II. Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ của các phòng ban
1.Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ.
Sau khi tiến hành thông báo tuyển dụng,bộ phận Hành chính – Nhân sự bắt đầu tiếp nhận hồ sơ. Tuỳ từng công việc cụ thể và tuỳ từng bộ phận cụ thể mà bộ hồ sơ của ứng viên có khác nhau, nhng về cơ bản thì thờng có một số giấy tờ sau:
- Sơ yếu lý lịch.
- Bản sao các văn bằng, giấy tạm trú, tạm vắng. - Đơn xin việc.
- Giấy chứng nhận đủ sức khoẻ.
- Bản sao về các chứng nhận quá trình làm việc trớc đó. - 04 tấm hình 3x4.
Với bộ hồ sơ này, bộ phận Hành chính - Nhân sự có thể hiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn đợc những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn tơng đối phù hợp với yêu cầu của công việc.
Bộ phận Hành chính - Nhân sự tiến hành tiếp nhận hồ sơ các ứng viên cho tới khi đủ số hồ sơ nh dự kiến hoặc khi cha thu nhận đủ nhng thời gian dự tính thông báo tuyển dụng đã hết (tuỳ từng điều kiện cụ thể có thể co dãn số ngày thông báo để tiếp nhận đủ hồ sơ).
Sau khi đã có đủ số hồ sơ cần thiết, bộ phận Hành chính - Nhân sự tiến hành nghiên cứu, phân loại và lựa chọn sơ bộ hồ sơ. Căn cứ vào các tiêu chuẩn đã đợc lập sẵn trong kế hoạch tuyển dụng cho ứng viên, bộ phận Hành chính - Nhân sự tiến hành đánh giá, cho điểm cho mỗi bộ hồ sơ. Mỗi bộ hồ sơ đều có những tiêu chí nhất định và mỗi tiêu chí đều có mức điểm tối đa, bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ tiến hành cho điểm cho từng tiêu chí rồi lấy tổng số điểm của các tiêu chí là điểm của bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ nào có số điểm quá thấp, không đáp ứng đợc yêu cầu tối thiểu sẽ bị loại ngay. Các tiêu chí đó có thể bao gồm:: quá trình thành đạt, bằng cấp, kinh nghiệm, thể lực và trong đó tiêu chí về… kinh nghiệm là rất quan trọng, nếu hồ sơ nào mà cha có kinh nghiệm thì sẽ bị loại ngay.
Nhờ việc lựa chọn hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ chặt chẽ và có khoa học nh vậy nên cong ty luôn chọn đợc những bộ hồ sơ có chất lợng nhất.
Sau khi đã chọn đợc những bộ hồ sơ đạt yêu cầu nhất, bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ tiến hành lập danh sách trích ngang các ứng viên và phiếu đề xuất phỏng vấn. Nếu danh sách này quá dài và nh vậy sẽ khá tốn kém về tiền của, thời gian cho phỏng vấn do vậy sẽ không có hiệu quả. Cho nên có thể Tr- ởng bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ rà soát lại các hồ sơ cá nhân để lọc bớt những hồ sơ không phù hợp về ngành nghề đào tạo, thiếu kinh nghiệm…
Trong bớc này, do công ty luôn lu lại những hồ sơ cá nhân không đợc tuyển dụng trong những lần tuyển dụng trớc, do vậy trởng bộ phận Hành chính - Nhân sự cung tiến hành lựa chọn những bộ hồ sơ lu lại đó, xem xét xem có phù hợp hay không để lập danh sách đề nghị phỏng vấn.
Sau khi đã lựa chọn kỷ càng, trởng bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sách các thành viên Hội đồng phỏng vấn trình Giám đốc ký duyệt sau đó thông báo cho các thành viên Hội đồng phỏng vấn và các ứng viên biết.
Nh vậy, công tác nghiên cứu và lựa chọn sơ bộ hồ sơ của công ty tiến hành rất có bài bản và chặt chẽ, đảm bảo thống nhất quy trình nh đã đặt ra và hạn chế đợc thấp nhất những thiếu xót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng lực, đảm bảo cho công tác phỏng vấn thuận lợi hơn và có chất lợng hơn.
4. Phỏng vấn sơ bộ (vòng 1).4.1. Tr ớc khi phỏng vấn.