D Chi phí quản lý dự án và chi phí khác 8.039.776
2.2.5. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án theo từng nội dung quản lý:
2.2.5.1. Giải pháp cho hoạt động quản lý tiến độ tại công ty:
Từ trước đến nay, công ty thường sử dụng sơ đồ GANNT để phục vụ cho quá trình quản lý tiến độ của mình. Bên cạnh đó, công ty cũng thử sử dụng một số phương pháp khác là sơ đồ mạng, phương pháp PERT và CPM nhưng việc sử dụng này là chưa phổ biến. Thực tế việc quản lý tiến độ đòi hỏi người quản lý phải có cái nhìn tổng quát và sắp xếp mọi việc một cách khoa học, có trình tự. Ban quản lý dự án của công ty cũng đã thử áp dụng các phương pháp kỹ thuật trên nhưng việc sử dụng chúng lại chưa hề thành thạo. Các bước tiến hành quản lý tiến độ còn diễn ra sơ sài, chưa tận dụng hết được công dụng của các phương pháp kỹ thuật hiện đại. Chính vì thế trong thời gian tới, công ty cần phải vận dụng tối đa hơn nữa biện pháp sơ đồ mạng, phương pháp PERT, CPM để quản lý thứ tự các công việc. Việc lập sơ đồ GANNT cũng sẽ được tiến hành đơn giản hơn với sự hiểu biết sâu hơn của cán bộ quản lý. Ngoài ra, một phần mềm hữu hiệu nữa giúp cho công tác quản lý tiến độ được dễ dàng hơn, nhưng đối với công ty nó còn khá là lạ lẫm. Đó là phần mềm Microsoft Office Project. Đây là phương pháp hữu hiệu giúp cho cán bộ quản lý được tiến hành công tác của mình một cách chính xác và khoa học hơn.
Việc lập kế hoạch quản lý thời gian một cách chi tiết, tỉ mỉ sẽ là công cụ đắc lực giúp cho Ban quản lý dự án có được cái nhìn sâu sắc, cụ thể về tình hình hoạt động của dự án. Một dự án được chia ra thành nhiều hạng mục công trình nhỏ có thời gian thực hiện và chi phí là khác nhau. Việc quản lý chi tiết không chỉ giúp cho công ty giám sát được sát sao tình hình thực hiện từng công việc mà còn giúp phát hiện những sai sót kịp thời trong quá trình thi công nó. Nếu như việc quản lý tiến độ diễn ra sơ sài và thiếu chi tiết thì cán bộ quản lý khó có thể phát hiện được những phát sinh xảy ra như vậy. Trong quá trình thực hiện công tác, Ban quản lý dự án không nên chỉ lập ra một kế hoạch và cho tiến hành theo kế hoạch đó ngay. Cán bộ quản lý cần phải cố gắng tìm tòi ra các phương án khác, sắp xếp lại quy trình của các công việc để từ đó lựa chọn ra phương án tối ưu nhất. Phương án được lựa chọn là phương án có thời gian thực hiện tương đối ngắn so với các phương án còn lại mà vẫn đảm bảo chất lượng trong nguồn kinh phí cho phép. Ngoài ra, Ban quản lý dự án cũng nên có nhiệm vụ xem xét lại thời gian thực hiện của tất cả các công việc trong dự án. Từ đó, Ban sẽ tìm xem liệu có thể rút ngắn thời gian của công việc nào
mà vẫn đảm bảo được yêu cầu chung của dự án hay không. Những công đoạn nào không thật sự cần thiết thì có thể bỏ qua hoặc rút ngắn đến mức tối đa thời gian dành cho công việc đó.
Để có thể quản lý cụ thể hơn các công việc thực hiện trong dự án, công ty cần bố trí cho một đội ngũ ghi chép cẩn thận những hạng mục công trình trên công trường và tiến độ của từng loại. Hay còn gọi là nhật ký thi công công trình. Nhật ký này có thể thực hiện theo từng tháng, từng quý, thậm chí có thể là từng tuần, đảm bảo cho các công việc được quản lý sát sao.
Dự án nào cũng bao hàm một chuỗi các công việc được thực hiện liên tiếp. Nhưng không phải tất cả các hạng mục công trình đều do một đơn vị thi công thực hiện. Giữa các công đoạn của dự án thường tốn một khoảng thời gian để bàn giao.
