Một nghiệp vụ bảo lãnh tại Ngân hàng Công thương Hoàn Kiếm được thực hiện theo trình tự các bước dưới đây
Bước 1 : Tiếp nhận và hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ đề nghị bảo lãnh
* Hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ đề nghị bảo lãnh:
Đối với khách hàng quan hệ tín dụng lần đầu, cán bộ tín dụng(CBTD) hướng dẫn khách hàng cung cấp các thông tin về khách hàng, các điều kiện bảo lãnh và tư vấn thiết lập bộ hồ sơ đề nghị bảo lãnh cần phải có.
Đối với khách hàng đã có quan hệ bảo lãnh CBTD hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ đề nghị bảo lãnh.
* Tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các giấy tờ:
Hồ sơ khách hàng gồm có các giấy tờ cần có trong hồ sơ khách hàng đã được quy định trong quy trình cho vay tín dụng.
Hồ sơ khoản bảo lãnh: giấy đề nghị bảo lãnh là bản gốc có chữ ký thẩm quyền đầy đủ; Hồ sơ chứng minh khả năng thực hiện nghĩa vụ được bảo lãnh; Và các giấy tờ liên quan đến mục đích bảo lãnh
Hồ sơ đảm bảo nghĩa vụ được bảo lãnh.
Những giấy tờ khác ngân hàng yêu cầu cho từng trường hợp cụ thể.
Bước 2:Thẩm định các điều kiện bảo lãnh
Được thực hiện căn cứ vào các điều kiện và nguyên tắc bảo lãnh theo quy chế hiện hành NHCT Việt Nam, gồm:
Kiểm tra hồ sơ và nghĩa vụ được bảo lãnh: Tiếp tục xem xét tính đầy đủ, xác thực, hợp pháp và hợp lệ của các giấy tờ và mục đích được bảo lãnh. Riêng đối với bảo lãnh dự thầu cần phân tích khả năng thực hiện hợp đồng, điều kiện và khả năng đối với bảo lãnh thực hiện hợp đồng.
Thu thập và xác minh thông tin: các nguồn thông tin đa dạng có thể được thu thập từ hồ sơ bảo lãnh và mối quan hệ của khách hàng hiện tại và trước đây, thông tin từ việc trao đổi trực tiếp với khách hàng, từ thực tế đơn vị kinh doanh của khách hàng, cơ quan quản lý, phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức tín dụng khác và CIC, CIP và phòng thông tin kinh tế - tài chính – ngân hàng – NHCT cũng như khai thác từ các nguồn khác.
Phân tích và thẩm định khách hàng: Mục đích để tìm hiểu cặn kẽ và toàn diện về khách hàng đề nghị bảo lãnh, việc phân tích và thẩm định tương tự như trong việc phân tích và thẩm định khách hàng đi vay đã được nêu rõ ở quy trình cho vay và quản lý doanh nghiệp; Trường hợp ngân hàng tham gia đồng bảo lãnh, ngoài việc phân tích, thẩm định khách hàng, CBTD cần phối hợp với Phòng kế hoạch, tổng hợp và đầu tư tại trụ sở chính để kiểm tra năng lực tài chính và thẩm quyền tham gia đồng bảo lãnh của các thành viên đồng bảo lãnh.
Trường hợp phát hành bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng hoặc xác nhận bảo lãnh của TCTD khác, CBTD cần phối hợp với phòng ngân hàng đại lý và phòng kế hoạch, tổng hợp và đầu tư tại trụ sở chính để thẩm định năng lực, uy tín của TCTD đó cũng như nội dung và các điều kiện của bảo lãnh đối ứng hay xác nhận bảo lãnh.
Phân tích ngành (áp dụng với bảo lãnh vay vốn và bảo lãnh thanh toán): Đánh giá xu thế phát triển của ngành mà dự án, phương án thực hiện tạo cơ sở đánh giá mức độ khả thi của phương án, dự án đề nghị bảo lãnh.
Dự kiến lợi ích của ngân hàng nếu thực hiện phê duyệt đề nghị bảo lãnh: là việc CBTD tiến hành tính toán phí bảo lãnh hoặc các lợi ích có thể thu được từ việc thực hiện bảo lãnh này.
Phân tích thẩm định phương án, dự án: Đối với các loại bảo lãnh khác nhau thi có việc thẩm định dự án riêng, chẳng hạn, đối với bảo lãnh dự thầu, CBTD tiến hành phân tích, thẩm định khả năng tài chính của khách hàng để xác định khả năng chi trả trong trường hợp khách hàng phải nộp phạt do vi phạm quy định dự thầu; Đối với bảo lãnh vay vốn, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh hoàn thanh toán, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, CBTD tiến hành phân tích thẩm định phương án sản xuất kinh doanh, dự án đầu tư….
