b. Luật buôn bán quốc tế (xem phụ lục)
POL/POD: HCM/ LAEM CHABANG Thanks & Best Regards.
Thanks & Best Regards.
Sau khi nhận được email booking của khách hàng, công ty ATL xác nhận việc đã nhận email từ khách hàng và bắt đầu tiến hành làm thủ tục chứng từ cho lô hàng xuất khẩu của công ty Polystyrene Việt Nam.
Bước 2: ATL gửi yêu cầu booking cho người chuyên chở
Sau khi có được thông tin lô hàng từ công ty Polystyrene Việt nam, công ty ATL tiến hành gửi email booking cho hãng tàu KMTC về các thông tin như: tuyến đường vận tải (từ Hồ Chí Minh đến Laem Chabang, Thái Lan), volume (trọng tải của lô hàng), số lượng container, tình trạng lô hàng, ngày dự kiến xuất đi (ETD) là29/03/2011.
From: Ngoc – ATL [mailto:kelly.phan@atltrans.com]
Sent: Friday, March 25, 2011 5:07 PM
To: '!KMTC HCM/ MS NHA'; 'banght@kmtc.com.vn'
Subject: RE: Request form ATL Dear Ms. Nha,
Please kindly send us booking SGN - Laem Chabang as folows: ETD: 29-March
Volume: 1x40’GP, Stuff: at warehouse. Appreciate your reply soonest.
Thanks& best regards
Ngay sau khi nhận được thông tin booking của công ty ATL, hãng tàu KMTC gửi email phản hồi đính kèm số booking: KMTC11/045760 để thuận tiện trong việc quản lý quá trình giao nhận vận chuyển cho lô hàng sau này. Đồng thời, đây cũng là bằng chứng hãng tàu KMTC chấp nhận việc booking của công ty ATL cho 1 container 40’GP dự kiến xuất đi ngày 29/03/2011.
Bước 3: ATL gửi xác nhận booking cho khách hàng
Sau khi ATL gửi yêu cầu booking cho hãng tàu KMTC, hãng tàu KMTC sẽ gửi lại cho công ty ATL một email xác nhận booking có đính kèm theo một bản “Booking Note” hoặc “Booking Acceptance Note” (lệnh cấp container rỗng). Trong “Booking Note”, hãng tàu KMTC sẽ ghi rõ thông tin chi tiết về số booking để hãng tàu tiện trong việc quản lý vận chuyển lô hàng.
Nhận được số booking từ hãng tàu, công ty ATL chuyển toàn bộ email đến công ty Polystyrene thông tin booking mà hãng tàu cung cấp. Công ty Polystyrene nhận được “Booking Note” từ công ty ATL sẽ đến hãng tàu KMTC để đổi lấy “lệnh lấy container rỗng” (Release Cargo Paper) để nhận container rỗng, Seal, Packing List. Quá trình giao nhận container rỗng, Seal và Packing List diễn ra tại nơi cấp container rỗng ghi trong “Booking Note” là cảng VICT vào ngày 25/03/2011. Sau khi đã lấy được container, Seal và Packing List, công ty Polystyrene cập nhật lại thông tin về số container và số Seal để hoàn tất thông tin chứng từ MB/L và HB/L sau này.
Trong giai đoạn này, việc đóng hàng và làm các thủ tục thông quan xuất khẩu là trách nhiệm của công ty Polystyrene Việt Nam nhưng bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty ATL sẽ tiến hành theo dõi công việc của Polystyrene để giải đáp những thắc mắc và những vấn đề mà Polystyrene gặp phải trong quá trình làm hàng.
Bước 4: ATL yêu cầu khách hàng cung cấp các chứng từ vận tải
Sau khi gửi “Booking Note” đến Polystyrene Việt Nam, bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty ATL liên hệ với công ty Polystyrene để nhắc nhở phía công ty Polystyrene về việc lấy container, đóng hàng và làm các thủ tục thông quan xuất khẩu cho lô hàng (lên tờ khai hải quan, xin giấy C/O…) trước 2 ngày tàu chạy.
