II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC CẠNH TRANH TRONG ĐẤU THẦU
2.Hoàn thiện kỹ năng xây dựng hồ sơ dự thầu, đặc biệt là công tác xác
giá chào thầu
Hoàn thiện kỹ năng xây dựng hồ sơ dự thầu là điều cần thiết đối với công ty, hồ sơ dự thầu có được chuẩn bị kỹ về mặt pháp lý, tính toán các phương án kỹ thuật, và các phương án về giá chào thầu sẽ tạo ra 1 lợi thế cạnh tranh cho công ty khi tham gia đấu thầu.
+ Về việc quản lý tài liệu sử dụng trong đấu thầu: thiết lập thư viện lưu trữ các tài liệu chứng minh năng lực nhà thầu, các tài liệu liên quan đến văn bản pháp lý, hợp đồng kinh tế… Nếu có thể thì thiết lập một cơ sở dữ liệu về khách hàng( các chủ đầu tư, các nhà cung cấp vật liệu…) để khi cần có thể sử dụng ngay. Việc quản lý tài liệu này khá quan trọng, tạo được một cơ sở dữ liệu tốt sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí khác khi quản lý thông tin đồng thời đây cũng là bước cần thiết để công ty có thể xây dựng quản lý doanh nghiệp theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000
+ Về mặt kỹ thuật: Tăng cường việc sử dụng máy móc, các phần mềm chuyên dụng kết hợp với kinh nghiệm thi công của các chuyên gia để có thể xây dựng được các phương án thi công hợp lý nhất, xây dựng được tiến độ phù hợp với năng lực thi công của công ty.
+Về xây dựng giá chào thầu: Giá chào thầu được xây dựng trên cơ sở mã định mức của công việc từ đó tìm được định mức hao phí của vật liệu, nhân công và máy móc; giá vật liệu đầu vào, đơn giá nhân công và đơn giá ca máy cùng các hệ số điều chỉnh. Để có thể đưa ra giá chào thầu hợp lý thì nhà thầu ngoài việc phải thường xuyên cập nhật những thông tin mới về việc hướng dẫn lập dự toán thì yếu tố tạo ra sự khác biệt về giá giữa các nhà thầu, đó là đơn giá vật liệu và quá trình bóc tách khối lượng.
- Giá vật liệu: luôn lấy theo giá thị trường, giá vật liệu này khác nhau giữa các nhà cung cấp trên cùng 1 địa bàn và trên các địa bàn khác nhau. Do đó:
• Việc thiết lập 1 mạng lưới các nhà cung cấp lâu dài là điều hết sức cần thiết, từ đó công ty có được nguồn cung cấp đầu vào ổn định hơn với giá ưu đãi hơn,
làm giảm giá dự thầu 1 cách hợp lý, tăng thêm tính cạnh tranh cho công ty khi tham gia đấu thầu.
• Công ty có thể sử dụng nguồn vốn nhàn rỗi, nguồn lợi nhuận chưa phân phối để tái đầu tư vào sản xuất kinh doanh các loại vật liệu, tạo thêm nguồn cung cấp đầu vào cho công trình, giá vật liệu có thể lấy giá gốc do đó làm giảm giá dự thầu, tạo ra sự cạnh tranh lớn hơn.
- Về quá trình bóc tách khối lượng: Hiện nay lực lượng chuyên làm bóc tách khối lượng tại công ty là rất ít và có những công trình hầu như không có người để bóc tách kiểm tra lại khối lượng. Do đó cần thiết lập 1 nhóm chuyên bóc tách lại khối lượng từ bản thiết kế dự toán, điều này cũng cần thiết vì từ việc bóc tách khối lượng này nhà thầu có thể đề xuất thêm ý kiến tăng hoặc giảm khối lượng thi công, đó cũng là yếu tố làm ảnh hưởng đến giá chào thầu của công ty. Trong thực tế phần lớn các công ty đưa ra đề xuất giảm khối lượng thi công để có thể giảm giá dự thầu so với các đối thủ.
