Trong thực tế, nhiều khi công ty chia việc thực hiện dự án theo các chu kỳ và tổ chức quản lý theo các chu kỳ đó. Chu kỳ của dự án bắt đầu từ khi hình thành ý tưởng đến các giai đoạn phát triển, triển khai thực hiện dự án và cuối cùng là giai đoạn kết thúc dự án. Có thể khái quát chung về quy trình quản lý dự án xây dựng đối với các dự án do công ty làm chủ đầu tư như sau:
Bảng 1.7: Quy trình khái quát chung về quản lý dự án xây dựng.
QUY TRÌNH KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QLDA XÂY DỰNG I. CHUẨN BỊ DỰ ÁN 1. Lập dự án 2. Thẩm định dự án đầu tư. 3. Phê duyệt dự án đầu tư. II. THỰC HIỆN
DỰ ÁN
Chuẩn bị trước khi xây lắp
1. Lập, thẩm định, phê duyệt kế hoạch đấu thầu dự án và tiến độ dự án.
2. Chọn đơn vị cung cấp thiết bị công nghệ. 3. Chọn đơn vị thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công.
4. Lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế; Dự toán và tổng dự toán xây dựng công trình. 5. Xin giấy phép xây dựng.
6. Chọn nhà thầu thi công xây dựng, nhà thầu lắp máy…
7. Chọn nhà thầu tư vấn giám sát: giám sát xây dựng và giám sát thiết bị.
8. Mua bảo hiểm công trình xây dựng và lắp đặt thiết bị.
Tiến hành xây lắp
1. Khởi công và thi công xây dựng. 2. Lắp đặt thiết bị công trình. Các công tác chính về QLDA giai đoạn xây lắp
1. Quản lý thi công gồm: - Quản lý chất lượng. - Quản lý tiến độ. - Quản lý khối lượng.
- Quản lý an toàn lao động. - Quản lý môi trường xây dựng.
2. Quản lý chi phí xây dựng.
3. Quản lý hợp đồng trong xây dựng. III. KẾT THÚC XÂY DỰNG BÀN GIAO VÀ THANH QUYẾT CÔNG TRÌNH
1. Nghiệm thu- hoàn công. 2. Kiểm định công trình.
3. Bàn giao công trình đưa vào sử dụng. 4. Báo cáo quyết toán – Kiểm toán.
5. Thẩm định, phê duyệt quyết toán dự án. 6. Bảo hành công trình.
( Nguồn: Ban quản lý dự án công ty cổ phần xây dựng SHINEC)
1.3.4.1. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư:
Chuẩn bị đầu tư là giai đoạn tạo tiền đề và quyết định nên sự thành công hay thất bại của một dự án đầu tư. Chính vì vậy trong giai đoạn này, vấn đề chuẩn xác trong các quyết định cũng như vấn đề chất lượng là vô cùng quan trọng. Nắm được tầm quan trọng của giai đoạn này, công ty cổ phần xây dựng SHINEC đã chú tâm trong lĩnh vực quản lý dự án, đảm bảo cho dự án được đi theo đúng hướng mà trước hết là xuất phát từ những quyết định đúng đắn của chủ đầu tư. Nhìn chung nội dung các công việc trong giai đoạn này bao gồm:
• Xây dựng ý tưởng dự án qua việc nghiên cứu, thăm dò thị trường.
• Lập dự án đầu tư.
• Thẩm định dự án đầu tư.
• Phê duyệt dự án đầu tư.