Sau khi đã mang container rỗng về kho để đóng hàng, công ty Polystyrene tiến hành gửi các thông tin, chứng từ liên quan đến lô hàng của mình như: Số container/ Số Seal: KMTU8206357/KC802433; Sales Contract (nếu khách hàng yêu cầu làm khai báo Hải Quan); Commercial Invoice; Packing List và Chứng từ L/C.
Các chứng từ này thông thường phải hoàn tất trước 2 ngày tàu chạy, đồng thời công ty Polystyrene Việt Nam phải gửi kèm thông tin về số container và số Seal cho công ty ATL để tiến hành thực hiện các chứng từ vận tải như MB/L, HB/L. Công ty Polystyrene phải tiến hành đóng hàng vào container, hoàn tất các thủ tục hải quan, vào sổ tàu chứng nhận “thực xuất” cho lô hàng của mình và phải đem container hàng ra cảng Cát Lái chờ xếp lên tàu để xuất đi trước giờ closing time (thời gian trễ nhất, hàng phải được đóng vào container và xếp ở cảng chờ xếp lên tàu). Như vậy, ngày dự kiến tàu đi là 29/03/2011 nên closing time sẽ là ngày 28/03/2011.
Bước 5: ATL gửi thông tin về lô hàng cho Agent ở bên nước hàng đến
Công ty ATL ký hợp đồng với công ty PTG (Pilot Trans Global) đóng vai trò làm Agent của công ty ATL bên Thái Lan để phụ trách về lô hàng của công ty Polystyrene. Công ty ATL thông báo về ngày dự kiến lô hàng Expandable Polystyrene của công ty Polystyrene sẽ đến cảng Laem Chabang của Thái Lan là ngày 01/04/2011 cho công ty PTG ở Thái Lan biết để thông báo cho consignee ở Thái Lan đến nhận hàng. Trường hợp lô hàng Expandable Polystyrene của công ty Polystyrene, do điều kiện thanh toán giữa công ty Polystyrene Việt Nam và công ty Polyfoam Thái Lan là thanh toán tín dụng chứng từ L/C nên consignee (người nhận hàng) lúc này sẽ là theo lệnh của ngân hàng Siam City Bank Public Co., LTD ở Bankok (Thái Lan). Consignee thực sự ở Thái Lan (công ty Polyfoam) muốn nhận hàng phải đến ngân hàng hoàn tất các thủ tục thanh toán. Khi Polyfoam Thái
Lan hoàn tất thủ tục thanh toán, ngân hàng Siam City Bank Public Co., LTD mới ký hậu HB/L cho công ty Polyfoam Thái Lan để nhận hàng.
Bước 6: ATL gửi chi tiết làm MB/L cho người chuyên chở
Có thông tin về lô hàng Expandable Polystyrene từ công ty Polystyrene, công ty ATL tiến hành gửi email toàn bộ thông tin đó, có đính kèm chi tiết làm MB/L cho hãng tàu KMTC:
Booking KMTC11/ 045760
Ngoc - ATL [kelly.phan@atltrans.com]
Sent: 28/03/2011 4:35 CH
To: '!KMTC HCM/ MS NHA';
Cc: ops@atltrans.com
Dear Ms Nha,
Please kindly find bill details as attached file, Pls draft bill and send to us for checking.
Container no: IMTU 8206357/ KC802433 Vessel: KMTC KEELUNG 1104S
Nội dung của MB/L sẽ bao gồm các thông tin về Shipper (công ty TNHH giao nhận vận tải Á Châu, Việt Nam), consignee (công ty Pilot Trans Global, Thái Lan), tên con tàu vận chuyển, quy cách hàng hóa, số container, số Seal…
Bước 7: ATL tiến hành làm HB/L
Có thông tin đầy đủ và những chứng từ có liên quan đến lô hàng Expandable Polystyrene như: Commercial Invoice, Packing List… thì công ty ATL sẽ tiến hành làm HB/L. Trên HB/L sẽ bao gồm các thông tin về shipper (công ty Polystyrene Việt Nam), consignee (theo lệnh của ngân hàng Siam City Bank, Thái Lan) và bên thông báo (công ty Polyfoam Thái Lan). Tuy nhiên, công ty ATL sẽ làm HB/L nháp trước để gửi cho Polystyrene Việt Nam kiểm tra và tiến hành xuất HB/L gốc khi công ty Polystyrene hoàn tất việc kiểm tra.
