1. Sự biến đổi:
Giảm sự biến đổi và lãng phí trong quá trình kinh doanh giúp công ty tăng chất lượng và giảm chi phí. Một trong những chức năng quan trọng của nhà quản trị là “kiểm soát”, đó là việc bảo đảm cho tổ chức sử dụng những nguồn lực phù hợp để đạt được mục tiêu.
Theo phương pháp truyền thống, các nhà quản trị tập trung vào việc đảm bảo tổ chức thực hiện như đã hoạch định. Phương pháp này xem sự biến đổi như những vấn đề riêng biệt, cái có thể bị lấp liếm. Trong khi đó, TQ tập trung vào việc tìm kiếm nguyên nhân của sự biến đổi và tập trung vào giải quyết những nguyên nhân đó để cải tiến quá trình. TQ là phương pháp dựa trên sự xem xét một cách có hệ thống toàn bộ tổ chức để giảm sự biến động và cải tiến hiệu quả của tổ chức.
Theo phương pháp truyền thống, việc kiểm soát được thực hiện bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn, kế hoạch hay mục tiêu, sau đó tiến hành đo lường kết quả thực hiện và so sánh kết quả đó với những tiêu chuẩn đã đặt ra để ra những quyết định hay hành động khắc phục. Với phương pháp này, nhà quản trị không thể nhận biết được mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức cũng như mối quan hệ đó ảnh hưởng đến sự biến động nư thế
nào. Hơn nữa, phương pháp truyền thống đặt ra các tiêu chuẩn không dựa vào năng lực thực tế của hệ thống.
TQ quan tâm đến tìm kiếm nguyên nhân của sự biến động, cái tạo ra tình trạng chất lượng kém. Để thực hiện mục đích này, cần phải sử dụng một số công cụ và kỹ thuật đặc biệt.
2. Lưu đồ:
Lưu đồ là hình ảnh mô tả thủ tục theo trình tự các bước thực hiện. Lưu đồ được những người liên quan đến thủ tục như nhân viên, người giám sát, nhà quản trị và khách hàng xây dựng nên.
Lưu đồ giúp những người liên quan đến quy trình thông hiểu nó tốt hơn. Một lưu đồ có thể được xây dựng để nhận diện vấn đề chất lượng cũng như những vùng cần cải tiến. Lưu đồ giúp người ta hình dung một cách dễ dàng thủ tục nhưng lại có thể thực hiện những thay đổi quan trọng của quy trình.
Những biểu tượng thường sử dụng khi vẽ lưu đồ:
Một bước thực hiện trong lưu đồ Chỉ mối quan hệ giữa các bước
Ra quyết định dựa trên một câu hỏi
Trễ hạn hoặc chờ đợi
Liên kết tới một trang khác hoặc một lưu đồ khác
Tài liệu
Bắt đầu, kết thúc
3. Các công cụ thống kê:
a. Phiếu kiểm tra (Check Sheets)b. Biểu đồ nhân quả b. Biểu đồ nhân quả
c. Biểu đồ kiểm soát
d. Biểu đồ phân bố (biểu đồ cột)e. Biểu đồ Pareto e. Biểu đồ Pareto
f. Biểu đồ phân táng. Biểu đồ phân tầng g. Biểu đồ phân tầng 4. Vòng tròn Deming 5. Tìm kiếm bằng chứng V. Sáng tạo và đổi mới:
Sáng tạo thường là nền tảng của những nhóm giải quyết vấn đề một cách thành công. Nhóm chất lượng và những hình thức nhóm khác thường tập trung vào vấn đề chất lượng và năng suất bằng cách sử dụng phương pháp khoa học để giải quyết vấn đề.
Phương pháp sáng tạo để giải quyết vấn đề gồm 4 bước: - Xác định lại và phân tích vấn đề nắm bắt được - Tập hợp ý tưởng
- Đánh giá ý tưởng và lựa chọn một giải pháp có thể thực hiện được - Thực hiện giải pháp
Những kỹ thuật được sử dụng để kích thích đổi mới và sáng tạo bao gồm:
- Không có quy tắc mệnh lệnh, điều này kích thích đổi mới và phá vỡ tư duy hướng vào việc đáp ứng những tiêu chuẩn đã được đặt ra. Những hoạt động theo đuổi mục đích, không tuân thủ theo thủ tục.
- Chất lượng hướng vào khách hàng, điều này nhấn mạnh vào khía cạnh tích cực và nhấn mạnh vào dịch vụ mới, và quản lý mối quan hệ với khách hàng.
- Cải tiến liên tục và chu kỳ học hỏi, cái được nhấn mạnh như là sự liên kết những hoạt động của toàn bộ phận. Nó khuyến khích phân tích và giải quyết vấn đề tại mọi nơi trong tổ chức.
- Nhấn mạnh vào giảm chu kỳ sản xuất trong mọi tác nghiệp, cái khuyến khích công ty phân tích quy trình làm việc, tổ chức công việc và những hoạt động làm gia tăng giá trị của tất cả các bước trong quy trình. Nó kích thích thay đổi, cải tiến và tư duy sáng tạo trong cách thức tổ chức và quản lý công việc.
- Tập trung vào nhu cầu tương lai của khách hàng, cái khuyến khích công ty tìm kiếm cách thức cải tiến và sáng tạo để phục vụ nhu cầu.