1. Khái niệm nhóm
Nhóm là tập hợp những cá nhân thỏa m ãn nhữn g yếu tố cơ bản sau:
Có từ 2 thành viên trở lên. Số thành viên tốt nhất trong các hoạt độn g kinh tế xã hội thông thường là từ 4-15 người. Nhóm quá ít thành viên sẽ không phát huy được hiệu quả của nhóm vì không có nhiều n gười đón g góp ý kiến hay thực hiện côn g v iệc. Nhóm quá đôn g sẽ khó đạt được sự thốn g nhất cao trong hoạt độn g do trong nhóm có nhiều ý kiến, quan điểm khác nhau.
Có thời gian làm việc ch un g với nha u nhất định
Cùng ch ia sẻ hay thực h iện ch ung 1 nhiệm v ụ hay 1 kế hoạch để đạt đến các mục tiêu mà cả nhóm kỳ vọng.
Hoạt độn g theo nhữn g quy định ch ung của nhóm
Nhóm không đơn giản chỉ là một t ập hợp nhiều n gười làm việc c ùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của m ột nhà quản lý. Nhóm là m ột tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sun g cho nhau và cùn g cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một m ục tiêu ch ung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nha u và với trưởn g nhóm để đạt được m ục tiêu chun g. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào t hông tin của nh au để thực hiện ph ần
việc của mình. Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được h uấn luy ện khi cần thiết cũn g nh ư khi cần sự phố i hợp hay liên kết với những phòng ban kh ác trong t ổ chức. T rái với tổ làm việc, n ơi nhà quản lý có toàn quy ền ra quyết định, quyết định của nhóm phản ánh bí quy ết và kinh nghiệm c ủa nhiều n gười, điề u n ày có t hể dẫn đến nh ững quyết định phù hợp, ch ính xác và khách quan hơn.
T rong c uốn Leadin g Teams: Setting the St age for Gr eat Performances (Lãnh đạo nhóm : Ch uẩn bị cho hiệ u suất hoạt độn g cao), tác giả J. Richard Hackm an đã k ết luận bốn đặc điểm cần thiết của m ột nhóm làm việc thật sự: "Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chi a cụ thể để quản lý các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhóm trong m ột khoảng thời gian nhất định".
2. Tầm quan trọng của nhóm
Hoạt độn g của nhóm m ang lại nh ững kết quả tốt m à từng cá nhân không thể làm được hay làm được mà kết quả không cao.
Hoạt độn g nhóm cho phép nhữn g c á nhân nhỏ lẻ vượt qua những cản trở của cá nhân, xã hội để đạt/hoàn thành được các kết quả/mục tiêu cao hơn. Đồn g thời kéo theo sự phát triển cho các thành viên khác cùn g tham gia nhóm. Nhóm là nơi hỗ trợ nhau để giải quyết các vấn đề khó khăn của từn g cá nhân, giúp từng cá nhân phát triển đồn g thời đạt được tốt các mục tiêu ch un g của nhóm.
Việc hợp tác của một nhóm nhỏ các thành viên trong cơ quan, côn g ty hay xã hội tạo tiển đề để phát triển tốt các nhóm nhỏ khác x un g quanh cộn g đồn g, vì các nhóm phát triển sau học hỏi k inh nghiệm từ nhóm ban đầu
Mô hình làm việc theo nhóm có thể thúc đẩy tinh thần hợp tác, sự phối h ợp, hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên, từ đó tạo ra những giải pháp m ới cho mọi vấn đề khó khăn. Nhữn g kỹ năn g và sự hiểu biết của c ả nhóm có ích lợi lớn đối v ới từn g cá nhân. Tuy nhiên, lợi ích lớn nhất của m ô hình đội nhóm là tận dụng mọi nguồn lực ch ung của nhóm. Kỹ năng của mỗi cá nhân và sự tự giám sát của nhóm sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất.
T hậm chí, với những v ấn đề có thể được x ử lý bởi m ột cá nhân, t hì việc giao cho đội nhóm giải quyết vẫn có những ích lợi ri ên g: thứ nhất là việc tham gia của nhóm sẽ tăng
khả năng quy ết định và thực hiện, thứ hai là có những vấn đề mà nhóm sẽ có khả n ăng phân tích rõ hơn chỉ một cá nhân ri êng lẻ.
Ích lợi của m ô hình làm việc nhóm còn được thể h iện qua sự hoàn t hiện bản thân của mỗi thành viên tham gia. Qua vi ệc tham gia t hảo luận về quy ết định của nhóm, qua vi ệc tham gia tìm hiểu mục đích và văn hoá nhóm , m ỗi người sẽ có khả năng giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc. T ừ góc độ cá nhân, mỗi người có thể phát h uy được khả năn g tiềm tàng c ủa m ình. Bởi vì nhóm có thể tạo môi trường làm việc tập thể - nơi m ỗi cá nhân đều được giao trách nhiệm và có quyền h ạn, nơi mà sự tin tưởn g và sẻ chia được đặt lên hàn g đầu - nên có thể khuyến khích mọi người làm việc nh iệt tình hơn.