Bước 8: ATL gửi HB/L cho khách hàng
Sau khi bộ phận chứng từ của ATL hoàn tất HB/L thì ATL sẽ liên hệ với shipper (công ty Polystyrene) để đến công ty ATL lấy HB/L. Sau khi có HB/L từ công ty ATL sẽ gửi bộ HB/L này cho consignee ở Thái Lan (ngân hàng Siam City Bank) để nhận hàng, phụ trách
việc thanh toán tiền hàng với công ty Polyfoam Thái Lan. Khi công ty Polystyrene đến ATL để nhận HB/L thì công ty ATL sẽ gửi kèm một báo nợ cước (Debit Note) để thanh toán tiền cước vận tải gồm các chi phí như: cước tàu (Ocean freight), phí làm HB/L (Bill fee), phí Seal (Seal fee) và phí xếp dỡ (Terminal Handling Charge – THC).
Bước 9: ATL kiểm tra lại MB/L
Dựa trên chi tiết làm Bill mà ATL đã gửi ở bước 6, hãng tàu KMTC tiến hành hoàn tất MB/L và gửi cho ATL kiểm tra Bill nháp trước khi in ra Bill gốc (original). Khi MB/L đã hoàn tất, hãng tàu sẽ thông báo cho ATL đến lấy MB/L. Khi đến hãng tàu lấy MB/L thì ATL phải trả tất cả các phí như: thu hộ phí chứng từ hàng xuất, thu hộ KMTC phí seal và phí xếp dỡ (THC) cũng như cước vận tải được thể hiện trong hóa đơn của hãng tàu.
Trong trường hợp lô hàng Expandable Polystyrene, công ty Polystyrene đã cung cấp sai số container cho công ty ATL, từ KMTU 8206357 thành IMTU 8206357. Vì thế, công ty ATL đã gửi chi tiết làm MB/L sai số container cho hãng tàu KMTC. Sau khi hãng tàu thông báo sai thông tin số container, công ty ATL mới tiến hành liên hệ lại với công ty Polystyrene Việt Nam để xác nhận thông tin lại thông tin và chỉnh sửa HB/L. Sau khi đã chỉnh sửa HB/L, công ty ATL thông báo về việc sửa MB/L cho hãng tàu KMTC nhưng vì đã quá thời gian chỉnh sửa MB/L theo quy định của hãng tàu nên hãng tàu KMTC phạt công ty ATL 500,000 VNĐ phí chỉnh sửa Bill (Amendment fee).
Bước 10: ATL gửi pre-alert cho Agent nước hàng đến
Có đầy đủ bộ chứng từ gốc gồm: MB/L, HB/L, commercial Invoice và Packing List thì ATL tiến hành gửi toàn bộ chứng từ hay (còn gọi là gửi pre-alert) trên cho Agent ở Thái Lan là công ty PTG vào ngày ETD ( dự kiến tàu đi). Việc gửi pre-alert cho Agent là công ty PTG ở Thái Lan nhằm giúp Agent nắm được thông tin lô hàng xuất khẩu từ Việt Nam sang để liên hệ nhận hàng tại hãng tàu KMTC Thái Lan. Đồng thời công ty PTG liên hệ với consignee (ngân hàng Siam City Bank) để gửi thông báo hàng đến (Arrival Notive). Ngân hàng Siam City Bank thông báo lại cho consignee thực sự (công ty Polyfoam Thái Lan) đến ngân hàng hoàn tất các thủ tục thanh toán, nhận HB/L và Arrival Notice.
