Để cơng tác dự tốn ngân sách đ−ợc thực hiện khoa học vμ hữu ích, cần thiết phải xây dựng quy trình lập dự tốn ngân sách phù hợp. Qua nghiên cứu thực tế về đặc thù phân cấp quản lý , quy trình lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty Phân bĩn Miền Nam cĩ thể đ−ợc tiến hμnh theo các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho việc lập dự tốn ngân sách
Ban lãnh đạo Cơng ty cần xác định mục tiêu chủ yếu cần đạt đ−ợc trong năm kế hoạch nh−: sản l−ợng tiêu thụ, lợi nhuận, các cơng trình đầu t− trọng điểm v.v...thơng qua các cuộc họp với các phịng ban vμ Giám đốc các đơn vị trực thuộc.
Sau đĩ chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự tốn ngân sách, thμnh lập ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách.
Ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách vμ các nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hμnh soạn thảo các mẫu biểu cần thiết vμ phải phù hợp với tình hình thực tế tại Cơng ty vμ
phải đảm bảo các thơng tin cần thiết cung cấp thơng tin hữu ích vμ chính xác.
Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách
Các thμnh viên trong Ban chỉ đạo lập dự tốn ngân sách vμ các nhân viên kiêm nhiệm sẽ tiến hμnh thu thập các thơng tin cần thiết cho việc lập dự tốn ngân sách, bao
gồm các thơng tin bên trong vμ bên ngoμi cĩ ảnh h−ởng đến hoạt động dự tốn ngân sách của Cơng ty nh−:
Về chính sách kinh tế: hiện nay Việt Nam đã lμ thμnh viên chính thức của tổ chức th−ơng mại thế giới WTO , do đĩ nhiều chính sách kinh tế, mức thuế, hạn ngạch th−ơng mại sẽ đ−ợc điều chỉnh cho phù hợp.
Trong dự tốn tiêu thụ cần xém xét đánh giá sức mua của thị tr−ờng, thị phần của Cơng ty vμ đặc biệt lμ các chính sách bán hμng, chiết khấu, giảm giá theo vùng, theo từng khách hμng cĩ mối quan hệ khác nhau đối với Cơng ty.
Về năng lực sản xuất: chú ý đến cơng xuất máy mĩc thiết bị, nhất lμ trong giai đoạn hiện nay đang trong thời gian di dời cần phải giảm tải ở một số đơn vị nội thμnh, ngoμi ra cịn phải chú ý các mặt hμng, chủng loại, cơ cấu sản phẩm v.v...
Sau khi tiến hμnh thu thập các thơng tin cần thiết, các bộ phận cĩ liên quan sẽ phối hợp, kết nối số liệu một cách chặt chẽ giữa các bộ phận vμ tiến hμnh soạn thảo các dự tốn ngân sách. Các dự tốn ngân sách chi tiết bao gồm:
-Dự tốn tiêu thụ. -Dự tốn sản xuất.
-Dự tốn mua nguyên liệu trực tiếp. -Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp. -Dự tốn chi phí sản xuất chung. -Dự tốn thμnh phẩm tồn kho.
-Dự tốn chi phí bán hμng vμ chi phí quản lý doanh nghiệp. -Dự tốn tiền.
-Dự tốn lợi nhuận.
-Dự tốn bảng cân đối kế tốn.
Các dự tốn trên đ−ợc lập trình tự theo sơ đồ sau:
(1) (7) (2) (6) (3) (4) (5) (8) (9) (10)
Giai đoạn 3: Theo dõi thực hiện dự tốn ngân sách
Trong quá trình hoạt động Ban chỉ đạo lâp dự tốn ngân sách vμ các thμnh viên liên quan sẽ tiến hμnh theo dõi, rμ sốt, kiểm tra các sai lệch giữa dự tốn vμ thực tế, chú trọng đến các yếu tố bất th−ờng xảy ra để rút kinh nghiệm vμ điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo.