3.4.1 Hoμn thiện dự tốn ngân sách tại Cơng ty Phân bĩn Miền Nam:
3.4.1.1 Mục tiêu hoμn thiện hệ thống dự tốn ngân sách:
Khi hoμn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại Cơng ty, cần phải đạt đ−ợc các mục tiêu:
-Truyền đạt kế hoạch vμ mục tiêu kinh doanh của Ban lãnh đạo đến các bộ phận trong doanh nghiệp, dự báo đ−ợc các khĩ khăn về về tμi chính trong một thời gian nhất định, phân bố vμ điều phối các nguồn lực trong doanh nghiệp. Dự tốn phải lμ th−ớc đo chuẩn trong việc kiểm tra vμ đánh giá việc thực hiện mọi hoạt động kinh doanh trong từng bộ phận của doanh nghiệp.
-Cơng tác kiểm tra vμ đánh giá việc thực hiện dự tốn ngân sách phải đ−ợc thực hiện liên tục, th−ờng xuyên theo dõi ngân sách, so sánh với thực tế, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế vμ phải đảm bảo tính linh hoạt.
-Phải tiến hμnh thu thập thơng tin, số liệu bên trong vμ bên ngoμi đơn vị để từ đĩ tổng hợp các thơng tin hữu ích cho việc lập dự tốn đảm bảo tính chính xác nhằm lμm tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện.
-Dự tốn ngân sách phải đ−ợc lập trên tinh thần tiết kiệm thời gian, chi phí vμ
mang tính khoa học
-Nêu cao tinh thần, nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập dự tốn ngân sách đối với mỗi thμnh viên thực hiện dự tốn nhằm đ−a ra các thơng tin trên các báo cáo dự tốn chính xác nhất.
3.4.1.2 Xây dựng mơ hình lập dự tốn ngân sách:
Dự tốn ngân sách phải thực hiện đ−ợc mục tiêu chung của Ban lãnh đạo Cơng ty, phải phù hợp với tình hình thực tế, năng lực vμ trình độ của các xí nghiệp trực thuộc đồng
thời phải bảo đảm tính tập trung dân chủ.
Mơ hình lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Phân bĩn Miền Nam cĩ thể đ−ợc thực hiện nh− sau:
Tr−ớc hết Tổng Cơng ty Hĩa chất Việt Nam sẽ truyền đạt các các mục tiêu chung của Cơng ty thơng qua một số chỉ tiêu cơ bản nh−: doanh thu, sản l−ợng, lợi nhuận, thu nộp ngân sách
Trên cơ sở các chỉ tiêu dự thảo ban hμnh, đồng thời căn cứ vμo khả năng vμ điều kiện thực tế Ban lãnh đạo Cơng ty sẽ xem xét vμ thảo luận xem cĩ thể hoμn thμnh các chỉ tiêu đ−ợc giao hay khơng, sau khi thống nhất các chỉ tiêu cĩ thể thực hiện đ−ợc, Ban lãnh đạo Cơng ty sẽ tiến hμnh phân bổ các chỉ tiêu nμy xuống các xí nghiệp trực thuộc.
Căn cứ vμo kế hoạch Cơng ty giao xuống, bộ phận lập ngân sách ở các xí nghiệp trực thuộc sẽ tiến hμnh lập dự tốn chi tiết cho đơn vị mình vμ trình lãnh đạo Cơng ty.
Trên cở sở tổng hợp các chỉ tiêu đệ trình của các xí nghiệp trực thuộc vμ các chỉ tiêu toμn Cơng ty, Ban lãnh đạo Cơng ty sẽ đánh giá lại toμn diện về khả năng hoạt động của các cấp d−ới vμ xác định lại các chỉ tiêu dự tốn cĩ thể thực hiện đ−ợc vμ bảo vệ tr−ớc Tổng Cơng ty.
Cuối cùng trên cơ sở dự tốn đ−ợc duyệt, Cơng ty sẽ đ−a ra kế hoạch chung toμn Cơng ty, vμ Bộ phận lập dự tốn tại Cơng ty sẽ tiến hμnh triển khai các chỉ tiêu nμy đến các bộ phận liên quan để phối hợp triển khai thực hiện.
