sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
Từ khi Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 được ban hành, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã nghiên cứu, xây dựng và ban hành được một số văn bản chỉ đạo nghiệp vụ các tổ chức chính trị - xã hội (ban hành mẫu khung phân loại tài liệu, lập hội đồng xác định giá trị tài liệu và xét huỷ tài liệu lưu trữ). Tuy vậy, những văn bản đã ban hành mới chỉ tập trung vào những nội dung của công tác lưu trữ; còn những nội dung nghiệp vụ của công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng thì hầu như chưa được đề cập thành văn bản chỉ đạo riêng. Có chăng những nội dung này được đề cập trong một phần nội dung của các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ. Nếu như các nhà quản lý lưu trữ của Đảng nghiên cứu, ban hành văn bản mang tính chỉ đạo, hướng dẫn cho các tổ chức chính trị - xã hội về công tác văn thư trong đó có công tác lập hồ sơ hiện hành (đã ban hành hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng) thì việc thực hiện công tác này ở các tổ chức sẽ thuận lợi, thống nhất hơn và đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ cũng như nhiệm vụ của mỗi tổ chức.
Bên cạnh Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan, việc ban hành văn bản hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là rất cần thiết. Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên, Văn phòng Trung ương Hội, mà trực tiếp là Phòng Văn thư, lưu trữ sẽ là đơn vị tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại cơ quan. Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ văn thư, lưu trữ ở cơ quan Trung ương Hội tìm hiểu, nghiên cứu các văn bản quy định của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và công tác lập hồ sơ hiện hành như: Luật Lưu trữ năm 2011, Thông tư của Bộ Nội vụ, Hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành… Bên cạnh đó, cũng cần hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ, tổ chức, sự hình thành tài liệu ở các ban, đơn vị, khảo sát tình hình lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, của mỗi ban tham mưu và đơn vị trực thuộc để việc ban hành văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ, tài liệu được chính xác, phù hợp và có tính khả thi.
Để văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ ở cơ quan Trung ương Hội được đầy đủ, việc thực hiện nghiêm túc, văn bản này cần nêu rõ:
- Vai trò, ý nghĩa của hồ sơ, của lập hồ sơ hiện hành trong quá trình giải quyết công việc của người cán bộ, công chức.
- Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập.
- Các khái niệm liên quan đến lập hồ sơ hiện hành, thế nào là hồ sơ hiện hành, các loại hồ sơ hiện hành cần phải lập ở cơ quan Trung ương Hội.
- Trách nhiệm lập hồ sơ, tài liệu của lãnh đạo cơ quan, các ban, đơn vị, cán bộ, chuyên viên trong quá trình giải quyết công việc và cán bộ văn thư, lưu trữ của Trung ương Hội.
- Các bước lập hồ sơ hiện hành (mở hồ sơ, thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ, kết thúc và biên mục hồ sơ), trong đó nêu rõ việc mở hồ sơ khi có danh mục hồ sơ, nếu không có danh mục hồ sơ thì việc mở hồ sơ phải dựa vào những đặc trưng lập hồ sơ. Việc thu thập và sắp xếp tài liệu trong hồ sơ cần phải được thực hiện vào thời điểm nào, yêu cầu đối với tài liệu trong hồ sơ,… Kết thúc và biên mục hồ sơ cũng cần được hướng dẫn cụ thể về hoàn thiện hồ sơ, xác định giá trị tài liệu trong hồ sơ,…
Mặt khác, trong bản hướng dẫn, quy định về thời hạn, thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội cũng cần phải được đề cập cụ thể, chi tiết hơn. Ở các ban, đơn vị, đối với công việc đã giải quyết xong thì tài liệu được lập thành hồ sơ sau đó phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan Trung ương Hội. Tài liệu giao nộp vào lưu trữ phải là những hồ sơ hoàn chỉnh, phản ánh chức năng, nhiệm vụ của mỗi ban, đơn vị của Trung ương Hội và phải có mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Khi giao nộp hồ sơ, cán bộ lưu trữ phải đối chiếu tài liệu với mục lục thống kê, lập biên bản giao nhận tài liệu…
Bản hướng dẫn cũng cần quy định rõ cán bộ, chuyên viên không được tự ý giữ những hồ sơ đã giải quyết xong. Những hồ sơ đã đến hạn giao nộp nhưng công việc chưa giải quyết xong thì cán bộ lưu trữ và chuyên viên giải quyết công việc làm các thủ tục để giữ lại ở ban, đơn vị để tiếp tục giải quyết, hoàn thành hồ sơ. Cùng với quy định trách nhiệm lập hồ sơ của cán bộ, chuyên viên, quy định về thời hạn giao nộp tài liệu nếu được thực hiện tốt cũng là một trong những biện pháp để cải thiện tình hình lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan Trung ương Hội như hiện nay.
Để các nội dung nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ được thực hiện nghiêm túc, các hình thức khen thưởng và xử lý vi phạm cần được quy định cụ thể, phù hợp. Qua tìm hiểu thực tế ở Trung ương Hội Phụ nữ, chúng tôi thấy việc thực hiện các quy định trong công tác này còn chưa được triệt để mặc dù trong quy chế về công tác văn thư, lưu trữ đã có đưa ra
nội dung khen thưởng, xử lý vi phạm. Sở dĩ như vậy là vì các quy định về khen thưởng, xử lý vi phạm còn rất chung chung, hay nói cách khác là chưa có chế tài cụ thể và chưa mang tính khuyến khích đối với những người thực hiện tốt cũng như xử lý đối với người không thực hiện. Do đó, những quy định về khen thưởng phải khuyến khích cán bộ, các hình thức xử phạt cần phải đủ mạnh để cán bộ, chuyên viên trong cơ quan thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ đồng thời thực hiện tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Bên cạnh đó, để việc thực hiện các nội dung về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ được hiệu quả, trong văn bản này, cần có điều khoản về trách nhiệm của Văn phòng là đơn vị tổ chức, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra công tác này ở các ban, đồng thời có những đề xuất để bổ sung, sửa đổi các nội dung nghiệp vụ chưa phù hợp với thực tiễn (nếu có) nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu công tác của cơ quan.
Tóm lại, để công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ được thực hiện tốt ở cơ quan Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ, trước hết cơ quan Trung ương Hội cần ban hành văn bản hướng dẫn, quy định làm cơ sở để thực hiện công tác này. Hiện nay ở Trung ương Hội, nhận thức về vai trò quan trọng của lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở một số cán bộ được nâng cao, nhưng do thiếu những văn bản hướng dẫn cụ thể nên đã gây ra những khó khăn nhất định trong quá trình thực hiện và ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc. Thực tế cho thấy chỉ khi nào hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đồng bộ, tương đối đầy đủ và phù hợp thì việc thực hiện mới được thống nhất, thuận lợi và công tác kiểm tra, đánh giá được chính xác.