* Các điều kiện tài chính: Tuỳ từng trường hợp công ty có thể gửi kèm thư giảm giá trong hồ sơ dự thầu, tăng thêm tính cạnh tranh vì thực tế rất nhiều chủ đầu tư thích được các nhà thầu đưa ra thư giảm giá.
Việc xác định đúng các yếu tố làm ảnh hưởng và tạo nên sự khác biệt về giá giữa các nhà thầu sẽ giúp nhà thầu xác định rõ phương hướng, tư tưởng tăng thêm tính cạnh tranh trong đấu thầu.
3. Nâng cao năng lực tài chính của công ty
Trong đấu thầu, khả năng tài chính mạnh là một lợi thế cạnh tranh, tạo niềm tin cho chủ đầu tư về khả năng thanh toán, huy động vốn cho thi công xây lắp, khả năng tài chính mạnh cho phép công ty ra quyết định về giá chào thầu quyết đoán hơn, sáng suốt hơn. Vì vậy cần phải có giải pháp để huy động vốn hợp lý tăng tính an toàn đối với nguồn tài chính của công ty. Điều này đòi hỏi phải dự báo được doanh thu, lợi nhuận, dự báo nhu cầu vốn từng loaị nói riêng và nhu cầu vốn nói chung.
Bảng 11: DOANH THU CỦA CÔNG TY(2003-2006)
Đơn vị: triệu đồng
Năm Doanh thu
2003 68239
2004 65761
2005 93024
2006 188355
2007 dự báo
Sử dụng phân tích thông kê trong Excel để dự báo doanh thu năm 2007 với độ tin cậy 95%. Tools Data analysisregression cho kết quả như bảng sau:
Bảng 12: PHÂN TÍCH MỐI TƯƠNG QUAN GIỮA CÁC GIÁ TRỊ, DỰ BÁO DOANH THU NĂM 2007
SUMMARY
OUTPUT RESIDUAL OUTPUT
Regression Statistics Observation Predicted Y Residuals
Multiple R 0.867713763 1 45703.1 22535.9 R Square 0.752927174 2 84464.2 -18703.2 Adjusted R Square 0.629390762 3 123225.3 -30201.3 Standard Error 35107.6777 4 161986.4 26368.6 Observations 4 ANOVA df SS MS F Significance F Regression 1 7512114366 7512114366 6.094779325 0.132286237 Residual 2 2465098067 1232549033 Total 3 9977212433
Coefficients Standard Error t Stat P-value Lower 95% Upper 95% Lower 95.0% Upper 95.0%
Intercept -77592780.2 31471919.28 -2.4654607 0.132573242 -213005519.6 57819959.2 213005519.6- 57819959.19 X Variable 1 38761.1 15700.63077 2.468760686 0.132286237 -28793.26185 106315.462 28793.26185- 106315.4619
Từ kết quả phân tích trên ta sẽ có kết quả Doanh thu năm 2007: DT2007= -77592780,2+38761,1*2007=200747,5 triệu đồng
Kết quả dự báo này có sai số, và khác so với thực tế, quan sát biểu đồ 3, phản ánh sự sai lệch giữa kết quả thực tế và kết quả dùng hàm dự báo. Chấm hồng chính là các điểm được dự báo bằng hàm, chấm xanh chính là giá trị doanh thu thực tế.
Biểu đồ 3: MỐI QUAN HỆ GIỮA GIÁ TRỊ DOANH THU ƯỚC ĐOÁN VÀ GIÁ TRỊ DOANH THU THỰC TẾ
Dự báo nguồn vốn cần huy động trong năm 2007 theo phương pháp tỷ lệ doanh thu.
