1. Những quy tắc trong giao địch
Muốn đạt được hiệu quả tốt nhất trong cuộc gặp gỡ thì vừa phải thực tế vừa phải có nghệ thuật. Những quy tắc sau đây sẽ giúp ta ứng xử tốt và có hiệu quả trong giao dịch.
+ Khi chào hỏi, tốt nhất là gọi cả họ tên. Bước vào phòng khách, câu đầu tiên có thể là "Chào ông, rất hân hạnh được
gặp ông". Nhưng nếu ta nói: "Ông Minh, chào ông, tôi rất
hân hạnh được gặp ông" thì có hiệu quả hơn, gây thiện cảm hơn. Tuy nhiên, nếu xưng hô cả chức danh thì hiệu quả càng lý tưởng.
+ Nếu đối tác chưa mời ngồi, thì tốt nhất cứ đứng. Ngồi
xuống rồi không nên rút thuốc lá mời. Đối tác mời hút thuốc, nên cám ơn rồi khéo léo từ chối. Nếu từ chối không được, nên
nhớ là không được để tàn thuốc lá và que điêm rơi xuống sàn
nhà.
+ Không nên vội vàng đưa ra tư liệu, thư tín, quà cáp
mang theo. Khi nào chúng ta nhắc tới những thứ đó mà đối
tác có vẻ hứng thú lúc đó mới là thời cơ đưa ra tốt nhất.
Ngoài ra, cần phải chuẩn bị kỹ để trả lời những câu hỏi của đối tác về những vấn đề trong tư liệu.
+ Chủ động mở đầu đàm thoại, tranh thủ thời gian gặp
gõ. Mặc đầu đối tác đã biết mục đích chuyến viếng thăm của ta, nhưng ta vẫn phải chủ động phát biểu. Ta có thể nhấn mạnh lại một số vấn đề về mục đích cuộc viếng thăm.
+ Duy trì nhiệt tình hưởng ứng. Trong khi nói chuyện,
hứng nói tiếp. Ta có thể thể hiện buổn vưi của mình xung
quanh mục đích hội kiến, không cần kiểm chế tình cảm của mình một cách quá nghiêm ngặt.
+ Khi không kiểm chế nổi cơn tức giận của mình thì nên
sớm kết thúc cuộc gặp gõ. Tức giận sẽ làm cho ta mất đi thước đo khách quan để hiểu người khác và kiểm chế mình, làm hỏng chuyện của mình.
+ Trước khi gặp, hãy tự hỏi "nên bước vào cửa đối tác với tình cảm gì?" Buên tủi, đáng tiếc hay kính nể, cám ơn? Kiểm
chế cơn tức giận hay chế giễu. Căn cứ tình hình để chuẩn bị
tình cẩm trước sẽ làm cho chúng ta điều khiển được cảm xúc của mình và biết cách lựa lời trong quá trình trò chuyện.
+ Học nghệ thuật nghe. Có hai yêu cầu đối với nghe,
trước tiên là để cho đối tác có thời gian nói, sau đó là nghe
hiểu ý ngoài lời. Nếu đối tác phát biểu trước không nên ngắt lời đối tác, cần tìm thời cơ thích hợp để hưởng ứng và khuyến khích đối tác tiếp tục nói.
+ Tránh những cử chỉ và tư thế bất nhã. Chơi vật nhỏ trong tay, thỉnh thoảng lại vuốt tóc, tặc lưỡi, xỉa răng, ngoáy
lỗ tai, nhìn móng tay hoặc trần nhà, tranh ảnh trên tường là
những động tác bất nhã.
+ Cần thật thà, thẳng thấn và đức độ. Nếu nói đối một
việc nhỏ thì cố gắng của ta sẽ thành công dã tràng. Đối tác nghi ngờ ta không thật thà thì mọi tài năng của ta sẽ trở nên mờ nhạt. Không ai là hoàn hảo cả, ta có thể thẳng thấn thừa nhận thiếu sót của mình. Khi bình luận người thứ ba cần lượng và có mức độ. Nếu chua ngoa quá
người ta sẽ nghĩ: "Biết đâu sau này anh ta cũng bình luận
GIÁO TRÌNH GIÁO DỊCH'VÀ ĐÀM:PHÁN KINH DOẢNH - 7Ö ——
+ Học cách nói rõ ràng. Nói minh bạch sẽ có lợi cho ta
suốt đời. Nói mà không biết khái quát sẽ gây ác cảm, nói mà
không có trọng tâm, lộn xộn sẽ khiến người khác chán. Nói chung, nếu ta chưa bao giờ nghĩ tới việc lời nói của mình có
gây ác cảm cho người khác không thì chính ta đã gây ác cảm cho người khác.
+ Tự mình kiểm tra âm sắc và ngữ điệu. Hãy ghi âm lời
nói của mình 5 phút rồi nghe xem có rõ ràng không? Âm họng, âm mũi có nặng quá không? Tốc độ nói như thế nào?
Ngữ điệu có già đặn và tế nhạt không? Ngữ điệu đẩy sức
sống sẽ làm cho mình trẻ ra, tốc độ nói nhanh hơn nói chuyện phiếm một chút sẽ tự nhiên hơn. Bình thường cần phải chú ý tập luyện khả năng này.
