- Trên cơ sở kiểm tra đưa ra những đánh giá, kiến nghị và tư vấn cần thiết cho hoạt động
2.2.5.4 Kiểm tra số liệu kế toán
Chi nhánh áp dụng hình thức kế toán máy theo phần mềm IPICAS, phần mềm này quy định và phân định trách nhiệm cụ thể cho từng chức danh cán bộ cũng như quá trình xử lý giao nhận chứng từ, kiểm soát nghiệp vụ, phê duyệt cho vay đồng thời dễ dàng cho việc theo dõi tình huống phát sinh đảm bảo an toàn tài sản và thực hiện theo đúng quy định NHNo&PTNT Việt Nam.
Định kỳ, cuối tháng hoặc cuối năm, ngân hàng sẽ in các loại sổ và báo cáo để cung cấp cho các đối tượng bên ngoài và phục vụ cho yêu cầu quản trị ngân hàng, trong đó có bộ phận KTNB. Trên cơ sở các số liệu được cung cấp, KTV tiến hành KTNB hoạt động tín dụng tại ngày 31/12/2009 bao gồm các công việc sau:
- Đối chiếu giữa báo cáo tài chính với cân đối kế toán. - Đối chiếu giữa cân đối với sổ kế toán chi tiết.
- Đối chiếu giữa sổ kế toán chi tiết với sao kê số dư nợ.
KTV sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết các tài khoản liên quan đến hoạt động cho vay chủ yếu là tài khoản loại 2 (hoạt động tín dụng) và tài khoản loại 7 (thu nhập) chi tiết là thu nhập từ hoạt động tín dụng (tài khoản 70). Bởi vì trong báo cáo thu nhập – chi phí thì thu nhập từ hoạt động tín dụng chiếm 94,41% trong tổng thu nhập, nên việc sai sót khoản mục này có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Trong báo cáo tình hình tài sản – nguồn vốn thì khoản mục cho vay trong nước chiếm 95,92% trong tổng tài sản. Việc hạch toán sai các tài khoản này đều làm thay đổi các khoản mục trọng yếu trên báo cáo tài chính dẫn đến làm thay đổi thực trạng tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.
Kết quả KTNB hoạt động tín dụng tại ngày 31/12/2009 cho thấy: Bảng cân đối tài sản và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 của Chi nhánh là hợp lý, tuân thủ đúng quy định nội bộ của ngành về chế độ thông tin, báo cáo. Các số liệu trên báo cáo khớp đúng với số dư các tài khoản trên sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái). (Xem ở Phụ lục 6). Ngoài ra, KTV còn tiến hành đối chiếu giữa số liệu kế toán chi tiết với sao kê dư nợ của những khách hàng có mức dư nợ lớn hơn 1 tỷ đồng đồng thời tiến hành kiểm tra chi tiết các chứng từ giao dịch của những khách hàng này. Quy trình này có thể được tiến hành theo hướng:
- Từ chứng từ gốc lên sổ sách để chứng minh mọi chứng từ gốc đều được ghi vào sổ sách.
- Từ sổ sách kiểm tra ngược về các chứng từ gốc để chứng minh mọi nghiệp vụ trên sổ sách đều thực sự phát sinh.
Qua việc kiểm tra chứng từ, KTV nhận thấy các chứng từ giao dịch (phiếu thu, phiếu chi, giấy nộp tiền...) đều đầy đủ và hợp lệ, chứng minh các nghiệp vụ cho vay, thu nợ, thu lãi đều thực sự phát sinh và việc phản ánh các nghiệp vụ này vào phần mềm kế toán hết sức kịp thời, không có sự chênh lệch nào về số liệu. Nguyên nhân là do trong hoạt động ngân hàng nói chung và hoạt động của NHNo&PTNT Việt Nam nói riêng có sự kiểm soát rất chặt chẽ. Cuối ngày,
Trưởng phòng tín dụng là người thực hiện công tác hậu kiểm, kiểm tra lại một lần nữa các nghiệp vụ giao dịch của giao dịch viên thông qua bảng kê chứng từ cùng với các chứng từ gốc để đối chiếu với số liệu hạch toán trên máy tính, nếu có sự chênh lệch giữa sổ sách và chứng từ phải tìm ra nguyên nhân và đưa ra biện pháp xử lý nhằm đảm bảo an toàn hoạt động, tránh thất thoát tài sản của ngân hàng.
