Các bước
Quy trình thực hiện Các bên liên quan
1 ATL nhận Booking Request từ khách hàng Khách hàng
2 ATL gửi Booking Request cho người chuyên chở Người chuyên chở 3 ATL gửi xác nhận Booking cho khách hàng Khách hàng 4 ATL yêu cầu các chứng từ vận tải từ khách hàng Khách hàng
5 ATL gửi thông tin vận tải cho Agent ở nước hàng đến Agent nước hàng đến 6 ATL gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở. Người chuyên chở
7 ATL làm HB/L Bộ phận Operation
8 ATL gửi HB/L cho khách hàng Khách hàng
9 ATL kiểm tra MB/L Người chuyên chở
10 ATL gửi pre-alert cho Agent nước hàng đến Agent nước hàng đến 11 ATL theo dõi lô hàng (tracking cargo) sau khi tàu đi ATL website
12 ATL thông báo tình trạng lô hàng cho khách hàng Khách hàng
13 ATL liên hệ với Agent (xác nhận việc Agent nhận hàng) Agent nước hàng đến 14 ATL gửi email cho khách hàng (shipper) về việc nhận
hàng ở cảng đến
Khách hàng 15 Phòng chứng từ xuất Shipping Request cho bộ phận kế
toán
P. kế toán
Quy trình xuất hàng đường biển của BeeLogistics
Bước Nội dung Nhiệm vụ Hồ sơ biểu mẫu Mô tả công việc
BĐ HĐ đã ký BP sales Sổ ghi chép Thỏa thuận giữa Sales và khách hàng
1 Nhận
chứng từ
NV bộ phận xuất
Lệnh cấp Cont Nhận các chứng từ liên quan từ Sales chuyển qua, Cho số Bill và nhập SMS 2 Liên lạc
KH
NV bộ phận xuất
Yêu cầu khách hàng gửi chi tiết lô hàng
3 Làm
HB/L
NV bộ phận xuất
HB/L, Hóa đơn, Làm vận đơn fax cho khách hàng kiểm tra, Thu tiền cước vận chuyển của lô hàng, Phát hành HB/L cho khách hàng
4 Làm MB/L
NV bộ phận xuất
MB/L Căn cứ vào chi tiết HB/L để làm MB/L gửi cho hãng tàu, Kiểm tra MB/L
5 Shipping advice Nhân viên bộ phận xuất ShippingAdvice, CRR
Lấy giá từ SMS để làm Shipping Advice, Chuyển kế toán theo dõi công nợ với khách hàng/đại lý/hãng tàu 6 Gửi chứng từ Nhân viên bộ phận xuất HB/L, MB/L, Shipping Advice, Debit Note/ Creadit Note Gửi các chứng từ gồm HB/L, MB/L, Shipping Advice, Debit Note/ Credit Note (nếu có) cho đối tác ở điểm đến trước khi tàu đến (tuyến ngắn) hoặc chậm nhất là 3 ngày kể từ ngày tàu chạy (tuyến dài). 7 Customer service - Tr.P nghiệp vụ - NV bộ phận xuất
Giống như hàng lẻ xuất
8 Kết thúc việc xuất NV bộ phận xuất Các hồ sơ có liên quan
Lưu hồ sơ của các bước công việc trên theo từng tàu
Giống nhau: Trên cơ sở cả hai đều sử dụng chung việc xử lý quy trình bộ chứng từ
của một lô hàng xuất. Khác nhau:
ATL BeeLogistics
•Chỉ làm theo kinh nghiệm chưa đưa ra được sơ đồ quy trình chuẩn.
•Một nhân viên giải quyết quá nhiều khâu dẫn đến tốc độ làm việc chậm và xử lý chứng từ không hợp lý thời gian.
• Đưa ra quy trình chuẩn cho công ty.
• Các bước trong quy trình được mô tả công việc cho từng bộ phận rõ ràng và trách nhiệm mọi người được nêu rõ.