III. Quá trình tổ chức và thực hiện hợp đồng gia công hàng thêu ren xuất
2. Các bớc giao dịch
2.2. Ký kết hợp đồng gia công
Sau khi nghiên cứu đơn đặt hàng, Công ty tiến hành đàm phán, thoả thuận các điều kiện với khách hàng để đi đến sự thống nhất giữa các bên và ký kết hợp đồng gia công. Tuy nhiên, hợp đồng ban đầu đó chỉ có tính chất nguyên tắc, là sự cam kết giữa hai bên tạo lập quan hệ thuê và nhận gia công với những điều khoản chung nhất quy định về mặt hàng gia công, quyền và nghĩa vụ giữa các bên và thời gian thực hiện của hợp đồng. Khi đi vào thực hiện, các bên tiếp tục ký kết các phụ lục hợp đồng cho từng đợt hàng, trong đó có các điều khoản quy định rõ về số lợng hàng, đơn giá gia công mỗi mặt hàng, tiêu chuẩn kỹ thuật chất lợng, kích cỡ, định mức, thời hạn giao hàng... Thông thờng, một bản hợp đồng gia công ở Công ty gồm các điều khoản chính sau:
- Điều khoản chung: Có quy định về luật điều chỉnh quan hệ hợp đồng, những quyền và nghĩa vụ chung nhất của hai bên...
Ví dụ: Trong hợp đồng gia công số 01/TEX - SH/1999 ngày 15/11/1999 giữa Công ty SYE HEUNG ENTERPRISE và Công ty Artexport - hiện nay hợp đồng này có giá trị áp dụng với Artexport, điều khoản chung quy định: Các quan hệ hợp đồng sẽ tuân thủ luật pháp của nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; hợp đồng này dành riêng cho bên mua, bên mua sẽ không đợc thuê một bên nào khác gia công những sản phẩm đề cập trong hợp đồng này, bên bán không đợc nhân gia công sản phẩm cho bất kỳ bên nào khác trong phân xởng dành riêng cho bên mua...
- Điều khoản mặt hàng gia công: Tên hàng, hình dáng, kiểu cách, chất lợng và đặc điểm kỹ thuật sẽ tuân thủ theo những thoả thuận trớc của
hai bên, sẽ đợc quy định cụ thể trong phụ lục hợp đồng: Số lợng hàng cũng sẽ đa ra trong phụ lục hợp đồng.
Ví dụ (2): Điều lhoản tên hàng đợc ghi là khăn trải bàn, tranh thêu các loại.
- Điều khoản trách nhiệm của bên mua (bên thuê gia công): Gồm các trách nhiệm về việc cung cấp máy móc thiết bị, các thông số kỹ thuật của sản phẩm, số lợng, chất lợng, giá cả sản phẩm; trách nhiệm giao nguyên phụ liệu và tài liệu kỹ thuật; trách nhiệm về đặt hàng, quyền và trách nhiệm giám sát kiểm tra quá trình sản xuất và chất lợng sản phẩm...
Ví dụ: Bên mua có trách nhiệm cung cấp miễn phí tất cả các nguyên phụ liệu, mẫu mã, tài liệu kỹ thuật và những thứ các cần thiết cho việc gia công sản phẩm của họ; tất cả những nguyên phụ liệu và tài liệu đợc giao theo điều kiện CIF Hải Phòng hoặc CIF Nội Bài theo Incoterm 1990 và đúng thời gian kế hoạch đặt ra.
Bên mua phải có lợng đặt hàng đủ cho công suất sản xuất của bên gia công, nếu các đơn đạt hàng không đủ thì bên thuê phải thông báo trớc một tháng và trả 50% lợng cho công nhân bên gia công trong thời gian Công ty ngừng hoạt động vì không đủ hàng làm...
- Điều khoản trách nhiệm của bên bán (Bên nhận gia công): Gồm các trách nhiệm về cung cấp lao động, nhà xởng, quản lý sản xuất, giao thành phẩm...
Ví dụ: Bên bán phải chịu mọi trách nhiệm từ khi nhận đợc nguyên phụ liệu đến khi hàng gia công đợc chuyển cho bên mua.
Bên bán phải giao thành phẩm đúng thời gian quy định, theo điều kiện FOB Hải Phòng hoặc FCA Nội Bài (Incoterm 1990) theo chỉ dẫn của bên mua.
- Điều khoản thanh toán.
Ví dụ: Giá giao công bao gồm giá CMP, chi phí vận chuyển, phí Hải quan và các chi phí khác phát sinh trong quá trình gia công sản xuất.
Thanh toán bằng điện hối (TTR) trong vòng 5 ngày kể từ khi bên mua nhận đợc những chứng từ cần thiết.
- Điều khoản hiệu lực hợp đồng và giải quyết tranh chấp.
Trên cơ sở hợp đồng gia công chung đã ký kết và thực tế hoạt động gia công mỗi giai đoạn, Công ty Artexport và Công ty SUE HEUNG lại ký kết những phụ lục hợp đồng có giá trị trực tiếp điều chỉnh quan hệ gia công của hai bên. Trong phụ lục hợp đồng có những điều khoản quy định cụ thể về tên hàng, số lợng, quy cách phẩm chất, giá cả, bản định mức nguyên vật liệu cho cả đơn hàng và thời hạn giao hàng.
Ví dụ: Phụ lục hợp đồng 28/TEX - SH/2000 ngày 20/02/2000 giữa Công ty Artexport và Công ty SUE HEUNG.
- Điều khoản tên hàng.
Tên hàng Mã hàng Số lợng Đơn giá Trị giá
Tranh thêu khổ 25cm x 35cm
SI- 0- 56 5000 chiếc 20 USD 100.000 USD
Tranh thêu khổ 30cm x 50cm
SI-0-5A 4000 chiếc 30 USD 120.000 USD
Tranh thêu khổ 1m x 1,5m
SI-R-8 500 chiếc 85 USD 42.500 USD
Tổng số 9.500 chiếc 262.500 USD - Định mức nguyên vật liệu: STT Tên phụ liệu ĐVT Định mức SI-0-5A SL (4000 chiếc) Định mức SI-0-56 SL (5000 chiếc) Định mức SI- R8 SL (500 chiếc) Tổng số 1 Vải cốt tông yd 0,170 1.190 1.190 2 Vải phin yd 0,27 1.350 1.350 3 Lanh yd 2,04 14.288 14.288 4 Chỉ màu (cuộn nhỏ) Cuộn 10,25 5.110 18,01 5.890 11.000 5 Chỉ màu (cuộn to) Cuộn 12,55 7.561 7561
- Hiệu lực phụ lục hợp đồng: Phụ lục hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký đến ngày 20/02/2001.