II. Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ của các phòng ban
5. Phỏng vấn lần hai (phỏng vấn sâu) 1.Tr ớc khi phỏng vấn.
Sau khi đã có danh sách ứng viên phỏng vấn lần hai, Hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc, dựa vào kết quả, những nhận xét, những lu ý của mỗi ứng viên trong phỏng vấn lần một để chuẩn bị sẵn các câu hỏi cho mỗi ứng viên ở vòng hai này.
Hội đồng phỏng vấn cũng chuẩn bị sẵn những tình huống, những câu hỏi có thể ứng viên sẽ thắc mắc trong quá trình phỏng vấn, chuẩn bị sẵn những ph- ơng án trả lời để không bị động trớc các câu hỏi của ứng viên.
Nh vậy, hiểu rõ đợc tầm quan trọng của bớc này cho nên Hội đồng phỏng vấn đã rất thận trọng, rất quan tâm đến việc chuẩn bị phỏng vấn để buổi phỏng vấn có thể diễn ra thoải mái nhất, có hiệu quả nhất tránh trờng hợp gây ra bầu không khí căng thẳng, không thoả mãn đợc những thắc mắc của ứng viên và có thể ứng viên sẽ không phục.
Đúng thời gian nh đã thông báo, Hội đồng phỏng vấn sẽ đa ra cho các ứng viên các tình huống công việc, các tình huống kinh doanh cụ thể để cho ứng viên trả lời cách xử lý. Nh vậy, Hội đồng phỏng vấn đã tạo điều kiện cho các ứng viên tự bày tỏ hiểu biết, khả năng kiến thức của mình, bày tỏ sự nhạy bén, kinh nghiệm của mình qua các tình huống cụ thể giúp cho Hội đồng phỏng vấn đánh giá đợc chính xác nhất năng lực của từng ứng viên để có đợc sự lựa chọn đúng đắn nhất.
Nhờ việc đa ra những tình huống mà Hội đồng phỏng vấn có thể đánh giá một cách khách quan nhất có thể về những vấn đề thuộc về khả năng chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng nghề nghiệp của ứng viên, thấy đợc năng lực thật sự của mỗi ứng viên. Nh vậy đây là tài liệu quan trọng nhất, có sức thuyết phục nhất để Hội đồng tuyển dụng có thể lựa chọn, tuyển dụng đợc những nhân viên cần tuyển.
Trong quá trình phỏng vấn ở vòng này, các ứng viên đều có thể nêu ra các thắc mắc, những câu hỏi để biết khái quát về tổ chức hoạt động của công ty, biết đợc chức năng, nhiệm vụ cũng nh quyền lợi của họ nếu họ đợc tuyển dụng vào công ty. Các câu hỏi này chỉ có Chủ tịch Hội đồng phỏng vấn mới đợc quyền giải đáp.
Nhờ quá trình phỏng vấn này mà Hội đồng tuyển dụng có thể đánh giá đ- ợc khả năng chuyên môn, nghề nghiệp của ứng viên cao hay thấp và thấy đợc ứng viên có thiện chí hợp tác và làm việc lâu dài với công ty hay không thông qua việc Hội đồng phỏng vấn cho ứng viên xem bản mô tả chi tiết công việc để thống nhất quan điểm.
5.3. Sau khi phỏng vấn.
Sau khi quá trình phỏng vấn kết thúc, Hội đồng phỏng vấn tiến hành họp để lấy ý kiến nhận xét chung về các ứng viên, thống nhất về điểm số và kết quả của công việc này sẽ là kết quả để Hôi đồng tuyển dụng căn cứ vào đó tiếp nhận nhân viên hoặc tiếp tục phỏng vấn vòng 3.
Nếu trong vòng này số ứng viên giữ lại quá ít không đáp ứng đủ yêu cầu công việc thì Hội đồng tuyển dụng sữ quyết định ngay việc tiếp nhận thêm hồ sơ và lại tiếp tục lại quy trình tuyển dụng cho những ứng viên mới.
Tuy nhiên, trong khâu tuyển dụng này công ty còn có hạn chế. Trớc khi phỏng vấn lần hai, công ty cha quan tâm đến việc sàng lọc kỹ càng hơn nữa những ứng viên không đủ năng lực bằng việc tổ chức thi trắc nghiệm. Với hình thức thi này công ty sẽ đa ra đợc nhiều tình huống kinh doanh hơn nữa, có thể đánh giá đợc chính xác hơn nữa năng lực cũng nh trình độ của mỗi ứng viên để có thể loại ra đợc những ứng viên yếu kém nh vậy sẽ tiến kiệm đợc rất nhiều thời gian và chi phí cho quá trình phỏng vấn lần hai này.
6. Điều tra, xác minh lý lịch.
Thực chất này của công tác này trong công ty là tổ chức phỏng vấn lần 3. Công ty đã kết hợp phơng pháp phỏng vấn với điều ta xác minh lý lịch do vậy đây là một thế mạnh trong công tác tuyển dụng của công ty.
Sau khi có kết quả của phỏng vấn lần hai, Hội đồng phỏng vấn xem xét tình hình những ứng viên nào có thể đợc tuyển chịn mà không cần phải qua vòng 3 nữa và những ứng viên nào cần phải xác minh cho rõ ràng hơn nữa để tổ chức phỏng vấn lân 3. Phỏng vấn lần 3 này đợc trởng bộ phận Hành chính- Nhân sự đứng ra thực hiện.
Trởng bộ phận Hành chính- Nhân sự sẽ thông báo và lập cuộc hẹn với ứng viên. Trởng bộ phận Hành chính- Nhân sự sẽ trực tiếp tiếp xúc với ứng viên tại gia đình họ, tiếp xúc với các thành viên trong gia đình.
Hơn ai hết công ty đã nhận thấy rõ gia đình là một nhân tố hết sức quan trọng hình thành nên nhân cách, tác phong của mỗi ngời do vậy thông qua việc tiếp xúc với gia đình của ứng viên sẽ làm sáng tỏ hơn về ứng viên thông qua các chỉ tiêu nh:
- Tính kỷ cơng, kỷ luật, tôn ti.
- Tác phong của một số thành viên trong gia đình. - Tính lễ độ.
- Uy tín của ứng viên trong gia đình. - Tính kinh tế của gia đình.
- Tính ngăn lắp, ngăn sạch sẽ, mỹ thuật. …………
Nh vậy sau bớc này, bộ phận Hành chính- Nhân sự đã có đầy đủ những thông tin cần thiết về các mối quan hệ, khả năng tài chính cũng nh tác phong sinh hoạt của mỗi ứng viên để phục vụ cho việc đánh giá và lựa chọn ứng viên.