Liên quan đến thanh toán.

b. Luật buôn bán quốc tế (xem phụ lục)

2.2.1.3 Liên quan đến thanh toán.

Trong việc tổ chức thanh toán giữa các tổ chức tín dụng ở các quốc gia khác nhau để thực hiện các khoản thu chi liên quan đến hoạt động kinh tế chính trị – xã hội đều diễn ra qua việc xử lý các giấy tờ thanh toán nhất định gọi là nghiệp vụ thanh toán quốc tế.

• Tài khoản ghi nợ/tài khoản vãng lai • Thanh toán bằng séc

• Trả tiền khi xuất trình chứng từ hay chứng từ giao khi thanh toán (C.A.D hoặc D/P).

• Tín dụng thư L/C :Ngân hàng của người mua phát hành tín dụng thư và luôn luôn có nghĩa vụ phải thanh toán nếu như nhà xuất khẩu thỏa mãn tất cả các điều kiện của hợp đồng. Đối lập với phương thức thanh toán “nhờ thu”, tín dụng thư sẽ bị kiểm tra bởi cả 2 phía ngân hàng của người bán và người mua. Người bán hàng cũng có thể yêu cầu ngân hàng của mình xác nhận tín thư. Điều này có nghĩa là ngân hàng của người bán sẽ không tự động xác nhận tất cả các tín thư L/C, nhưng về cơ bản sẽ theo dõi chúng tùy từng trường hợp.

Thuận lợi/ không thuận lợi.

• Người xuất khẩu có được mức bảo đảm cao cho việc sẽ được thanh toán (nếu anh ta hài lòng với điều kiện chi trả, điều mà được qui định trong hợp đồng bán hàng)

• Ngân hàng người mua phải thanh toán (và điều này làm tăng thêm độ tin cậy của việc thanh toán)

• Tín dụng thư L/C được sử dụng khi người bán và người mua không quen biết lẫn nhau tới độ tin cậy, bởi vì loại thanh toán này cung cấp một mức độ an toàn cao cho việc thanh toán và giao nhận hàng hóa.

• Tín dụng thư là một kiểu mẫu thanh toán tương đối tốn kém.

2.2.2 Thực trạng giao nhận trong việc xử lý quy trình bộ chứng từ hàng xuất của công ty. 2.2.2.1 Khách hàng.

Đối với các công ty vừa là hãng tàu vừa là giao nhận thì việc tìm kiếm hay khách hàng tìm đến là rất dễ dàng ( hãng tàu global link). Nhưng đối với các công ty Forwarder thì lại là khác, việc tìm kiếm khách hàng rất là khó khăn bởi vì quy mô công ty nhỏ, hoạt động kinh doanh chủ yếu là kiếm sự chênh lệch về giá cước giữa khách hàng và hãng tàu để thu lợi nhuận. Vì thế mục tiêu chung của các công ty này chính là chất lượng phục vụ và các dịch vụ đa dạng nhằm giúp khách hàng có sự lựa chọn, thỏa mãn nhu cầu cho khách hàng tránh đi sự chèn ép hay làm khó dễ của các công ty giao nhận có hãng tàu hay các hãng tàu vận tải. Theo số liệu của công ty ATL từ bộ phận chứng từ thì có

 Khoảng 5% là khách hàng sẵn có của công ty.

 Tiếp theo là khoảng hơn 30% là khách hàng kiếm được từ bộ phận Sales lượng khách hàng này có được là nhờ bộ phận Sales họ có mối quan hệ rộng rãi với khách hàng và dẫn dắt khách hàng từ công ty cũ sang công ty mới

 Khoảng 10% là khách hàng thông qua trung gian hay còn gọi là (KB) loại khách hàng này chiếm khoảng 10% hoa hồng từ công ty sau khi kiếm hợp đồng cho công ty hay còn gọi là cộng tác viên…

Chiếm chưa được 50% khách hàng trong ngành giao nhận. Điều này chứng tỏ lượng khách hàng tìm kiếm của công ty không nhiều, việc tìm kiếm khách hàng và giữ chân khách hàng thật sự gặp nhiều khó khăn nguyên nhân có thể là do: công ty mới ra đời uy tín kinh doanh, thương hiệu biết đến chưa nhiều; công ty không có hãng tàu hay là đại lý của các hãng tàu nên việc khách hàng tìm đến chưa nhiều…

Cho nên, vấn đề gặp phải của công ty chính là tìm kiếm khách hàng rất khó hơn thế nữa lượng khách hàng chỉ gửi những hàng hóa ít tải trọng, nhẹ phí và đường ngắn…còn những lô hàng lớn tải trọng nặng thì được các công ty có hãng tàu uy tín thực hiện giao nhận. Hơn nữa, trong quá trình xử lý chứng từ cho lô hàng thì khách hàng không cung cấp đầy đủ chi tiết cũng như thông tin về lô hàng dẫn đến tình trạng hàng bị ngừng vận chuyển và thường bị các hãng tàu phạt tiền do cung cấp sai thông tin về lô hàng như sai số Seal, số container…

