2: Thực Trạng Quản Trị Cung Ứng Nguyờn Vật Liệu Tại Cụng Ty:
2.2.1.1.4. Trỡnh tự phờ duyệt nhu cầu.
*Cỏc đơn vị cú nhu cầu gửi cho phũng chức năng theo quy định để xỏc định nhu cầu, kiểm tra tồn kho và trỡnh Giỏm đốc/ người được uỷ quyền phờ duyệt.
*Ghi chỳ.
NVL thuộc dự ỏn đầu tư và xõy dựng, phũng kế toỏn thực hiện theo quy chế hiện hành của Nhà nước và chuyển kết quả trỳng thầu cho đơn vị mua hàng thực hiện.
2.2.1.2. Mua hàng.
Sơ đồ 2.7: Quy trỡnh mua nguyờn vật liệu.
Thu thập thụng tin Phõn tớch thụng tin Chọn lựa nhà thầu
Dựa vào danh sỏch nhà thầu phụ
Chọn nhà thầu phụ
Nhà thầu ngoài nước Nhà thầu trong nước
Nhận hàng Đàm phỏn Lập hợp đồng hoặc mua trực tiếp Phờ duyệt Xem xột Chọn nhà thầu phụ Phờ duyệt Giỏm định Ký hợp đồng Phờ duyệt nhà thầu phụ Đàm phỏn Ghi chỳ: Hoạt động cú thể xảy ra
* Đơn vị mua NVL lựa chọn nhà cung ứng cú trong danh sỏch đó được phờ duyệt, nếu nhà cung ứng cú trong danh sỏch được duyệt, thỡ phải đỏnh giỏ nhà cung ứng.
* Đơn vị mua NVL gửi thụng tin mua hàng đến nhà cung ứng được lựa chọn.
Đối với NVL khi cú bản chào hàng, đơn vị mua hàng gửi thụng tin chào hàng tới đơn vị cú nhu cầu. Đơn vị cú nhu cầu chịu trỏch nhiệm kiểm tra, xỏc nhận cỏc thụng tin kỹ thuật như: chủng loại, mó số, kớch thước trong bản chào hàng theo đỳng nhu cầu đặt mua (cỏc thụng tin thay đổi hoặc cỏc yờu cầu đặc biệt cần phải ghi chỳ vào bản chào hàng cho cỏc đơn vị liờn quan biết).
* Đàm phỏn và phờ duyệt nhà cung ứng:
- Đối với việc mua NVL: Giỏm đốc/ người được uỷ quyền phờ duyệt nhà cung ứng.
- Phũng kế hoạch thị trường và xuất nhập khẩu đàm phỏn với cỏc nhà cung cấp NVL để xem xột khả năng cung cấp ngay khi cần đối với trường hợp khẩn cấp để giảm lượng dự trữ.
* Ký kết hợp đồng : hợp đồng ký kết theo thoả thuận giữa hai bờn phự hợp với phỏp luật của nhà nước và luật quốc tế.
* Thực hiờn hợp đồng
Đơn vị mua NVL thực hiện hợp đồng và làm thủ tục mua hàng. Ngay sau khi ký kết hợp đồng, đơn vị mua hàng thụng bỏo cho đơn vị cú nhu cầu về hợp đồng dó ký.
* Ghi chỳ:
Đối với những NVL mua trực tiếp khụng thụng qua ký kết hợp đồng, đơn vị mua hàng trỡnh Giỏm đốc/ người uỷ quyền phờ duyệt. Sau khi được duyệt, đơn vị làm thủ tục mua hàng.