II: Nâng cao hiệu quả kinh doanh lữ hành
2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm lữ hành hợp tác quốc tế Hanoi Festival:
2.1 Ban giám đốc:
+ Giám đốc: chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc là ngời điều hành chung và có quyền hạn cao nhất trong Công ty
+ Phó giám đốc: là ngời giúp việc cho Giám đốc. Giám đốc cũng là ngời điều hành chung và có quyền hạn cao nhất trong Công ty khi Giám đốc vắng mặt.
2.2 Phòng điều hành:
Bao gồm
- Mảng về Inbound:
Bao gồm có 5 ngời phụ trách toàn bộ công việc về mảng Inbound: Xây dựng Chơng trình, tính giá, liên hệ với các nhà cung cấp...
- Mảng về Outbound:
Gồm có 3 ngời phụ trách toàn bộ công việc về mảng Outbound
Chức năng, nhiệm vụ: đợc coi nh bộ phận sản xuất của Công ty lữ hành, nó tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của Công ty. Phòng "điều hành" nh cầu nối giữa Công ty lữ hành với thị trờng cung cấp dịch vụ Du lịch.
Do vậy, phòng "điều hành" thờng đợc tổ chức theo các nhóm công việc (khách sạn, vé máy bay, Visa, ôtô,...) hoặc theo các tuyến điểm Du lịch chủ yếu, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ yếu của Công ty( thể thao, mạo hiểm, giải trí...)
phòng "điều hành" có những nhiệm vụ sau đây:
(1) Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chơng trình, cung cấp các dịch vụ Du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng" thị trờng" giử tới.
(2) Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các chơng trình Du lịch nh đăng ký chỗ trong khách sạn, Visa, vận chuyển ... đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lợng.
(3) Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (Ngoại giao, Nội vụ, Hải quan). Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ Du lịch( hàng không, khách sạn , đờng sắt...). Lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm đảm bảo uy tín chất lợng.
(4) Theo dõi quá trình thực hiện các chơng trình Du lịch. Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với các Công ty giử khách và các nhà cung cấp Du lịch. Nhanh chóng xử lý các trờng hợp bất thờng xảy ra trong quá trình thực hiện các chơng trình Du lịch.
2.3 Phòng thị trờng & hớng dẫn.
Phòng này bao gồm 10 ngời phù trách toàn bộ công việc về thị trờng và hớng dẫn. Chia làm hai nhóm.
+ Nhóm 1: Có 5 ngời phụ trách về khu vực ở Hà Nội và đợc chia thành những nhóm nhỏ phụ trách từng quận.
+ Nhóm 2: Có 5 ngời phụ trách ở khu vực lân cận quanh Hà Nội tử Nghệ An trở ra và đợc phân thành nhóm nhỏ phụ trách một vùng nhất định.
Phòng" Thị trờng": Có những chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau:
(1) Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứuthị trờng Du lịch trong nớc và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, thu hút các nguồn khách Du lịch đến với Công ty.
(2) Phối hợp với phòng"điều hành" tiến hành xây dựng các chơng trình Du lịch từ nội dung đến mức giá, phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong việc đa ra những ý đồ mới về sản phẩm của Công ty lữ hành.
(3) Ký kết hợp đồng với các hãng,các Công ty Du lịch nớc ngoài, các tổ chức cá nhân trong và ngoài nớc để khai thác các nguồn khách quốc tế vào Việt Nam, khách nớc ngoài tại Việt Nam và khách Du lịch Việt nam.
(4) Duy trì các mối quan hệ của Công ty với các nguồn khách, đề xuất và xây dựng phơng án mở các chi nhánh, đại diện của Công ty ở trong nớc và trên thế giới.
(5) Đảm bảo hoạt động thông tin giữa Công ty lữ hành với các nguồn khách. Thông báo cho các bộ phận có liên quan trong Công ty về kế hoạch các đoàn khách, nội
dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách. Phối hợp với các bộ phận có liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trình thực hiện hợp đồng phục vụ khách.
