Hoàn thiện công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm
3.4.2. Tham gia các hội trợ triển lãm hàng công nghiệp, điện tử
Các hội trợ triển lãm là nơi tạo cơ hội cho ngời bán và ngời mua gặp gỡ, trao đổi thông tin, trong một số trờng hợp còn có thể thực hiện ngay đợc hợp đồng mua bán tại hội trợ. Ngoài ra qua các cuộc hội trợ triển lãm, ban lãnh đạo công ty còn có cơ hội chính thức và không tốn kém để thu thập những thông tin về sản phẩm, về đối thủ cạnh tranh khá chi tiết. Vì vậy trong thời gian tới công ty cần tích cực tham gia các hội trợ không chỉ tổ chức tại Hà nội và TP. Hồ Chí Minh mà
còn ở các nơi khác nh Đà Nẵng, Hải Phòng... Đó là những dịp tốt để Công ty tìm hiểu vể khách hàng, bạn hàng, tăng cờng giao tiếp để bán hàng.
Để cho việc tham gia hội trợ triển lãm thu đợc kết quả cao Công ty nên có kế hoạch chuẩn bị chu đáo từ trớc khi sự kiện này diễn ra, cụ thể:
- Xác định rõ những loại sản phẩm sẽ đợc đem ra dự hội chợ, đặt in các tờ rơi loại bìa gấp, trong đó có in hình của sản phẩm, các thông số kỹ thuật, tính năng công dụng, giá cả, dịch vụ và một số thông tin cần thiết khác, khi khách hàng quan tâm về sản phẩm có thể phát cho họ những tờ rơi này.
- Tập huấn trớc cho nhân viên chào hàng trong cuộc triển lãm, trang bị cho họ những kiến thức cần thiết để trả lời những thắc mắc của khách hàng, sẵn sàng làm các thử nghiệm nhỏ nếu nh khách hàng có yêu cầu.
- Phải đặt ra trờng hợp, mục tiêu cần đạt tới, cách thực hiện các kế hoạch và dự trù kinh phí
- Chuẩn bị kinh phí bao gồm các chi phí di chuyển thiết lập và chuẩn bị.
- Phải có những sự sắp xếp để có ngời phụ trách khu vực hoạt động của những nhân viên chào hàng sẽ tham gia cuộc triển lãm thơng mại.
Trong cuộc triển lãm nên cố gắng tối đa để ngời tiêu dùng quan tâm đến sản phẩm của công ty mình bằng cách:
- Thuê chỗ đặt gian hàng ở nơi đợc nhiều ngời qua lại nh gần cửa hoặc nằm trên đờng đi chính trong hội trợ.
- Đội ngũ nhân viên chào hàng và giải thích thắc mắc cần thiết cho khách hàng nên mặc đồng phục riêng và đeo thẻ của công ty. Thái độ của nhân viên phải tỏ ra niềm nở, lịch sự, họ có thể đa ra những lời khen ngợi, gây thiện cảm làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái, dễ chịu.
- Cố gắng giải thích thấu đáo những vấn đề khách hàng đặt ra, ghi chép lại cẩn thận những yêu cầu, thắc mắc của khách hàng để có kế hoạch chấn chỉnh khắc phục kịp thời, hoàn thiện sản phẩm hơn nữa.
Dịch vụ sau bán hàng là tất cả các hoạt động làm tăng thêm hoặc tạo điều kiện thuận lợi trong việc sử dụng sản phẩm của khách hàng sau khi mua. Đối với Công ty điện tử công trình, khi giới thiệu hàng hoá; ngoài việc chứng minh u thế của sản phẩm, các loại dịch vụ sau bán hàng thờng đợc đề cập đến nhiều nhất. Một số dịch vụ đợc công ty thực hiện ngay sau khi quyết định mua hàng và tiếp tục theo dõi ở giai đoạn sử dụng sản phẩm.
Bất cứ nơi đâu và bất cứ lúc nào; việc làm nổi bật dịch vụ sau bán hàng cũng thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Dịch vụ này đã trở thành yếu tố cạnh tranh mạnh mẽ giữa các doanh nghiệp có sản phẩm chất lợng tơng đơng nhau. Vì vậy để đẩy mạnh hơn nữa công tác tiêu thụ sản phẩm, Công ty cần tăng cờng hơn nữa các dịch vụ sau bán hàng, cụ thể:
- Thực hiện các hình thức trả chậm: Trả chậm hay cho khách hàng chịu nợ trong một giai đoạn nhất định đã trở thành hình thức phổ biến trong việc mua bán hàng hoá trong nền kinh tế thị trờng. Do đó việc giải quyết vấn đề trả chậm sẽ đ- ợc xem nh một dịch vụ hỗ trợ bán hàng khi ngời bán hiểu rõ các chính sách của Công ty, giải thích cẩn thận với khách hàng và theo dõi cả tiến trình thu hồi nợ về hàng hoá do mình cung cấp.