: Kế hoạch ngân sácg đ−a xuống lần 1 từ Tổng Cơng ty Hĩa chất Việt Nam.
: Dự tốn ngân sách sơ bộ đ−ợc dự tốn. : Trình duyệt dự tốn.
@Về cơng tác tổ chức nhân sự:
Để chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn ngân sách, Ban lãnh đạo Cơng ty phải tiến hμnh phân cơng cụ thể cho các cá nhân vμ từng phịng ban, các phịng ban phải chịu trách nhiệm việc lập ngân sách của bộ phận mình. Khơng cần lập bộ phận chuyên trách lập dự tốn ngân sách mμ chỉ cần thμnh lập ban chỉ đạo lập dự tốn chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo gồm một phĩ giám đốc chuyên mơn, các tr−ởng phịng chức năng vμ các nhân viên kiêm nhiệm từ các phịng ban để theo dõi, đốc thúc vμ tổng hợp dự tốn ngân sách toμn Cơng ty.
Nhiệm vụ của các phịng chức năng cơng ty sẽ đ−ợc phân cơng cụ thể nh− sau: -Các xí nghiệp trực thuộc: sẽ dự tốn mốt số chỉ tiêu cơ bản ở đơn vị nh−: sản l−ợng sản xuất, tiêu thụ, doanh thu, lợi nhuận ....
-Phịng Kinh doanh Cơng ty: căn cứ vμo tiềm năng thị tr−ờng, các chính sách bán hμng, nhu cầu, giá cả nguyên liệu để tiến hμnh lập dự tốn nhập khẩu nguyên liệu, dự tốn tiêu thụ trong đĩ cả dự tốn về xuất khẩu cho toμn cơng ty.
Ban lãnh đạo Tổng Cơng ty Hố chất Việt Nam
Ban lãnh đạo Cơng ty Phân bĩn Miền Nam
Ban lãnh đạo các xí nghiệp trực thuộc
- Phịng tổng hợp: dựa vμo nhu cầu lao động, nhân sự sẽ tiến hμnh lập dự tốn về nhân sự, tiền l−ơng
-Phịng sản xuất sẽ tiến hμnh lập các dự tốn về sửa chữa th−ờng xuyên, sửa chữa lớn, khấu hao tμi sản cố định vμ dự tốn sản xuất .
-Phịng kế tốn Cơng ty: sẽ tiến hμnh tổng hợp các dự tốn của các phịng ban, trên cơ sở đĩ tổng hợp số liệu vμ lập các dự tốn nh−: dự tốn mua nguyên liệu, dự tốn chi phí nguyên liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn tiền, dự tốn lợi nhuận vμ dự tốn bảng cân đối kế tốn.
-Ban chỉ đạo lập dự tốn: sau khi nhận đ−ợc số liệu tổng hợp từ phịng Kế tốn Cơng ty sẽ xem xét phê duyệt thơng qua cuộc họp với các thμnh viên liên quan vμ cho triển khai thực hiện.
3.4.1.3 Xây dựng quy trình lập dự tốn ngân sách:
Để cơng tác dự tốn ngân sách đ−ợc thực hiện khoa học vμ hữu ích, cần thiết phải xây dựng quy trình lập dự tốn ngân sách phù hợp. Qua nghiên cứu thực tế về đặc thù phân cấp quản lý , quy trình lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Phân bĩn Miền Nam cĩ thể đ−ợc tiến hμnh theo các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho việc lập dự tốn ngân sách
Ban lãnh đạo Cơng ty cần xác định mục tiêu chủ yếu cần đạt đ−ợc trong năm kế hoạch nh−: sản l−ợng tiêu thụ, lợi nhuận, các cơng trình đầu t− trọng điểm v.v...thơng qua các cuộc họp với các phịng ban vμ Giám đốc các đơn vị trực thuộc.
Sau đĩ chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn ngân sách, thμnh lập ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách.
Ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách vμ các nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hμnh soạn thảo các mẫu biểu cần thiết vμ phải phù hợp với tình hình thực tế tại Cơng ty vμ
phải đảm bảo các thơng tin cần thiết cung cấp thơng tin hữu ích vμ chính xác.
Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Các thμnh viên trong Ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách vμ các nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hμnh thu thập các thơng tin cần thiết cho việc lập dự tốn ngân sách, bao
gồm các thơng tin bên trong vμ bên ngoμi cĩ ảnh h−ởng đến hoạt động dự tốn ngân sách của Cơng ty nh−:
Về chính sách kinh tế: hiện nay Việt Nam đã lμ thμnh viên chính thức của tổ chức th−ơng mại thế giới WTO , do đĩ nhiều chính sách kinh tế, mức thuế, hạn ngạch th−ơng mại sẽ đ−ợc điều chỉnh cho phù hợp.
Trong dự tốn tiêu thụ cần xém xét đánh giá sức mua của thị tr−ờng, thị phần của Cơng ty vμ đặc biệt lμ các chính sách bán hμng, chiết khấu, giảm giá theo vùng, theo từng khách hμng cĩ mối quan hệ khác nhau đối với Cơng ty.
Về năng lực sản xuất: chú ý đến cơng xuất máy mĩc thiết bị, nhất lμ trong giai đoạn hiện nay đang trong thời gian di dời cần phải giảm tải ở một số đơn vị nội thμnh, ngoμi ra cịn phải chú ý các mặt hμng, chủng loại, cơ cấu sản phẩm v.v...
Sau khi tiến hμnh thu thập các thơng tin cần thiết, các bộ phận cĩ liên quan sẽ phối hợp, kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận vμ tiến hμnh soạn thảo các dự tốn ngân sách. Các dự tốn ngân sách chi tiết bao gồm:
-Dự tốn tiêu thụ. -Dự tốn sản xuất.
-Dự tốn mua nguyên liệu trực tiếp. -Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp. -Dự tốn chi phí sản xuất chung. -Dự tốn thμnh phẩm tồn kho.
-Dự tốn chi phí bán hμng vμ chi phí quản lý doanh nghiệp. -Dự tốn tiền.
-Dự tốn lợi nhuận.
-Dự tốn bảng cân đối kế tốn.
Các dự tốn trên đ−ợc lập trình tự theo sơ đồ sau:
(1) (7) (2) (6) (3) (4) (5) (8) (9) (10)
Giai đoạn 3: Theo dõi thực hiện dự tốn ngân sách
Trong quá trình hoạt động Ban chỉ đạo lâp dự tốn ngân sách vμ các thμnh viên liên quan sẽ tiến hμnh theo dõi, rμ sốt, kiểm tra các sai lệch giữa dự tốn vμ thực tế, chú trọng đến các yếu tố bất th−ờng xảy ra để rút kinh nghiệm vμ điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo.
3.4.1.4 Xây dựng định mức chi phí sản xuất:
Để phục vụ việc xây dựng hệ thống dự tốn ngân sách vμ tính giá thμnh sản phẩm kịp thời, chính xác vμ linh hoạt cần xây dựng đ−ợc các định mức về nguyên liệu trực tiếp, nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
Nh− đã trình bμy ở ch−ơng 2, sản phẩm chủ yếu của Cơng ty bao gồm lân, axit, NPK vμ bao PP, do đĩ phần hoμn hiện dự tốn ngân sách vμ xây dựng định mức chi phí sản xuất sẽ tập trung vμo 4 sản phẩm chính nμy. Dự tốn tiêu thụ Dự tốn sản xuất Dự tốn tồn kho thμnh phẩm Dự tốn mua
nguyên liệu trực Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn chi phí sản xuất chung Dự tốn bảng cân đối kế tốn Dự tốn chi phí bán hμng vμ chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự tốn lợi nhuận
3.4.1.4.1 Xây dựng định mức chi phí nguyên liệu trực tiếp:
Định mức nguyên liệu trực tiếp đ−ợc xây dựng riêng biệt theo giá vμ l−ợng cho các sản phẩm sản xuất do phịng Kế tốn phối hợp cùng phịng Sản xuất thực hiện.
