Cơ cấu tổ chức của cụng ty là kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng. Khắc phục được hạn chế của 2 kiểu tổ chức : trực tuyến và chức năng. Theo đú, giỏm đốc cụng ty là người cú quyền chỉ đạo mọi cụng việc núi chung. Giỳp việc cho giỏm đốc cú trợ lý giỏm đốc. Ngoài ra 2 phú giỏm đốc phụ trỏch 2 mảng khỏc nhau về quản lý và kỹ thuật.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức quản trị cụng ty cổ phần May Hai
(Nguồn phũng tổ chức hành chớnh)
- Chức năng của cỏc bộ phận:
+ Tổng Giỏm đốc: Cú nhiệm vụ hỡnh thành bộ mỏy tổ chức, bộ nhiệm, bói nhiệm nhõn sự chủ chốt Cụng ty. Lập kế hoạch kinh doanh, chỉ đạo quản lý và tổ chức thực hiện cỏc nhiệm vụ kinh doanh, lập quyết toỏn tài chớnh hàng năm. Đại diện cho Cụng ty trước cơ quan nhà nước, cơ quan phỏp luật, thay mặt Cụng ty ký kết cỏc hợp đồng, thoả thuận kinh tế cú liờn quan tới kinh doanh. Điều hành và xử lý mọi vấn đề tài chớnh Cụng ty.
Tổng Giỏm đốc Giỏm đốc điều hành P.Giỏm đốc sản xuất P.Giỏm đốc kỹ thuật P. Tổ chức HC P. Tiờu thụ - vật tư Bộ phận hoàn chỉnh Bộ Phận May Bộ Phận Kiểm tra Bộ phận thiết kế Bộ phận cơ điện P. kế toỏn
+ Giỏm đốc và Phú Giỏm đốc dưới sự phõn cụng của Tổng Giỏm đốc, giỳp Tổng Giỏm đốc quản lớ, giỏm sỏt thi hành cỏc kế hoạch về phần việc được phõn cụng . Giỏm đốc điều hành và phú Giỏm đốc sản xuất, phú Giỏm đốc kỹ thuật cú quyền quyết định mọi cụng việc liờn quan tới phần phụ trỏch và phải chịu trỏch nhiệm trước Tổng Giỏm đốc và hội đồng quản trị Cụng ty về phần việc thuộc quyền hạn. Nếu vượt quỏ khả năng và quyền phải xin ý kiến của cấp trờn.
+ Phũng Kế toỏn:
Phũng Kế toỏn là một bộ phận quản lý quan trọng khụng thể tỏch rời của Cụng ty. Toàn bộ cỏc hoạt động liờn quan đến mọi vấn đề kinh tế, ký kết hợp đồng, chỉ tiờu, cỏc chế độ về lương, thưởng, trớch nộp bảo hiểm, cỏc quỹ tại Cụng ty, vốn vay, hoạt động sản xuất lỗ, lói… đều được tớnh toỏn căn cứ trờn chứng từ gốc và xuất phỏt từ kế toỏn.
Phũng Kế toỏn cú trỏch nhiệm thu thập, xử lý, kiểm tra phõn tớch và cung cấp thong tin kinh tế tài chớnh bằng bỏo cỏo tài chớnh cho đối tượng cú nhu cầu sử dụng thụng tin của Cụng ty. Đồng thời cỏc số liệu kế toỏn phải được xử lý theo đối tượng và nội dung cụng việc kế toỏn, theo chuẩn mực và chế độ kế toỏn.
Kiểm tra, giỏm sỏt cỏc khoản thu, chi tài chớnh, giữa nghĩa vụ thu, nộp, thanh toỏn nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hỡnh thành tài sản, phỏt hiện cỏc hành vi vi phạm phỏp luật về tài chớnh kế toỏn trong Cụng ty.
Tham mưu đề xuất cỏc giải phỏp phục vụ yờu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chớnh của Cụng ty.
+ Phũng Tổ chức hành chớnh : Thụng bỏo tuyển nhõn sự, quản lý chấm cụng và quản lý cỏc chế độ đời sống cho tất cả anh chị em làm việc tại Cụng ty ( chế độ bảo hiểm, chế độ ăn uống…)
+ Phũng Tiờu thụ - vật tư :
Làm và thực hiện nhiệm vụ Nhập khẩu toàn bộ nguyờn phụ liệu, mỏy múc liờn quan đến việc sản xuất của toàn nhà mỏy.
Làm và thực hiện nhiệm vụ Xuất khẩu toàn bộ thành phẩm, mỏy múc, nguyờn phụ liệu (trong trường hợp phải tỏi xuất) do nhà mỏy sản xuất hoặc nhập về theo phương thức tạm nhập.
Quản lý toàn bộ nguyờn phụ liệu bị lỗi, tồn kho, chỉ ra hướng giải quyết cho ban giỏm đốc.
Khi cú khỏch hàng mới phải tham mưu cho ban giỏm đốc và thảo hợp đồng kinh tế.
Tham gia vào cụng tỏc quản lý XNK cũng như ký kết hợp đồng với cỏc cụng ty trong nước làm vệ tinh khi nhận hoặc thuờ gia cụng lại.
Quản lý toàn bộ hợp đồng và phụ lục hợp đồng gia cụng mà nhà mỏy đang thực hiện.
Làm cỏc cụng việc liờn quan đến việc xin giấy phộp nhập khẩu- xuất khẩu mỏy múc, nguyờn phụ liệu (đối với loại bắt buộc phải cú giấy phộp của Bộ, Sở hoặc Cục cấp).
Làm thủ tục để xin giấy phộp xuất khẩu, visa, giấy chứng nhận nguồn gốc sản phẩm...
Chuẩn bị và làm hồ sơ xin và trả hạn ngạch hàng năm.
Luụn cập nhật và nắm bắt cỏc thụng tin chớnh xỏc về luật kinh doanh thương mại, cỏc cải cỏch hành chớnh của chớnh phủ trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh... để dịch và bỏo cỏo lờn Ban giỏm đốc.
Tham mưu cho ban giỏm đốc về Luật, chớnh sỏch XNK, thuế quan Việt nam.
những phương ỏn tối ưu để giải quyết trỡnh lờn Ban giỏm đốc
Bỏo cỏo tổng hợp, chi tiết tỡnh hỡnh XNK hàng thỏng, hàng quý, hàng năm lờn Ban giỏm đốc, cỏc phũng ban trong cụng ty, cỏc ban ngành liờn quan của thành Phố.
Giữ và tạo mối quan hệ tốt với cỏc phũng ban trong cụng ty, cỏc ban ngành của thành phố liờn quan trực tiếp đến cụng việc.
Phối hợp chặt chẽ trong cụng việc với cỏc phũng ban cụng ty. Giỳp đỡ cỏc phũng ban khi cú yờu cầu.
Nhận và thực hiện nghiờm tỳc cụng việc, nhiệm vụ mới do Ban lónh đạo cụng ty khởi xướng và giao phú.
+ Cũn cỏc phũng ban do trưởng phũng phụ trỏch và điều hành. Cỏc trưởng phũng tổ chức bộ mỏy quản lý, bố trớ nhõn sự và phõn cụng cụng việc hợp lý, phự hợp để hoạt động cú hiệu quả. Chỉ đạo theo dừi việc kiểm tra thực hiện chế độ chớnh sỏch nhà nước về tổ chức cỏc cỏn bộ cụng nhõn trong nhà mỏy.