3.2.5.1. Nâng cao chất lượng họat động của đội ngũ cán bộ CNV
Con người là nhân tố rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bước vào thời kỳ hội nhập kinh tế, vai trò của con người ngày càng được khẳng định. Đây là nguồn lực có tính chiến lược đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Công ty cần tiếp tục tổ chức đào tạo nâng cao, đào tạo lại và trẻ hóa đội ngũ cán bộ quản lý khoa học kỹ thuật, công nhân trực tiếp sản xuất nhằm nâng cao trình độ chuyên môn,
trình độ quản lý và khả năng tiếp nhận trình độ khoa học công nghệ cao, đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của Công ty trong tình hình mới.
Trong việc đổi mới cơ chế thị trường, việc thích nghi với sự đổi mới đó và biết chủ động sáng toạ trong kinh doanh, bán hàng được khối lượng lớn để đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, đòi hỏi cán bộ công nhân viên phải có sự cố gắng lớn, mỗi người phải tự vươn lên, tự trau dồi mình để chiến thắng đối thủ cạnh tranh. Người bán hàng giữ một vai trò cực kỳ quan trọng, họ là người tác động trực tiếp đến quyết định mua hàng của khách hàng, họ là người biết gợi mở nhu cầu, dẫn dắt khách hàng từ chỗ không có nhu cầu đến chỗ có nhu cầu, từ chỗ có nhu cầu ít đến chỗ có nhu cầu nhiều, từ lưỡng lự đi mua đến dứt khoát mua. Muốn vậy công ty cần đào tạo và và tìm kiếm những người bán hàng giỏi. Đồng thời công ty phải mở các lớp marketing về bán hàng cho cán bộ công nhân viên đang bán hàng thì sẽ đạt hiệu quả công tác cao.
Bên cạnh đó công ty vẫn phải không ngừng củng cố và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên bằng các biện pháp cụ thể như : đào tạo tại chỗ, gửi đi học, tiếp nhận những cán bộ đã được đào tạo và có năng lực thật sự nhằm đáp ứng nhu cầu khắt khe của kinh tế thị trường và tốc độ khoa học kỹ thuật.
Cán bộ lãnh đạo cần phát huy hết năng lực của chính mình, phải biết chủ động sáng tạo trong việc ra quyết định. Công ty phải thường xuyên cử cán bộ đi uọc lớp quản trị kinh doanh để nâng cao được trình độ chuyên môn.
Song song với việc đào tạo trong thời gian dài, cần tổ chức tập huấn nghiệp vụ, đào tạo nhắn ngày (thường từ 1-3 tháng) để cập nhật những kiến thức mới, kỹ thuật mới cho cán bộ, công nhân trong công ty để nâng cao tay nghề chuyên môn nghiệp vụ. Khi tập huấn nên mời cả các chuyên gia nước ngoài giới thiệu những kinh nghiệm, công nghệ mới của thế giới cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Đối với lãnh đạo thiếu năng lực, không thích ứng được với sự thay đổi của thị trường làm cho công việc kinh doanh bị ách tắc, trì trệ, cần phải chuyển đổi công việc cho thích hợp. Chấm dứt hiện tượng ngồi tại chỗ trông chờ khách hàng đến mua, phải thực hiện nơi nào có nhu cầu là có hàng, có người tới đến tổ chức bán hàng. Trong công ty phải có một chế độ giờ giấc làm việc nghiêm chỉnh, phải có tinh thần nghiêm
túc trong công tác phải bồi dưỡng bằng vật chất đối với những công nhân viên làm hao hụt tổn thất hàng hoá của công ty.
Ngoài ra việc đào tạo những kỹ thuật tiếp thị và tiêu thụ, những hiểu biết đầy đủ về sản phẩm cho nhân viên kinh doanh là điều tối quan trọng. Vì vậy có thể thực hiện thành công là nhờ những tai mắt của công ty này. Thông qua đội ngũ bán hàng công ty có thể thực hiện thành công các chiến lược tiêu thụ của mình bằng những cuộc trao đổi tiếp xúc trực tiếp với các khách hàng để từ đó nắm bắt nhu cầu của họ và thoả mãn nhu cầu đó một cách tốt nhất.
Trong công tác cán bộ, khi tuyển người vào làm việc trong công ty, cần có chế độ thi tuyển khách quan chặt chẽ. Tuyển người có đủ trình độ việc làm, thành thạo ngoại ngữ, biết sử dụng các kỹ thuật chuyên môn hiện đại, nhậy bén năng động trong kinh doanh. Mời các chuyên gia giỏi của các hãng nước ngoài làm cố vấn, có thể hợp đồng ngắn hạn từ 3 - 6 tháng hoặc từ 1 - 2 năm. Có thể ký hợp đồng tài trợ cho các trường đại học để sau này tuyển được những sinh viên xuất sắc về làm việc cho công ty sau khi ra trường.
Mặt khác, công ty phải luôn chăm lo đến đời sống cán bộ, công nhân viên, tạo việc làm ổn định cho họ và có lương thưởng xứng đáng để họ yên tâm làm việc hết mình cho lợi ích của công ty cũng như lợi ích của cá nhân họ.
Con người là nhân tố quan trọng nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh, do vậy doanh nghiệp nào biết đầu tư phát triển nguồn nhân lực một cách hợp lý thì sẽ mang lại hiệu quả kinh doanh cao.
3.2.5.2. Tổ chức điều tra, tiếp cận thị trường.
Thăm dò và thu thập thông tin là dòng máu nuôi dưỡng mọi công ty, tạo khả năng thoả mãn những nhu cầu cụ thể của khách hàng tiềm tàng và hiện có, đồng thời luôn luôn nắm bắt được dự phát triển và những chiều hướng của thị trường. Thu thập thông tin cần phải xem như bộ phận không thể tách rời trong chiến lược chính của công ty và mỗi người trong công ty có vai trò quan trọng phải thực hiện. Không có thông tin nào được coi là quá nhỏ hoặc không có ý nghĩa. Sự rắc rối trên mọi thị trường được giải quyết từ sự kết hợp vô số những thông tin đơn lẻ thành một bức tranh khái khoát.
Thu thập thông tin là đặc biệt thiết thực khi cuộc tiếp xúc ban đầu được tiến hành với người có thể trở thành khách mua. Đội ngũ bán hàng là nguồn chủ yếu của thông tin xác thực từ bên ngoài liên quan đặc biết tới những hoạt động của các đối thủ và chiều hướng thị trường. Việc cung cấp cho người quản lý những thông tin về thực tế đang tiến triển nên được xem như chức năng cần được xác định cẩn thận và rõ ràng của độ ngũ bán hàng. Việc thu thập thông tin và phân tích ngay sau đó tạo cho công ty một tiềm năng dồi dào, dẫn tới những cải tiến trong sản phẩm, tính hiệu quả cao hơn trong sản xuất và những chiến lược thị trường tương lai chính xác.
Các danh bạ thương mại và điện thoại có thể là nguồn vô giá cung cấp tên và địa chỉ khách hàng tiềm tàng, nhưng chúng ít khi bao hàm phạm vi rộng. Dù sao đó cũng là điểm khởi đầu có ích tạo nên sự quan tâm của những khách hàng tiềm tàng khi Công ty nghiên cứu khu vực mới.
3.2.5.3. Tổ chức quản lý điều hành kinh doanh.
Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh luôn diễn ra quyết liệt và gay gắt, vậy tìm kiếm được bạn hàng tin cậy là điều cần thiết và rất khó khăn, việc kết hợp giữa bán hàng và quản lý là một vấn đề được đặt ra hàng đầu. Vậy không có sự thay đổi trong phương thức và đường lối chỉ đạo kinh doanh thì sẽ khó đứng vững và kinh doanh sẽ khó đem lại lơi nhuận cho công ty. Do vậy, công ty đã tiến hàng xắp xếp lại mạng lưới kinh doanh, các cán bộ trong các phòng ban như công ty đã làm là việc nâng cao chuyên môn hoá và sự hiểu biết lẫn nhau giữa các phòng ban, các đơn vị và cửa hàng trong toàn công ty. Thực hiện chế độ khoán trong bán hàng nhằm tăng cường trách nhiệm của người bán đối với mọi hoạt động của công ty, phát huy hết năng lực và sở trường của họ.