Để thực hiện đợc điều này, Công ty cần chuẩn bị các thông tin cơ bản để sử dụng hình thức trả chậm:
+ Khả năng trả nợ của khách hàng.
+ Khách hàng có trung thực và đáng tin cậy không ?
+ Có thể cho khách hàng chịu nợ bao nhiêu trong giá trị đơn hàng và trong thời gian bao lâu ?
Ơ nớc ta; các ngân hàng, các công ty kiểm toán, cơ quan nơi khách hàng làm việc ... có thể cung cấp các thông tin hữu ích về tình trạng nợ nần, khả năng thanh toán của khách hàng.
- Theo dõi và đảm bảo các lời hứa: Trong phần giới thiệu hàng hoá, ngời bán hàng đại diện cho công ty đa ra các sự đảm bảo và những lời hứa nếu khách hàng
mua sản phẩm nh: bảo hành, hiệu suất sản phẩm, lắp đặt ... sau khi đã giao hàng công ty cần theo dõi chặt chẽ các cam kết, đảm bảo này nh:
+ Không giao hàng chậm: Vì nó có thể gây hậu quả xấu cho cả ngời bán lẫn khách hàng nh: các đơn đặt hàng bị huỷ, mất khách hàng... Công ty nên tránh để xảy ra trờng hợp này bằng cách theo dõi tiến độ giao hàng để thông báo cho khách hàng kịp thời.
+ Lắp đặt không chính xác: Trách nhiệm của ngời bán sau khi kết thúc bán hàng là giám sát chặt chẽ việc lắp đặt để việc lắp đặt đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
+ Hớng dẫn chi tiết cụ thể cho khách hàng cách sử dụng sản phẩm: Công ty phải cho chuyên viên xuống tận nơi huấn luyện khách hàng sử dụng sản phẩm. Việc này cũng đợc xem nh một phần dịch vụ sau bán hàng nhằm đạt hiệu quả sử dụng sản phẩm của khách hàng.
- Giải quyết các phàn nàn của khách hàng: Mặc dù Công ty rất cố gắng trong việc thực hiện các dịch vụ sau bán hàng nhng không thể tránh khỏi những rắc rối, khi đó phải biết cách giải quyết các phàn nàn để củng cố thêm mối quan hệ với khách hàng; gây dựng thêm uy tín cho Công ty
- Thờng xuyên liên lạc với khách hàng sau khi đã kết thúc việc mua bán nhằm đạt hai mục tiêu: Cám ơn khách hàng về đơn đặt hàng vừa qua và biết đợc khách hàng hài lòng về sản phẩm đã mua cha.
Khách hàng rất nhạy cảm đối với việc Công ty lãnh đạm, thờ ơ sau khi kết thúc bán hàng. Dịch vụ nghèo nàn và thiếu liên lạc là một trong những lí do đầu tiên khiến khách hàng chuyển sang nhà cung cấp khác. Vì vậy Công ty cần thực hiện một vài liên lạc mang tính chiến lợc nh:
+ Thăm viếng: Công việc này có thể hao tốn chi phí nhng đem lại kết quả tốt nhất, khi đi thăm viếng khách hàng Công ty sẽ đợc quý trọng và đợc xem là chu đáo, tận tình với khách hàng. Ngoài ra việc thăm viếng này sẽ giúp công ty thu
thập đợc các thông tin có ích cho công việc của mình nh: các ứng dụng mới, các sản phẩm mới...
+ Gọi điện thoại cho khách hàng: Đây cũng là sự liên lạc có hiệu quả, ít tốn kém hơn sự thăm viếng. Mục đích cũng là cám ơn khách hàng và thu thập các thông tin có liên quan. Mối liên lạc thông tin qua điện thoại cũng tạo đợc uy tín và có đợc các cơ hội kinh doanh mới.
+ Th từ kèm bảng câu hỏi phỏng vấn: Th đợc viết trên mẫu chung của Công ty để cảm ơn khách hàng về đơn hàng vừa qua. Kèm theo th là một bảng câu hỏi gợi ý để khách hàng đánh giá hàng hoá đã mua. Tỉ lệ thu hồi bảng câu hỏi thấp nhng cũng có khách hàng quan tâm; cung cấp cho Công ty những thông tin cần thiết.
Tóm lại: Dịch vụ sau bán hàng là mặt chủ yếu của tiến trình bán hàng trong nền kinh tế thị trờng, với mục đích là thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng và xây dựng mối quan hệ lâu dài. Danh tiếng về dịch vụ sau bán hàng tốt sẽ giúp ng- ời bán giữ đợc khách hàng cũ và tăng thêm khách hàng mới.