Các hoạt động chủ yếu trong Khách sạn Hội An là hoạt động cung cấp dịch vụ việc sản xuất chỉ xảy ra tại nhà hàng với hoạt động chế biến món ăn. Còn các hoạt động còn lại chủ yếu là hoạt động cung cấp dịch vụ như dịch vụ lưu trú, dịch vụ bổ sung zenspa,...Qua quá trình phân tích thực trạng công tác kiểm soát việc sản xuất và cung cấp dịch vụ ở Khách sạn và Nhà hàng Hội An ta thấy chưa thật sự hiệu quả. Vì vậy, để công tác kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ được thực hiện một cách tốt nhất, hiệu quả nhất tôi xin đưa ra một số biện pháp hy vọng có thể giúp Khách sạn nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát quá trình này.
Tăng cường công tác kiểm soát các yếu tố đầu vào:
Đối với nhân viên được giao công việc kiểm soát các yếu tố đầu vào cần phải xem đây là một công việc hết sức quan trọng, cần kiểm tra rất tỷ mỉ các hàng hóa, nguyên vật liệu được nhập đến. Đối với nhà cung cấp cần có hợp đồng quy định rõ chất lượng hàng hóa cung cấp phải đảm bảo đúng chất lượng yêu cầu và phải giao đúng thời gian nếu không nhà cung ứng phải chịu trách nhiệm đền bù hợp đồng. Đối với các hàng hóa được đưa vào nhập kho thủ kho cần ghi lại tình trạng và thời gian sử dụng của hàng hóa và thường xuyên kiểm tra tình trạng để phát hiện kịp thời những hàng hóa, nguyên liệu đã kém chất lượng hoặc hư hỏng và để khi có yêu cầu sử dụng hàng hóa, nguyên liệu được xuất kho một cách nhanh chóng.
Đối với các nhà cung ứng giao hàng đến trễ nên có hợp đồng quy định rõ ràng trách nhiệm đối với các nhà cung ứng giao hàng trễ.
Phòng QLCL nên khuyến khích tổ trưởng tổ bếp tiến hành tổng hợp các tiêu chuẩn nguyên liệu đầu vào để biên soạn tiêu chuẩn kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào, quy định cụ thể thời gian nhập hàng của từng loại nguyên, vật liệu để tránh hư hỏng, đưa ra các giới hạn cho phép để phát hiện sự sai lệch của chất lượng nguyên vật liệu và từđó đưa ra các quyết định điều chỉnh thích hợp.
Kiểm soát quá trình cung cấp dịch vụ:
Khách sạn cần tăng cường hoạt động kiểm soát đối với tất cả các quá trình cung cấp dịch vụ của bộ phận ăn uống, lưu trú và bổ sung.
Hàng năm nên tổ chức các lớp đào tạo cho các nhân viên của mình các kiến thức cơ bản về các sản phẩm dịch vụ mà khách sạn đang cung cấp, các kiếm thức về lịch sử, văn hóa, xã hội của Hội An. Mở các lớp đào tạo để nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên như các khoá huấn luyện sử dụng điện thoại, huấn luyện về cách giao tiếp với khách,...
Để kiểm soát tốt các hoạt động này của nhân viên cách tốt nhất là giám sát viên nên cùng với nhân viên phòng QLCL tiến hành các biện pháp kiểm tra đột xuất, đứng từ xa quan sát để theo dõi các hoạt động của nhân viên, tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá. Đối với các tổ trưởng cần kiểm tra, giám sát thường xuyên, hàng ngày.
Để thúc dục các nhân viên luôn luôn thực hiện đúng, thực hiện tốt công việc được giao các nhà lãnh đạo và các tổ trưởng cần thường xuyên kiểm tra, đốc thúc cũng như có các biện pháp thưởng phạt để nâng cao tính tự giác của nhân viên, kịp thời khen thưởng những nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, trách phạt những nhân viên làm sai lỗi để làm gương cho các nhân viên khác.
Đặc biệt đối với các nhân viên mới cần tiến hành đào tạo cơ bản và phổ biến toàn bộ các thông tin cần thiết cho nhân viên. Trong thời gian đầu cần kiểm tra tình hình thực hiện công việc của nhân viên một cách thường xuyên hơn để kịp thời phát hiện những sai sót.
3.3.1.5. Cải thiện công tác kiểm soát những thiết bị giám sát và đo lường
Hoạt động kiểm soát những thiết bị giám sát và đo lường là hoạt động tương đối quan trọng tuy nhiên do khách sạn còn thiếu các công cụ giám sát nhưđồng hồđo nhiệt độ, đồng hồđo độẩm nên hoạt động này chưa được chú ý. Phòng QLCL nên đề nghị ban lãnh đạo mua sắm đầy đủ các thiết bị giám sát đo lường còn thiếu như: đồng hồ đo nhiệt độ, đồng hồ đo độ ẩm để kiểm tra tình trạng độ ẩm trong kho chứa hàng, độ ẩm trong phòng của khách, đo nhiệt độ của các tủ lạnh, tủ đông,...để có thể tiến hành kiểm soát hoạt động này một cách hiệu quả theo đúng các quy định được ghi trong thủ tục kiểm soát những thiết bị giám sát và đo lường của khách sạn vì các bước kiểm soát trong thủ tục là tương đối chi tiết và rõ ràng.
Nhân viên phòng QLCL cần tăng cường giám sát, kiểm tra hoạt động của các nhân viên bảo trì, và những người chịu trách nhiệm về các thiết bị này.
3.3.1.6. Cải thiện công tác kiểm soát sản phẩm không phù hợp:
Hiện tại công tác kiểm soát sản phẩm không phù hợp tại Khách sạn đang thiếu các quy định cụ thể về mức độ xử lý cụ thể với từng trường hợp sản phẩm không phù hợp. Vì vậy, nhân viên phòng QLCL nên kết hợp với các tổ trưởng tiến hành biên soạn các quy định xử lý cụ thể với từng trường hợp sản phẩm không phù hợp và quy định về thời hạn xử lý đối với từng loại sản phẩm của mỗi bộ phận ví dụ như: Bảng quy định mức độ xử lý sản phẩm không phù hợp Mức độ xử lý Mức độ không phù hợp của sản phẩm, dịch vụ Thời hạn xử lý Tiến hành loại bỏ sự không phù hợp được phát hiện Các loại rau, quả, thực phẩm không đạt yêu cầu Tái chế Thức ăn không hợp khẩu vị 5-10 phút Cho phép sử dụng trong trường hợp có ý kiến quyết định của giám đốc,
Các máy móc, trang thiết bị có dấu hiệu hỏng hóc, kém chất lượng Thương lượng với khách hàng Chất lượng phòng ngủ không đạt yêu cầu. 5-15 phút Huỷ bỏ Các sản phẩm ẩm mốc, hết hạn sử dụng, các loại khăn, vải bịốđen, rách nát,...
Ngay sau khi xin ý kiến cấp trên.
Trả lại nhà cung cấp Các nguyên liệu, vật tư không đạt yêu cầu do nhà cung cấp đưa đến.
Trong vòng 1 ngày
Vì trên cơ bản công tác kiểm soát sản phẩm không phù hợp tại Khách sạn được thực hiện tương đối tốt vì vậy Khách sạn nên tiếp tục duy trì.