III. Phương pháp 6 sigma:
1. Giới thiệu về phương pháp quản lý 6 sigma: Khái niệm:
1.1. Khái niệm:
“6 sigma là một phương pháp khoa học tập trung vào việc thực hiện một cách phù hợp và có hiệu quả các kỹ thuật và các nguyên tắc quản lý chất lượng đã được thừa nhận. Tổng hợp các yếu tố có ảnh hưởng đến kết quả công việc, 6 sigma tập trung vào việc làm thế nào để thực hiện công việc mà không (hay gần như không) có sai lỗi hay khuyết tật.”
Hiểu một cách đơn giản, 6 sigma là một phương pháp cung cấp những công cụ cụ thể để loại trừ tối đa những sai sót và khả năng gây ra những sai sót trong quá trình SXKD.
Thuật ngữ 6 sigma cũng được sử dụng như là một triết lý, một mục tiêu, một phương pháp nhằm giảm thiểu sự lãng phí, cải tiến chất lượng, giảm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức dựa trên việc cải tiến qui trình.
1.2. Tác dụng của việc áp dụng phương pháp quản lý 6 sigma:
6 sigma có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như thương mại điện tử và các dịch vụ thiết kế, sản xuất, gia công, chế tạo; hoạch định tài nguyên và nguồn lực của tổ chức; quản lý quan hệ với khách hàng...
Thông qua việc áp dụng 6 sigma tổ chức có thể:
- Xác định và đánh giá mức độ dao động trong các quy trình sản xuất, tìm nguyên nhân của vấn đề, cải tiến quy trình để loại trừ những dao động.
- Giảm chi phí sản xuất và chi phí quản lý. Nhờ giảm tỷ lệ khuyết tật, tổ chức có thể loại bỏ những lãng phí về nguyên vật liệu, nhân công, thời gian kiểm tra, tái chế. Từ đó giảm được giá thành, tăng lợi nhuận.
- Gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Với việc giảm tỷ lệ phế phẩm, rút ngắn thời gian sản xuất, tổ chức có thể cung cấp đúng hẹn những sản phẩm đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của khách hàng, gia tăng sự hài lòng của khách hàng, duy trì được đơn hàng.
- Mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, phát triển thêm những sản phẩm mới. - Thay đổi văn hóa của tổ chức. Hình thành thái độ tích cực, chủ động trong việc phòng ngừa khả năng xuất hiện sai hỏng hơn là chờ đợi, đối phó khi nó xảy ra.
1.3. Các chủ đề chủ yếu của phương pháp quản lý 6 sigma:
Với một triết lý cải tiến đột phá mang lại những giá trị lớn cho tổ chức thông qua các dự án cải tiến, phương pháp quản lý 6 sigma tập trung giải quyết các vấn đề chủ yếu như sau:
- Định hướng liên tục vào những yêu cầu của khách hàng
- Sử dụng các phương pháp đo lường và thống kê để xác định và đánh giá mức dao động trong quá trình SXKD.
- Xác định căn nguyên của vấn đề. - Quản lý chủ động
- Sự hợp tác của nhiều bên
- Hướng đến sự hoàn hảo và chấp nhận sự thất bại
1.4. Mô hình tổ chức 6 sigma:
Tổ chức 6 sigma có thể được hình thành theo cơ cấu dưới đây:
• Quán quân (Champion): là người phác thảo ra các dự án, hỗ trợ các đội thực hiện dự án 6 sigma triển khai hoạt động trong thực tế. Quán quân giữ vai trò quan trọng cho sự thành công của các dự án và thường đảm nhận các công việc như sau:
- Đảm bảo các nguồn lực thích hợp được cấp cho các dự án. - Đích thân xem xét tiến trình phát triển của các dự án. - Nhận dạng và giúp các đội vượt qua trở ngại, khó khăn.
- Đánh giá và chấp thuận các kết quả, sản phẩm.
• Chưởng môn đai đen (Master black belt): là chuyên gia trong tổ chức 6 sigma, đảm nhận công việc toàn thời gian của nhóm dự án. Những người này rất thành thạo việc áp dụng phương pháp luận 6 sigma để đạt kết quả kinh doanh rõ ràng. Chưởng môn đai đen thường đảm nhận các công việc như sau:
- Chịu trách nhiệm về một hoặc nhiều mặt kỹ thuật trong dự án 6 sigma (phân tích thống kê nâng cao, quản trị dự án, đào tạo, ...)
- Nhận biết các cơ hội có thể tạo động lực cho việc áp dụng 6 sigma trong tổ chức.
- Đào tạo đai đen và đai xanh.
- Cố vấn và tư vấn trực tiếp cho đai đen giải quyết các sự cố, khó khăn trong quá trình thực hiện dự án.
- Là thành viên của ban chứng nhận đai đen và đai xanh.
• Đai đen (Black belt): là chuyên gia kỹ thuật, đảm nhận công việc bán thời gian của nhóm dự án. Đai đen thường đảm nhận các công việc như sau:
- Lãnh đạo các dự án cải tiến 6 sigma.
- Thực hiện thành công các dự án có tác động quan trọng và đem lại kết quả rõ ràng cho tổ chức.
- Thể hiện sự thành thạo kiến thức thông qua việc đạt được các dự án thực tế. - Cố vấn các dự án cải tiến trong quá trình thực hiện, triển khai.
- Huấn luyện, cố vấn cho đai xanh.
- Giới thiệu để chứng nhận cho các đai xanh.
• Đai xanh (Green belt): là thành viên của đội dự án, đảm nhận công việc bán thời gian trong các dự án cải tiến. Đai xanh thường đảm nhận các công việc như sau:
- Đề nghị hoặc gợi ý các dự án 6 sigma. - Tham gia vào các dự án 6 sigma.
- Liên hệ chặt chẽ với các trưởng nhóm các dự án khác để có thể sử dụng các kết quả phân tích dữ liệu chính thức vào dự án.
- Đào tạo đội dự án ở đơn vị nhỏ hơn, chia sẻ kiến thức 6 sigma.