Công ty cần chấn chỉnh bộ phận tiếp thị, kinh doanh, cần có đội ngũ chuyên gia giỏi để nghiên cứu thị trường trong nước cũng như quốc tế để có thể đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc thu mua hàng hoá.
Tăng cường đổi mới các trang thiết bị phục vụ kinh doanh tại các cửa hàng nhằm thu hút thêm khách hàng và đẩy mạnh tốc độ của quá trình mua bán hàng hoá.
Bộ phận kỹ thuật nhậy bén và linh hoạt trong việc vận dụng máy móc và thiết bị, dây truyền trong sản xuất các sản phẩm truyền thống và sản phẩm mới. Đảm bảo sự
hoạt động đều đặn của máy móc, thiết bị dây truyền để duy trì sản xuất cung ứng sản phẩm cho thị trường kịp thời đúng yêu cầu.
3.2.5.4. Củng cố và duy trí quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000
Để duy trì và ổn định chất lượng sản phẩm, đáp ứng yêu cầu khách hàng và thực hiện chiến lược phát triển thị trường lâu dài công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Nhưng để hoạt động này thành công thì việc thực hiện phải dựa trên ý thức tự giác, tinh thần làm chủ và trách nhiệm của mỗi người, mỗi bộ phận ở mỗi cấp trong công ty, công ty đòi hỏi mọi người phải tuân thủ chính sách chất lượng này đặc biệt là trách nhiệm của trưởng phòng quản lý chất lượng sản phẩm.
Phải nắm vững thể chế, chế độ của nhà nước về công tác quản lý chất lượng sản phẩm, quản lý môi trường, an toàn lao động, nghiên cứu đề ra các biện pháp tuân thủ những quy định trên.
Không ngừng học tập nghiên cứu nâng cao kiến thức về chất lượng do công ty sản xuất. Hoạch định chiến lược đảm bảo chất lượng sản phẩm của công ty trước mắt và lâu dài Tham gia nghiên cứu nhu cầu thị trường, đề xuất các mục tiêu chất lượng kế hoạch chất lượng nhằm không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty.
Tham gia và giúp đại diện lãnh đạo về chất lượng trong việc phối hợp hoạt động của toàn bộ hệ thống, kiểm tra giám sát các hệ thống đó, kiến nghị các hoạt động khắc phục phòng ngừa nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống chất lượng.
Lập kế hoạch kiểm tra, giám sát và tổ chức việc kiểm tra chất lượng ở các khâu sản xuất của công ty.
Tổ chức việc soạn thảo, theo dõi, đề nghị cập nhật, sửa đổi các hướng đẫn kiểm tra thử nghiệm chất lượng sản phẩm.
Tổ chức việc quản lý, phân phối, lưu trữ toàn bộ tài liệu, hồ sơ của hệ thống chất lượng. Nắm vững chức năng nhiệm vụ của các phòng, xây dựng chức trách nhiệm vụ cho mỗi thành viên trong phòng, quản lý điều hành và tổ chức thực hiệnmọi nhiệm vụ khác mà phòng được giao.
Tham gia tổ chức và trực tiếp tham gia các đợt đánh giá hệ thống chất lượng do công ty hoặc các đoưn vị ngoài công ty thực hiện.
Ngoài ra để xem xét, đánh giá hiệu quả của việc thực hiện chính sách chất lượng, công ty phải đưa ra được những giải pháp khắc phục, phòng ngừa và những biện pháp thúc đẩy hệ thống chất lượng hoạt động có hiệu quả hơn: công ty duy trì đều đặn các cuộc họp, xem xét của lãnh đạo về chất lượng theo quy định số lần trong năm.
Các thông tin sau đây sẽ được đưa vào xem xét : - Hiệu quả của hệ thống chất lượng
- Thông tin phản hồi từ phía khách hàng và từ các nguồn thông tin khác - Báo cáo kết quả đánh giá nội bộ
- Các vấn đề của kỳ họp lần trước đã nêu ra để thực hiện tiếp theo và hiệu quả của những thay đổi trong hệ thốg chất lượng
-Việc thực hiện kế hoạch chất lượng đã đề ra, cơ cấu tổ chức, các nguồn lực, đào tạo - Chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty so với yêu cầu và so với đối thủ cạnh tranh
- Công ty cần đưa ra các biện pháp khắc phục và phòng ngừa sự không phù hợp.