HOÀN THÀNH, HOÀN THÀNH HẠNG MỤC CÔNG TRÌNH HOẶC CÔNG TRÌNH ĐỂ ĐƯA VÀO SỬ DỤNG
- Công trình……….Thuộc dự án đầu tư nhóm………….. - Hạng mục công trình……… - Địa điểm xây dựng………... - Thời gian kiểm tra:
Bắt đầu:……h…., ngày…….tháng….năm 200… Kết thúc:…...h…., ngày…….tháng….năm 200… - Các bên tham gia kiểm tra:
- Đại diện Chủ đầu tư công trình:
- Đại diện Nhà thầu giám sát thi công xây dựng: - Đại diện Nhà thầu thi công xây dựng:
- Đại diện Sở Xây dựng kiểm tra công tác nghiệm thu: - Đã tiến hành những việc sau:
+ Kiểm tra danh mục hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây dựng………..hoặc hoàn toàn của hạng mục công trình hoặc công trình………..đã lập giữa Chủ đầu tư và các nhà thầu thi công xây dựng / tổng thầu EPC.
+ Kiểm tra tính pháp lý và chất lượng của hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây dựng hoàn thành………., hạng mục công trình hoàn thành……….hoặc công trình hoàn thành……….
Sau khi kiểm tra, xem xét và trao đổi, các bên tham gia đã có kết luận:
1. Hồ sơ trình để nghiệm thu giai đoạn xây dựng hoàn thành………., hạng mục công trình hoàn thành………hoặc công trình hoàn thành ………đã lập đủ (hoặc chưa đủ) theo danh mục nêu tại phụ lục 3 của Thông tư số /2005/TT- BXD.
2. Hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây dựng hoàn thành……….., hạng mục công trình hoàn thành…………..hoặc công trình hoàn thành……….có đầy đủ tính pháp lý theo quy định.
3. Các ý kiến nhận xét khác:
Nếu hồ sơ nghiệm thu chưa đủ thì yêu cầu chủ đầu tư bổ sung để hoàn chỉnh nghiệm thu (nêu cụ thể về hồ sơ pháp lý và tài liệu quản lý chất lượng).
4. Hồ sơ nghiệm thu có trong danh mục kèm theo biên bản này đảm bảo đủ căn cứ để Chủ đầu tư tiến hành việc nghiệm thu giai đoạn xây dựng………hoặc nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình………hoặc công
trình………
Đối với trường hợp hồ sơ nghiệm thu không đầy đủ thì ghi như sau: Sauk hi bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ nghiệm thu theo các yêu cầu nêu ở mục 3, Chủ đầu tư tiến hành việc nghiệm thu giai đoạn xây dựng………hoặc nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình………hoặc công trình……….
Ghi chú: kèm theo danh mục hồ sơ, tài liệu hoàn thành giai đoạn xây dựng, hoàn thành hạng mục công trình, hoàn thành công trình được lập theo phụ lục 3 của Thông tư này.
Đại diện Chủ đầu tư
( ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)
Đại diện Nhà thầu giám sát thi công xây dựng
( ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)
Đại diện Nhà thầu thi công xây dựng
( ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)
Đại diện Sở Xây dựng
( ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu)
1.3.3.3. Quản lý chi phí:
Chi phí của dự án có thể được hiểu là các nguồn tài nguyên được hi sinh trong quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu dự án đã đề ra. Vấn đề quản lý chi phí trong quản lý dự án đặc biệt trong các dự án đầu tư xây dựng là rất quan trọng. Nhiều công trình xây dựng đã gặp phải nhiều rắc rối trong vấn đề về vốn đầu tư, thanh quyết toán vốn hoặc sử dụng không hiệu quả đồng vốn bỏ ra dẫn đến thất
thoát, lãng phí. Vì vậy cần thiết có sự quản lý chi phí để giám sát việc thực hiện dự án đúng dự tính chi phí theo kế hoạch, đảm bảo cho dự án thực hiện đúng tiến độ và nguồn lực cho phép. Đây cũng là quá trình dự toán kinh phí, phân tích các số liệu có liên quan đến chi phí của dự án. Quá trình quản lý chi phí tại công ty diễn ra theo các bước cơ bản như sau:
- Xác định các nguồn lực, các nguồn tài nguyên và khối lượng cho phép để thực hiện dự án.