Cụ thể việc quản lý từng công việc trong giai đoạn này như sau: ► Xây dựng ý tưởng dự án qua việc nghiên cứu, thăm dò thị trường:
Việc thăm dò thị trường là rất cần thiết cho việc phát hiện ra các cơ hội đầu tư và hình thành nên ý tưởng của dự án. Sau khi ý tưởng dự án được xác định, việc thăm dò thị trường vẫn tiếp tục cần thiết để xem xét tính khả thi của dự án đó. Có rất nhiều các yếu tố bên ngoài tác động đến dự án như: điều kiện tự nhiên, môi trường, giá cả, tỉ giá, thị hiếu khách hàng... Tất cả những yếu tố đó đều có thể ảnh hưởng tới
tính khả thi cũng như sự thành công của dự án. Do đặc tính ngành nghề kinh doanh của công ty liên quan tới các công trình xây dựng nên việc thăm dò thị trường thường bao gồm cả việc khảo sát địa chất tại chính nơi cần xây dựng. Việc tìm hiểu khu đất cần xây dựng là rất quan trọng. Công ty luôn tiến hành việc khảo sát khu đất mà mình sẽ xây dựng trước khi bắt tay vào thực hiện các bước tiếp theo. Việc tìm hiểu sẽ bao gồm các nội dung như: xem xét việc xây dựng trên khu đất có phù hợp với quy hoạch tổng thể của địa phương không; xem xét các điều kiện về giao thông, môi trường, tiếng ồn hay độ an toàn của địa chất… Thời gian phục vụ cho việc khảo sát phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của từng dự án, từng công trình xây dựng.
Công ty cũng cần quan tâm tới các chi phí phục vụ cho việc khảo sát và điều tra thăm dò thị trường. Đối với mỗi dự án, công ty thường thuê các chuyên gia hay nhân viên của mình để thực hiện việc thu thập số liệu, từ đó mở các cuộc điều tra nhằm phục vụ cho việc Lập dự án. Chi phí này cũng nằm trong nội dung quản lý chi phí của công ty và mức độ ít hay nhiều cũng tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Như vậy chất lượng của công tác quản lý dự án trong nội dung này phụ thuộc vào chuyên môn của nhân viên điều tra, khảo sát và chất lượng của những thông tin mà họ thu thập được. Nếu thời gian và chi phí dành cho công việc này là hợp lý thì việc tiến hành điều tra, khảo sát, thăm dò thị trường sẽ diễn ra vô cùng thuận lợi.
► Lập dự án:
Lập dự án được coi là một khâu vô cùng quan trọng cho công tác đầu tư vì dự án chính là kim chỉ nam, là cơ sở cho việc thực hiện các công cuộc đầu tư đạt hiệu quả. Xét trên góc độ quản lý, dự án đầu tư chính là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế xã hội trong một khoảng thời gian dài. Việc lập dự án đối với một số dự án có quy mô lớn diễn ra từ khái quát đến chi tiết theo ba cấp độ nghiên cứu là:
• Nghiên cứu và phát hiện các cơ hội đầu tư.
• Nghiên cứu tiền khả thi.
• Nghiên cứu khả thi.
Báo cáo nghiên cứu khả thi có một vai trò lớn trong việc giúp chủ đầu tư đưa ra các quyết định sáng suốt, xem xét có nên quyết định đầu tư tiếp hay không. Báo cáo này còn có tác dụng đối với các tổ chức cho vay cũng như các cơ quan nhà nước trong quá trình thẩm định của mình. Một số tổ chức như Ngân hàng, các tổ chức tín dụng cho vay đã dựa vào báo cáo này để xem xét khả năng trả nợ vốn vay của các khách hàng. Chính vì thế công ty rất đề cao khâu nghiên cứu khả thi để có thể đưa ra những quyết định sáng suốt nhất, giúp đạt hiệu quả đầu tư cao hơn. Quy trình
soạn thảo dự án đi từ nhận dạng dự án đến lập đề cương sơ bộ; lập đề cương chi tiết; phân công công việc cho các thành viên soạn thảo; tập hợp hoạt động chính khi soạn thảo; mô tả dự án và trình bày với hội đồng quản trị của công ty; cuối cùng là hoàn tất văn bản dự án. Thời gian soạn thảo dự án cũng như công tác quản lý dự án trong khâu này kéo dài bao lâu là tùy thuộc vào độ phức tạp của công trình xây dựng. Công trình càng có quy mô vốn lớn, kỹ thuật phức tạp thì thời gian lập dự án càng lâu. Ví dụ như dự án “ Đầu tư xây dựng công trình Nhà máy chế biến gỗ SHINEC tại cụm công nghiệp tàu thủy Hải Dương” có quy mô vốn tương đối lớn là 137 tỷ 656 triệu VNĐ nên công tác lập dự án đã diễn ra là 4 tháng được thực hiện bởi công ty tư vấn Đại học Xây dựng Hà Nội. Do công ty cổ phần xây dựng
SHINEC thường thuê các công ty tư vấn để lập dự án nên chất lượng của khâu này phụ thuộc rất nhiều vào trình độ chuyên môn của người lập. Chính vì vậy, công ty cố gắng lựa chọn những nhà tư vấn có trình độ chuyên môn cao và có kinh nghiệm trong quá trình lập. Công ty thường nhờ các tổ chức là công ty tư vấn Đại học Xây dựng Hà Nội và công ty cổ phần tư vấn đầu tư xây dựng và thương mại SIC.