Phân tích thẩm định biện pháp bảo đảm cho nghĩa vụ đề nghị được bảo lãnh: đánh giá tính an toàn, hợp pháp, thanh khoản và giá trị của TSĐB cho nghĩa vụ đề nghị bảo lãnh.
Xác định mức tiền, thời hạn và phí bảo lãnh dựa trên nhu cầu và mức độ rủi ro của khách hàng và nghĩa vụ đề nghị được bảo lãnh. Ngoài ra, CBTD phải xác định mức phí bảo lãnh và các loại phí khác có thể thu được đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành của NHNN Việt Nam và NHCT Việt Nam.
Bước 3: Lập tờ trình thẩm định bảo lãnh
Trên cơ sở những phân tích ở trên, CBTD nêu rõ nhận xét về mức độ đáp ứng các điều kiện và đề xuất cấp bảo lãnh hay từ chối bảo lãnh theo hướng dẫn được đưa ra trong mục tờ trình thẩm định. Thực hiện việc tái thẩm định nếu phải làm. CBTD có trách nhiệm trình tờ trình thẩm định, tái thẩm định cùng toàn bộ hồ sơ cho TPTD hoặc người được uỷ quyền.
Bước 4: Trình duyệt khoản bảo lãnh
Trường hợp không phải qua HĐTD cơ sở:
CBTD có trách nhiệm trình tờ trình thẩm định, tái thẩm định cùng toàn bộ hồ sơ cho TPTD hoặc người được uỷ quyền và chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, hợp pháp của toàn bộ hồ sơ khách hàng, tính trung thực và chính xác của tờ trình thẩm định; TPTD hoặc người được uỷ quyền kiểm tra và thẩm định lại toàn bộ hồ sở theo các tiếu chí đó, đồng thời ghi rõ trên tờ
trình thẩm định kết luận khách hàng, đề xuất phê duyệt hay không phê duyệt; Trình giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những kết luận của mình.Giám đốc ngân hàng hoặc người được uỷ quyền ra quyết định phê duyệt khoản bảo lãnh theo thẩm quyền của mình, nếu quyết định không phê duyệt thi ghi rõ quyết định và lý do từ chối bảo lãnh của mình vào tờ trình thẩm định sau đó gửi sang phòng tín dụng để soạn thảo văn bản trả lời khách hàng.
Trường hợp phải qua HĐTD cơ sở:
CBTD và TPTD thực hiện các việc đã quy định tại điều trên, nhưng TPTD không trình lên giám đốc phê duyệt và đề xuất chủ tịch HĐ Thống Đốc NHNN cơ sở triệu tập hợp HĐ Thống Đốc NHNN cơ sở, và đóng vai trò là báo cáo viên thẩm định tại cuộc họp HĐ Thống Đốc NHNN. Trách nhiệm phê duyệt thuộc về các thành viên của HĐ Thống Đốc NHNN.
Bước 5: Ký kết hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng bảo đảm, giao nhận TSĐB và các giấy tờ liên quan tới TSĐB: bao gồm các việc soạn thảo và kiểm tra nội dung các hợp đồng theo mẫu.
Bước 6 : Phát hành cam kết bảo lãnh: gồm có các công tác soạn thảo và ký cam kết bảo lãnh.
Nội dung của một cam kết bảo lãnh như sau:
Ngày phát hành bảo lãnh và số bảo lãnh
Tên, địa chỉ của NH bảo lãnh, khách hàng được bảo lãnh và bên nhận bảo lãnh
Số tiền bảo lãnh, phạm vi đối tượng, loại bảo lãnh
Tính chất bảo lãnh
Hình thức thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh
Địa điểm nhận yêu cầu thanh toán theo nghĩa vụ bảo lãnh: phải quy định tại chi nhánh nơi phát hành bảo lãnh.
Ngày hết hiệu lực của bảo lãnh hoặc thời hạn tối đa mà bên nhận bảo lãnh có thể xuất trình yêu cầu thanh toán tại ngân hàng phát hành bảo lãnh.
Các yêu cầu mà yêu cầu thanh toán của bên nhân bảo lãnh phải thoả mãn, nếu có, như nội dung, hình thức, các giấy tờ chứng cứ liên quan đến thẩm quyền ký yêu cầu thanh toán.
Tiến hành kiểm tra lại nội dung cam kết bảo lãnh trình lên giám đốc hoặc người có thẩm quyền phê duyệt và ký cam kết bảo lãnh trong phạm vi được uỷ quyền. Và tuỳ theo yêu cầu của khách hàng mà cam kết bảo lãnh có thể được phát hành bằng thư, bằng điện Telex hoặc SWIFT hoặc ký xác nhận bảo lãnh trên thương phiếu, lệnh phiếu.