+ Chú ý trang phục và đầu tóc. Lần đầu tiên tiếp xúc để
cho đối tác ấn tượng mình lôi thôi lếch thếch, thì ta nói gì
chăng nữa cũng kém hiệu quả. Những ai bình thường không
để ý ăn mặc, trước khi gặp gỡ nên hỏi ý kiến những người hiểu biết, để họ căn cứ tuổi tác, thân hình, nghề nghiệp và góp ý về cách ăn mặc và kiểu tóc cho ta.
+ Nếu thâm niên và học vị của đối tác thấp hơn ta, ta
cần đặc biệt lưu ý đừng tổ ra mình là bể trên. Khi giới thiệu cần phải thận trọng một chút, nên tỏ ra kính trọng đối tác. Tránh việc quan tâm quá mức và giáo huấn, nên tỏ
thái độ chân thành và hợp tác.
+ Kết thúc cuộc gặp, nhớ cầm mũ, găng, túi sách của mình. Lời chào từ biệt nên ngắn gọn, hãy kiểm chế, đừng đưa
ta chủ để mới trước khi ra khỏi cửa, vì không có lý do gì cho rằng tạm biệt sẽ là đỉnh cao cuộc gặp.
Chương IV: Kỹ năng gieo liếp đg phương vẻ lễ nghỉ frong giao dịch
—————————————————— 2. Phương pháp trò chuyện trong giao dịch
+ Khi nói chuyện cần tự nhiên, lời nói hoà nhã, thân mật, chính xác. Khi nói có thể làm cử chỉ nhưng động tác không nên quá mạnh mẽ, càng không nên khua chân múa
tay, không nên dùng tay chỉ vào người đang nói chuyện với ta. Khi nói chuyện, không nên cách đối tác xa quá hoặc gần quá. không nên kéo tay, kéo áo hoặc vỗ vai.
+ Tham gia nói chuyện với người khác cần phải chào hỏi
trước. Khi người khác nói chuyện riêng không nên đến gần
để nghe. Nếu có việc cần gặp người đang nói chuyện, nên để họ nói hết. Có người chủ động nói chuyện với ta, nên vui vẻ
bắt chuyện. Người thứ ba vào cuộc nói chuyện nên biểu thị
hoan nghênh bằng bắt tay, gật đầu hoặc mỉm cười. Phát hiện có người muốn trao đổi với ta nên chủ động hỏi. Khi đang nói chuyện có việc cần giải quyết hoặc cần rời đi thì nên xin lỗi đối tác rỗi hãy ra đi.
+ Có nhiều người nói chuyện thì nên tìm cách nói với mỗi người vài câu, không nên chỉ nói với một hai người mà không
để ý đến người khác cũng có mặt trong buổi nói chuyện.
Cũng không nên chỉ trao đổi công việc chỉ có hai người còn để người thứ ba ngồi không,
+ Trong khi giao tiếp, ta phát biểu cũng phải để cho
người khác phát biểu, người khác nói ta cũng nên biểu thị ý
kiến của mình lúc thích hợp. Không nên đưa ra những vấn
đề không liên quan tới nội dung buổi nói chuyện. Khi đối tác
để cập những vấn để khó nói, không nên tỏ thái độ ngay mà
nên chuyển sang câu chuyện khác.
—————
"GIÁO -TRÌNH ŠÏAO öIcH vÄ 6Ä
IÃN.KINHDOANH
+ Khi trao đối nên nhìn đối tác để biểu thị sự chú ý lắng
nghe. Khi đối tác phát biểu, không nên nhìn chỗ khác lơ là, tô vẻ bồn chồn, cũng không nên vươn vai, nhìn đồng hổ, chơi
các đồ lặt vặt.
+ Nội dung trao đổi nên có sự kiêng ky, như không để cập tới chuyện chết chóc, bệnh tật, ly kỳ, giật gân. Không nên hỏi tuổi tác và tình trạng hôn nhân của phụ nữ. Không nên
hỏi những việc riêng của người khác như thu nhập, tài sản
gia đình, giá quần áo v.v... Nội dung câu chuyện làm cho đối
tác không hài lòng thì nên xin lỗi hoặc chuyển sang chủ để
khác, khi nói chuyện không phê bình người lớn tuổi hơn chúng ta hoặc cấp trên. Khi trao đổi với thương gia nước ngoài, không bình luận về nội dung chính sách của nước họ,
không chế giễu, chê cười người khác. Cùng không nên tuỳ tiện bàn về vấn đề tôn giáo, nhân quyền.
+ Đàn ông không nên tham gia nhóm nói chuyện của phụ nữ, không nói chuyện quá lâu với phụ nữ để người xung
quanh có ác cảm. Nói chuyện với phụ nữ cần phải nhường
nhịn, thận trọng, không đùa cợt, tranh luận quá mức.
+ Khi trao đổi nên sử dụng chữ lễ phép như xin mời, cám ơn, xin lỗi làm phiển ông quá v.v... Ở trong nước gặp nhau ơn, xin lỗi làm phiển ông quá v.v... Ở trong nước gặp nhau
thường hổi: "Đã ăn cơm chưa", "đi đâu"... Có những nước
không nói như vậy, thậm chí cho rằng nói như vậy không lễ phép. Ỗ phương Tây khi gặp nhau thường nói: Xin chào, có
khoẻ không, tất cả đều thuận lợi chứ, ngài có thích khí hậu ở đây không. Khi chào tạm biệt thường nói: Rất vui được gặp
ngài, hy vọng còn địp gặp lại, chúc anh cuối tuần vui về, xin