f) Thư tín dụng đối ứng
2.2.1.1. Quy trình thanh toán
Trong nghiệp vụ thanh toán nhập khẩu, VCB HN thực hiện chức năng là Ngân hàng phát hành L/C, đứng ra cam kết trả tiền cho nhà xuất khẩu nước ngoài. Đây là nghiệp vụ có nhiều khả năng rủi ro nhất, cả về thiệt hại tài chính và tổn hại đến uy tín của Ngân hàng. Quy trình nghiệp vụ thanh toán hàng nhập khẩu được chia làm 2 mảng:
- Mở, điều chỉnh L/C và kí quỹ
- Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ , giao chứng từ và trả tiền Quy trình này được khái quát hóa theo sơ đồ dưới đây
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel: 0918.775.368 NGƯỜI NHẬP KHẨU BỘ PHẬN NHẬN CHỨNG TỪ NGÂN HÀNG NƯỚC NGOÀI THANH TOÁN VIÊN PHỤ TRÁCH (1) (4) (3) (5) (4) (2)
(1) Doanh nghiệp nhập khẩu căn cứ vào hợp đồng Thương mại đã kí kết với nhà xuất khẩu nước ngoài, lập thư xin mở L/C và xuất trình cho VCBHN.
Khi mở L/C, khách hàng phải xác định nguồn vốn thanh toán là vốn tự có hay vốn vay. Đối với vốn vay NHNTHN, cán bộ tín dụng sẽ nhận và xem xét hồ sơ của khách hàng. Đối với vốn vay các tổ chức tín dụng khác, khách hàng phải xuất trình phiếu duyệt cho vay của tổ chức này. Đối với trường hợp kí quỹ 100%, cán bộ phòng thanh toán XNK sẽ nhận và xử lý hồ sơ.
Khi yêu cầu mở L/C, khách hàng phải xuất trình cho VCBHN bộ hồ sơ gồm các loại giấy tờ sau:
+ Hồ sơ pháp lý của công ty (chỉ yêu cầu khi khách hàng lần đầu tiên giao dịch tại phòng thanh toán XNK), gồm:
- Giấy đăng kí kinh doanh - Mã số thuế
- Mã số xuất nhập khẩu
- Bộ hồ sơ pháp lý này phải được đóng dấu sao y bản chính và dấu giáp lai của công ty + Hồ sơ xin mở L/C, gồm:
- Mẫu yêu cầu mở L/C
- Một bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng.
- Văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ thương mại hoặc Bộ quản lý chuyên môn (đối với những mặt hàng nhập khẩu có điều kiện)
(2) Mở L/C
Khi nhận được yêu cầu mở hoặc điều chỉnh L/C của khách hàng, thanh toán viên kiểm tra nội dung theo mẫu quy định của VCB, kiểm tra nguồn vốn và khả năng thanh toán của khách hàng, xem xét điều kiện miễn giảm kí quỹ theo quy định của VCB HN… Sauk hi kiểm tra, nếu hợp lệ, thanh toán viên lập hồ sơ L/C, đưa số liệu vào máy tính theo quy định. Nếu phát hiện sai sót hoặc mâu thuẫn với hợp đồng, VCB sẽ lien lạc yêu cầu khách hàng xem xét sửa đổi. Bất kì một sự sửa đổi nào trên đơn xin mở L/C đều phải có chữ kí xác nhận của người có thẩm quyền. Sauk hi hoàn tất hồ sơ
mở L/C, VCB HN sẽ phát hành L/C ra nước ngoài. Việc phát hành L/C được thực hiện theo 2 phương thức
- Phát hành bằng điện :
• Bằng SWIFT
• Bằng Telex, có mã khóa
- Phát hành bằng thư theo mẫu quy định của VCB và phải có đầy đủ chữ kí được ủy quyền.
Sau khi phát hành L/C, thanh toán viên tiến hành hạch toán tiề kí quỹ làm thủ tục thu phí theo biểu phí dịch vụ hiện hành của VCB HN. Mức kí quỹ của khách hàng là từ 0% -100% giá trị thanh toán. Thông thường , các khách hàng không phải kí quỹ mở L/C là các khách hàng có thị trường tiền gửi lớn tại VCB, hoạt động kinh doanh ổn định, có độ tín nhiệm cao trong thanh toán. Các khách hàng kí quỹ 100% giá trị L/C thường là các khách hàng mới lần đầu đến giao dịch tại VCB hoặc tình hình tài chính gần đây không tốt.
Trong trường hợp khách hàng yêu cầu mở L/C xác nhận thì trước khi mở L/C, ngoài việc kiểm tra nguồn vốn L/C, thanh toán viên phải kiểm tra điều khoản quy định phí xác nhận. Trong L/C xác nhận, phải ghi rõ tên và địa chỉ đầy đủ của NH xác nhận. Nếu NHXN không phải là NHTB thì phải lien hệ tốt với một ngân hàng đại lý có quan hêi tốt với VCB đề nghị họ xác nhận. VCB HN sẽ không chịu trách nhiệm đối với bất kì sự chậm trễ nào gây ra do chậm xác nhận của NH nước ngoài. Nếu NH nước ngoài yêu cầu kí quỹ thì VCB HN sẽ yêu cầu khách hàng phải trả lãi trên số tiền kí quỹ đó. Thanh toán viên phải theo dõi chặt chẽ và hạch toán tiền kí quỹ không được thấp hơn số tiền VCB HN phải kí quỹ tại nước ngoài.