Chính vì vậy để dự án được hoàn thành đúng tiến độ thì thời gian bàn giao này cần phải được diễn ra nhanh chóng, tránh ì ạch kéo dài làm ảnh hưởng tới các công đoạn tiếp theo. Mặt khác, Ban quản lý cũng nên xem xét bố trí những công đoạn có thể tiến hành cùng lúc mà không ảnh hưởng tới chất lượng công trình. Việc bố trí này không những có thể đảm bảo đúng tiến độ mà thậm chí có thể đẩy nhanh thời gian hoàn thành của dự án.
Trước khi đưa dự án vào thực hiện, công ty cũng nên chú ý tới thời gian của việc xin cấp giấy phép xây dựng. Vì việc xin giấy phép này thường tốn khá nhiều thời gian do các thủ tục pháp lý còn rườm rà. Để khắc phục phần nào tình trạng trên, trước khi nộp đơn xin phép, công ty cần phải tìm hiểu kỹ các thủ tục pháp lý, các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan như Luật Xây dựng, Luật Đất đai, Luật Tài nguyên và môi trường… Tránh tình trạng khi nộp đơn rồi mới phát hiện ra thiếu giấy tờ này, giấy tờ khác và bị trả lại. Việc bị trả lại và bổ sung thêm giấy tờ cho phù hợp sẽ tốn rất nhiều thời gian, gây chậm trễ cho việc thực hiện dự án.
Việc chậm trễ cũng rất hay xảy ra trong quá trình chuẩn bị mặt bằng. Việc san lấp và di dời dân cư ra khỏi khu đất quy hoạch không phải lúc nào cũng diễn ra thuận lợi. Đôi khi người dân trong khu quy hoạch gây khó khăn và không chịu di dời theo đúng kế hoạch. Vì thế, trước khi tiến hành giải phóng mặt bằng, Ban quản lý dự án nên tìm hiểu kỹ về địa chất cũng như mức đền bù cho người dân đã thỏa đáng chưa. Khi phát hiện ra sự không phù hợp thì Ban quản lý cần có biện pháp xử lý kịp thời, đảm bảo cho khu đất được quy hoạch theo đúng kế hoạch đã định ra. Các nhà thầu đôi khi cũng là nguyên nhân gây ra sự chậm trễ của dự án. Việc nhà thầu cố tình kéo dài thời gian thực hiện không chỉ làm tăng thêm chi phí mà còn ảnh hưởng tới cả tiến độ chung. Ban quản lý cũng cần phải có biện pháp để phòng ngừa và ngăn chặn tình trạng này. Cần phải có bộ phận giám sát công tác thực hiện của các nhà thầu, tránh để mặc cho nhà thầu hoàn toàn tự do hoàn thành công việc theo ý riêng của họ.
Ngoài ra, ban lãnh đạo công ty nói chung cũng như Ban quản lý dự án nói riêng cần thường xuyên đôn đốc và động viên kịp thời toàn thể đội ngũ lao động, giúp họ nâng cao ý thức tự giác để làm việc có năng suất, đảm bảo cho tiến độ của dự án được hoàn thành theo đúng mục tiêu đã đề ra.
2.2.5.2. Giải pháp cho hoạt động quản lý chất lượng tại công ty:
Quản lý chất lượng là một trong ba nội dung chính trong công tác quản lý dự án tại công ty. Quá trình này phải được diễn ra xuyên suốt trong cả ba giai đoạn của dự án. Chất lượng của sản phẩm dự án luôn là một mục tiêu hàng đầu của một doanh nghiệp nếu muốn có uy tín và đứng vững trên thị trường. Đặc biệt đối với sản phẩm dự án là các công trình xây dựng, vấn đề chất lượng càng trở nên cấp thiết vì nó liên quan tới an toàn tính mạng cho người sử dụng.
