3. Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Ban Nhân chính Kế hoạch 1 Xây dựng chƣơng trình công tác
3.5Công tác văn thƣ lƣu trữ
3.5.1 Công tác văn thư
- Công tác văn thư lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động văn phòng, là đầu mối quan trọng cho các hoạt động quản lý văn bản diễn ra trong Xí nghiệp.
- Công tác văn thư tại Ban Nhân chính – Kế hoạch gồm các nội dung sau: + Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản.
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. + Quản lý sử dụng con dấu.
- Văn bản được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong cơ quan, tổ chức nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao cần thực hiện nhiệm vụ sau:
+ Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến.
+ Phân loại sơ bộ văn bản, trình Giám đốc phê duyệt, chuyển giao, theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
+ Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu trong toàn Xí nghiệp.
+ Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu. + Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu. + Sử dụng và quản lý con dấu.
* Xây dựng và ban hành văn bản
- Văn bản là cánh tay giúp đắc lực cho hoạt động quản lý của Xí nghiệp, nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của Xí nghiệp.
- Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân viên văn thư đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sử dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản.
Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 59 - Tuỳ từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn bản theo các phương pháp soạn đề cương hoặc soạn trực tiếp trên máy vi tính.
- Trong Xí nghiệp thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản, để việc quản lý văn bản trong Xí nghiệp được thống nhất, tuân theo một quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Xí nghiệp đã xây dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được thực hiện và điều kiện thực tế về cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp.
* Trong Xí nghiệp việc quản lý văn bản bao gồm:
- Nếu là đơn, thư, các công văn mang tính chất phong trào, hưởng ứng, thông báo thì nhân viên văn thư sẽ vào sổ văn bản đến, trình Giám đốc sau đó chuyển đến các phòng ban, đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Nếu là văn bản gửi đến có tính pháp chế của các Ban, ngành như: quyết định thành lập Xí nhiệp, các chính sách điều lệ mới thì trước khi phân phối nhân viên văn thư giữ lại bản gốc để lưu giữ.
- Đối với văn bản gửi đi nhân viên văn thư giữ lại bản gốc để lưu giữ.
* Quy trình xử lý văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản do bưu điện chuyển, gửi fax hoặc gửi trực tiếp. Các văn bản mà bộ phận văn thư tiếp nhận chủ yếu là các văn bản như giấy giao dịch, hợp đồng kinh tế, quyết định, thông báo của các cơ sở, ngành có liên quan….
- Phân loại và bóc bì văn bản: khi nhận được văn bản nhân viên văn thư đã tiến hành phân loại văn bản theo tiêu chí: loại văn bản nào vào sổ đăng ký và loại văn bản nào không vào sổ đăng ký. Sau đó tiến hành việc bóc bì với văn bản, những bì có đóng dấu “khẩn” luôn được bóc trước.
- Khi văn bản lấy ra khỏi phong bì nhân viên văn thư luôn đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài với văn bản xem có đúng không rồi mới tiến hành bóc bì.
- Vào sổ: với các văn bản vào sổ đăng ký, nhân viên văn thư đã tiến hành vào sổ ngay trong văn bản đến, không để hôm sau để tránh quên hoặc thất lạ. Nếu là công văn mật thì đăng ký vào sổ riêng.
- Chuyển giao công văn đến: sau khi ghi vào sổ công văn đến nhân viên văn thư trình lên Giám đốc xin ý kiến phân phối văn bản. Theo ý kiến Giám đốc nhân viên văn thư có trách nhiệm nhận văn bản đó và chuyển giao cho các bộ phận, phòng ban có liên quan và phải ký vào sổ chuyển giao văn bản.
Trang bìa của mẫu sổ được trình bày như sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THỦY SỐ 4 XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81