Tài sản trên bảng cân đối kế toán dự báo cho năm 2007 của công ty phải tăng theo cùng với sự gia tăng của doanh thu: Tăng doanh thu dẫn tới tăng tài sản để hỗ trợ cho kế hoạch tăng doanh thu. Tăng tài sản dẫn đến tăng nguồn vốn để tài trợ cho tài sản. Sử dụng Excel để lập bảng cân đối dự toán cho năm 2007
X V a ria ble 1 Line Fit P lot
0 20000 40000 60000 80000 100000 120000 140000 160000 180000 200000 2002 2003 2004 2005 2006 2007 X V ar iab le 1 Y Y Predic ted Y
Bảng 13:DỰ BÁO BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN NĂM 2007
2006 Cơ sở dự báo Tỷ trọng Ước 2007
TÀI SẢN 130,371,646,092 138,949,228,976
1.Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 115,605,503,564 % doanh thu 61.38% 123,211,572,970 2.Tài sản cố định hữu hình và đầu tư dài hạn 14,766,142,528 % doanh thu 7.84% 15,737,656,007
NỢ VÀ VỐN CHỦ SỞ HỮU 130,371,646,092 91,352,074,192
3.Phải trả người bán 9,331,722,750 % doanh thu 4.95% 9,945,687,732
4.Phải trả khác 246,838,633 % doanh thu 0.13% 263,078,965
5.Người mua trả tiền trước 43,294,286,913 % doanh thu 22.99% 46,142,761,605
6.Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 3,291,897,814 % doanh thu 1.75% 3,508,482,687 7.Phải trả theo tiến độ kế hoạch hoạt động xây dựng 12,262,928,758 % doanh thu 6.51% 13,069,747,503
8.Phải trả công nhân viên 127,848,155 % doanh thu 0.07% 136,259,709
9.Vay ngắn hạn 43,697,088,984 mang sang → 43,697
10.Tổng nợ ngắn hạn 112,252,612,007 73,066,061,897
11.Nợ dài hạn 2,781,113,502 mang sang → 2,781,113,502
12.Tổng nợ 115,033,725,509 75,847,175,399
13.Vốn đầu tư của chủ sở hữu 12,800,000,000 mang sang → 12,800,000,000
14.Quỹ đầu tư phát triển 301,065,599 % doanh thu 0.16% 320,873,703
15.Quỹ dự phòng tài chính 245,970,963 % doanh thu 0.13% 262,154,208
16.Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 2,069,131,834 % doanh thu 1.10% 2,205,266,878
17.Quỹ khen thưởng phúc lợi -78,247,813 % doanh thu -0.04% -83,395,996
18.Tổng vốn chủ sở hữu 15,337,920,583 15,504,898,793
Cách xác định giá trị các khoản mục năm 2007: Giá trị khoản mục y năm 2006 = Doanh thu ước năm 2007 * Tỷ trọng giá trị khoản mục y năm 2006 trên doanh thu năm 2006
Nhu cầu vốn cần thêm chính là chênh lệch giữa tổng tài sản và tổng nợ và vốn chủ sở hữu: 47,597 tỷ đồng . Việc huy động vốn cần thêm phụ thuộc vào nhiều yếu tố tác động chẳng hạn như cơ cấu vốn mục tiêu của doanh nghiệp, ảnh hưởng nợ vay ngắn hạn lên tỷ số thanh khoản của công ty.
