lƣu hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành
Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan là vấn đề hết sức quan trọng trong công tác văn thư cũng như đối với công tác lưu trữ sau này, nó có ý nghĩa quyết định đến chất lượng công tác bảo quản, thống kê, phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó, những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đã dành sự quan tâm thích đáng đến công tác này, hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ dần được xây dựng và bước đầu đã đáp ứng được yêu cầu công việc hiện tại.
* Thực hiện chức năng chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ của Đảng, trong những năm qua Văn phòng Trung ương Đảng đã xây dựng trình Ban Bí thư hoặc trực tiếp ban hành theo thẩm quyền nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Đảng trong đó có công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ được đề cập trong một số văn bản của Văn phòng Trung ương Đảng, như Quy định số 403-QĐ/VPTW ngày 22-10-1984 về một số chế độ công tác văn thư ở văn phòng tỉnh ủy, thành ủy và đặc khu ủy; Quy định số 667- QĐ/VPTW ngày 10-11-1986 về chế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và cơ quan Trung ương Đoàn TN Cộng sản Hồ Chí Minh; Hướng dẫn số 22-HD/VPTW ngày 06-11-2009 hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức Đảng các cấp.
- Những năm trước đây, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành bước đầu được đề cập trong các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư của Đảng mà chưa có văn bản hướng dẫn riêng. Ngày 06-11-2009,
Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Hướng dẫn số 22-HD/VPTW hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức Đảng các cấp. Bản hướng dẫn này gồm 5 phần: Hướng dẫn chung; lập hồ sơ hiện hành; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và phần tổ chức thực hiện. Phần lập hồ sơ hiện hành là nội dung chính của văn bản và được bố cục thành các mục: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ và sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ.
Chẳng hạn như trong phần mở hồ sơ, văn bản hướng dẫn rõ việc mở hồ sơ khi chưa có danh mục hồ sơ:
“Khi chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên phải mở hồ sơ hiện hành trên cơ sở nắm vững nội dung tài liệu và vận dụng các đặc trưng chủ yếu để hình thành các hồ sơ cụ thể. Cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để mở hồ sơ như sau:
- Đặc trưng vấn đề: Văn bản, tài liệu có tên gọi khác nhau của nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau nhưng nội dung của những văn bản, tài liệu ấy phản ánh về một vấn đề, vụ việc, sự việc trong một khoảng thời gian nhất định có thể lập 1 hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đại hội, hội nghị, hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc…
- Đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản): Là tên gọi của thể loại văn bản như: nghị quyết, chỉ thị, thông tri... Những văn bản có cùng tên gọi của cùng một tác giả trong khoảng thời gian nhất định (quý, nửa năm, cả năm, 1 nhiệm kỳ) có thể lập 1 hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản ban hành của cơ quan đảng…” [9, tr.3, 4].
Trong nội dung về thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ, văn bản cũng chỉ rõ yêu cầu, cách thức tiến hành, như :
“- Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc, cán bộ, chuyên viên, nhân viên thu thập, cập nhật đủ, đúng văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng như tiêu đề dự kiến ghi trên bìa hồ sơ.
- Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan diễn ra bên ngoài trụ sở cơ quan để đưa vào hồ sơ (ví dụ: các bài phát biểu, tham luận, các băng đĩa ghi âm, ghi hình... của lãnh đạo, cán bộ cơ quan tại các diễn đàn đại hội, hội nghị, hội thảo, lễ khởi công... được thực hiện tại các cơ quan, tổ chức, địa phương khác).
- Khi thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra để đưa ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác, hoặc những tài liệu, văn bản hết giá trị.” [9, tr.5]
Có thể thấy, Hướng dẫn 22 là văn bản hướng dẫn cụ thể, chi tiết về các nội dung nghiệp vụ liên quan đến vấn đề lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. Văn bản đã giúp cho việc thực hiện công tác lập hồ sơ ở các cơ quan, tổ chức Đảng được thống nhất, thuận lợi và được coi như "cẩm nang" trong quản lý văn bản, tài liệu đối với những cán bộ làm các công việc có liên quan đến văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng.
- Ngày 06-3-2009, Ban Bí thư Trung ương Đảng (Khoá X) đã ký ban hành Quy định số 210-QĐ/TW về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Tại Điều 10 của văn bản đã quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập hồ sơ; tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó.
Như vậy, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành ở cơ quan, tổ chức Đảng hiện nay được quy định, hướng dẫn rất cụ thể; theo đó, việc thực hiện công tác này sẽ được thống nhất, khoa học và thuận lợi hơn.
* Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ cũng đã được quy định trong một số văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Chính phủ, như Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ,…
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ về công tác văn thưdành 3 Điều của Mục 3 trong Chương III quy định về lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. Trong đó đề cập đến nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập; giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức và trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
Ví dụ: Nghị định quy định thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành như sau:
“a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; microphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc…” [15, tr.11]
Có thể thấy, Nghị định đã quy định đầy đủ những nội dung của công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành; đồng thời là căn cứ để các cơ quan, tổ chức xây dựng văn bản cũng như triển khai thực hiện tốt công tác này.
- Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11-11-2011 (có hiệu lực từ ngày 01-7-2011) quy định về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ như sau:
“ Điều 9: Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.
Điều 10: Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.” [12, tr.2] (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ngày 22-11-2012, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 07/2012/TT- BNV về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Thông tư bao gồm 6 chương, trong đó có 1 chương hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và 1 chương đề cập đến trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Cụ thể:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Điều 19. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm
1. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình. Cụ thể:
a) Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;
b) Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới.
Điều 20. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:
1. Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
2. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.” [26, tr.16]
Ngoài ra, Thông tư còn hướng dẫn cụ thể về trách nhiệm của cán bộ thừa hành, của cán bộ văn thư, lưu trữ
“Điều 21. Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức
1. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
3. Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.
Điều 22. Trách nhiệm của Văn thư đơn vị
1. Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu.
2. Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
3. Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan. Điều 23. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan
1. Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
2. Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ.
3. Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.
Điều 24. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
2. Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu
a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.
b) Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ
- Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng.
c) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá. 3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.” [26, tr.17, 18]
Như vậy, ngoài việc hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, Thông tư còn hướng dẫn rất cụ thể, đầy đủ về trách nhiệm phải lập hồ sơ của từng cá nhân, đơn vị trong cơ quan; đó cũng chính là vấn đề hiện nay còn đang vướng mắc, chưa quy định được rõ ở nhiều cơ quan, tổ chức.
Từ những kết quả trên có thể khẳng định rằng, việc xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức Đảng và Nhà nước đã