Trước hết, ngay ở khâu Lập dự án, công ty cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị tổ chức tư vấn để thực hiện tốt chất lượng của các báo cáo đầu tư, hồ sơ thiết kế cơ sở, hồ sơ kỹ thuật… Sau đó, công ty nên có tổ chức thẩm định lại dự án một cách khách quan, khoa học và toàn diện. Kết quả thẩm định sẽ có vai trò giúp chủ đầu tư đưa ra những quyết định đầu tư đúng đắn. Sang đến công đoạn đấu thầu, chất lượng của các hồ sơ dự thầu cũng là một vấn đề cần được công ty chú ý tới. Việc lựa chọn phải những nhà thầu không có năng lực có thể ảnh hưởng nghiêm trọng tới thời gian, chi phí và chất lượng của dự án. Vì vậy, Ban quản lý dự án cần chú ý tới việc lựa chọn nhà thầu có thể đáp ứng được những yêu cầu mà kế hoạch đã đặt ra
Trong giai đoạn thực hiện dự án, Ban quản lý cần phải giám sát chặt chẽ, sát sao việc thực hiện của các đơn vị thi công. Ngay từ khâu lựa chọn nguyên vật liệu, công ty cũng đã phải chú ý cả về mặt số lượng và chất lượng. Tránh tình trạng, một số đơn vị thi công bớt xén nguyên vật liệu hoặc mua những nguyên vật liệu kém chất lượng, làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới kết quả của hạng mục công trình đó. Từ đó, dự án cũng sẽ bị đe dọa nghiêm trọng về chất lượng, gây nguy hiểm cho người sử dụng và làm mất uy tín của công ty. Nếu có trường hợp sai phạm như vậy, ban lãnh đạo công ty cần có biện pháp xử phạt nghiêm minh, để làm gương cho các đơn vị khác. Ban quản lý dự án phải phối hợp cùng các đơn vị giám sát kiểm tra thường xuyên việc thực hiện công trình có đúng với thiết kế kỹ thuật ban đầu hay không. Tất cả phải nhằm mục tiêu: chất lượng sản phẩm, an toàn cho khách hàng và nâng cao uy tín của công ty.
Sau khi dự án đã được hoàn thành, công ty cần tổ chức nghiệm thu và bàn giao công trình theo đúng thứ tự và quy trình được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật hiện hành của Bộ Xây dựng.
2.2.5.3. Giải pháp cho hoạt động quản lý chi phí tại công ty:
Vấn đề quản lý chi phí có vai trò quan trọng với bất kỳ một doanh nghiệp nào dù hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực gì. Nó góp phần quyết định tới kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, tới lợi nhuận của dự án. Chi phí của dự án phải được tính toán một cách chi tiết, cụ thể cho từng hạng mục công việc. Việc bỏ chi phí được tiến hành xuyên suốt cả dự án, từ khâu chuẩn bị đầu tư tới tận khi nghiệm thu và bàn giao, kết thúc. Có thể nói tổng chi phí cho một dự án đầu tư có giá trị thường là lớn, đặc biệt đối với các dự án đầu tư xây dựng công trình. Vì vậy, nếu việc quản lý chi phí không tốt có thể gây ra sự thất thoát, lãng phí nghiêm trọng. Trước hết, việc ước tính chi phí tài nguyên phải được thực hiện cẩn thận với những tính toán tương đối chính xác. Muốn như vậy, Ban quản lý cần phải có sự quản lý chặt chẽ danh mục các tài nguyên, đồng thời cũng nên nắm rõ danh mục các công việc cần thực hiện. Sau đó, Ban quản lý sẽ dự tính tổng chi phí để thực hiện dự án đó. Sau khi biết được tổng chi phí, Ban quản lý sẽ tiến hành việc phân bổ chi phí cho từng giai đoạn, từng hạng mục công trình. Quá trình phân bổ tài nguyên nguồn lực này phải được thực hiện phù hợp với tính chất của từng hạng mục. Những hạng mục công trình nào đòi hỏi tính chất kỹ thuật phức tạp thì được ưu tiên cho nguồn kinh phí lớn hơn những hạng mục có tính chất đơn giản. Ban quản lý cũng nên xem xét việc phân bổ chi phí này sao cho khoa học, tránh sự lãng phí không cần thiết. Mục tiêu của dự án là cố gắng tiết kiệm được những khoản không thật sự quan trọng, đảm bảo cho dự án thực hiện được với chi phí thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Để thực hiện việc phân bổ được dễ dàng hơn, công ty nên áp dụng các phần mềm tin học hỗ trợ, điển hình là phần mềm Microsoft Office Project. Đây sẽ là công cụ giúp đắc lực cho công ty để công tác quản lý dự án được tốt hơn.
Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, có nhiều đơn vị thực hiện các hạng mục công trình khác nhau, mỗi hạng mục lại có chi phí riêng. Vì vậy Ban quản lý dự án phải liên kết chặt chẽ với các đơn vị thi công để nắm bắt được tình hình một cách kịp thời. Thông thường trong giai đoạn này, chi phí có xu hướng phát sinh lên, nằm ngoài dự đoán của công ty. Vì vậy Ban quản lý cũng nên có biện pháp phòng ngừa và chuẩn bị cho những phát sinh đó. Việc giám sát cũng cần phải được tiến hành thường xuyên và sát sao, đảm bảo cho công việc của dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách cho phép. Nếu như có phát sinh ngoài ý muốn, cán bộ giám sát cần phải thông báo ngay cho Ban quản lý dự án và ban lãnh đạo công ty để cùng tìm ra phương hướng giải quyết.
Một điểm lưu ý nữa mà Ban quản lý dự án cũng cần phải có tinh thần chuẩn bị để đối phó. Đó là nguy cơ liên kết ngầm giữa các nhà thầu để đẩy giá lên cao so với giá trị thực của nó. Vấn đề này cũng đòi hỏi người quản lý phải có cái nhìn tinh tế và trình độ chuyên môn cao để hiểu biết rõ về các đơn vị dự thầu. Khâu chấm thầu được coi là vô cùng quan trọng để chọn ra nhà thầu thích hợp. Công ty nên tổ chức chấm thầu một cách công khai, minh bạch cũng như phải khách quan trong kết quả đã lựa chọn.
Bên cạnh đó, quá trình quản lý chi phí phải kết hợp chặt chẽ với quản lý tiến độ và quản lý chất lượng. Đây là những nội dung không thể tách rời trong công tác quản lý dự án. Một dự án không thể gọi là thành công khi nó có thể hoàn thành đúng chi phí nhưng lại bị kéo dài tiến độ và chất lượng không đảm bảo. Do đó, Ban quản lý dự án cần phải cân đối hợp lý giữa các nội dung trên để đạt được những mục tiêu và yêu cầu đặt ra.
2.2.5.4. Giải pháp cho hoạt động quản lý nhân lực tại công ty:
Con người là yếu tố trung tâm của dự án, bởi một dự án không thể thực hiện được nếu như không có yếu tố con người, cho dù có máy móc thiết bị tiên tiến đến đâu đi chăng nữa. Việc phân bổ tài nguyên cho dự án không đơn thuần chỉ là phân bổ nguyên vật liệu máy móc mà là phân bổ nguồn nhân lực cho từng hạng mục con người. Theo đó, những công việc nào có tính chất phức tạp thì công ty nên ưu tiên số lượng lao động nhiều hơn và với trình độ chuyên môn cao hơn. Việc bố trí, sắp xếp lao động ra sao cũng là cả một nghệ thuật. Vì vậy Ban quản lý dự án cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định phân công công việc cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Đồng thời công ty nên có kế hoạch cụ thể để bố trí công việc một cách hiệu quả, nhằm tận dụng tối đa trí tuệ và khả năng sáng tạo của người lao động. Việc bố trí sắp xếp lao động không chỉ diễn ra trong giai đoạn thực hiện dự án mà ngay cả khi dự án kết thúc, công ty cũng cần phải quan tâm tới sự bố trí lại công việc cho những người tham gia trong Ban quản lý dự án. Sau khi dự án kết thúc và được đưa vào bàn giao, công ty cần có chính sách quan tâm hỗ trợ tới những thành viên trong Bản quản lý dự án, đảm bảo cho họ được tiếp tục làm việc. Những thành viên này có thể quay trở lại công việc cũ hoặc được bố trí sang một bộ phận khác để làm trong khi chờ dự án tiếp theo. Mặt khác, công ty cũng nên chủ động tích cực tìm kiếm các đơn hàng, các hợp đồng kinh tế và các cơ hội đầu tư, tránh tình trạng Ban quản lý dự án lại phải trông chờ ngồi đợi dự án.
Trình độ chuyên môn người lao động cũng là một vấn đề quan trọng mà công ty cần phải chú ý cải thiện. Trong thời buổi khoa học công nghệ phát triển liên tục như