Nếu khách hàng yêu cầu điều chỉnh, sửa đổi L/C thì khách hàng phải điền vào mẫu yêu cầu sửa L/C của VCB, kèm theo các chứng từ khác như phụ lục hợp đồng (nếu có) hoặc thỏa thuận hợp đồng giữa người bán và người mua, đồng thời khách hàng phải trả phí điều chỉnh L/C. Nếu phí điều chỉnh do người hưởng lợi L/C chịu thì trong điện thư của NHTB phải nêu rõ: phí điều chỉnh sẽ được trừ vào tiền hàng khi thanh toán L/C hoặc lập thư đòi phí sau.
Đối với các yêu cầu hủy L/C trong thời hạn hiệu lực của L/C: Nếu NHTB yêu cầu hủy L/C thì thanh toán viên phải thông báo ngay cho người mua và đề nghị khách
hàng trả lời bằng văn bản, khi nhận được trả lời của khách hàng bằng văn bản thì thanh toán viên phải báo ngay cho NHTB biết. Nếu người nhập khẩu yêu cầu hủy L/C, căn cứ vào công căn xin hủy L/C của khách hàng, VCB HN sẽ điện báo cho NHTB L/C biết và L/C sẽ được hủy khi NHNT HN nhận được điện thông báo chấp nhận hủy từ NHNN.
NHNT HN sẽ giải tỏa số tiền kí quỹ cho khách hàng khi: - L/C đã được hủy
- Sau 60 ngày kể từ ngày L/C hết hạn
Nếu khách hàng muốn số tiền kí quỹ được giải tỏa trong thời hạn sau 60 ngày kể từ ngày L/C hết hạn hiệu lực thì phải làm thủ tục cam kết với NHNT HN.
NHNT HN không chấp nhận hủy L/C trong các trường hợp - Khách hàng đã nhận hàng thông qua bảo lãnh của VCB HN
- Có sự tranh chấp thương mại mặc dù 2 bên bán và mua đã đồng ý hủy nhưng chưa được sự chấp thuận hủy của các NH liên quan.
(3) Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ
Sau khi nhận được bộ chứng từ gửi đến từ ngân hàng nước ngoài, NHNT HN sẽ kiểm tra bộ chứng từ trên và sẽ làm thông báo bằng văn bản về tình trạng của bộ chứng từ. Việc kiểm tra này đảm bảo rằng NH mở L/C phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện, điều khoản của L/C đồng thời làm tốt vai trò cố vấn cho khách hàng của mình. Cúng giống như NHTB, với tư cách là NHPH, NHNT HN chỉ kiểm tra tính chính xác trên bề mặt chứng từ mà không cần biết đến tính thật giả của chứng từ. Đó là chỉ kiểm tra xem chứng từ có xuất trình đúng thời hạn hiệu lực của L/C không, việc giao hàng có đúng thời hạn hay không, các chứng từ có đầy đủ về mặt số lượng, chủng loại, có khớp với các quy định của L/C hay không…
Nếu chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện của L/C, khách hàng phải nhanh chóng làm thủ tục thanh toán và đến NH lấy chứng từ.
Nếu chứng từ có sai sót: NHNT HN sẽ thông báo sai sót bằng văn bản, khách hàng phải xem xét các sai sót đó và trả lời ngân hàng bằng văn bản trong vòng 02 ngày làm việc để ngân hàng có cơ sở trả lời NH nước ngoài .
Trường hợp hàng đã về đến cảng mà bộ chứng từ chưa về đến ngân hàng:
- Quý khách hàng đã có B/L hoặc AWB gốc, NHNT HN sẽ ký hậu B/L hoặc AWB Phát hành Thư uỷ quyền nhận hàng trên cơ sở yêu cầu ký hậu vận đơn/yêu cầu phát hành uỷ quyền nhận hàng của Quý khách hàng.
- Quý khách hàng không có B/L hoặc AWB gốc, Ngân hàng sẽ phát hành bảo lãnh nhận hàng trên cơ sở yêu cầu phát hành bảo lãnh của Quý khách hàng .
Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội chỉ ký hậu B/L, phát hành uỷ quyền nhận hàng, phát hành bảo lãnh nhận hàng khi Quý khách hàng đã có đủ nguồn vốn để thanh toán khi bộ chứng từ về đến Ngân hàng.
(4) Giao chứng từ cho khách hàng
Sau khi VCB HN đã kiểm tra chứng từ với sự cẩn thận thích đáng, khách hàng đã làm thủ tục thanh toán, VCB HN tiến hành giao chứng từ cho khách hàng nhận hàng.
(5) Thanh toán L/C
NHNT HN sẽ trích từ tài khoản của đơn vị để thanh toán cho NH nước ngoài theo quy định của L/C khi nhận được bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện của L/C.