Bên cạnh việc kiểm tra số liệu kế toán và chứng từ, KTV còn kiểm tra việc hạch toán trên hệ thống IPICAS. Bao gồm các công việc:
Kiểm tra mã khách hàng, lãi suất, thời hạn cho vay, phương thức trả lãi, hạn mức tín dụng của khách hàng, giá trị tài sản bảo đảm...để từ đó phát hiện những khách hàng có dấu hiệu bất thường. Khách hàng vay có số tiền hoặc thời gian vay vượt mức phán quyết tín dụng của Chi nhánh, thời hạn cho vay không phù hợp với loại vay, không chuyển nợ quá hạn, có mức lãi suất cho vay không tuân thủ quy định về lãi suất theo Quyết định số 930/NHNo-KHTH ngày 27/2/2009 của TGĐ NHNo&PTNT Việt Nam và Quyết định số 170/NV-KHTH ngày 3/3/2009 của Giám đốc NHNo&PTNT Thừa Thiên Huế.
Phát hiện tiềm ẩn rủi ro đối với khách hàng : khách hàng có dư nợ quá hạn trên tổng dư nợ lớn, một thời gian dài không phát sinh trả nợ gốc, lãi, khách hàng chuyển nợ quá hạn nhưng có giá trị tài sản bảo đảm thấp hoặc không có tài sản bảo đảm.
Hạch toán sai mã sản phẩm tiền vay của khách hàng, lựa chọn sản phẩm tín dụng không phù hợp với đặc điểm, loại hình, quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
Giá trị tài sản thế chấp được định giá vào thời điểm nào, tại đó giá thị trường tham chiếu là bao nhiêu để từ đó phát hiện những bất cập trong định giá tài sản.
Xác định mã truy cập giao dịch viên và kiểm soát viên đã thực hiện giao dịch bị sai sót.
Qua việc kiểm tra dữ liệu trên hệ thống IPICAS cho thấy, hầu hết các giao dịch viên và kiểm soát viên đều tuân thủ các quy trình nghiệp vụ trong hạch toán cho vay, thu lãi, chuyển nợ quá hạn... Bất kỳ một giao dịch nào cũng có sự kiểm soát của trưởng/phó phòng tín dụng, đảm bảo nguyên tắc “bốn mắt” trong hoạt
động. Việc quản lý hạn mức tín dụng được thực hiện tốt, hầu như không có khách hàng nào bị vượt hạn mức tín dụng nếu có thì cũng đã được sự cho phép của ngân hàng cấp trên. Tuy nhiên việc xác định phương thức cho vay tại Chi nhánh chưa hợp lý, phương thức cho vay chủ yếu là cho vay từng lần mà phương thức này không khuyến khích khách hàng quan hệ lâu dài với ngân hàng nếu các NHTM khác có chính sách thu hút khách hàng tốt hơn. Do đó, KTV đưa ra kiến nghị là đối với các món vay có nhu cầu vay vốn lưu động thường xuyên, Chi nhánh nên áp dụng phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng theo Văn bản 1235/NHNo- TD.
Trong năm 2009, Chi nhánh có một số trường hợp sai phạm trong việc xác định lãi suất quá hạn (xem ở Phụ lục 2). Đó là việc xác định lãi suất nợ quá hạn chỉ bằng 110% lãi suất nợ trong hạn trong khi đó theo quy định của NHNN thì lãi suất nợ quá hạn phải bằng 150% lãi suất nợ trong hạn. Theo như kết quả kiểm toán trên hệ thống IPICAS thì các trường hợp đó lãi suất cho vay là 12%/năm, lãi quá hạn sẽ là 12%*50%=6%/năm. Nhưng các giao dịch viên đã tính toán sai là lãi quá hạn 1,2%/năm, điều này chưa gây ra tổn thất cho ngân hàng bởi vì các khoản nợ này chưa quá hạn. Tuy nhiên, BGĐ cần rút kinh nghiệm và chỉ đạo các giao dịch viên sữa chữa kịp thời, hạn chế tối thiểu thiệt hại. Bên cạnh đó, mặc dù lãi suất là theo thỏa thuận giữa ngân hàng với khách hàng nhưng thực tế đều do ngân hàng ấn định. Hiện nay mức lãi suất tín dụng đang áp dụng tại ngân hàng là khá cao, do đó đây cũng là một trở ngại lớn trong việc giữ chân các khách hàng lớn cũng như các khách hàng tiềm năng.