- Trên cơ sở kiểm tra đưa ra những đánh giá, kiến nghị và tư vấn cần thiết cho hoạt động
2.2.5.5 Kiểm tra hồ sơ vay vốn
Kiểm tra hồ sơ doanh nghiệp
Việc kiểm tra các hồ sơ vay cũng chỉ có thể thực hiện bằng cách chọn mẫu trên toàn bộ danh sách nợ vay. Việc chọn mẫu sẽ gặp khó khăn vì khối lượng hồ sơ tín dụng ở một ngân hàng là rất lớn, lại đa dạng về loại hình, được lưu giữ ở hội sở chính và các phòng giao dịch. Do vậy, tỷ trọng mẫu được chọn sao cho nó đạt được mức cao nhất trên tổng dư nợ, nhưng không tập trung vào một nhóm hồ sơ
nào đó mà các hồ sơ được xem xét ở tất cả các loại hình, chọn những khách hàng có mức dư nợ lớn, có nhiều nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng. Căn cứ vào các danh mục hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh tế và hồ sơ khoản vay đối với từng đối tượng khách hàng được quy định trong “Sổ tay tín dụng” để kiểm tra và đánh giá.
Qua quá trình kiểm tra hồ sơ vay vốn, KTV nhận thấy: Chi nhánh đã tuân thủ quy trình cấp tín dụng chung do NHNo&PTNT đưa ra. CBTD là người hướng dẫn trực tiếp khách hàng lập bộ hồ sơ vay vốn đầy đủ theo đúng quy định. Sau khi hoàn tất, bộ hồ sơ vay vốn được Trưởng/phó phòng tín dụng kiểm tra và thông qua. Trưởng/phó phòng tín dụng đóng vai trò như một kiểm toán viên rà soát, xem xét lại một lần nữa tính đầy đủ và hợp pháp của các giấy tờ trước khi trình lên cho Giám đốc ký duyệt. Do có sự kiểm soát chặt chẽ như vậy nên 100% hồ sơ pháp lý khách hàng doanh nghiệp đều đầy đủ và hợp lệ.
KTV đã tiến hành kiểm tra chi tiết 69/69 doanh nghiệp vay vốn tại Chi nhánh, số tiền 182.416 triệu đồng. Kết quả kiểm tra hồ sơ doanh nghiệp cho thấy có 4 hồ sơ sai sót chiếm tỷ lệ 5,8%, đây đều là những khách hàng có dư nợ lớn và có nhiều nghiệp vụ giao dịch với Chi nhánh. Dựa vào Phụ lục 3, ta thấy các sai phạm chủ yếu của khách hàng doanh nghiệp là trong hồ sơ kinh tế thiếu báo cáo tài chính; trong hồ sơ tín dụng thiếu xếp loại khách hàng: việc xếp loại khách hàng doanh nghiệp chủ yếu được thực hiện trên hồ sơ máy, hiện tại không có phiếu xếp loại khách hàng lưu tại hồ sơ vay; trong hồ sơ tài sản thế chấp việc đăng ký giao dịch đảm bảo không đúng quy định theo Quyết định số 1300/QĐ-HĐQT-TD ngày 18/07/2007 là đất phải được đăng ký tại Phòng tài nguyên và môi trường và xe, máy móc thiết bị đăng ký tại Trung tâm đăng ký giao dịch tại Đà Nẵng. Cụ thể:
- Công ty TNHH Hoàng Kim, dư nợ tại thời điểm kiểm tra là 19.670 triệu đồng. Trong đó có HĐTD 211101.286M vay ngày 27/10/2008 số tiền 1 tỷ đồng không có hợp đồng mua bán, hoá đơn mua hàng, danh mục hàng để chứng minh mục đích sử dụng vốn vay. Nội dung ghi trên biên bản kiểm tra không ghi cụ thể chi tiết đối tượng vay: Biên bản kiểm tra tại HĐTD 211101.286M ghi: cho vay theo phương án. Ngoài ra, HĐBL ngày 26/02/2008 của ông Huỳnh Long và bà
Nguyễn Thị Hoà bão lãnh cho công ty TNHH Hoàng Kim bằng quyền sử dụng đất 405m2 là không đúng quy định tại Khoản 1 Điều 130 Luật đất đai và khoản 2 Điều 9 Quyết định 1300/QĐ-HĐQT ngày 18/07/2007 chỉ đăng ký tại Uỷ ban nhân dân thị trấn chứ không phải đăng ký giao dịch đảm bảo tại Phòng tài nguyên.
- Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Long, dư nợ 19 tỷ đồng. HĐTD số 211101.334K vay ngày 24/10/2008 số tiền vay 5,3 tỷ đồng, thời hạn vay 12 tháng không có hoá đơn, hợp đồng mua bán. HĐTD 21104.334Y vay ngày 30/10/2008 số tiền 5,4 tỷ đồng (cùng một phương án kinh doanh với HĐTD ngày 24/10/2008), hợp đồng mua bán (photo bên B không đóng dấu) giữa doanh nghiệp tư nhân Hoàng Long với công ty cổ phần ôtô. Bên cạnh đó, sai sót của CBTD là việc kiểm tra sau khi cho vay chỉ mang tính hình thức: biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay nội dung chung chung, không ghi cụ thể, chi tiết đối tượng vay: DNTN Hoàng Long mua xe Cửu Long theo phương án không ghi số lượng, chủng loại...
- Doanh nghiệp tư nhân Hùng Dũng dư nợ 6.190 triệu đồng/15 HĐTD mục đích vay vốn là trồng và chăm sóc rừng. Trên tổng số 9 hợp đồng thế chấp tổng giá trị định giá là 7.937 triệu đồng thì có 3 hợp đồng thế chấp chưa được đăng ký giao dịch bảo đảm cụ thể:
+ HĐTC số 0019/01/2009 đất trồng rừng diện tích 430.000 m2 địa chỉ thửa đất huyện Hương Thuỷ định giá 2.365 triệu đồng bảo đảm cho nghĩa vụ 1.773 triệu đồng.
+ HĐTC số 0019/01/2009 đất trồng rừng diện tích 200.145 m2 địa chỉ thửa đất xã Phong Mỹ huyện Phong Điền định giá 2.100 triệu đồng đảm bảo cho nghĩa vụ 1.575 triệu đồng.
+ HĐTC tài sản hình thành trong tương lai (máy đào hiệu Mitsubishi) định giá 200 triệu đồng phạm vi bảo đảm cho tất cả dư nợ gốc và lãi tiền vay. Tài sản này đã hình thành trên 1 năm nhưng trong hồ sơ chưa bổ sung giấy tờ xe và làm thủ tục giao dịch bảo đảm.
- Công ty TNHH Nam Long dư nợ 1.160 triệu đồng thế chấp giấy tờ về nhà đất không có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký thế chấp tại Uỷ ban xã là
sai quy định về đăng ký giao dịch đảm bảo. Phương án sản xuất kinh doanh lập quá đơn giản, sơ sài, các món vay trung hạn không tính được nguồn trả nợ thu từ đâu? Không chứng minh được thời gian thu hồi vốn làm cơ sở cho việc phân kỳ hạn trả nợ, phân các kỳ hạn trả nợ lớn dần vào những năm sau: vay 1.160 triệu đồng thời hạn 5 năm phân 5 kỳ trả nợ kỳ 1 trả 100 triệu đồng, kỳ 2 trả 150 triệu đồng; kỳ 3 trả 200 triệu đồng; kỳ 4 trả 300 triệu đồng; kỳ 5 trả 410 triệu đồng.
Dựa vào kết quả kiểm tra hồ sơ doanh nghiệp, KTV đã đưa ra những kiến nghị:
- Yêu cầu Chi nhánh thực hiện việc phân loại khách hàng doanh nghiệp theo văn bản 1406/NHNo-TD ngày 23/-5/2007.
- Đề nghị Chi nhánh tăng cường thực hiện công tác kiểm tra sử dụng vốn vay của các doanh nghiệp theo quy định để kiểm tra, đánh giá chất lượng, tình hình sử dụng vốn, khả năng tài chính và tài sản thế chấp của doanh nghiệp trong việc sử dụng vốn vay của ngân hàng tại các doanh nghiệp.
- Thực hiện đăng ký giao dịch đảm bảo hợp đồng thế chấp tài sản theo Quyết định 1300/QĐ-HĐQT-TD.
Kiểm tra hồ sơ hộ sản xuất
Việc kiểm tra các hồ sơ hộ sản xuất cũng chỉ có thể thực hiện bằng cách chọn mẫu trên toàn bộ danh sách nợ vay, được tiến hành ở tất cả các phòng giao dịch và hội sở chính nhằm đảm bảo các rủi ro đều được nhận dạng.