- Sau đó sẽ ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn thành dự án đề ra. - Sau khi đã có dự tính về tổng chi phí thực hiện của dự án, công ty sẽ ước tính chi phí và phân bổ cho từng hạng mục công việc.
- Và cuối cùng, công ty sẽ có biện pháp để kiểm soát chi phí và có thể điều chỉnh chi phí cho phù hợp với yêu cầu của dự án.
Công ty luôn cố gắng nắm bắt những thay đổi trong chính sách của Nhà nước về công tác quản lý để áp dụng vào đơn vị mình cho phù hợp. Gần đây, Chính phủ đã thay đổi một số nội dung về công tác quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình được quy định cụ thể tại Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ban hành ngày 13/6/2007. Nghị định này được ban hành với tinh thần phù hợp hơn với thông lệ quốc tế và cơ chế thị trường. Theo đó thì giá xây dựng được xác định cho từng công trình thay vì giá xây dựng theo khu vực trong quy định cũ; giá xây dựng được xác định phù hợp với các giai đoạn đầu tư và thời điểm xây dựng cũng như thời gian thi công; chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình… Bên cạnh đó, nhờ có sự thay đổi của Nghị định 99, công ty đã xác định được cho mình cách tính tổng mức đầu tư hợp lý hơn. Trước đây, cách tính này còn chưa linh hoạt, phù hợp với biến đổi của giá cả thị trường, gây ra tình trạng thiếu vốn đối với một số dự án lớn, phức tạp. Cụ thể, trong cách tính tổng mức đầu tư, có tính đến chi phí dự phòng do yếu tố trượt giá. Chi phí dự phòng này được căn cứ vào chỉ số giá xây dựng và thời gian thi công công trình. Nhờ đó khi đưa vào tính toán hiệu quả đầu tư của dự án, quá trình thực hiện dự án của chủ đầu tư sẽ chủ động về vốn, phù hợp với sự biến động của giá cả thị trường. Một thực tế nữa trước đây là khi công ty cổ phần xây dựng SHINEC làm nhà thầu, nhận thi công cho các chủ đầu tư khác thì một số chủ đầu tư lấy lý do chờ cấp trên phê duyệt nên đã trì hoãn việc thanh toán cho nhà thầu. Nghị định 99 ra đời đã góp phần quy định rõ trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư cũng như nhà thầu. Do đó đã hạn chế được tình trạng trên.
Công tác quản lý chi phí của công ty chỉ tập trung vào hai nội dung chính là: quản lý tổng mức đầu tư của dự án và quản lý tổng dự toán xây dựng công trình.
dự án bao gồm các chi phí như: chi phí cho việc xây dựng, chi phí mua máy móc trang thiết bị, chi phí san lấp giải phóng mặt bằng… Nói chung đây là chi phí dự tính để thực hiện toàn bộ dự án. Còn trong giai đoạn thực hiện dự án, công ty sẽ xem xét và quản lý tổng mức dự toán xây dựng công trình. Đây là công việc cần thiết đảm bảo cho tổng dự toán này không được phép vượt quá tổng mức đầu tư đã được phê duyệt trước đó. Nếu thực sự cần thiết phải phát sinh thêm chi phí xây dựng thì việc quản lý cũng sẽ giúp cho công ty tìm kiếm thêm các nguồn vốn bổ sung, hỗ trợ kịp thời, đảm bảo cho dự án vẫn tiếp tục được hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra.
Khi ước lượng chi phí, đối với các dự án nhỏ và tính chất đơn giản thì công ty thường sử dụng các dự án tương tự trước đó để làm cơ sở, làm nền tảng cho những ước tính của dự án mới. Tuy nhiên, việc đánh giá ước lượng không phải là một việc dễ dàng. Mỗi một dự án khác nhau lại bao hàm những yếu tố khác nhau và bất ngờ trong quá trình thực hiện mà chúng ta không thể lường trước được. Để đáp ứng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường hiện nay, việc sử dụng công cụ nào để quản lý chi phí luôn là một vấn đề được công ty quan tâm đặc biệt. Công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã sử dụng chỉ số giá xây dựng là công cụ chính để làm căn cứ xác định tổng mức đầu tư, dự toán và tổng dự toán xây dựng công trình. Chỉ số giá xây dựng này cũng như phương pháp xây dựng nó, được xác định theo quy định của Bộ Xây dựng, được công bố rõ tại Nghị định 99 của Chính phủ. Có thể nói đây là một công cụ hữu hiệu phục vụ tốt cho quá trình thực hiện quản lý chi phí các dự án của công ty cổ phần xây dựng SHINEC.
