩm tra hồ sơ; nếu phự hợp quy định của phỏp luật thỡ thực hiện trớch đo địa chớnh thửa đất đối với trường hợp chưa được cấp giấy chứng nhận ở nơi chưa cú bản đồđịa chớnh hoặc đó cấp giấy chứng nhận nhưng chưa cú sơđồ thửa đất hoặc trường hợp chuyển quyền sử dụng một phần thửa đất;
Bước 3: Phũng Tài nguyờn và Mụi trường cú trỏch nhiệm thẩm tra hồ sơ, trỡnh Uỷ ban nhõn dõn cấp huyện ký Giấy chứng nhận; chuyển cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND cấp huyện.
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 67
Bước 4: Hộ gia đỡnh, cỏ nhõn nhận kết quả tại Bộ phận Tiếp nhận và trả
kết quả của UBND cấp huyện. * Thời hạn giải quyết:
- 15 ngày làm việc khụng kể thời gian người sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất thực hiện nghĩa vụ tài chớnh. - Trường hợp phải trớch đo thửa đất thỡ thời gian thực hiện cộng thờm 20 ngày làm việc. Hỡnh 3.4. Quy trỡnh thực hiện đăng ký biến động 3.3.3. Kết quả hoạt động 3.3.3.1. Cụng tỏc đăng ký cấp GCN lần đầu
Trong những năm qua cụng tỏc cấp GCN trờn địa bàn huyện Thanh Oai luụn hoàn thành chỉ tiờu hàng năm được UBND thành phố giao. Tuy nhiờn, để đạt được những kết quả đú, hàng năm huyện đều giao nhiệm vụ cấp giấy đối với từng xó và Văn phũng Đăng ký quyền sử dụng đất. Đồng thời, chỉ đạo Phũng TN&MT hàng thỏng giao ban với cỏn bộ địa chớnh, mụi trường cỏc xó, thị trấn nhằm kiểm điểm, đỏnh giỏ kết quả thực hiện để đưa ra những biện phỏp thực Trả GCN cho cụng dõn sau khi thực hiện nghĩa vụ tài hớnh Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả VPĐKQSDĐ kiểm tra, tiếp nhận hồ sơđủđiều kiện, vào số LĐ VĂN PHềNG ĐKQSDĐ GIAO - Thẩm định hồ sơ; - Trớch đo, trớch lục, xỏc nhận đơn;
Cơ quan thuế PHềNG TN&MT
Kiểm tra, lập tờ trỡnh Văn phũng UBND huyện kiểm tra, thảo quyết định Lónh đạo UBND huyện ký quyết định Người nộp HS
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 68
hiện; đồng thời, tại cỏc phiờn họp giao ban hàng thỏng, Thường trực UBND huyện nghe Trưởng phũng TN&MT bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện và cho ý kiến chỉ đạo. Giai đoạn từ năm 2005 - 2013, toàn huyện Thanh Oai cấp mới được 9.962 giấy chứng nhận quyền sử dụng đất với tổng diện tớch cấp là 7.569 ha đạt 88,6 %.
Bảng 3.10. Tiến độ cấp giấy chứng nhận trờn địa bàn huyện Thanh Oai.
Năm Tổng hồ sơ kờ khai xin cấp GCN Tổng số GCN đó cấp % đạt được so với tổng số cần cấp 2005 634 578 91,2 2006 802 756 94,3 2007 972 860 88,5 2008 834 763 91,5 2009 960 837 87,2 2010 787 678 86,1 2011 1368 1052 76,9 2012 2328 2053 88,2 2013 2558 2385 93,2 Cộng 11.243 9.962 88,6
Nguồn: Số liệu điều tra, thu thập tại Văn phũng ĐKQSD đất Thanh Oai
Qua thu thập thụng tin, số liệu tại Văn phũng Đăng ký cho thấy hồ sơ cấp giấy chứng nhận trờn địa bàn huyện chủ yếu cú cỏc dạng sau:
- Trường hợp người sử dụng đất khụng cú một trong cỏc loại giấy tờ quy
định tại khoản 1, 2 và 5 Điều 50 Luật Đất đai năm 2003, sử dụng ổn định trước ngày 15/10/1993, được Ủy ban nhõn dõn xó xỏc nhận là phự hợp quy hoạch, khụng tranh chấp thỡ được cấp giấy chứng nhận.
- Những trường hợp hộ gia đỡnh, cỏ nhõn đang sử dụng đất mà khụng cú một trong cỏc loại giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 50 của Luật Đất đai nhưng
đất đó được sử dụng trong khoảng thời gian từ ngày 15 thỏng 10 năm 1993 đến trước ngày 01 thỏng 7 năm 2004.
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 69
cú giấy tờ nhưng sống đó ở ổn định từ năm 1993 đến trước ngày 01/7/2004:
Đơn mua bỏn nhà viết tay; Giấy ủy quyền; Giấy chuyển nhượng quyền SDĐ
viết tay...cú xỏc nhận hoặc khụng cú xỏc nhận của chớnh quyền địa phương. - Trường hợp người sử dụng đất thực hiện đăng ký biến động trong sử
dụng đất như: thừa kế, chuyển nhượng, tặng cho....
Kết quả cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giai đoạn 2005-2013 cho thấy, mặc dự số lượng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất năm sau cú chiều hướng cao hơn năm trước, nhưng so với nhu cầu cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất của người dõn cũn chưa đỏp ứng yờu cầu.