Trên thực tế chỉ có những thiếu sót nhỏ là hồ sơ của khách hàng chưa được phân loại và sắp xếp một cách khoa học gây khó khăn cho cán bộ làm công tác KTNB: Lưu hồ sơ tín dụng và hồ sơ thế chấp lẫn lộn, chưa tách riêng để theo dõi; Hồ sơ thế chấp đã hết hiệu lực nhưng vẫn lưu tại hồ sơ lưu hành và nhập xuất lẫn lộn. Do đó, KTV đã đề nghị Chi nhánh lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định. Bên cạnh đó, hồ sơ cho vay thiếu xếp loại khách hàng; xếp loại khách hàng theo quy định 1261/NHNo chưa đầy đủ (hầu hết chỉ thực hiện xếp loại khách hàng là doanh nghiệp, chưa thực hiện xếp loại đối với khách hàng không phải là doanh nghiệp). Vì vậy, KTV đưa ra kiến nghị CBTD phải yêu cầu khách hàng bổ sung tài liệu còn
thiếu vào hồ sơ tín dụng; phân loại hồ sơ tín dụng theo tiêu chuẩn cụ thể và tiến hành sắp xếp hợp lý để thuận tiện trong việc tìm kiếm, kiểm tra. Qua quá trình chọn mẫu kiểm tra hồ sơ hộ sản xuất, KTV nhận thấy có một số sai sót sau (xem Phụ Lục 4):
- Hộ Nguyễn Thị Xuân ( Khu vực 6, Thị trấn Phú Lộc) vay 4 hợp đồng tín dụng dư nợ 442,247 triệu đồng, mục đích vay vốn trên hợp đồng tín dụng không khớp đúng với phương án sản xuất. Tại hợp đồng tín dụng ngày 13/11/2008 vay 114 triệu đồng dự nợ 87,247 triệu đồng, mục đích vay vốn trên hợp đồng tín dụng là mua phụ tùng sữa xe ôtô, nhưng trên phương án sản xuất của khách hàng, mục đích vay vốn là chăn nuôi bò, trồng và chăm sóc rừng 5 ha.
- Hộ Nguyễn Thị Hoa (Khu vực Đá Bạc, Thị trấn Phú Lộc) dư nợ 110 triệu đồng. Trên hợp đồng tín dụng ngày 7/11/2008, mục đích sử dụng vốn là trồng, chăm sóc rừng và nuôi tôm nhưng trên phương án sản xuất của khách hàng mục đích vay vốn trồng và chăm sóc rừng, sữa chữa thuyền để vận chuyển đá. Thông tin ghi trên hợp đồng thế chấp và đơn đăng ký giao dịch đảm bảo không khớp đúng với nhau: trên hợp đồng thế chấp địa chỉ thửa đất toạ lạc ở khu vực Đá Bạc nhưng trên đơn đăng ký giao dịch đảm bảo địa chỉ thửa đất toạ lạc ở thôn Cao Đôi, xã Lộc Trì.
- Hộ Văn Thị Thanh (Lăng Cô) vay ngày 29/11/2008 80 triệu đồng mua xe Cửu Long dư nợ 61 triệu không có thẩm định cho vay, hợp đồng thế chấp chỉ có ngân hàng và khách hàng ký không có công chứng, chứng thực, không có đăng ký giao dịch đảm bảo.
- Hộ Lê Văn Nhạn vay 130 triệu đồng hợp đồng tín dụng số 211053206 thế chấp tài sản cá nhân nhưng hợp đồng thế chấp không có công chứng, chứng thực, không có đăng ký giao dịch đảm bảo.
- Hộ Nguyễn Văn Xuân (Lăng Cô) dư nợ 200 triệu đồng hợp đồng tín dụng số 21105.2917 trên đơn đăng ký giao dịch đảm bảo không có thẻ đỏ.
- Hộ Võ Đại Tuấn (Truồi) cho vay vượt giá trị % tài sản thế chấp theo quy định: Tổng giá trị tài sản thế chấp của khách hàng 306 triệu x 75% = 210 triệu, Chi
nhánh đã cho vay 250 triệu vượt 40 triệu (tại tờ trình phê duyệt vượt mức Giám đốc đã yêu cầu bổ sung tài sản hình thành từ vốn vay nhưng Chi nhánh không thực hiện).
- Hộ Nguyễn Văn Trung (Lăng Cô) vay 70 triệu, biên bản định giá tài sản thế chấp ghi chung chung, không ghi cụ thể diện tích để có cơ sở định giá theo quy định mà chỉ ghi giá trị tài sản nhà 50 triệu, giá trị quyền sử dụng đất 50 triệu.