Sau khi đã tiến hành ước tính chi phí cho từng hạng mục công việc cũng như toàn bộ dự án, công ty tiến hành kiểm soát chi phí, kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí đồng thời tìm ra những thay đổi so với kế hoạch. Ban quản lý dự án sẽ dựa vào các thống kê kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu…do phòng kế toán và một số bộ phận có liên quan cung cấp, để từ đó tổng hợp, phân loại, phân tích đánh giá các khoản chi phí và tình hình chi tiêu của công ty. Sau đó, Ban quản lý sẽ thực hiện việc kiểm soát bằng cách tìm ra những mức chênh lệch chi phí so với kế hoạch đã đề ra. Từ đó công ty sẽ triển khai nhanh chóng, tìm ra các biện pháp khắc phục sự sai sót đó và thông tin cho các cấp có thẩm quyền về những thay đổi được phép. Tuy nhiên, do thành lập chưa được lâu năm, Ban quản lý của công ty vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý chi phí. Do vậy việc chênh lệch so với chi phí dự kiến là điều không thể tránh khỏi. Thêm nữa, vấn đề quản lý nguồn vốn đảm bảo cho việc thực hiện dự án của công ty còn yếu kém. Bằng chứng là một số dự án được lập ra nhưng vẫn phải ngưng trệ một thời gian do thiếu vốn để triển khai tiếp. Đó cũng là một trong những vấn đề bất cập tại công ty hiện nay.
Có thể nói quản lý thời gian, quản lý chất lượng và quản lý chi phí có mối quan hệ vô cùng chặt chẽ. Thông qua việc quản lý thời gian của dự án, công ty có thể kiểm soát được chi phí nhờ theo dõi tiến độ chi phí được thực hiện theo từng hạng
mục công việc. Nhờ có quản lý dự án theo đúng tiến độ và chi phí đề ra, chất lượng của dự án mới được đảm bảo. Một dự án không thể gọi là thành công khi nó vừa lãng phí nguồn lực lại vừa kéo dài thời gian không đúng tiến độ. Vì vậy công ty luôn cố gắng phối hợp, kiểm soát sát sao việc quản lý cả về tiến độ, chi phí cũng như chất lượng của dự án, đảm bảo cho dự án được hoàn thành theo đúng mục tiêu và yêu cầu đã đề ra.
1.3.3.4. Quản lý nhân lực:
Việc bố trí lao động với số lượng bao nhiêu, chất lượng như thế nào cũng là một vấn đề rất cần được quan tâm. Vì con người chính là chủ thể lao động, họ chính là người trực tiếp vận hành, sử dụng máy móc thiết bị để tiến hành xây dựng. Đối với mỗi dự án khác nhau thì quy mô lao động được huy động cũng sẽ khác nhau. Dự án càng phức tạp và quy mô lớn thì số lượng lao động huy động càng phải được bổ sung nhiều hơn với trình độ tay nghề cao hơn. Việc đào tạo nguồn nhân lực do đó cũng sẽ là một vấn đề cấp thiết được đặt ra. Trong xây dựng, công ty xác định cần phải nâng cao hơn nữa trình độ tay nghề của người nhân công. Vì mục tiêu của công ty trong tương lai không chỉ hướng tới những công trình lớn trong nước mà còn vươn tới những bạn hàng quốc tế. Muốn thực hiện được điều đó trình độ người lao động cũng phải được đáp ứng với những tiêu chuẩn nhất định. Chính vì thế mà công ty cũng đã tổ chức những lớp tập huấn ngắn hạn và dài hạn, nhằm nâng cao trình độ tay nghề cũng như chuyên môn cho người lao động. Khi trình độ tay nghề người lao động được nâng cao thì không chỉ chất lượng của dự án mà ngay cả tiến độ thi công xây dựng công trình cũng được đảm bảo. Đối với một số dự án có kỹ thuật phức tạp, công ty cũng đã tạo điều kiện mời chuyên gia nước ngoài về hướng dẫn, tư vấn cho mình rồi từ đó học hỏi kinh nghiệm của họ.
