II. các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực tại Công ty
1. Hoàn thiện cơ sở và phơng pháp xác định nhu cầu đào tạo
1.1. Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình thu thập các t liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng liên quan đến bản chất của một công việc cụ
thể. Kết quả là đa ra Bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với ngời thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Đặc biệt đối với Công ty 20, đang trong giai đoạn điều chỉnh thay đổi cơ cấu biên chế tổ chức, thành lập nhiều bộ phận mới nh Trung tâm mẫu mốt - thời trang, chi nhánh phía Nam, hay thành lập mạng lới các cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm...thực hiện điều động và đề bạt nhiều ngời vào các vị trí quản lý. Do đó phân tích công việc sẽ giúp công ty thấy đợc cần phải đào tạo bổ sung cho ngời quản lý các kỹ năng gì để đáp ứng đ- ợc yêu cầu của công việc.
* Bản mô tả công việc: Là một văn bản giải thích các nhiệm vụ, trách nhiệm, các điều kiện làm việc và các vấn đề khác có liên quan đến công việc. Nó có thể đợc chia làm 3 phần:
Xác định công việc: Đa ra thông tin khái quát chung về công việc:Tên công việc, mã số công việc, địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số ngời cần lãnh đạo dới quyền, ngày thảo bản mô tả công việc, ngoài ra còn có phần mục đích, bản chất ngắn gọn của công việc.
Phần tóm tắt các nhiệm vụ trách nhiệm: Là tờng thuật một cách tóm tắt chính xác nội dung công việc là gì? và làm nh thế nào?
Các điều kiện thực hiện công việc: Nhà xởng, bàn ghế, điều kiện an toàn vệ sinh, các thiết bị, máy móc cần thiết để thực hiện công việc, thời gian làm việc, điều kiện hoàn cảnh tâm lý xã hội.
* Bản xác định yêu cầu của công việc
Liệt kê các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ giáo dục, các đặc tr- ng về tinh thần và thể lực cần có cho công việc, các điều kiện khác có liên quan đến năng suất lao động...
* Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Là hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu về số lợng và chất lợng của công việc hoàn thành nhiệm vụ đợc quy định trong bản mô tả công việc. Đây là một căn cứ để đánh giá thực hiện công việc, làm căn cứ cho đào tạo – phát triển nguồn nhân lực trong công ty
Là một doanh nghiệp có quy mô lớn lại kinh doanh đa ngành nghề nên lực lợng lao động của công ty 20 bao gồm nhiều loại nh lao động quản lý, lao động sản xuất trực tiếp, lao động phục vụ sản xuất, ... do đó công ty nên phân chia lao động thành các nhóm theo đặc điểm công việc
Ví dụ đối với công nhân sản xuất, công ty có thể xây dựng các bản phân tích công việc cho các bớc công việc nh bộ phận cắt, bộ phận may, bộ phận hoàn tất. Đối với lao động gián tiếp công ty xây dựng các bản phân tích công việc cho các vị trí chức danh ( Trởng - phó phòng - nhân viên..) của từng phòng
Việc thực hiện có thể giao cho phòng KH - TCSX phụ trách trực tiếp, các phòng chức năng khác sẽ có trách nhiệm phối hợp, cung cấp các thông tin về nội dung công việc và các yếu tố liên quan đến thực hiện công việc của từng vị trí trong phòng mình để phòng KH- TCSX có thể xây dựng đợc bản phân tích công việc một cách chính xác, đạt hiệu quả cao
Đối với mỗi vị trí đợc tiến hành phân tích công việc, công ty nên thực hiện làm 2 bản, một bản giao cho ngời lao động đảm nhiệm vị trí công việc đó, một bản công ty lu trong hồ sơ nhân viên.
Nh vậy khi công ty có xảy ra tình trạng thiếu hụt lao động đột xuất, do mở rộng sản xuất kinh doanh có thêm ngành nghề mới hay thực hiện đào tạo lại cho những ngời đợc chuyển đi làm công việc mới thì các sản phẩm của phân tích công việc lúc này sẽ giúp các cấp quản trị thấy đợc là cần phải đào tạo loại lao động nào, họ cần có các kỹ năng gì , ở mức độ nào ( sơ cấp, trung cấp hay đại học...) để đáp ứng đợc yêu cầu công việc, từ đó xây dựng các kế hoạch và chơng trình đào tạo, bồi dỡng cho ngời lao động.
Dới đây là ví dụ về xây dựng bản phân tích công việc cho chức danh phó phòng thuộc phòng Kế hoạch – Tổ chức sản xuất .
Tên vị trí công việc: Phó phòng thứ 2
Bộ phận: Phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất Ngời đang đảm nhận: Đỗ Hoàng Sơn
Ngày thực hiện: 15 / 05/ 2004
1. Mục đích của vị trí: Giúp trởng phòng ở phần việc đợc giao phụ trách nhằm thực hiện có hiệu quả công tác về kế hoạch và tổ chức sản xuất của công ty.
