Giao tiếp trong tổ chức Tổ chức là một hệ thống

Một phần của tài liệu Gíao trình giao dịch đàm phán kinh doanh. (Trang 76 - 80)

được thiết chế theo các mục tiêu và nguyên tắc nhất định.

Trong hệ thống tổ chức ấy các cá nhân, nhóm người được tập

hợp theo nguyên tắc chức năng hoặc chuyên môn. Như vậy, trong tổ chức có các quan hệ dọc và quan hệ ngang. Đo đó

giao tiếp trong hệ thống tổ chức có điểm khác giao tiếp giữa

Mỗi loại hình giao tiếp đều có những điểm chung xuất

phát từ các cá nhân tham gia, đồng thời có điểm khác biệt do

cộng hưởng của những nhu cầu chung và mục tiêu khác biệt của từng loại hình. Mỗi loại giao tiếp ấy dù có điểm khác biệt

nhưng đều có chung hai nhóm mục tiêu: Mục tiêu công việc

và mục tiêu duy trì. Từ loại hình thứ hai đến thứ tư là giao

tiếp liên nhân cách. Trong quá trình giao tiếp, mỗi cá nhân

bộc lộ bản thân mình đến một mức độ nào đó, mà chúng ta có

thể biết được chính mình từ những người khác và đến một mức độ nào đó mà chúng ta có thể sẵn sàng bộc lộ, cởi mở bản mức độ nào đó mà chúng ta có thể sẵn sàng bộc lộ, cởi mở bản

thân mình cho người khác nhận biết. Bằng cách trao đổi

thông tin qua lại với nhau con người mới có thể biết về chính bản thân mình và về người khác. Tính nguyên tắc trong giao bản thân mình và về người khác. Tính nguyên tắc trong giao

tiếp liên nhân cách phải được từng cá nhân tuân thủ để duy

trì quan hệ lâu dài. Các nguyên tắc đó có thể được quy định

từ trước, có thể tự thoả thuận để bảo đảm hiệu lực chung.

Mỗi người cần có ý thức và trách nhiệm trong việc tự giác

chấp hành nguyên tắc và hướng tới mục tiêu của cộng đẳng giao tiếp. giao tiếp.

Hạt nhân cơ bản, nền tảng của giao tiếp liên nhân cách là lòng tin. Điều này không tự nhiên có được mà phải có quá

trình nỗ lực xây dựng của từng cá nhân. Phẩm chất quan trọng của nhà kinh doanh là tin vào bản thân mình, tạo trọng của nhà kinh doanh là tin vào bản thân mình, tạo dựng niểm tin ở người khác và biết đặt niểm tin vào đúng

đối tượng. Lòng tin sẽ giúp cho ta cởi mở tấm lòng với người khác và ngược lại người khác mới bộc bạch hết mọi điều với

ta. Mối quan hệ giữa con người với con người dựa trên lòng

tin thì bao giờ cũng bền vững, phát triển và đễ thông cảm

GIÁO TRÌNH GIÁO DỊCH VÀ ĐÀM PHÁN KINH DOANH

Giao tiếp đa phương là sự giao tiếp diễn ra khi có từ ba

chủ thể trở lên cùng tham gia vào thực hiện quá trình. Thể

hiện đặc trưng của sự giao tiếp này là trong các nhóm hoặc tổ chức.

2. Kỹ năng giao tiếp trong nhóm

Như trên đã trình bày, các nhóm được hình thành xuất

phát từ nhu cầu chung của nhiều người hoặc do tính chất

công việc. Nhóm được hình thành khi hiệu quả giải quyết vấn đề và lợi ích đem lại cao hơn là mỗi cá nhân riêng lễ hoặc từng cá nhân riêng lẻ không thể giải quyết được. Các nhóm cùng có lợi ích chung và lợi ích riêng của từng cá nhân tham gia. Do đó vấn để điểu phối lợi ích và giải quyết các mâu thuẫn lợi ích trong nhóm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nguyên tắc là đặt lợi ích chung của nhóm lên trên lợi ích cá nhân và điểu hòa lợi ích chung nếu mâu thuẫn có nguy cơ

làm tan vỡ nhóm. Các cá nhân tham gia nhóm có thiên

hướng quy tụ phục vụ mục đích của nhóm là công việc và duy trì sự tổn tại. Nhóm có thủ lĩnh đo mọi người suy tôn hoặc tự nhiên đo tính nổi trội của một người nào đó. Người lãnh đạo nhóm có vai trò quan trọng trong việc tạo đồng thuận trong công việc và duy trì sự tổn tại của nhóm. Do nhóm bao gồm

nhiều dạng người khác nhau, khả năng và trình độ không

đồng nhất nên có thể dẫn tới những địa vị khác nhau trong nhóm. Một số người trội hơn những người khác sẽ có vai trò

lồn trong các quyết định của nhóm. Hãy quan sát một nhóm

mà trong đó có thành viên là người lãnh đạo một tổ chức, một đơn vị. Các thành viên của nhóm này có khuynh hướng nhắm các nhận xét, đánh giá của họ vào người này. Khi người này

