Rào cản t rong tr uyền thông và giao tiếp là những yếu tố c ản trở v iệc trao đổ i thông tin, làm hiểu không đún g v ề ý n gh ĩa thông điệp hay nói đún g hơn là bất cứ yếu tố nào gây trở ngại cho sự thành công của quá trình truyền thông v à giao tiếp. Có nhiề u loại cản trở khác nhau trong truyền thông v à giao tiếp:
Khôn g có kế hoạ ch thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin. Để khắc ph ục rào cản này cần phải:
Lập kế hoạch truyền thôn g, suy nghĩ trước về: - Tại sao (Why)? Tại sao tôi cần phải truyền thông? - Cái gì (What)? Tôi muốn nói nhữn g gì?
- Ai (Who)? Tôi muốn truyền thông với ai?
- Khi nào (W hen)? Khi n ào là thời gian tốt nhất cho việc đưa r a thông tin? - Ở đâu (Where)? Đưa ra thông tin ở đâ u là tốt nhất?
- Như thế nào ( Ho w)? Tôi ph ải trình bày thông điệp như thế n ào để đảm bảo có được hành động?
Soạn thảo và xử lý thông điệp có hiệu quả.
Sự m ập mờ về n gữ nghĩa trong t hông tin: từ ngữ quá khó, thuật n gữ chuyên m ôn hoặc quá dễ đều có thể t rở thành rào cản trong truyền thông và giao t iếp. Nếu từ ngữ quá khó hoặc thuật ngữ ch uyên môn có t hể gây nhầm lẫn hoặc khó hiểu cho n gười nh ận, nếu từ n gữ quá dễ có t hể gây cho n gười nhận cảm giác nhàm chán hoặc cảm thấy bị xúc phạm .
Để kh ắc phục rào cản này cần x ác định mức độ từ vựn g c ủa thông tin, cẩn thận lựa chọn đún g từ ngữ cho thông tin của mình.
Các thông tin diễn tả kém, thì việc nhận thông tin cũng khôn g đầy đủ và kém chính xác. Để kh ắc phục rào cản này cần thực hiện các n guy ên tắc cơ bản trong truyền đạt thông tin:
Nguyên tắc ABC:
- Accur acy (chính xác) : thông tin sử dụng tại nơi làm việc ph ải ch ính xác. - Brev ity (ngắn gọn): m ọi n gười đều m uốn thông tin phải phù hợp và cốt yếu chứ không phải rất nhiều thông tin không phù hợp và rườm rà
- Clarity (rõ ràng, sáng sủa): T hông tin m ập mờ có thể được hiểu theo 2 hoặc 3 cá ch khác nh au thì không dẫn đến các kết quả mong m uốn (hành độn g đúng).
Nguyên tắc 5 C:
- Clear (rõ ràng) : thông điệp rõ ràn g để người nhận hiể u theo một nghĩa duy nhất
- Com plete (hoàn ch ỉnh): T hông điệp phải chứ a đầy đủ thông tin cần thiết. - Concise (ngắn gọn, súc tích): T hông điệp n gắn gọn, súc tích thường dễ hiểu, người nhận sẽ hiểu rõ nội dun g thông điệp một cách dễ dàng hơn. Điều cần lưu ý là ngắn gọn nh ưng phải đảm bảo đầy đủ nội dun g.
- Correct (đúng, chính xác) : điều quan trọng nh ất là thông tin gửi đi phải chính xác.
- Co urteo us (lịch sự): L ịch sự ở đây thể hiện ở cả nội dun g và hình thức c ủa thông điệp. Để có nộ i dung tốt cần phải đảm bảo nhữn g n guyên tắc trên. Ngo ài ra, còn phải chú ý đến hình thức bên n goài của thông điệp và lựa chọn cách truyền đạt lịch sự, nhã nhặn, thể hiện sự tôn trọng đối tác.