Hàng hóa sau khi thông quan phải được vào sổ tàu để chứng nhận “thực xuất”. Ngay sau khi hàng hóa được lên tàu và rời khỏi cảng đi, bộ phận chăm sóc khách hàng của ATL sẽ tiến hành theo dõi, giám sát tình trạng lô hàng (còn gọi là tracking cargo). Việc tracking cargo nhằm mục đích theo dõi lô hàng đang ở vị trí nào, dự kiến ngày hàng đến cũng như kịp thời biết được các sự cố có thể xảy ra với lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Việc tracking cargo được thực hiện bằng cách truy cập vào website của công ty ATL:
www.atltrans.com chọn mục “Tracking Cargo”. Sau đó, ta chọn “containertracking” để theo dõi lô hàng vận tải bằng đường biển, chọn link “KMTC line” để truy cập vào website của hãng tàu KMTC. Khi đã vào website hãng tàu KMTC, ta nhập số MB/L: KMTC SGN0296457 để kiểm tra tình trạng lô hàng.
Hình 2.6:Thông tin cơ bản tracking cargo của lô hàng Expandable Polystyrene
Bước 12: Thông báo cho khách hàng biết về tình trạng hành trình của lô hàng
Sau khi đã có thông tin mới nhất về tình trạng lô hàng thì bộ phận chứng từ sẽ liên hệ với công ty Polystyrene (shipper) để thông báo. Điều này sẽ giúp cho shipper có đủ thông tin dự kiến hàng đến cho consignee ở Thái Lan biết để chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ cần thiết nhận hàng khi hàng đến, tránh phát sinh rắc rối sau này. Đây được xem là chính sách hậu mãi, chăm sóc khách hàng khi họ sử dụng dịch vụ của công ty ATL.
Bước 13: Liên hệ với Agent ở cảng đến (xác nhận việc nhận hàng sau này)
Sau khi tracking cargo và nắm được ngày dự kiến hàng đến cảng Laem Chabang của Thái Lan là ngày 01/04/2011, công ty ATL sẽ liên hệ với Agent ở Thái Lan là công ty PTG để thông báo về lô hàng sắp đến và phụ trách lô hàng đó cho đến khi consignee
thực sự là công ty Polyfoam ở cảng đến hoàn tất việc nhận hàng. Đây được xem là
bằng chứng giao hàng (giống như lệnh giao hàng - D/O của hàng nhập) để tránh những tranh chấp phát sinh sau này. Trong trường hợp, hàng bị thất thoát hay consignee có đầy đủ bộ chứng từ nhưng không nhận được hàng thì công ty PTG sẽ chịu trách nhiệm.
Bước 14: Gửi Email cho khách hàng (xác nhận việc nhận hàng ở cảng đến)
Sau khi consignee thực sự ở Thái Lan là công ty Polyfoam hoàn tất các thủ tục cần thiết để nhận hàng, Agent của ATL bên Thái Lan là công ty PTG sẽ gửi email thông báo cho ATL biết consignee đã nhận hàng. Công ty ATL nhận được thông báo từ Agent ở Thái Lan sẽ liên hệ với công ty Polystyrene Việt Nam (Shipper) về việc consignee ở Thái Lan đã nhận hàng. Đây sẽ là bằng chứng cho việc nhận hàng của công ty Polyfoam và là cơ sở để công ty Polystyrene thanh toán tiền hàng với consignee ở Thái Lan sau này.
Bước 15: Cung cấp thông tin chuyến hàng cho bộ phận kế toán của ATL
Đây là bước cuối cùng trong quy trình thực hiện chứng từ vận tải hàng xuất bằng đường biển. Bộ phận Operation - chứng từ sẽ thực hiện việc trích xuất một Shipping Request sau khi hoàn tất mỗi lô hàng dựa trên các hóa đơn thanh toán cước phí giữa các bên tham gia trong suốt quá trình giao nhận. Shipping Request này sẽ là cơ sở tính lời lỗ khi công ty ATL phụ trách vận chuyển một lô hàng nào đó. Sau khi hoàn tất, Shipping Request sẽ được chuyển về bộ phận Kế Toán. Trên cơ sở lời lỗ đó, bộ phận Kế Toán sẽ tổng hợp và
báo cáo kết quả hoạt động, kinh doanh của công ty. Cuối cùng, bộ phận chứng từ dựa trên Shipping Request để trích xuất một bảng “Profit Statement” để lưu lại vào hồ sơ lô hàng, làm cơ sở để báo cáo sau này.