Khi xây dựng đinh mức chi phí nguyên liệu cần chú ý kết hợp giữa lý thuyết vμ
điều kiện thực tế, những đặc điểm cung cầu, đặc điểm kỹ thuật để điều chỉnh vμ bổ sung cho phù hợp.
@Định mức giá:
Khi định mức giá cho nguyên liệu phải dựa các yếu tố nh− giá mua, chi phí nhập kho, bốc xếp
Ví dụ: Định mức giá mua cho 1 kg hạt nhựa: -Giá mua 1 kg: 21.917 đ
-Vận chuyển: 55 đ -Bốc xếp: 10 đ -L−u kho: 18 đ
Cộng định mức giá một kg hạt nhựa PP: 22.000 đ
T−ơng tự định mức giá cho 1 kg hạt nhựa taical lμ 12.000 đ, chỉ may lμ 46.000 đ
@Định mức l−ợng:
Định mức l−ợng phản ánh l−ợng nguyên liệu cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm, trong đĩ cĩ tính đến phần hao hụt do sản phẩm hỏng vμ nguyên liệu rơi vãi.
Ví dụ: định mức l−ợng nguyên liệu để sản xuất một cái bao PP loại 100 gr nh−
sau:
Hạt PP: 0,098 kg Hạt taical: 0,011 kg Chỉ may: 0,001 kg
Cộng số l−ợng nguyên liệu tiêu hao để sản xuất 1 cái bao 100 gr lμ: 0,11 kg Định mức giá vμ l−ợng nguyên liệu trực tiếp đ−ợc tổng hợp thμnh định mức chi phí của một đơn vị sản phẩm theo cơng thức:
Định mức chi phí cho một
Nh− vậy định mức chi phí nguyên liệu để sản xuất một cái bao PP lμ:
= (0,098 x 22.000) + (0,011 x 12.000) + (0,001x 46.000) = 2.334 đ/cái bao Ngoμi ra khi lμm định mức l−ợng nguyên liệu cịn phải định mức cho cả những loại cĩ thể thay thế lẫn nhau.
Ví dụ: Khi sản xuất phân NPK, hμm l−ợng đạm, lân, kali phải đảm bảo theo tiêu chuẩn của Cục đo l−ờng chất l−ợng ban hμnh, tuy nhiên trong thực tế, các loại nguyên liệu DAP, Urea, SA cĩ thể thay thế cho nhau với điều kiện lμ phải đảm bảo chất l−ợng sản phẩm.
T−ơng tự ta xây dựng đ−ợc định mức nguyên liệu để sản xuất 1 tấn lân, axit vμ
NPK nh− bảng định mức tổng hợp sau:
Bảng định mức chi phí nguyên liệu trực tiếp
Đơn vị tính: 1.000 đ
Nguyên liệu Định mức Đơn giá Thμnh tiền Đơn giá bình quân 1 tấn nguyên liệu 1 2 3 4 5=4/2 I.Sản xuất 1 tấn NPK (tấn) DAP 0,250 4.600 1.150,000 Urea 0,190 3.900 741,000 SA 0,180 1.995 359,100 KCl 0,105 3.730 391,650 Cao lanh 0,375 290 108,750 Cộng 1,100 2.750,500 2.500,455
II.Sản xuất 1 tấn lân (tấn)
Apatit 0,30000 560 168,000
Secpentin 0,429 319 136,692
H2SO4 0,32150 992 318,928
Cộng 1,0500 623,620 593,923
III.Sản xuất 1 tấn axit (tấn)
L−u huỳnh 1,099 509 559,391
Xúc tác 0,001 2.000 2,000
Cộng 1,100 561,391 510,355
IV.Sản xuất 1 cái bao bì (kg)
Hạt PP 0,098 22 2,156
Hạt taical 0,011 12 0,132
Chỉ may 0,001 46 0,046
Cộng 0,110 2,334 21,218
Định mức chi phí nhân cơng trực tiếp sẽ đ−ợc lập bởi Phịng tổng hợp vμ phịng Kế
tốn. Do đặc thù của Cơng ty lμ đơn giá tiền l−ơng của các sản phẩm chủ yếu đ−ợc Tổng Cơng ty Hĩa Chất Việt Nam phê duyệt căn cứ theo doanh thu tiêu thụ dự kiến nên việc xây dựng định mức chi phí tiền l−ơng nhân cơng trực tiếp sẽ đ−ợc tính theo doanh thu tiêu thụ dự tốn trong kỳ nhân với đơn giá tiền l−ơng trên doanh thu đ−ợc ban hμnh sau đĩ phân bổ cho sản l−ợng sản xuất trong kỳ.