Sự m ất m át do truyền đạt hay do ghi nhận kém. Để khắc ph ục rào cản này cần sử dụng các n gôn n gữ truy ền thông phù với khả n ăng của mạch chuy ển và n gười nhận, sử dụng kỹ thuật T ruyền thông giao tiếp một cách khôn ngoan và làm thế nào để lấy và chia sẻ thông tin
Ít lắng nghe hoặc đánh giá vội vã: thất bại trong việc lắn g nghe là m ột rào cản phổ biến đến sự truy ền thông và giao tiếp. Để lắn g nghe một cách hiệu quả là việc không dễ dàn g. Một lý do mà việc lắng nghe khó khăn là hầu hết m ọi người nói 100-200 từ/phút nhưn g khả năng 500 từ/ph út hoặc nhiề u hơn. Sự khác biệt đó cho ph ép n gười n ghe xao lãng vào ch ủ đề khác hơn là tập tr un g vào t hông điệp. T hêm vào đó, n gười n ghe có thể
phớt lờ n gười nói v à bắt đầu suy n ghĩ về việc họ sẽ hồi đáp thông điệp như thế nào. Để khắc phục rào cản này cần sử dụng phươn g pháp h ướn g về kh án thính giả.
Sự khôn g tin cậy, sự đe dọa sợ h ãi làm cho thông tin sai lệch
Sức ép về m ặt thời gian không cho phép, phải tiến h ành một cách vội vã. Kh i gặp cản trở này, ít thường tốt hơn nhiều, tốt nhất hãy chú ý đến yêu cầu về thời gian vủa người nh ận.
Nhữn g rào cản khác:
Nhữn g cản trở m ang tính chất vật lý tiếng ồn xung quanh: máy móc, m áy photocopy, điện thoại, x e cộ…, hệ thống âm thanh không đạt yêu cầu, fax hay đường truyền Int ernet trục trặc. Nhữn g rào cản này thường có thể được loại trừ hoặc giảm bớt trước khi quá trình tuyền thông và giao tiếp bắt đầu.
Nhữn g c ản trở m ang tính chất xã hội có thể xuất hiện do sự thiếu hiểu biết giống nha u về tình huốn g giao tiếp, hoặc do nh ữn g điểm khác nhau về x ã hội, chính trị t ôn giáo, nghề n ghiệp trình độ văn hóa … Sự khác nh au không những dẫn tới việc giải thích khác nhau về cùn g m ột dấu hiệu ( từ, câu, cử chỉ,…) được sử dụng trong quá trình truyền tin, m à còn nảy sinh những cảm xúc khác nhau, những hiểu biết khác nhau về thế giới xung quanh.
Để khắc phục rào cản này người gửi cần phải tìm hiểu và h iểu được sự dị biệt về văn hóa, phải làm quen để hiể u được nền văn hóa của người tiếp nhận thông điệp, đảm bảo rằn g n gười gửi có thể ch uyển đổi và tr uyền đạt thông điệp c ủa m ình tới nhữn g nền tảng khác nha u, t ừ nh ữn g nền văn hóa khác nh au.
+ Một số cản trở khá c có thể hoàn toàn man g tính chất tâm lý. Ch ún g là kết quả của nhữn g đặc tính tâm lý đặc biệt c ủa cá nhân nh ư tính nhút nhát quá c ủa m ột người, t ính cởi m ở, kỹ năng giao t iếp của n gười khác…, hoặc c ủa c ác m ối quan hệ tâm lý đặc biệt được hình thành giữa người giao tiếp với nhau, như ác cảm, thù ghét, hoặc khôn g tin tưởng nhau.
Để khắc phục rào cản này c ần thúc đẩy một bầu không kh í giao t iếp cởi mở, tôn trọng giá trị đạo đức trong tr uyền thông giao tiếp.
Nhữn g rào cản truy ền thông luôn tồn tại trong mỗi chúng ta, không thể lúc nào cũng loại bỏ được cá c rào cản này, nhưng có thể ý thức được ảnh hưởng và làm hết sức để giảm t hiểu nhữn g ảnh hưởn g đó.
Chương 4
TR UYỀN THÔN G GIAO TIẾP TRONG N HÓ M