Đối với công tác này thì hồ sơ của bộ phận nào bộ phận đó có trách nhiệm bảo quản lưu trữ hợp lý. Đối với bộ phận cấp cơ sở thì lưu giữ dưới dạng vật lý kẹp trong cặp hồ sơ và được sắp xếp trên một cái bàn cùng với các tài liệu khác của bộ phận. Tuy nhiên do hồ sơ cần lưu trữ của các tổ tương đối nhiều và do nhiều nhân viên ghi nhận nên nhìn chung các hồ sơ được lưu trữ bảo quản còn hơi lộn xộn, không được gọn gàng. Hiện tại việc lưu giữ, sắp xếp hồ sơđược lưu theo từng khoản mục và loại biểu mẫu trong một cặp hồ sơ nên khi cần tìm hồ sơ theo từng năm thì phải tốn nhiều thời gian hơn, khi số lượng hồ sơđược lưu giữ của khách sạn còn ít thì điều này không quan trọng nhưng theo năm tháng số lượng hồ sơ lưu giữ ngày càng nhiều vì thế cần phải có cách lưu trữ hợp lý, gọn gàng hơn. Đối với bộ phận lễ tân, Tổ chức – Tổng hợp ngoài việc lưu giữ hồ sơ bằng cách kẹp trong cặp hồ sơ và có kệđể hồ sơ có một số hồ sơ còn được lưu giữ trên máy vi tính và được cập nhật thường xuyên.
Hiện tại các loại hồ sơđược lưu giữ tại các bộ phận của khách sạn đều có quy định phải lưu giữ từ 3 năm trở lên nên chưa có hồ sơ nào được huỷ bỏ, các hồ sơđã sử dụng xong được lưu trữ cùng những hồ sơđang sử dụng cùng để chung trong một cặp tài liệu khiến công tác lưu trữ rất lộn xộn.
Như vậy, mặc dù Khách sạn đã thiết lập được một hệ thống hồ sơ tương đối đầy đủ và khá nhiều nhưng ta nhận thấy công tác kiểm soát hồ sơ tại khách sạn vẫn chưa thật sự tối ưu. Đặc biệt là do quá trình thực thi, thực hiện của nhân viên các bộ phận.