Đơn giá tiền l−ơng tính theo doanh thu trên đ−ợc Tổng Cơng ty hĩa chất Việt Nam ban hμnh trên cơ sở tính khốn cho các cơng đoạn sản xuất từ lúc nguyên liệu mua về cho đến lúc sản phẩm hoμn thμnh nhập kho, bao gồm luơn cả tiền l−ơng bộ phận gián tiếp, tiền l−ơng nghĩ phép, tiền l−ơng sửa chữa lớn vμ tiền l−ơng tiêu thụ sản phẩm, tiền l−ơng lμm thêm giờ riêng các khoản khác nh− bốc xếp nguyên liệu đầu vμo, đầu ra vμ tiền bồi d−ỡng độc hại đ−ợc tính ngoμi l−ơng.
Các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế sẽ tính bằng 17% trên tiền l−ơng cơ bản, tiền l−ơng cơ bản sẽ đ−ợc dự tốn −ớc theo mức thực tế năm tr−ớc cộng thêm phần
−ớc tính tăng giảm trong năm nay.
Kinh phí cơng đoμn sẽ đ−ợc tính bằng 2% trên tổng quỹ l−ơng thực tế phát sinh trong kỳ.
Đơn giá tiền l−ơng trên doanh thu tiêu thụ năm 2006 đ−ợc Tổng Cơng ty Hĩa chât Việt Nam ban hμnh nh− sau:
-NPK: 2% / doanh thu tiêu thụ -Lân: 7% /doanh thu tiêu thụ -Axit: 20 % / doanh thu tiêu thụ -Bao bì:7% / doanh thu tiêu thụ
Căn cứ vμo đơn giá tiền l−ơng đã đ−ợc ban hμnh ta xây dựng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp nh− bảng sau:
Bảng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp Đơn vị tính: 1.000 đ STT Diễn giải Mặt hμng Cộng NPK (tấn) Lân (tấn) Axit (tấn) Bao bì (cái)
1 Doanh thu dự kiến 974.400.000 153.295.000 90.000.000 25.200.000 1.242.895.000
2 Tỷ lệ tiền l−ơng/doanh thu 2% 7% 20% 7%
3 Tổng quỹ l−ơng (=1 x 2) 19.488.000 10.730.650 18.000.000 1.764.000 49.982.650
4 Tiền l−ơng cơ bản 3.354.352 2.008.158 520.000 127.764 6.010.274
5 Bảo hiểm xã hội, y tế (=4 x17%) 570.240 341.387 88.400 21.720 1.021.747
6 Kinh phí cơng đoμn (=3 x 2%) 389.760 214.613 360.000 35.280 999.653
7 Cộng chi phí nhân cơng (= 3+5+6) 20.448.000 11.286.650 18.448.400 1.821.000 52.004.050
8 Sản l−ợng sản xuất 291.560 155.638 60.300 9.034.200
9
Định mức cho chi phí nhân cơng
cho 1 đơn vị sản phẩm (=7/8) 70,133 72,519 305,944 0,202
3.4.1.4.3 Xây dựng định mức chi phí sản xuất chung:
Căn cứ mức độ phát sinh thực tế các năm tr−ớc vμ tình hình thực tế trong năm kế hoạch, phịng Kế tốn sẽ xây dựng định mức chi phí sản xuất chung.
Do tình hình sản xuất thực tế lμ mỗi một xí nghiệp phụ thuộc đảm trách sản xuất các mặt hμng theo từng dây chuyền sản xuất riêng biệt nên dự tốn chi phí sản xuất chung sẽ đ−ợc tính riêng cho từng mặt hμng NPK, lân, axit, bao bì. Dự tốn chi phí sản