II. Bảy công cụ mới về quản lý và hoạch định – N7 (Seven New Management and Planning Tools):
2. Biểu đồ quan hệ: a.Khái niệm:
a. Khái niệm:
Biểu đồ quan hệ là một công cụ dùng để ghép nhóm và phân tuyển các ý kiến, quan điểm hoặc vấn đề theo mối quan hệ logic của chúng nhằm làm sáng tỏ các mối quan hệ giữa từng cặp nguyên nhân và kết quả hoặc giữa mục tiêu và chiến lược trong tình huống phức tạp có nhiều yếu tố liên quan lẫn nhau.
Biểu đồ quan hệ giúp ta giải quyết các vấn đề phức tạp bằng cách tháo gỡ mối liên kết logic giữa các yếu tố.
b. Tác dụng:
Giống như biểu đồ tương đồng, biểu đồ quan hệ làm nổi rõ những ý kiến và mối quan hệ trước đây chưa từng dự kiến, đồng thời giúp chúng ta dễ dàng có được sự nhất trí của các thành viên trong nhóm.
Vì vậy phương pháp này giúp ta:
- Phát hiện những nguyên nhân có thể có.
Khi vấn đề chịu ảnh hưởng bởi nhiều nguyên nhân đan xen phức tạp, sử dụng biểu đồ quan hệ ta có thể xác định những nguyên nhân dẫn đến sự cố cần được điều tra và mối quan hệ giữa chúng.
Ví dụ: Điều tra nguyên nhân lợi nhuận bị sụt giảm.
Ví dụ: Sử dụng biểu đồ quan hệ để trả lời câu hỏi: “Thế nào là một thương hiệu mạnh?”, “Năng lực động là gì?”
- Triển khai biện pháp
Tác dụng này thể hiện rõ rệt trong trường hợp một phương pháp riêng lẻ có thể đạt được 2 mục đích trở lên.
c. Các bước cơ bản để thiết lập biểu đồ quan hệ:
Phương pháp lập biểu đồ quan hệ để điều tra nguyên nhân:
Bước 1: Xác định vấn đề
Vấn đề nên trình bày dưới dạng chỉ ra kết quả mong muốn nhưng chưa đạt được Ghi nội dung đó vào một thẻ và đặt thẻ vào vị trí trung tâm của tờ giấy, khoanh vòng tròn kép xung quanh thẻ.
Bước 2: Chuẩn bị thẻ nguyên nhân.
Các thành viên của nhóm tiến hành thảo luận vấn đề, tập trung suy nghĩ tìm kiếm nguyên nhân gây ra vấn đề, ghi mỗi ý kiến lên một tấm thẻ khác nhau, gọi là thẻ nguyên nhân. Số lượng thẻ chuẩn bị ban đầu thường không vượt quá 30 thẻ.
Bước 3: Ghép nhóm và đặt các thẻ nguyên nhân xung quanh thẻ vấn đề.
Sau khi chuẩn bị xong thẻ nguyên nhân, nhóm cần tìm mối quan hệ có thể có giữa các thẻ, nhóm các thẻ có nội dung tương tự, đặt các thẻ vào vị trí xung quanh thẻ vấn đề. Thẻ có quan hệ gần nhất với vấn đề sẽ được đặt gần thẻ vấn đề nhất. Sau đó dùng đường mũi tên chỉ rõ mối quan hệ giữa các thẻ.
Bước 4: Chỉ ra nguyên nhân quan trọng
Điều tra mối quan hệ nhân quả giữa các nguyên nhân. Chỉ ra những nguyên nhân quan trọng có ảnh hưởng lớn và lâu dài đến vấn đề. Đánh dấu những nguyên nhân này bằng hình chữ nhật kép.
Bước 5: Đưa những nguyên nhân then chốt vào một biểu đồ cây để tiếp tục phân tích.
d. Ví dụ:
Biểu đồ quan hệ thể hiện lý do sinh viên ít sử dụng thư viện.
Hình : Biểu đồ quan hệ