Hai bộ phận này chiếm vị trí rất quan trọng trong công ty. Tuy nhiên, vấn đề gặp phải ở hai bộ phận này với một số lượng lớn đơn hàng do các nhân viên Sales mang về, bộ phận chứng từ phải thực hiện làm chi tiết Bill để làm HB/L và gửi hãng tàu làm MB/L. Mỗi tháng bộ phận chứng từ phải nhận từ 25 – 30 đơn hàng từ phòng Sales. Như vậy, bộ phận chứng từ sẽ vừa phải làm 25 – 30 chi tiết MB/L trong một tháng để gửi hãng tàu. Trong khi đó, một số lô hàng có nhiều người nhận thì bộ phận chứng từ phải làm 2 – 3 HB/L cho một MB/L, nghĩa là bộ phận chứng từ phải thực hiện trung bình trên 40 HB/L một tháng.Theo KPI, bình quân một nhân viên chứng từ có thể làm được 10 bộ chứng từ trong một ngày trong khi đó bộ phận chứng từ của công ty ATL có 2 nhân viên phụ trách mà trung bình một ngày chỉ có thể giải quyết được 4 Bill. Điều đó chứng tỏ tốc độ xử lý chứng từ của công ty ATL còn chậm. Nguyên nhân chủ yếu là do: một người phải làm quá nhiều việc, quá nhiều khâu, chưa có sự chuyên môn hóa: làm chứng từ, chăm sóc khách hàng, tracking cargo… dẫn đến thiếu sự kiểm soát: mỗi người làm việc độc lập và tự quyết định, thiếu sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ giữa bộ phận Operation lẫn bộ phận Sales. (KPI - Key Performance Indicators là các tiêu chí đánh giá hiệu năng hoạt động, dùng để đánh giá tiến độ thực hiện công việc của các nhân viên.)

2.2.2.3 Người chuyên chở ( hãng tàu ).

Việc tìm kiếm các hợp đồng của khách hàng đã gặp nhiều khó khăn thì việc tìm các hãng tàu vận chuyển hàng hóa lại càng gặp nhiều rắc rối. Đối với công ty ATL thì việc thuê tàu gặp phải nhiều khó khăn.

 Các hãng tàu thường đưa ra mức giá cước cao đến các nước nhận hàng dẫn đến mức hưởng chênh lệch của công ty không nhiều vì do những hàng tàu này có tuyến cố định đi qua những cảng chính của những châu lục hay các nước. Ngoài ra thời gian họ vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, an toàn và đảm bảo cho khách hàng. Cho nên, việc các hãng tàu làm giá, tăng phí đi kèm dẫn đến công ty không có nhiều lợi nhuận.

 Đối với các hãng tàu khi thuê tàu của họ gửi hàng đến nước nhận vì số lượng hàng không nhiều, cước phí thấp và tuyến ngắn, nên việc họ trì hoãn giao hàng đến tay người nhận dẫn đến tình trạng hàng chậm đến và gây mất uy tín cho khách hàng.

 Việc các hãng tàu tính mức phí cho các công ty Forwarder cao hơn những khách hàng mà họ trực tiếp hợp đồng vận chuyển từ 1% -5%. Cho nên, các công ty Forwarder gặp khó khăn trong việc vận chuyển hàng hóa từ các hãng tàu này. Vì thế, tại sao chi phí của công ty tăng cao và lợi nhuận chiếm không cao.

 Công ty thường bị các hãng tàu giành giật khách hàng và sẵn sàng giảm giá cước vận chuyển cho các tuyến đường dài và với lượng hàng lớn.

2.2.2.4 Đặc điểm hàng hóa vận chuyển.

Những hàng hóa nguy hiểm, hàng quá trọng và hàng quá khổ những mặt hàng này công ty thường hay gặp phải: khi thực hiện những lô hàng này thì gặp nhiều khó khăn như hãng tàu không chịu vận chuyển nói chính xác là mức giá cước của họ đưa ra không tốt cho lắm, dẫn đến hàng không được vận chuyển, người nhận không nhận được hàng, thời gian hàng đến chậm trễ và tất nhiên phát sinh phí CFS lưu kho cho hàng. Có thể đây là do lỗi của khách hàng không cung cấp thông tin đầy đủ về lô hàng dẫn đến việc thuê tàu hay người chuyên chở gặp khó khăn và lỗi một phần là do công ty không giải thích cặn kẽ cho khách hàng. Vì vậy, để thực hiện những lô hàng công ty cần nói rõ cho khách hàng về những trường hợp hàng quá trọng, hàng quá khổ để từ đó có cơ sở tính phí hợp lý cho khách hàng và thỏa thuận mức giá cước cho người chuyên chở hay các hãng tàu.

