Bạn nên chuẩn bị thông tin về người xác nhận như cách bạn đã chuẩn bị thư tiến cử. Trong khi thư tiến cử là bằng văn bản thì xác nhận thường là sự tiến cử bằng miệng. Bạn không cần phải xin thư của những người xác nhận. Bạn nên chọn lựa người xác nhận cho mình một cách kỹ càng vì trên thực tế thì nhà tuyển dụng thường dành thời gian để kiểm tra! Các đồng nghiệp, đặc biệt là những người có chức vụ cao hơn nơi bạn làm việc có thể là những người xác nhận tốt cho bạn.
Khi đề nghị ai làm người xác nhận cho mình, theo tôi bạn nên hỏi ý kiến họ một cách đơn giản như sau: “Anh/chị có sẵn lòng làm người xác nhận cho tôi không?”
Nếu người được hỏi đồng ý thì thật tuyệt. Hãy nói cho họ biết một số thông tin về loại công việc mà bạn đang nộp đơn và rồi viết một vài dòng cảm ơn họ. Bạn cũng nên gửi kèm lý lịch của bạn cùng với thư cảm ơn. Cũng có trường hợp bạn đề nghị ai đó làm người xác nhận cho mình nhưng họ từ chối. Có nhiều lý do khác nhau nhưng thường thì họ lấy lý do rằng họ không biết gì nhiều về công việc của bạn. Bạn đừng cố gắng nài nỉ mà cứ thử đề nghị người tiếp theo có khả năng làm người xác nhận cho bạn. Dù sao đi nữa thì người đầu tiên mà bạn đề nghị có thể chưa phải là người xác nhận tốt nhất.
Bạn cũng nên lưu ý rằng nhiều công ty, đặc biệt là những tập đoàn lớn thường không cho phép những người quản lý, những người giám sát hay bất cứ nhân viên nào được tiến cử một nhân viên khác dù bằng miệng hay bằng văn bản. Nếu bạn không tìm được người xác nhận hay không xin được thư tiến cử từ công ty mà bạn làm việc gần đây nhất thì bạn có thể thử xin từ công ty trước đó. Nếu vẫn không được thì hãy thử những công ty trước đó nữa.
Bạn có thể thử những sự chọn lựa sau:
• Đề nghị một người có tiếng tăm nhất định trong cộng đồng làm người xác nhận cho tính trung thực, tính độc lập và đáng tin cậy của bạn.
• Đề nghị một vị giáo viên hay giáo sư đã từng dạy bạn viết thư xác nhận cho bạn về khả năng giải quyết vấn đề, khả năng học hỏi nhanh chóng và luôn theo kịp thời hạn đã định.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm người xác nhận cho những vấn đề liên quan đến công việc thì thay vào đó bạn có thể tìm những người xác nhận về phẩm chất hay trình độ học vấn của bạn.
• Đề nghị một thành viên của một câu lạc bộ, một nhóm các tình nguyện viên hay một hội thể thao mà bạn từng tham gia xác nhận các kỹ năng và phẩm chất mà bạn có.
Hầu hết mọi người đều vui vẻ đồng ý làm người xác nhận hay viết thư tiến cử vì như vậy họ thấy mình được vị nể và trở nên quan trọng. Có thể họ thực sự muốn giúp bạn nhưng cũng có thể lời đề nghị của bạn làm họ cảm thấy vinh dự. Hãy suy nghĩ về điều này – nếu bạn được chọn làm người xác nhận cho ai đó thì bạn có cảm thấy hãnh diện không? Bạn chỉ cần đảm bảo rằng những người mà bạn đề nghị làm người xác nhận cho mình phải biết là bạn đang xin việc và có khả năng các nhà tuyển dụng sẽ gọi cho họ để kiểm tra bất cứ lúc nào.
Trong khi chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, bạn nên tổng hợp những thông tin quan trọng về ba người xác nhận cho bạn trên một trang giấy một cách cẩn thận. Bạn nên đánh máy trang thông tin về người xác nhận theo mẫu dưới đây:
Mẫu danh sách những người xác nhận
Những người xác nhận cho Beverley M. Santos 1. Arthur Biggis
Giám sát viên III Tập đoàn Maxim ĐT: 277 − 900 – XXXX E-mail: abiggis@maxim.net 2. Memlanie Chao Giám đốc Sản xuất Tập đoàn Maxim ĐT: 277 – 900 – XXXX