Chương 1V: Ký nẵng giao tiếp đơ, 'phữơng Chương 1V: Ký nẵng giao tiếp đơ, 'phữơng

phát biểu, các thành viên có xu hướng tán thành, ủng hộ. Con người có khuynh hướng giao tiếp một cách ngang hàng

với các đổng nghiệp cùng cấp, song lại có khuynh hướng

nhún nhường khi giao tiếp với cấp trên và mạnh mẽ khi giao tiếp với cấp dưới. Tất nhiên sự bình đẳng trong một nhóm về

địa vị cao hơn trong một tổ chức. Một nhóm có đông người

thống tổ chức thì tính bình đẳng và dân chủ chi phối bầu không khí giao tiếp, xu hướng thoải mái, tự đo trong giao tiếp sẽ tăng lên. Dù nhóm kiểu gì thì sự nhận thức chung và tự nhận thức của mỗi cá nhân trong nhóm có ảnh hưởng lớn tới hoạt động của nhóm và khả năng đạt được mục tiêu của nhóm. Nhận thức chung đưa mọi người đến mục tiêu và sự thống nhất. Mỗi thành viên tự nhận thức về bản thân mình, về vai trò và vị trí của

mình đối với nhóm qua đó thể hiện trách nhiệm cá nhân

trong nhóm. Mỗi người thường bộc lộ cá tính của mình khi

tham gia giao tiếp trong nhóm và không dễ dàng gì thay đổi.

Nhiều khi cá tính nảy sinh mạnh mẽ và không hợp lý với cá

nhân khác sẽ phát sinh xung đột, mâu thuẫn trong nhóm. Tính kiểm chế sẽ phát huy tác dụng và sự điều hòa chung

của thủ lĩnh trong trường hợp này là rất quan trọng. Do đó

để bảo đảm thực hiện mục tiêu của nhóm và tránh xung đột,

phải xây dựng các quy tắc của nhóm. Tất cả các nhóm đều có

những quy tắc chung được thống nhất. Địa vị của các thành

viên trong nhóm phụ thuộc rất nhiều vào các quy tắc chung

mà nhóm để ra. Một số quy tắc chung thường được nêu ra trong giao tiếp nhóm là:

tham gia và không cùng trong một

* Quy tắc hành động của nhóm: Ai tham gìa, hành

* Quy tắc uề thời gian oử địa điểm tập hợp, sinh

hoạt nhóm.

* Nội quy của nhóm. Quy tắc này thường có khi nhóm có quy mô lớn, hoạt động trong thời gian dài, yêu cầu tổ chức có quy mô lớn, hoạt động trong thời gian dài, yêu cầu tổ chức

chặt chẽ.

* Quy tắc hành xử cá nhân oà phát ngôn

Nếu mọi người đều tự giác thực hiện tốt quy tắc của nhóm sẽ cảm thấy thoải mái và được tôn trọng. Nếu có thành nhóm sẽ cảm thấy thoải mái và được tôn trọng. Nếu có thành viên nào không tuân thủ quy tắc của nhóm sẽ làm cho người

khác bực mình và cảm giác thiếu sự tôn trọng. Quy tắc chung của các nhóm khác nhau không giống nhau, có thể đơn giản

hay phức tạp tuỳ thuộc vào tính chất nhóm. Quy tắc không bất biến mà có thể được điều chỉnh qua thực tế hoạt động của bất biến mà có thể được điều chỉnh qua thực tế hoạt động của

nhóm.

Vấn để giao và nhận thông tin trong nhóm có một ý

nghĩa đặc biệt quan trọng, Hình thức giao tiếp trong

nhóm xuất phát từ yêu cầu công việc, thời gian và địa vị

của các thành viên. Có 5 hình thức giao tiếp cơ bản trong

nhóm.

Một phần của tài liệu Gíao trình giao dịch đàm phán kinh doanh. (Trang 76 - 80)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(100 trang)