Có nhiều cách phân bổ để huy động số vốn trên. Sau đây là một cách huy động vốn theo các nguồn như sau:
Bảng 14: PHÂN BỔ NHU CẦU VỐN CẦN THÊM Nhu cầu vốn cần thêm
Tỷ trọng(%) Số tiền( triệu đồng) Vay ngắn hạn 20 9.519,4 Vay dài hạn 15 7.139,55 Huy động vốn từ cán bộ 20 9.519,4 Tăng vốn góp 45 21.418,65 Tổng cộng 100 47.597
Như vậy, để đạt được doanh thu dự kiến cho năm 2007 là 200.747,5 triệu đồng thì cần bổ sung một lượng vốn là 47.597 triệu đồng. Phân bổ nhu cầu gia tăng vốn theo bảng 14, sẽ giảm gánh nặng về lãi vay. tuy nhiên, các cổ sẽ phải tăng vốn góp, điều này đồng nghĩa với việc gia tăng vốn điều lệ, đây là xu hướng chung cho nhiều doanh nghiệp hiện nay. Trên đây chỉ là một cách phân bổ nhu cầu vốn cần thêm. Để có thể tận dụng tối ưu nhất các nguồn vốn, công ty nên hoạch định một chính sách dài hạn hơn. Một số chính sách đó có thể như sau:
+ Huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau tập trung cho sản xuất như từ các ngân hàng, các quỹ đầu tư phát triển, từ nguồn vốn tự có của doanh nghiệp và từ nguồn vốn nhàn rỗi của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
+ Xây dựng và mở rộng các mối quan hệ với các tổ chức tài chính tín dụng nhằm tranh thủ nguồn vốn ưu đãi từ các tổ chức này, sự giúp đỡ về vay mượn vốn bất cứ lúc nào khi cần của các tổ chức này.
+ Tăng cường sản xuất kinh doanh thêm các lĩnh vực phụ trợ cho xây dựng thi công, tạo thêm nguồn thu cho công ty, tăng lợi nhuận từ đó tăng quỹ vốn đầu tư phát triển cho công ty.
+ Bên cạnh đó đẩy mạnh khả năng tạo vốn bằng cách tham gia liên danh liên kết, tạo điều kiện hỗ trợ về vốn lưu động, tăng khả năng cạnh tranh, học hỏi thêm cách quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả từ các công ty lớn khác.
+ Tranh thủ sử dụng vốn của các đối tác, của khách hàng khi cần thiết.
Nếu thực hiện được các giải pháp đó sẽ làm tăng lượng vốn cho công ty, hạn chế bớt vay nợ, làm giảm chi phí sử dụng vốn vay và tăng vòng quay của vốn lưu động, tạo tiềm lực tài chính của công ty vững mạnh nâng cao khả năng cạnh tranh qua đó tăng khả năng thắng thầu.
4. Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn vốn
Từ thực trạng phân tích ở chương I cho thấy vấn đề sử dụng vốn tại công ty là chưa hiệu quả, Vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tại công ty trong thời gian tới trở thành vấn đề cấp thiết đối với công ty. Nguyên nhân của việc sử dụng vốn chưa hiệu quả đó là do các khoản mục chi phí tăng dẫn đến lợi nhuận giảm và tỷ số lợi nhuận sau thuế/ doanh thu giảm sút. Vì vậy:
+ Công ty cần tiết kiệm các khoản mục chi phí nếu có thể, bên cạnh đó chi phí về lương và thưởng cần phải tăng lên một cách phù hợp để có thể tạo động lực làm việc cho cán bộ công nhân viên, do đó đây là 1 bài toán tương đối khó về việc cân đối các khoản thu chi của doanh nghiệp.
+ Sử dụng hiệu quả đồng vốn đó là nâng cao tay nghề cho cán bộ, công nhân để họ có thể làm tốt nhất công việc của họ, giảm sự sai sót, giảm việc phải làm lại nhiều lần, giảm tối đa việc phải tăng các khoản chi phí phát sinh do làm sai, làm không đúng quy cách, tăng hiệu quả làm việc.
+ Đảm bảo đúng tiến độ thi công như trong mục IV.7 của chương này và rút ngắn tiến độ nếu có thể để giảm việc phải trả thêm lãi, giảm gánh nặng cho doanh nghiệp.
+ Có nguồn đối ứng đủ mạnh để có thể sử dụng khi cần thiết, tăng khả năng thanh toán của công ty.
+ Đối với lợi nhuận sau thuế chưa phân phối có thể sử dụng để tái đầu tư chiều sâu vào máy móc thiết bị, vào nhân sự, và vào các lĩnh vực kinh doanh phụ trợ cho thi công xây lắp vừa tạo nguồn đầu vào với giá gốc cho công trình , vừa tạo thêm lợi nhuận do việc kinh doanh mang lại.