► Thẩm định dự án đầu tư:
Thẩm định dự án đầu tư là một quá trình xem xét, phân tích và đánh giá dự án một cách khách quan, khoa học và toàn diện trên các nội dung lựa chọn dự án để quyết định đầu tư. Giữa lập và thẩm định dự án có một mối quan hệ mật thiết với nhau. Việc lập dự án mang tính chủ quan nhiều hơn, chính vì thế mà cần thiết có sự thẩm định để đánh giá lại một cách khách quan các vấn đề liên quan đến tính khả thi của dự án. Thẩm định được diễn ra trong suốt cả quá trình đầu tư từ chuẩn bị đến thực hiện và vận hành kết quả đầu tư. Việc thẩm định này không chỉ được thực hiện bởi bản thân công ty mà còn được các tổ chức tín dụng cho vay và các cơ quan Nhà nước tiến hành. Nếu như công ty cần thiết tiến hành thẩm định để xem xét lại tính khả thi của dự án giúp đưa ra quyết định chính xác nhất thì các tổ chức cho vay lại thẩm định để xem xét có nên đồng ý cấp vốn cho doanh nghiệp đó hay không. Bên cạnh đó các cơ quan Nhà nước cũng tiến hành thẩm định sự phù hợp của dự án với các quy hoạch tổng thể chung của xã hội hay chính là xem xét khía cạnh kinh tế xã hội của dự án. Các quy định về công tác thẩm định được công ty cổ phần xây dựng SHINEC thực hiện nghiêm túc theo hướng dẫn của một số văn bản liên quan như Nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 về dự án đầu tư xây dựng công trình, Luật Xây dựng năm 2005… Cũng giống như trong công tác lập dự án, chất lượng của công tác thẩm định phụ thuộc nhiều vào trình độ chuyên môn của cán bộ thẩm định. Do việc thẩm định đòi hỏi phải có những thông tin khách quan, trung thực nên cán bộ thực hiện ngoài có chuyên môn vững chắc ra còn phải có đạo đức nghề nghiệp. Từ đó tính khách quan của dự án mới được đảm bảo. Thẩm định mà sai thì sẽ dẫn đến những hậu quả khôn lường do việc đưa ra các quyết định đầu tư không chuẩn xác. Vì vậy cần thiết có sự quản lý sát sao trong vấn đề này.
Một dự án đầu tư khi muốn đưa vào thực hiện thì trước tiên phải được các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. Các cơ quan này sẽ xem xét về mặt pháp lý của dự án và quyết định có cho chủ đầu tư thực hiện chúng hay không. Sau khi có thêm sự phê duyệt vay vốn của các tổ chức cho vay thì hội đồng quản trị công ty cổ phần xây dựng SHINEC sẽ ký phê duyệt cuối cùng quyết định đưa dự án vào thực hiện. Thời gian phê duyệt đôi khi kéo dài do sự rườm rà của các văn bản thủ tục pháp lý, làm ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của dự án. Do đó công ty cũng cần chú ý tới khâu này để đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng mục tiêu.
1.3.4.2. Giai đoạn thực hiện đầu tư:
Sau giai đoạn chuẩn bị đầu tư, dự án bắt đầu đi vào quá trình thực hiện. Một số công việc mà công ty phải thực hiện trong giai đoạn này là:
• Lập thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán đầu tư xây dựng công trình.
• Thẩm định và xin phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán.
• Xin giấy phép xây dựng.
• Thực hiện việc đền bù giải phóng mặt bằng và chuẩn bị mặt bằng xây dựng.
• Lập hồ sơ mời thầu và kế hoạch đấu thầu các gói thầu xây dựng, thiết bị.
• Thương thảo và ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp vật tư thiết bị công nghệ.
