lƣu trữ đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
Văn phòng Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam là đơn vị được lãnh đạo cơ quan giao nhiệm vụ tổ chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
tại cơ quan. Do vậy, công tác văn thư, lưu trữ nói chung, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ nói riêng được thực hiện tốt thì vai trò của Văn phòng, cụ thể là Phòng Văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng là rất quan trọng.
Với chức trách, nhiệm vụ được giao, để nâng cao chất lượng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lãnh đạo Văn phòng cần thực hiện một số nhiệm vụ:
- Tham mưu với lãnh đạo cơ quan xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội, bản danh mục hồ sơ của cơ quan.
- Chủ động phối hợp và đôn đốc các ban thực hiện tốt công tác này. Lãnh đạo Văn phòng cần định kỳ, có thể là một năm/lần, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo các ban, đơn vị của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ trong đó tập trung vào vấn đề lập hồ sơ công việc của cán bộ, chuyên viên. Trên cơ sở kết quả của buổi làm việc, cán bộ văn thư, lưu trữ sẽ tiếp tục triển khai các công việc cụ thể và hướng dẫn cán bộ, chuyên viên các ban thực hiện việc lập hồ sơ công việc.
Cách làm như vậy sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan và các đơn vị có sự nhìn nhận rõ hơn về tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hi đến hạn nộp lưu của ban, đồng thời việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ tại mỗi ban được dễ dàng và hiệu quả hơn. Qua đó, cùng với ý kiến trao đổi với lãnh đạo các ban, Văn phòng xem xét để kịp thời đề xuất với lãnh đạo cơ quan những biện pháp nhằm thực hiện công tác này được tốt hơn và phù hợp với thực tiễn công tác của cơ quan.
- Định kỳ hàng năm Văn phòng báo cáo tình hình thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu cơ quan của các ban và gửi đến lãnh đạo cơ quan, các ban, đơn vị.
công tác này tại các buổi giao ban của cơ quan; tổ chức các buổi hội thảo, sinh hoạt chuyên đề của cơ quan về nội dung công tác văn thư lưu trữ, trong đó có công tác lập hồ sơ hiện hành.
- Đối với những ý kiến đề xuất về nghiệp vụ của Phòng Văn thư, lưu trữ, lãnh đạo Văn phòng cần xem xét, cho ý kiến chỉ đạo kịp thời, quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, kinh phí,… cho công tác văn thư, lưu trữ.
Ngoài ra, để phát huy được vai trò của Văn phòng đối với công tác lập hồ sơ hiện hành, lãnh đạo Văn phòng nên quan tâm hơn đến cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Cán bộ văn thư, lưu trữ tuyển dụng vào cơ quan phải được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ; thường xuyên được cử đi học tập bồi dưỡng nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm ở những cơ quan, tổ chức khác; bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ổn định, lâu dài.
Cùng với sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan và Văn phòng, việc thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ còn phụ thuộc vào vai trò của phòng Văn thư lưu trữ mà trực tiếp là cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Việc phát huy vai trò của cán bộ văn thư, lưu trữ được thể hiện thông qua một số công việc cụ thể:
- Chủ động nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo ban hành văn bản hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, đồng thời phối hợp với cán bộ của các ban thực hiện tốt văn bản này.
- Tích cực tìm hiểu tình hình tài liệu, việc lập hồ sơ ở các ban, thường xuyên trao đổi với cán bộ các ban để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình lập hồ sơ công việc.
- Thực hiện lập mẫu một số hồ sơ công việc cho cán bộ của các ban, đơn vị. Trực tiếp hướng dẫn cán bộ, chuyên viên ở các ban các bước lập hồ sơ hiện hành; đầu năm hướng dẫn cán bộ mở hồ sơ công việc theo bản danh mục hồ sơ đã ban hành, cung cấp các bìa hồ sơ ghi rõ tiêu đề hồ sơ, nhãn,cặp
hộp…
- Duy trì việc kiểm tra, theo dõi việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ ở các ban, đơn vị và định kỳ báo cáo lãnh đạo Văn phòng về tình hình thực hiện công tác này ở từng ban.
- Hàng năm xây dựng kế hoạch tiếp nhận hồ sơ, tài liệu ở các ban giao nộp vào lưu trữ cơ quan, chuẩn bị phòng kho, cặp hộp và cùng với cán bộ ở các đơn vị hoàn thiện hồ sơ, xem xét lại trật tự tài liệu, hoàn chỉnh tiêu đề, thời hạn bảo quản của hồ sơ…
Để thực hiện tốt những nội dung công việc trên, cán bộ văn thư, lưu trữ cần chủ động nâng cao trình độ nghiệp vụ hơn nữa, nắm vững nội dung, yêu cầu của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Từ đó, các ý kiến tham mưu, đề xuất của cán bộ văn thư, lưu trữ với lãnh đạo mới có chất lượng, phù hợp, chính xác; việc hướng dẫn cán bộ các ban lập hồ sơ mới có hiệu quả và đáp ứng tốt hơn yêu cầu công tác của cơ quan. Mặt khác, cán bộ văn thư, lưu trữ phải có tinh thần chủ động, tự giác, kiên trì và phải xác định việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ ở cơ quan được thực hiện tốt là trách nhiệm chính của mình sau đó mới là nhiệm vụ của cán bộ trong cơ quan. Tóm lại, việc phát huy vai trò của Văn phòng, của cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan Trung ương Hội Phụ nữ sẽ tác động trực tiếp đến nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong cơ quan về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, cũng như có ảnh hưởng chủ yếu đến chất lượng của công tác này.