Một thực tế trong quá trình thi công xây dựng công trình là không phải lúc nào lượng lao động cũng được huy động như nhau đối với các dự án và đối với các giai đoạn khác nhau. Có thể với dự án này cần nhiều lao động nhưng với dự án khác có thể chỉ cần rất ít lao động. Thậm chí ngay trong cùng một dự án thôi, các giai đoạn khác nhau cũng đã có sự khác nhau về nhân sự rồi. Có những lúc dự án đi vào giai đoạn chính cần huy động tối đa nguồn lực cho phép. Nhưng có những lúc cần phải biết tiết kiệm nguồn lực, giảm bớt nguồn lao động lại. Do đó việc phân công bố trí nguồn lao động cho mỗi một dự án không phải là việc làm đơn giản. Công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã cố gắng phân bổ nguồn lực sao cho hợp lý dựa trên phương pháp ưu tiên. Đối với những công việc cần thực hiện trước, công ty bố trí cho các nguồn lực vào đây trước. Đối với những công việc quan trọng cần sử dụng khối lượng lao động lớn, công ty cũng cố gắng huy động một cách tối đa nguồn lao động nhằm đáp ứng được yêu cầu của dự án.
Ví dụ trong dự án “Đầu tư xây dựng công trình nhà máy chế biến gỗ SHINEC, xã Lai Vu, huyện Kim Thành, tỉnh Hải Dương”, mức tiêu hao lao động được tính
toán nhờ vào các hệ số kinh nghiệm đối với từng phân xưởng của một số nhà máy trong nước. Tổng số công nhân thực hiện cho một mẫu sản phẩm lại phụ thuộc vào quy trình sản xuất ra sản phẩm. Các hệ số này chỉ mang tính tương đối tùy thuộc nhiều yếu tố như: trình độ quản lý, cơ chế trả lương, tay nghề công nhân…của từng nhà máy. Những con số ban đầu chỉ là căn cứ dự kiến để tính chi phí nhân công, chuẩn bị nguồn lao động cũng như tổ chức bộ máy quản lý. Trong quá trình đi vào sản xuất sẽ xuất hiện những bất cập không thể tránh khỏi đòi hỏi phải điều chỉnh. Quản lý nhân lực là một khâu quan trọng, quyết định sự thành công của dự án nói riêng và của toàn công ty nói chung. Quản lý nhân lực không chỉ bó hẹp ở người lao động mà còn mở rộng cả về quản lý nhân viên, quản lý khách hàng, quản lý chính những người trong đội ngũ lãnh đạo. Có thể nói quản lý nhân lực là cả một nghệ thuật. Việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của người lao động để nhằm tìm ra tiếng nói chung giữa người lao động và nhà quản lý đã được công ty đề cao, chú trọng trong chiến lược phát triển của mình. Muốn một dự án thật sự thành công thì vai trò của người lao động là không thể phủ nhận. Thực tế cho thấy, khi người lao động có trách nhiệm với công việc, hăng say làm việc thì hiệu quả tăng lên rõ rệt. Nhờ đó mà tiến độ của công trình cũng như chất lượng của dự án sẽ được đảm bảo. Nhà quản lý luôn mong muốn nhân viên, người lao động của mình có tinh thần làm việc hăng say, hiệu suất lao động cao để đảm bảo yêu cầu và mục tiêu kinh doanh của mình. Còn người lao động, họ trông mong từ phía công ty một mức lương thỏa đáng, chế độ thưởng phạt hợp lý và một môi trường làm việc tốt, an toàn. Chính vì lẽ đó, công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã rất quan tâm tới nguyện vọng của người lao động trong công ty. Ngoài chế độ lương, thưởng hợp lý, khi bắt tay vào thực hiện một dự án cụ thể, công ty cũng có những chính sách riêng, linh hoạt nhằm