(6) Phòng "thị trờng" phải thực sự trở thành chiếc cầu nối giữa thị trờng với doanh nghiệp trong điều kiện nhất định. Phòng "thị trờng" có trách nhiệm thực hiện việc nghiên cứu và phát triển, là bộ phận chủ yếu trong việc xây dựng các chiến lợc,sách l- ợc, hoạt động hớng tới thị trờng của Công ty.
Phòng "thị trờng" thờng đợc tổ chức dựa trên những tiêu chí phân loại thị trờng và thị trờng chủ yếu của Công ty lữ hành. Nó có thể đợc chia thành các nhóm theo khu vực địa lý, hoặc theo đối tợng khách.
Phòng "hớng dẫn": Có những nhiệm vụ sau đây:
(1) Căn cứ vào kế hoạch khách, tổ chức điều động, bố trí hớng dẫn viên cho các ch- ơng trình Du lịch.
(2) Xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ hớng dẫn viên và cộng tác viên chuyên nghiệp. Tiến hành các hoạt động học tập, bồi dỡng để đội ngũ hớng dẫn có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, phẩm chất nghề nghiệp tốt, đáp ứng các nhu cầu về hớng dẫn của Công ty.
(3) Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong Công ty để tiến hành công việc một cách có hiệu quả nhất. Hớng dẫn viên phải thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ theo đúng các quy định của Công ty.
(4) Là đại diện trực tiếp của Công ty trong qúa trình tiếp xúc với khách Du lịch và các bạn hang, các nhà cung cấp. Tiến hành các hoạt động quảng cáo, tiếp thị thông qua h- ớng dẫn viên.
Phòng "hớng dẫn" đợc phân chia theo các nhóm ngôn ngữ đảm bảo thuận tiện cho việc điều động.
Phòng kế toán có 2 ngời một là kế toán và một là thủ quỹ làm tất cả các công việc mà phòng kế toán đảm nhiệm. Gồm các bộ phận:
- Bộ phận "tài chính - kế toán": có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
(1) Tổ chức thực hiện các công việc tài chính-kế toán của Công ty nh theo dõi ghi chép chi tiêu của doanh nghiệp theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của Nhà Nớc, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp... (2) Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, kịp thời phản ánh những thay đổi để lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời.
(3) Theo dõi thị trờng, thu thập thông tin, báo cáo và đề xuất kịp thời với lãnh đạo của doanh nghiệp.
- Bộ phận "tổ chức hành chính": thực thi những công việc chủ yếu trong việc xây dựng đội ngũ lao động của Công ty. Thực hiện các quy chế, nội quy khen thởng kỷ luật, chế độ tiền lơng, thay đổi đội ngũ đào tạo....Phòng này còn đảm bảo thực hiện những công việc văn phòng của doanh nghiệp trong những điều kiện nhất định.
2.5. Khối Văn phòng:
Có 4 ngời làm các công việc nh: Trực điện thoại, mua sắm trang thiết bị, quảng cáo, tiếp khách...
2.6 Các chi nhánh
Văn phòng đại diện tại Miền Trung và Miền Nam thì làm toàn bộ các công việc thuộc hai khu vực trên nh: xây dựng các chơng trình Du lịch thuộc khu vực Miền Trung và Miền Nam, liên hệ với các nhà cung cấp thuộc hai khu vực này...