Nếu sử dụng tốt các biện pháp này sẽ hạn chế được sự lãng phí trong công ty, tăng thêm lợi nhuận và uy tín từ đó tạo thêm sức mạnh trong cạnh tranh khi tham gia đấu thầu.
5. Nâng cao uy tín của công ty
Cũng như đã phân tích ở các phần trên về tầm quan trọng của việc nâng cao uy tín của công ty. Uy tín của công ty phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của các công trình xây dựng. Vì thế việc nâng cao chất lượng các công trình là vấn đề rất quan trong đối với công ty hiện nay. Đó là 1 bài toán khá nan giải, vì công ty phải “hy sinh” 1 phần lợi nhuận để có thể giảm giá dự thầu tăng sức cạnh tranh nhưng đồng thời vẫn phải đảm bảo về chất lượng công trình và tiến độ thi công. Thực tế cho thấy có những công trình công ty chấp nhận thua lỗ để đảm bảo chất lượng công trình nhằm làm tăng thêm uy tín cho công ty, đó cũng là 1 chiến lược vì tầm quan trọng của những công trình đó làm tăng thêm tiếng tăm cho công ty.
Việc nâng cao chất lượng về nhiều mặt là vấn đề mà công ty cần giải quyết để có thể nâng cao khả năng thắng thầu. Vấn đề giải pháp nâng cao chất lượng về nhiều mặt sẽ được tôi trình bày ở phần sau.
6. Nâng cao chất lượng biện pháp tổ chức, quản lý tại công ty
- Hệ thống quản lý chất lượng tại trụ sở: hiện tại công ty đang áp dụng theo mô hình tổ chức quản lý hệ chất lượng trong xây dựng(hướng dẫn chung về áp dụng các tiêu chuẩn TCVN/ISO 9000 cho các đơn vị thi công xây lắp trong xây dựng). Các thành viên tham gia hệ chất lượng bao gồm:
Tổng Giám đốc công ty
Phó giám đốc phụ trách xây lắp
Trưởng phòng quản lý dự án kiêm trưởng ban KCS công ty Các chuyên viên theo dõi chất lượng thuộc ban KCS công ty Chủ nhiệm công trình
Cán bộ phụ trách chất lượng công trình Cán bộ kỹ thuật thi công
Cán bộ vật tư thiết bị Công nhân kỹ thuật
Bộ phận quản lý chất lượng tại trụ sở (từ Tổng giám đốc côngty cho tới ban KCS) có nhiệm vụ xây dựng chính sách chất lượng chung cho toàn công ty; phê duyệt mục tiêu chất lượng cho từng dự án; đôn đốc, kiểm tra các đơn vị, công trường thực hiện mục tiêu chất lượng của đơn vị mình; đảm bảo cung cấp đầu đủ các nguồn lực cho các đơn vị thực hiện nhiệm vụ.
- Hệ thống đảm bảo chất lượng tại hiện trường: Trước khi bắt đầu triển khai xây dựng công trình, ban chỉ huy công trường sẽ được thành lập với nòng cốt là các cán bộ cókinh nghiệm và trình độ chuyên môn vững. Ban chỉ huy công trường hoạt động theo sự chỉ đạo của công ty đại diện cho công ty trong việc thi công, điều phối công việc và giám sát chất lượng công trình. Trong đó:
Chỉ huy trưởng công trường: Chịu trách nhiệm chính quản lý thi công công trình và phân công các bộ phận giám sát, thực hiện các yêu cầu về chất lượng công việc.
Phó chỉ huy trưởng: chịu trách nhiệm về các vấn đề kỹ thuật thi công, thiết lập các phương án thi công và tổ chức giám sát chất lượng công việc.
Kỹ sư giám sát công trường: Chịu trách nhiệm giám sát thường xuyên công việc trên công trình theo sự phân công được giao, hướng dẫn và hỗ trợ các tổ đội