VI. Quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống ISO9002 tại Công ty Cơ khí
3. Xây dựng hệ thống văn bản
Với sự cộng tác giúp đỡ của cơ quan t vấn, ban bảo đảm chất lợng đã đi sâu nghiên cứu tình hình sản xuất – kinh doanh của Công ty, phân tích u, khuyết điểm của từng phòng ban, phân xởng; xác định mặt mạnh, mặt yếu, khả năng, nguồn lực của Công ty để lập kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống ISO 9002. Các phòng ban, phân xởng cũng đợc phân công trách nhiệm một cách rõ ràng bằng văn bản đến từng thành viên cụ thể. Mỗi văn bản viết xong đều có ngời kiểm tra, ngời duyệt sau đó mới đa vào áp dụng. Công tác phân công đó thể hiện qua bảng sau:
3.1. Quy trình ban hàng văn bản.
Quy trình ban hành hạch toán văn bản của Công ty tuân thủ theo đúng quy định của ISO 9002. Có thể biểu diễn theo lu đồ sau:
57
Bắt đầu
Đề nghị viết - sửa tài liệu
Phân công trách nhiệm
Quyết định - (Không viết)
Viết - sửa - hoàn chỉnh
Kiểm tra
Duyệt
Phân phối - Lưu trữ
Kết thúc -
+
-
Hình 9: Quy trình ban hành văn bản tại HAMECO
3.2. Hình thức của hạch toán văn bản.
Hệ thống văn bản theo ISO 9002 tại Công ty có hình thức sau: Trang 1 (của mỗi loại tài liệu)
Biểu tợng
HAMECO
Tên tài liệu
(Sổ tay chất lợng - Quy trình - Hớng dẫn - Biểu mẫu)
Mã số Ngày Trang 1. Mục đích: Nêu lên mục đích của tài liệu.
2. Phạm vi áp dụng: Phạm vi và lĩnh vực nà tài liệu đợc áp dụng.
3. Tài liệu có liên quan: Các lài liệu đợc trích dẫn hay áp dụng trong quá trình viết 4. Định nghĩa và viết tắt: Giải thích các từ viết tắt hoặc thuật ngữ đợc sử dụng trong
tài liệu (trờng hợp không cần có thể bỏ).
Ngời soạn Ngời kiểm tra Ngời duyệt
Bản số
Tên Tên Tên
Chữ ký Chữ ký Chữ ký Dấu kiểm soát
Ký/Ngày
Từ trang 2 của mỗi loại tài liệu có hình thức nh sau: Biểu tợng
HAMECO Tên tài liệu
Mã số Ngày Trang
5. Thay đổi tài liệu.
6. Nội dung: Quy định chi tiết cụ thể quy trình hoặc hớng dẫn công việc do ai làm, làm nh thế nào, ở đâu, bao giờ.
7. Tài liệu: Thống kê các tài liệu kèm theo các quy trình, hớng dẫn, biểu mẫu. 8. Hồ sơ: Thống kê các hồ sơ chất lợng, thời hạn lu trữ.
3.3 Kết cấu của hệ thống văn bản theo ISO 9002.
Công ty xây dựng hệ thống văn bản gồm 5 tầng :
3.3.1 Tầng 1 : Sổ tay chất lợng.
Sổ tay chất lợng là : bộ tài liệu giới thiệu toàn bộ hệ thống tổ chức và hoạt động đảm bảo chất lợng của Công ty Cơ khí Hà Nội phù hợp với những yêu câù của TCVN ISO 9002 : 1996. Là công cụ giúp cán bộ công nhân viên của Công ty lao động có chất lợng, đồng thời để đánh giá hiệu quả và chứng minh với khách hàngvề hệ thống đảm bảo chất lợng của Công ty.
Sổ tay chất lợng là tài liệu gồm có:
Chính sách chất lợng : Nêu lên chính sách về chất lợng mà Công ty đang áp dụng. Chính sách chất lợng của Công ty ban hành ngày 1/08/1999 nh sau:
Lãnh đạo Công ty Cơ khí Hà Nội cam kết:
1. Luôn luôn cung cấp sản phẩm và dịch vụ có chất lợng thoả
mãn mọi yêu cầu của khách hàng.
2. Thực hiện đúng và đầy đủ phơng châm: “Vui lòng khách đến,
vừa lòng khách đi”. Luôn cải tiến phơng thức phục vụ, tôn trọng mọi cam kết với khách hàng.
3. Bằng mọi phơng tiện, tuyên truyền và giáo dục cho cán bộ
công nhân viên hiểu rõ: Chất lợng là sự sống còn của Công ty. Lao
59
Stt Ngày Trang Nội dung thay đổi Duyệt 1 2 3 . . .
động có chất lợng là nghĩa vụ đồng thời là quyền lợi sát sờn của mỗi ngời.
4. Thờng xuyên cải tiến sản phẩm. Thực hiện chiến lợc đầu t đổi mới công nghệ, đào tạo nâng cao năng lực cán bộ công nhân viên: đáp ứng mọi yêu cầu phát triển Công ty.
5. Xây dựng, duy trì hệ thống đảm bảo chất lợng theo mô hình
TCVN ISO 9002 – 96.
Giám đốc Công ty yêu cầu mọi cán bộ công nhân viên Công ty thực hiện 5 điều cam kết trên mọi lúc, mọi nơi mình làm việc.
Mục tiêu chất lợng và mô tả hệ thống chất lợng của Công ty. Mục tiêu chất lợng có thể đợc thay đổi theo từng thời kỳ cho phù hợp với tình hình thực tế.
Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ từng chức danh và đơn vị chủ yếu.
Những nguyên tắc trong từng mảng hoạt động của Công ty theo các chuẩn mực của TCVN ISO 9002 : 1996.
3.3.2 Tầng 2 : Quy trình quản lý.
Là các tài liệu quy định quyền hạn, trách nhiệm và các phơng pháp tiến hành để hoàn thành một chuỗi công việc hoặc từng bớc công việc. Hệ thống văn bản của Công ty có 19 quy trình đợc soạn thảo theo đúng yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9002 :1994 (TCVN ISO 9002 : 1996) và phù hợp với điầu kiện thực tế tại Công ty.
3.3.3 Tầng 3 : Hớng dẫn.
Gồm các loại văn bản chỉ dẫn cách làm cụ thể đối với một công việc cụ thể quy định trong các tài liệu của tầng 2. (Công nghệ, vận hành và bảo trì máy móc, hiệu chuẩn thiết bị hoặc các loại bản vẽ, tài liệu kỹ thuật khác).
3.3.4 Tầng 4 : Hồ sơ chất lợng, biểu mẫu.
Là kết quả sau khi diễn các số liệu vào các biểu mẫu trong quá trình thực hiện các quy trình, hớng dẫn.(các quy trình, hớng dẫn, biếu mẫu có thể đợc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp điều kiện thực tế).
3.3.5 Tầng 5 : Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài.
Đó có thể là các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế; tài liệu do khách hàng cung cấp (bản vẽ, đặc tính kỹ thuật); các quy định pháp lý.