• Thực hiện khởi công, thi công xây dựng công trình và lắp đặt thiết bị.
• Giám sát thi công và lắp đặt thiết bị.
Trong giai đoạn này, công tác quản lý dự án vẫn tập trung chủ yếu vào quản lý các nội dung như: quản lý tiến độ, quản lý chất lượng, quản lý khối lượng, quản lý an toàn lao động, quản lý môi trường xây dựng, quản lý chi phí xây dựng.
► Thiết kế kỹ thuật và lập tổng dự toán được thực hiện dựa trên thiết kế sơ bộ đã lập ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Trong lĩnh vực xây dựng, việc thiết kế kỹ thuật là rất quan trọng. Các công trình xây dựng không thể thực hiện được nếu như không căn cứ vào các bản vẽ thiết kế. Và hoạt động này thường do một đơn vị tư vấn thiết kế đảm nhiệm. Cũng chính nhờ các bản thiết kế kỹ thuật mà công ty có thể dự toán cho hoạt động đầu tư xây dựng. Việc lập tổng dự toán là cần thiết để chủ đầu tư có
thể so sánh với tổng vốn đầu tư của mình. Nếu như tổng dự toán công trình mà vượt quá mức vốn đầu tư thì công ty cần có biện pháp kịp thời để huy động thêm vốn, phục vụ cho quá trình đầu tư được tiếp tục diễn ra. Sau khi lập xong, các bản thiết kế kỹ thuật và bản dự toán sẽ được công ty gửi lên các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để thẩm định và phê duyệt. Việc thẩm định sẽ kiểm tra lại sự phù hợp của công trình với các tiểu chuẩn xây dựng được quy định; kiểm tra sự an toàn của công trình; xem xét công nghệ lựa chọn có phù hợp hay không; xác định lại giá trị dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình…
► Trước khi đưa dự án vào thực hiện thì công ty cần phải có giấy phép xây dựng. Giấy phép này được căn cứ vào các văn bản pháp luật quy định cụ thể như thông tư số 09/2005/ TT-BXD hướng dẫn về một số nội dung của giấy phép xây dựng. Thời gian xin cấp phép xây dựng cũng là một trong những vấn đề được công ty lưu ý bởi lẽ nếu nó kéo dài dẫn tới tình trạng tiến độ dự án bị ảnh hưởng, nguồn vốn sẽ bị ứ đọng. Sau khi có giấy phép xây dựng, công ty tiến hành việc giải phóng mặt bằng và đền bù cho các hộ dân phải di dời. Việc giải phóng mặt bằng càng nhanh thì dự án càng nhanh chóng được đưa vào thi công. Việc chuẩn bị mặt bằng xây dựng sẽ tiêu tốn một khoản chi phí nhất định của công ty. Nếu khu đất là cho thuê hoặc có thể mua lại thì cần quản lý khoản tiền này cho hợp lý với giá thành quy định. Trong nhiều trường hợp, công ty phải gặp vấn đề rắc rối trong việc đền bù giải phóng mặt bằng, tiền san lấp… Tùy vào địa hình từng khu đất xây dựng mà chi phí cho quá trình này là khác nhau. Địa hình càng gồ ghề, phức tạp, càng nhiều hộ dân sinh sống thì càng mất nhiều chi phí cho việc san lấp, di dời hộ dân cũng như đền bù cho việc sử dụng đất.
► Lập hồ sơ mời thầu và kế hoạch đấu thầu các gói thầu xây dựng, thiết bị: Công tác đấu thầu của công ty cổ phần xây dựng SHINEC có thể do chính công ty tự thực hiện hoặc giao cho ban quản lý dự án tiến hành. Công ty thường chia dự án ra thành nhiều gói thầu như: gói thầu tư vấn; gói thầu chọn nhà cung cấp thiết bị công nghệ; gói thầu thi công xây dựng, lắp ráp… Sự phân chia thành các gói thầu nhỏ sẽ giúp công ty lựa chọn những nhà thầu có chuyên môn sâu vào từng lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên trong một số trường hợp, công ty cũng tổ chức đấu thầu gói thầu EPC để tìm nhà thầu đảm bảo cả công việc thiết kế, cung cấp thiết bị vật tư và