Bước 7: Theo dõi hợp đồng bảo lãnh.
* Cán bộ tín dụng
Tuỳ theo từng loại bảo lãnh mà cán bộ tín dụng yêu cầu khách hàng cung cấp các loại giấy tờ chứng thực về việc thực hiện hợp đồng bảo lãnh của khách hàng và từ đó đưa ra các quyết định cần thiết.
* Trưởng phòng tín dụng (hoặc người được uỷ quyền)
Đôn đốc, kiểm tra các công việc của cán bộ tín dụng. Xem xét báo cáo và đề xuất của cán bộ tín dụng, đề xuất cho lãnh đạo các biện pháp xử lý thích hợp.
* Giám đốc ngân hàng cho vay (hoặc người được uỷ quyền) Quyết định và chỉ đạo triển khai các biện pháp xử lý.
Bước 8: Định kỳ đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh và tài chính của khách hàng
* Cán bộ tín dụng
+ Đối với trường hợp bảo lãnh có thời hạn dài hơn một năm, định kỳ hàng năm, cán bộ tín dụng tiến hành phân tích khách hàng theo những nội dung đã quy định từ trước.
+ Tuỳ theo diễn biến của tình hình khách hàng và thị trường, cán bộ tín dụng lập tờ trình thẩm định trình Trưởng phòng tín dụng, đề xuất một trong các phương án: tiếp tục duy trì quan hệ với khách hàng, duy trì quan
hệ trên cơ sở một số điều kiện mới hoặc ngừng phát hành thêm cam kết bảo lãnh mới.
+ Thông báo với khách hàng quyết định cuối cùng của cấp có thẩm quyền phê duyệt, đàm phán với khách hàng về những điều kiện mới, nếu cần.
* Trưởng phòng tín dụng (hoặc người được uỷ quyền)
+ Thẩm định lại tờ trình của cán bộ tín dụng, xem xét và ghi rõ ý kiến đồng ý hay không đồng ý với đề xuất của cán bộ tín dụng, trình Giám đốc ngân hàng cho vay phê duyệt.
+ Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tính trung thực của tờ trình thẩm định.
* Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền)
+ Kiểm tra toàn bộ hồ sơ và tờ trình của phòng tín dụng để quyết định phê duyệt hay từ chối đề xuất của phòng tín dụng.
+ Trường hợp thuộc phạm vi phán quyết của Hội đồng Tín dụng cơ sở thì triệu tập họp Hội đồng Tín dụng cơ sở để xét duyệt.
+ Trường hợp vượt quyền phán quyết, Chủ tịch Hội đồng Tín dụng cơ sở chỉ đạo chuyển hồ sơ lên Trụ sở chính NHCTVN phê duyệt.
Bước 9: Gia hạn bảo lãnh
(Bước này chỉ thực hiện khi phát sinh nhu cầu từ phía khách hàng)
* Thẩm định yêu cầu gia hạn bảo lãnh: Cán bộ tín dụng tiến hành kiểm tra, phân tích theo những nội dung như: lý do do gia hạn, tình trạng tài chính và hoạt động của khách hàng, phương án thực hiện các nghĩa vụ được bảo lãnh sau khi gia hạn…
* Phê duyệt gia hạn bảo lãnh: khi nhận được quyết định cuối cùng của cấp có thẩm quyền, cán bộ tín dụng soạn thảo văn bản thông báo cho khách hàng biết đề nghị gia hạn bảo lãnh có được chấp thuận không.
* Ký kết hợp đồng và gia hạn cam kết bảo lãnh.
Bước 10: Xử lý khi phải thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh
* Khi nhận được văn bản yêu cầu thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh của người hưởng lợi, cán bộ tín dụng kiểm tra lại cam kết bảo lãnh về hiệu lực bảo lãnh và các điều kiện đối với yêu cầu thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh (nội dung, hình thức, thời hạn, các giấy tờ kèm theo…)
* Cán bộ tín dụng đề xuất tổ chức họp ba bên (ngân hàng, bên được nhận bảo lãnh và bên nhận bảo lãnh) để bàn biện pháp thanh toán cụ thể, xác định nghĩa vụ bảo lãnh. Nếu ba bên không thoả thuận được thì tiến hành xử lý theo pháp luật.
* Nếu yêu cầu thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh không đáp ứng được đầy đủ các điều kiện đề ra trong cam kết bảo lãnh thì cán bộ tín dụng lập tờ trình Trưởng phòng tín dụng và Giám đốc ngân hàng cho vay, nêu rõ lý do từ chối thanh toán. Trên cơ sở đồng ý của Giám đốc ngân hàng (hoặc người được uỷ quyền), cán bộ tín dụng trả lời từ chối thanh toán cho bên nhận bảo lãnh.