3.3.3.2. Cụng tỏc đăng ký biến động đất đai:
Hệ thống hồ sơđịa chớnh của văn phũng chủ yếu ở dạng giấy. Trước đõy, hồ sơ địa chớnh được lập theo mẫu cũ và theo Thụng tư 29/2004/TT-BTNMT ngày 01/11/2014 của Bộ tài nguyờn và Mụi trường gồm: Bản đồ đo đạc năm 1995 – 1997; Sổ mục kờ kiờm thống kờ ruộng đất lập theo đơn vị xó giai đoạn 1995-1997; Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Sổđịa chớnh; Sổ theo dừi biến động đất đai. Từ sau Thụng tư 17/2009/TT-BTNMT ngày 21/10/2009. Văn phũng đó xõy dựng hồ sơđịa chớnh theo mẫu mới và hướng dẫn cỏc xó thay mới theo thụng tư này để vệc quản lý được đồng bộ, đầy đủ.
Cụng tỏc chỉnh lý hồ sơđịa chớnh: Cỏn bộ Văn phũng được phõn cụng phụ
trỏch xó thường xuyờn chỉnh lý hồ sơđịa chớnh đỳng quy định và lập thụng bỏo biến động gửi về UBND cỏc xó để kịp thời chỉnh lý. Năm 2012, Văn phũng đó số
hoỏ sổ mục kờ của 21 xó, thị trấn trờn địa bàn huyện. Tuy nhiờn do hệ thống bản
đồ của huyện được đo đạc thủ cụng từ nhiều năm trước cựng với biến động đất
đai rất phức tạp nờn cụng tỏc quản lý nhà nước vềđất đai gặp khụng ớt khú khăn.
3.3.3.3. Lưu trữ và quản lý hồ sơđịa chớnh
VPĐK được thành lập từ năm 2005, sau khi thành lập, VPĐK tiếp nhận toàn bộ hồ sơ địa chớnh từ phũng Tài nguyờn và Mụi trường huyện Thanh Oai. Tuy nhiờn, do cụng tỏc lưu trữ, quản lý hồ sơđịa chớnh chưa được quan tõm đỳng mức dẫn đến hồ sơ, sổ sỏch địa chớnh bị thất lạc, rỏch nỏt, mối mọt, đặc biệt là cỏc hồ sơ từ năm 1993 trở về trước.
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 70
Theo quy định tại Khoản 2 - Điều 64 của Luật Đất đai, VPĐK chỉ cú chức năng quản lý HSĐC gốc, chỉnh lý thống nhất HSĐC khụng cú chức năng lập HSĐC. Nhưng theo Thụng tư 38/2004/TTLT-BTNMT-BNV thỡ VPĐK cú chức năng lập HSĐC. Với thực trạng HSĐC như đó nờu trờn thỡ việc lập và quản lý HSĐC là nhiệm vụ phức tạp, trong thực tế VPĐK cũn lỳng tỳng trong việc hoàn thiện HSĐC.
Bảng 3.11. Tỡnh hỡnh lưu trữ hồ sơđịa chớnh của huyện Thanh Oai
Đơn vị: Quyển Số TT Tờn xó, thị trấn Hồ sơđịa chớnh lưu trữ tại VPĐK Sổđịa chớnh Sổ mục kờ Sổ theo dừi biến động đất đai Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1 Cự Khờ 5 1 2 3 2 Bớch Hũa 4 1 2 3 3 Cao Viờn 5 1 2 3 4 Thanh Cao 4 1 2 3 5 Bỡnh Minh 4 1 3 3 6 Thanh Mai 4 1 2 3 7 Thị Kim Bài 5 1 3 4 8 Mỹ Hưng 4 1 2 3 9 Tam Hưng 4 1 3 3 10 Thanh Thựy 4 1 3 4 11 Thanh Văn 4 1 2 3 12 ĐỗĐộng 4 1 2 3 13 Kim Thư 4 1 2 3 14 Kim An 3 1 2 2 15 Phương Trung 5 1 2 3 16 Hồng Dương 5 1 3 3 17 Liờn Chõu 4 1 2 2 18 Tõn Ước 4 1 2 2 19 Dõn Hũa 4 1 3 4 20 Cao Dương 5 1 3 4 21 Xuõn Dương 4 1 2 3 Tổng cộng 89 21 49 63
Nguồn: Số liệu thu thập, điều tra
Hệ thống hồ sơđịa chớnh đang lưu trữ tại Văn phũng đăng ký quyền sử dụng
Học viện Nụng nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Nụng nghiệp Page 71
quyền sổ theo dừi biến động đất đai và 63 quyến sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất. Những biến động trong việc sử dụng đất khụng được thực hiện thường xuyờn liờn tục nờn số lượng sổ theo dừi biến động đõt đai từ những năm 1993 đến nay chỉ cú 49 quyển.
Thực trạng trờn một mặt là do cụng tỏc quản lý đất đai của cỏc cấp chớnh quyền trong giai đoạn trước cũn lơi lỏng, thiếu đồng bộ, nờn việc lưu trữ, chỉnh lý và quản lý HSĐC chưa được quan tõm đỳng mức. Lượng cỏn bộ cũn mỏng, trỡnh độ chuyờn mụn, nghiệp vụ của cỏn địa chớnh xó, thị trấn trờn địa bàn huyện cũn hạn chế dẫn đến việc lập sổ sỏch, cập nhật chỉnh lý biến động chưa thường xuyờn. Mặt khỏc, cỏn bộ địa chớnh phải kiờm nhiệm nhiều việc khỏc như giải phúng mặt bằng, xõy dựng, giao thụng, mụi trường... Hệ thống văn bản quy định của việc chỉnh lý hồ sơđịa chớnh cũn thay đổi nhiều lần về mẫu sổ sỏch. Chớnh vỡ vậy, việc theo dừi biến động về sử dụng đất gặp nhiều khú khăn.
3.3.3.4. Ứng dụng cụng nghệ tin học trong việc cung cấp thụng tin, số liệu địa