2.2.2.5 Địa điểm giao nhận và đại lý nước hàng đến.

Khi vận chuyển hàng hóa xuất khẩu sang nước ngoài thì một điều công ty gặp phải chính là: hàng hóa khi đến địa điểm giao nhận của nước đó là chưa phải là điểm dừng cuối cùng vì cảng đó không nằm tại nơi đại lý nước hàng đến. Vì thế, khi vận chuyển hàng hóa đến cảng đó và bốc container xuống và đưa phương tiện vận tải vận chuyển đến đại lý nước hàng đến khi đó sẽ phát sinh ra một khoảng cước phí vận chuyển đến nơi đó mặc dù là khoảng phí đó được ước lượng trước. Tuy nhiên, tùy vào thời điểm mà mức cước có sự chênh lệch với nhau hoặc do chủ tàu đưa ra dẫn đến lợi nhuận thu về không được nhiều. Khi giao hàng tại nước hàng đến thì không chỉ là một đại lý mà có nhiều địa lý khác nhau của một công ty vì thế thực trạng gặp phải có nhiều công ty nước ngoài ủy thác nhập khẩu đẫn đến tình trạng 2, 3 đại lý nhận hàng và làm cho quá trình giao nhận hàng gặp nhiều

khó khăn phải mất nhiều thời gian và đôi lúc xảy ra tình trạng mất hàng hoặc hàng bị móc, hư do không vận chuyển đúng thời hạn..

2.2.2.6 Xử lý quy trình bộ chứng từ xuất khẩu lô hàng “Expandable Polystyrene”.

2.2.2.6.1 Quy trình xử lý bộ chứng từ xuất khẩu lô hàng.

Tính năng đặc thù của ngành giao nhận vận tải là sử dụng các email để trao đổi thông tin và xác nhận tình hình giao nhận như chức năng của hợp đồng vận chuyển giữa các bên và là bằng chứng có hiệu lực khi giải quyết tranh chấp xảy ra. Vì lẽ đó, quy trình thực hiện thủ tục chứng từ càng đơn giản, hiệu quả và an toàn thì mức độ cạnh tranh của công ty Forwarder càng tăng. Hiện tại, công ty ATL đã xây dựng một quy trình thủ tục chứng từ hàng xuất để nhân viên thuận lợi trong việc thực hiện và theo dõi tiến trình nghiệp vụ.

Bảng 2.2: Quy trình thủ tục chứng từ hàng xuất khẩu.

Các

bước Quy trình thực hiện Các bên liên quan

1 ATL nhận Booking Request từ khách hàng Khách hàng

2 ATL gửi Booking Request cho người chuyên chở Người chuyên chở 3 ATL gửi xác nhận Booking cho khách hàng Khách hàng 4 ATL yêu cầu các chứng từ vận tải từ khách hàng Khách hàng

5 ATL gửi thông tin vận tải cho Agent ở nước hàng đến Agent nước hàng đến 6 ATL gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở. Người chuyên chở

7 ATL làm HB/L Bộ phận Operation

8 ATL gửi HB/L cho khách hàng Khách hàng

9 ATL kiểm tra MB/L Người chuyên chở

10 ATL gửi pre-alert cho Agent nước hàng đến Agent nước hàng đến 11 ATL theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi ATL website

12 ATL thông báo tình trạng lô hàng cho khách hàng Khách hàng

13 ATL liên hệ với Agent (xác nhận việc Agent nhận hàng) Agent nước hàng đến 14 ATL gửi email cho khách hàng (shipper) về việc nhận

hàng ở cảng đến

Khách hàng 15 Phòng chứng từ xuất Shipping Request cho bộ phận kế toán P. kế toán

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, em xin được trình bày cụ thể và chi tiết quy trình thủ tục chứng từ cho lô hàng Expandable Polystyrene ( tạm dịch là hàng hạt nhựa) của

công ty Polystyrene Việt Nam được booking vào ngày 30/03/2011, được công ty lưu trữ trong hồ sơ với tên là ASE1103029, số MB/L là KMTC SGN 0296457, số HB/L là ASE1103026.

Bước 1: Khách hàng liên hệ ATL để yêu cầu dịch vụ giao nhận

Sau khi tham khảo giá cước vận tải mà nhân viên Sales của công ty ATL đưa ra (giá 50 USD / container 40’ đi Laem Chabang, Thái Lan), công ty Polystyrene liên hệ nhân viên Sales để xác nhận, thỏa thuận lại giá cả và gửi email booking cho lô hàng Expandable Polystyrene như sau:

From: polystyrene vn [mailto:polystyrenevn@yahoo.com]

Sent: Thursday, March 24, 2011 10:40 AM

To: ATL

Cc: dxlinh@baominh.com.vn

Subject:

Dear Mr./ Ms.,

Would you please send us booking as folows: Commodity: EXPANDABLE POLYSTYRENE Volume: 1x40’GP.