2. Các nhiệm vụ chính
2.1. Nắm vững năng lực sản xuất toàn công ty, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ
của Ban kế hoạch - điều độ sản xuất
2.2. Trực tiếp xây dựng các kế hoạch tác nghiệp tháng, quý, kế hoạch cấp tháng và vận chuyển đi k690, các phơng án tổ chức sản xuất ngắn hạn. Tham gia giúp trởng phòng xây dựng kế hoạch năm của công ty
2.3. Tổ chức thực hiện công tác báo cáo, thống kê nghiệp vụ trong toàn công ty. Tổng hợp tình hình giao ban toàn của công ty
2.4. Tổng hợp đánh giá chấm điểm thi đua các đơn vị trong toàn công ty và nội bộ phòng
2.5. Ký các kế hoạch tháng, điều chỉnh kế hoạch tháng và một số chứng từ liên quan tới bộ phận mà mình trực tiếp chỉ huy
2.6. Theo dõi thực hiện công tác kế hoạch theo quy trình ISO
2.7. Giúp trởng phòng thực hiện một số báo cáo tổng hợp, thực hiện nghiêm túc báo cáo thỉnh thị
2.8. Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của trởng phòng 3. Các mối quan hệ
- Phối hợp với các phòng chức năng, bộ phận quản lý các xí nghiệp, và các đơn vị trong công ty để thu thập các thông tin nhằm phục vụ cho việc lập các kế hoạch, báo cáo, đánh giá thực hiện thi đua theo chỉ đạo của trởng phòng.
- Phối hợp cùng phó phòng thứ nhất thực hiện các hoạt động điều hành nhân sự của phòng Kế hoạch – Tổ chức sản xuất.
- Báo cáo cho trởng phòng Kế hoạch – Tổ chức sản xuất - Giám sát những ngời thuộc Ban kế hoạch - điều độ sản xuất. 4. Tiêu chuẩn thực hiện công việc.
- Xây dựng đầy đủ các kế hoạch đợc giao một cách khoa học, chính xác, đúng, đúng thời hạn
- Lập đầy đủ các báo cáo đúng thể thức, phản ánh chính xác tình hình sản xuất - kinh doanh, trình trởng phòng đúng thời gian quy định.
- Điều hành một cách có hiệu quả, không để xảy ra tình trạng trì trệ đối với các bộ phận trực tiếp chỉ huy.
- Phối hợp với các bộ phận chức năng, đơn vị, cá nhân trên các lĩnh vực hoạt động có liên quan, thuộc thẩm quyền trong công ty một cách có hiệu quả. 5. Các yêu cầu về trình độ chuyên môn để thực hiện công việc.
5.1. Yêu cầu tốt nghiệp bằng cấp.
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế hoặc thơng mại. - Đợc bồi dỡng, đào tạo bổ sung kiến thức về ngành dệt - may.
5.2. Yêu cầu một số kĩ năng cần có. - Kỹ năng về soạn thảo văn bản.
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (trình độ B). - Tiếng anh giao tiếp trình độ B.
5.3. Một số yêu cầu khác.
- Có đạo đức tốt, trung thành với tổ chức, có khả năng phân tích tình huống, giải quyết nhiều công việc trong thời gian ngắn, năng động sáng tạo và khả năng làm việc nhóm.
Từ bản phân tích công việc đợc xây dựng nh trên, đối chiếu với trình độ thực tế của ngời đang đảm nhiệm vị trí này, ta xác định đợc nhu cầu đào tạo thể hiện theo bảng sau:
Bảng : Bảng cân đối nhu cầu đào tạo cho vị trí phó phòng thứ 2 ( Phòng KH TCSX )–
Yêu cầu của công việc đang đảm nhiệm Nghề nghiệp và trình độ đào tạo thực tế Ngành đào tạo Cấp bậc trình độ Thâm niên nghề nghiệp Trình độ ngoại ngữ Trình độ tin học Ngành đào tạo Cấp bậc trình độ Thâm niên nghề nghiệp Trình độ ngoại ngữ Trình độ tin học Kinh tế Tốt nghiệp đại học Làm việc trong ngành dệt - may từ 3 trở lên Tiếng Anh trình độ B Tin học văn phòng trình độ B Kinh tế Tốt nghiệp cao đẳng 5
năm Không Sơ cấp
Từ bảng phân tích trên cho thấy yêu cầu của công việc đặt ra đối với ngời * *** *** *** *** *** *** *** *** *
đảm nhiệm là phải đạt trình độ đại học về quản lý kinh tế, trình độ tin học và trình độ tiếng Anh B. Nhng trên thực tế, đồng chí Đỗ Hoàng Sơn chỉ tốt nghiệp cao đẳng kinh tế, không biết tiếng Anh, tin học ở mức độ sơ cấp. Nh vậy đồng chí Đỗ Hoàng Sơn cần phải đợc tiếp tục đào tạo để đáp ứng yêu cầu của công việc đang đảm nhiệm. Dựa vào bản phân tích trên, công ty có thể thấy nhu cầu đào tạo đang đặt ra cho ngời đang đảm nhiệm vị trí phó phòng thứ 2 (phòng KH - TCSX), cụ thể là đào tạo để đồng chí Đỗ Hoàng Sơn đạt đợc trình độ tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, trình độ tiếng Anh và tin học loại B.