* Nếu cam kết bảo lãnh không có điều kiện gì (bảo lãnh vô điều kiện) hay có điều kiện mà yêu cầu thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh đã tuân thủ thì cán bộ tín dụng thông báo ngay cho khách hàng, đồng thời báo cáo với Trưởng phòng tín dụng.
* Trưởng phòng tín dụng (hoặc người được uỷ quyền) kiểm tra lại hiệu lực của yêu cầu thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh và báo cáo cho Giám đốc ngân hàng cho vay.
* Trên cơ sở báo cáo của phòng tín dụng, Giám đốc ngân hàn cho vay (hoặc người được uỷ quyền) xem xét để ra quyết định thực hiện thanh toán (nếu cam kết bảo lãnh do Giám đốc ngân hàng cho vay ký) hoặc trình lên Tổng giám đốc NHCT (trong trường hợp Tổng giám đốc ký cam kết bảo lãnh). Cấp nào được uỷ quyền ký cam kết bảo lãnh thì ra quyết định thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh.
* Khi có quyết định thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh, bộ phận nghiệp vụ làm thủ tục thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh trả tiền cho bên nhận bảo lãnh theo đúng cam kết bảo lãnh.
* Cán bộ tín dụng soạn thảo văn bản thông báo với khách hàng về số tiền ngân hàng được thanh toán thay theo cam kết bảo lãnh. Sau khi thông báo nay được Giám đốc ngân hàng cho vay hoặc Tổng giám đốc NHCT ký thì cán bộ tín dụng gửi cho khách hàng, đồng thời phối hợp với các phòng ban liên quan để thực hiện theo quy định hiện hành.
* Trong trường hợp khách hàng thông báo không thanh toán nghĩa vụ được bảo lãnh do nguyên nhân khách quan và đề nghị ngân hàng cho vay không áp dụng lãi suất nợ quá hạn thì xử lý theo các bước sau:
+ Cán bộ tín dụng thẩm tra lại, báo cáo với Trưởng phòng tín dụng và đề xuất phương án xác định lại kỳ hạn nợ và ghi nợ cho khách hàng với lãi suất thông thường.
+ Trưởng phòng tín dụng (hoặc người được uỷ quyền) thẩm tra lại, ghi rõ ý kiến đồng ý hay không đồng ý với đề xuất của cán bộ tín dụng và trình lên Giám đốc ngân hàng cho vay.
+ Giám đốc ngân hàng cho vay (hoặc người được uỷ quyền) xem xét hồ sơ và báo cáo của phòng Tín dụng để quyết định duyệt hay từ chối đề xuất của phòng Tín dụng hoặc chuyển lên cấp có thẩm quyền phê duyệt cao hơn.
Bước11: Giải toả bảo lãnh và thanh lý hợp đồng bảo lãnh/ hợp đồng bảo đảm
* Giải toả bảo lãnh
Cam kết bảo lãnh hết hạn trong những trường hợp sau:
+ Bên nhận bảo lãnh có văn bản xác nhận chấm dứt cam kết bảo lãnh và đã gửi trả lại ngân hàng bản gốc của cam kết bảo lãnh.
+ Cam kết bảo lãnh đã hết thời hạn hiệu lực tuyên bố trong cam kết bảo lãnh, hoặc thời hạn để bên nhận bảo lãnh xuất trình đề nghị thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh đã hết.
+ Ngân hàng cho vay có bằng chứng rõ ràng về việc khách hàng đã thanh toán đầy đủ nghĩa vụ cho bên nhận bảo lãnh theo đúng cam kết.
+ Ngân hàng cho vay đã thanh toán thay khách hàng theo đúng cam kết bảo lãnh.
+ Các trường hợp hết hạn khác theo quy định của pháp luật.
+ Khi cam kết bảo lãnh hết hạn theo các quy định trên, cán bộ tín dụng phối hợp với phòng nghiệp vụ để đối chiếu, kiểm tra về số tiền phí bảo lãnh và ghi giảm dư nợ bảo lãnh trong hệ thống kế toán của ngân hàng.
+ Giải chấp tài sản bảo đảm.
* Thanh lý hợp đồng bảo lãnh/hợp đồng bảo đảm nghĩa vụ được bảo lãnh
Để thanh lý hợp đồng bảo lãnh hoặc hợp đồng bảo đảm nghĩa vụ được bảo lãnh, cán bộ tín dụng soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng, trình Trưởng phòng tín dụng (hoặc người được uỷ quyền) kiểm tra lại và trình Giám đốc ngân hàng cho vay.