Qua đây ta thấy cơ cấu tổ chức của Trung tâm là khá gọn nhẹ. Nhng đây cũng cha phải là cơ cấu tổ chức hợp lý mà trung tâm đa ra để phát triển mở rộng kinh doanh của mình trong những năm tới. Do vậy mà Ban giám đốc phải xem xét và đa ra một cơ cấu tổ chức hợp lý để tăng cờng hiệu quả hoạt động kinh doanh
3. Đặc điểm lao động
Đội ngũ lao động của Trung tâm gồm 30 nhân viên đều là những ngời có trình độ Đại học năng động, nhiệt tình.... đã giúp cho Trung tâm kinh doanh có hiệu quả. Cơ cấu lao đông của Trung tâm theo độ tuổi và giới tính đợc thể hiện ở bảng sau:
Bảng: Đánh giá tình hình lao động Chỉ tiêu: Phòng điều hành Phòng thị trờng & hớng dẫn Phòng kế toán Khối văn phòng Trình độ nghiệp vụ Du lịch 7 10 1 2 Ngành khác 1 0 1 2 Độ tuổi bình quân (năm) 30 27 27 25 Giới tính nam 5 6 0 1 nữ 3 4 2 3
Nguồn: Báo cáo tổng kết các năm 2001 và 2002 của Trung tâm lữ hành - Hợp tác quốc tế Hanoi Festival
Qua bảng trên ta thấy, tại Trung tâm tỷ lệ lao động nam và nữ gần ngang nhau. Nam có 16 ngời chiếm 53%, nữ là 14 ngời chiếm 47%. Độ tuổi lao động của Trung tâm còn rất trẻ, độ tuổi dới 25 tuổi là 14 ngời chiếm 47%, độ tuổi từ 25 - 32 tuổi là 16 ng- ời chiếm 53%. Đây là lực lợng tiêu biểu cho sức trẻ, sự hăng say sáng tạo và mạnh dạn trong lao động.
Mặt khác độ tuổi bình quân của nhân viên trong các phòng tơng đối trẻ, khoảng 27 tuổi. Điều này phù hợp với chức năng của Trung tâm cần đội ngũ lao động năng động, nhạy bén, mạo hiểm và a hoạt động thị trờng.
Tuy nhiên, bên cạnh mặt thuận lợi nh vậy nhng cũng gặp phải một số khó khăn về kinh nghiệm công tác, trình độ nghiệp vụ, khả năng ứng xử tình huống còn hạn chế. Chính vì vậy, Trung tâm xếp xen kẽ công việc cho những ngời còn trẻ tuổi làm việc với những lao động có kinh nghiệm lâu năm hơn trong nghề để họ giúp nhau học hỏi, nh vậy công việc sẽ hiệu quả hơn. Trung tâm chú trọng đến việc sắp xếp cơ cấu lao động và bộ máy quản lý một cách hiệu quả nhất, tạo điều kiện để cho các lao động trẻ đợc học tập trên cả lý thuyết lẫn thực tế. Chính điều đó đã tạo cho Trung tâm những bớc tiến vững chắc trong năm qua và các năm tiếp theo.
Bên cạnh việc đánh giá phân tích cơ cấu, độ tuổi, giới tính lao động trong Trung tâm, ta xét đến một chỉ tiêu hết sức quan trọng đó là trình độ học vấn của nhân viên trong Trung tâm. Qua đó ta thấy rằng: Các nhân viên của Trung tâm đều là những ngời đã tốt nghiệp đại học và trên đại họcmà chủ yếu là những trờng có chuyên ngành Du lịch nh: Đại học KTQD, dân lập Phơng Đông, Đại học KHXH & Nhân Văn, Đại học Thơng Mại, Đại học Mở...Về lý thuyết họ rất am hiểu kiến thức Du lịch nói chung và lữ hành nói riêng, nên khi làm việc họ đã tận dụng đợc toàn bộ kiến thức của mình vào công việc.
Nhng bên cạnh đó còn một số lao động tốt nghiệp từ các trờng Đại học Ngoại Ngữ, ngoài trình độ ngoại ngữ họ còn cha am hiểu kiến thức về Du lịch và kinh doanh Du lịch. Đây là vấn đề nan giải không riêng gì ở Trung tâm, ngành Du lịch mà ở các ngành khác cũng vậy. Do đó sẽ có ảnh hởng tới hiệu quả công việc và chất lợng phục vụ. Tuy nhiên trong thời gian qua Trung tâm đã tạo điều kiện cho nhân viên học thêm, tìm hiểu thêm về kinh doanh Du lịch. Đây là dấu hiệu bớc đầu và là phơng h- ớng lâu dài của cả Trung tâm nhằm nâng nghiệp vụ, chất lợng phục vụ và hiệu quả kinh tế